Ba cách trì hoãn việc gửi trong Outlook: trì hoãn việc gửi một thư cụ thể, tạo quy tắc để trì hoãn tất cả các email hoặc lên lịch gửi tự động.

Bạn có thường xảy ra trường hợp đó không? bạn gửi một tin nhắn và một lúc sau bạn ước mình đã không gửi? Có thể bạn đã nhấp vào Trả lời tất cả thay vì Trả lời hoặc vô tình gửi thông tin nhạy cảm cho nhầm người hoặc vừa nhận ra rằng phản hồi tức giận của mình là một ý kiến ​​tồi và bạn cần bình tĩnh lại và nghĩ ra những lý lẽ tốt hơn.

Điều tốt tin tức là Microsoft Outlook cung cấp một cách để gọi lại một tin nhắn đã được gửi. Tuy nhiên, điều đó chỉ hoạt động đối với tài khoản Office 365 và Microsoft Exchange và có nhiều hạn chế khác. Một cách đáng tin cậy hơn là ngăn chặn các loại tình huống này bằng cách trì hoãn việc gửi email trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này sẽ cho bạn một chút thời gian để suy nghĩ lại và có cơ hội lấy thư từ thư mục Hộp thư đi trước khi thư thực sự bị tắt.

Cách lên lịch gửi email trong Outlook

Nếu bạn muốn gửi một tin nhắn cụ thể vào một thời điểm cụ thể, giải pháp đơn giản nhất là trì hoãn việc gửi tin nhắn đó. Dưới đây là các bước để lên lịch gửi email trong Outlook:

1. Khi soạn thư, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
   • Trên tab Thư , trong nhóm Thẻ , hãy nhấp vào biểu tượng trình khởi chạy hộp thoại .
   • Trên tab Tùy chọn , trong nhóm Tùy chọn khác , hãy nhấp vào Giao hàng chậm trễ nút.

     

2. Trong hộp thoại Thuộc tính , bên dưới Tùy chọn phân phối , hãy đánh dấu vào ô Không gửi trước hộp kiểm và đặt ngày giờ mong muốn.
3. Nhấp vào nút Đóng .

   

4. Khi bạn soạn xong email, hãy nhấp vào Gửi trong cửa sổ thư.

Thư đã lên lịch sẽ chờ trong thư mục Hộp thư đi cho đến thời gian gửi được chỉ định. Khi ở trong Hộp thư đi, bạn có thể tự do chỉnh sửa hoặc xóa thư.

Cách lên lịch lại gửi email

Nếu sau này bạn đổi ý, bạn có thể thay đổi hoặc hủy gửi chậm theo cách này:

1. Mở thư từ thư mục Hộp thư đi .
2. Trên tab Tùy chọn , trong nhóm Tùy chọn khác , hãy nhấp vào nút Trễ giao hàng .
3. Trong Thuộc tính hộp thoại, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
   • Để gửi thư ngay lập tức, hãy xóa hộp " Không gửi trước ".
   • Để lên lịch lại cho email, chọn ngày hoặc giờ gửi khác.
4. Nhấp vào nút Đóng .
5. Trong cửa sổ thư, nhấp vào Gửi .

Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn ở bước 3, tin nhắn sẽ được gửi ngay lập tức hoặc nằm trong Hộp thư đi cho đến thời điểm gửi mới.

Mẹo và lưu ý:

• Tùy chọn này chỉ khả dụng trong ứng dụng khách Outlook trên máy tính để bàn , không có trong Outlook trênweb.
• Chỉ có thể gửi và nhận email khi Outlook đang đang chạy . Nếu Outlook bị đóng vào thời điểm gửi mà bạn đã chọn, thư sẽ được gửi vào lần tiếp theo bạn mở Outlook. Tương tự như vậy, nếu Outlook của người nhận bị đóng tại thời điểm đó, họ sẽ nhận được thư của bạn vào lần bắt đầu tiếp theo.

Cách trì hoãn việc gửi tất cả email trong Outlook

Tất cả thư gửi đi trong Outlook được định tuyến thông qua thư mục Hộp thư đi. Trừ khi bạn tắt cài đặt mặc định, khi một tin nhắn vào Hộp thư đi, nó sẽ được gửi ngay lập tức. Để thay đổi điều này, hãy thiết lập quy tắc trì hoãn việc gửi email. Đây là cách thực hiện:

1. Trên tab Tệp , nhấp vào Quản lý quy tắc & Cảnh báo . Hoặc, trên tab Trang chủ , trong nhóm Di chuyển , nhấp vào Quy tắc > Quản lý quy tắc & Cảnh báo :

   

2. Trong cửa sổ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo , nhấp vào Quy tắc mới .

   

3. Trong Bắt đầu từ quy tắc trống , nhấp vào tùy chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi rồi nhấp vào Tiếp theo .

   

4. Nếu bạn muốn trì hoãn email đáp ứng các điều kiện nhất định , hãy chọn (các) hộp kiểm tương ứng. Ví dụ: để trì hoãn thư được gửi qua một tài khoản cụ thể, hãy chọn hộp " thông qua tài khoản được chỉ định ", rồi nhấp vào Tiếp theo .

   Để trì hoãn gửi tất cả email , không chọn bất kỳ tùy chọn nào, chỉ cần nhấp vào Tiếp theo . Outlook sẽ hỏibạn để xác nhận rằng bạn muốn áp dụng quy tắc cho mọi thư bạn gửi và bạn nhấp vào Có .

   

5. Ở phía trên ngăn, bên dưới Bước 1: Chọn hành động , chọn hộp hoãn giao hàng sau một số phút .

   

6. Ở phía dưới ngăn, bên dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc , nhấp vào liên kết một số . Thao tác này sẽ mở một hộp thoại nhỏ Hoãn giao hàng , trong đó bạn nhập số phút mà bạn muốn hoãn giao hàng (tối đa là 120), sau đó nhấp vào OK .

   

7. Liên kết hiện hiển thị khoảng thời gian mà Outlook sẽ trì hoãn việc gửi email. Tại thời điểm này, bạn đã có thể nhấp vào Hoàn tất để tiết kiệm thời gian. Hoặc bạn có thể nhấp vào Tiếp theo để định cấu hình một số ngoại lệ và/hoặc đặt tên thích hợp cho quy tắc. Để hướng dẫn bạn qua toàn bộ quá trình, chúng tôi nhấp vào Tiếp theo .

   

8. Tùy thuộc vào việc bạn có muốn bất kỳ ngoại lệ nào hay không, hãy chọn một hoặc nhiều hộp kiểm hoặc nhấp vào Tiếp theo mà không chọn bất cứ thứ gì.
9. Ở bước cuối cùng, đặt tên có ý nghĩa cho quy tắc, nói " Trì hoãn gửi email ", đảm bảo Xoay tùy chọn quy tắc này được chọn và nhấp vào Hoàn tất .

   

10. Nhấp vào OK hai lần – trong thông báo xác nhận và trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo .

Sau khi bạn nhấp vào nút Gửi , thư sẽ được chuyển đến Hộp thư đithư mục và ở đó trong khoảng thời gian mà bạn đã chỉ định.

Mẹo và lưu ý:

• Bạn có thể tự do chỉnh sửa thư khi thư ở trong Hộp thư đi, điều này sẽ không đặt lại bộ hẹn giờ.
• Nếu bạn muốn hủy bỏ việc trì hoãn và gửi thư ngay lập tức, hãy thực hiện các bước được mô tả trong Cách lên lịch lại email và đặt thời gian gửi thành thời gian hiện tại . Xóa hộp " Không gửi trước " sẽ không hoạt động trong trường hợp này vì quy tắc gửi trễ của Outlook sẽ tự động chọn lại. Do đó, bộ hẹn giờ sẽ được đặt lại và thư của bạn sẽ được gửi đi với độ trễ thậm chí còn lớn hơn.
• Nếu một số thư của bạn chưa bao giờ đến được người nhận, có thể chúng bị kẹt trong Hộp thư đi của bạn. Dưới đây là 4 cách nhanh chóng để xóa email bị kẹt trong Outlook.

Tắt hoặc lên lịch gửi/nhận tự động trong Outlook

Ngay khi sử dụng hộp, Outlook được định cấu hình để gửi email ngay lập tức, đó không phải là điều mà nhiều người trong chúng ta muốn. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng tắt cài đặt đó và tự quyết định khi nào email của mình sẽ bị gửi đi.

Tắt tính năng gửi/nhận email tự động

Để ngăn Outlook tự động gửi và nhận email, đây là những việc bạn cần làm:

1. Nhấp vào Tệp > Tùy chọn rồi nhấp vào Nâng cao ở ngăn bên trái.
2. Cuộn xuống phần Gửi và nhận và bỏ chọn Gửi ngay khi được kết nối hộp kiểm.

   

3. Trong phần Gửi và nhận , hãy nhấp vào nút Gửi/Nhận… .
4. Trong cửa sổ hộp thoại xuất hiện, bỏ chọn các hộp này:
   • Lên lịch gửi/nhận tự động cứ sau … phút
   • Tạo trước gửi/nhận tự động khi thoát

   

5. Nhấp Đóng .
6. Nhấp OK để đóng Hộp thoại Tùy chọn Outlook .

Khi tắt ba tùy chọn này, bạn có toàn quyền kiểm soát việc gửi và nhận thư của mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấn F9 hoặc nhấp vào nút Gửi/Nhận tất cả thư mục trên tab Gửi/Nhận của dải băng Outlook.

Nếu bạn có thể đang ở những lúc đãng trí hoặc thường xuyên bị phân tâm bởi các cuộc điện thoại hoặc đồng nghiệp, bạn có thể quên nhận thư kịp thời và bỏ lỡ các tin nhắn quan trọng. Để tránh điều này xảy ra, bạn nên lên lịch gửi/nhận tự động với khoảng thời gian phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Lưu ý. Nếu bạn đã thực hiện các bước trên nhưng Outlook của bạn vẫn tự động gửi và nhận thư, rất có thể bạn không có quyền kiểm soát máy chủ của mình. Than ôi, bạn sẽ phải sống với nó.

Lên lịch gửi và nhận email

Để lên lịch gửi/nhận tự động trong Outlook, bạn cần làm như sau:

1. Nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Nâng cao .
2. Trong phần Gửi và nhận , hãy nhấp vào Nút Gửi/Nhận… .
3. Trong cửa sổ hộp thoại xuất hiện, chọn tùy chọn Lên lịch gửi/nhận tự động cứ sau … phút và nhập số phút vào hộp.
4. Nhấp vào Đóng .
5. Nhấp vào OK .

Nếu bạn tò mò về hai tùy chọn khác trong nhóm đầu tiên, đây là những gì họ làm:

• Đưa nhóm này vào gửi/nhận (F9) – giữ nguyên tùy chọn này được chọn nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng phím F9 để gửi tin nhắn của mình.
• Tạo trước gửi/nhận tự động khi thoát – chọn hoặc bỏ chọn tùy chọn này tùy thuộc vào việc bạn muốn hay không muốn Outlook để tự động gửi và nhận thư khi đóng.

Xin lưu ý rằng việc lên lịch gửi/nhận tự động hoạt động khác với quy tắc gửi chậm:

• Quy tắc chỉ trì hoãn gửi của thư gửi đi; cài đặt ở trên kiểm soát cả email đến và email đi.
• Quy tắc giữ từng thư gửi đi trong Hộp thư đi trong khoảng thời gian chính xác như bạn đã chỉ định. Gửi/nhận tự động được thực hiện cứ sau mỗi N phút, bất kể khi nào một thư cụ thể được đưa vào thư mục Hộp thư đi.
• Trong trường hợp bạn quyết định hủy trì hoãn và gửi thư ngay lập tức, hãy nhấn F9 hoặc việc nhấp vào nút Gửi/Nhận Tất cả Thư mục sẽ chế ngự việc gửi tự động; một email bị trì hoãn bởi một quy tắc sẽ vẫn còn trong Hộp thư đi, trừ khi bạn lên lịch lại cho nótheo cách thủ công.

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập trả lời tự động khi vắng mặt để thông báo cho những người đã gửi email cho bạn rằng bạn đang vắng mặt và sẽ liên hệ lại sau.

Đó là cách trì hoãn việc gửi email trong Outlook. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!