Þrjár leiðir til að seinka sendingu í Outlook: seinka sendingu tiltekins skeytis, búa til reglu til að fresta öllum tölvupósti eða tímasetja sjálfvirka sendingu.

Getur það oft fyrir þig að þú sendir skilaboð og augnabliki síðar vildirðu að þú hefðir ekki gert það? Kannski smelltirðu á Svara öllum í staðinn fyrir Svara, eða sendir óvart viðkvæmar upplýsingar til rangs aðila, eða áttaðir þig bara á því að reiðu svarið þitt var slæm hugmynd og þú þarft að kæla þig niður og hugsa um betri rök.

Hið góða. fréttir eru þær að Microsoft Outlook býður upp á leið til að rifja upp skilaboð sem þegar hafa verið send. Hins vegar virkar það aðeins fyrir Office 365 og Microsoft Exchange reikninga og hefur margar aðrar takmarkanir. Áreiðanlegri leið er að koma í veg fyrir slíkar aðstæður með því að seinka sendingu tölvupósts um ákveðið bil. Þetta gefur þér smá tíma fyrir eftiráhugsun og tækifæri til að grípa skilaboð úr úthólfsmöppunni áður en þau fara út.

Hvernig á að skipuleggja tölvupóst í Outlook

Ef þú vilt að ákveðin skilaboð fari út á tilteknum tíma er einfaldasta lausnin að seinka afhendingu þeirra. Hér eru skrefin til að skipuleggja tölvupóst í Outlook:

1. Þegar þú skrifar skeyti skaltu gera eitt af eftirfarandi:
   • Á flipanum Skilaboð , í Tags hópnum, smelltu á ræsiglugga táknið .
   • Á flipanum Options , í Fleiri valkostir hópnum, smelltu á 12>Töf við afhendingu hnappinn.

     

2. Í Eiginleikar valmyndinni, undir Afhendingarvalkostir , settu hak í Ekki afhenda fyrir gátreitinn og stilltu viðeigandi dagsetningu og tíma.
3. Smelltu á hnappinn Loka .

   

4. Þegar þú hefur lokið við að semja tölvupóstinn þinn skaltu smella á Senda í skilaboðaglugganum.

Áætlaður póstur mun bíða í Úthólfsmöppunni þar til tilgreindur afhendingartími er kominn. Á meðan þú ert í úthólfinu er þér frjálst að breyta eða eyða skilaboðunum.

Hvernig á að endurskipuleggja sendingu tölvupósts

Ef þú hefur skipt um skoðun síðar geturðu breyta eða hætta við seinkun á afhendingu á þennan hátt:

1. Opnaðu skilaboðin úr Úthólf möppunni.
2. Á flipanum Valkostir , í hópnum Fleiri valkostir , smellirðu á hnappinn Seinkað afhendingu .
3. Í Eiginleikar svarglugga, gerðu eitt af eftirfarandi:
   • Til að senda skilaboðin strax skaltu hreinsa " Ekki afhenda fyrir " reitinn.
   • Til að endurskipuleggja tölvupóstinn, veldu annan afhendingardag eða tíma.
4. Smelltu á hnappinn Loka .
5. Í skilaboðaglugganum, smelltu á Senda .

Það fer eftir vali þínu í skrefi 3, skilaboðin verða annað hvort send strax eða verða áfram í úthólfinu þar til nýr afhendingartími er kominn.

Ábendingar og athugasemdir:

• Þessi valkostur er aðeins í boði í skrifborðs Outlook biðlaranum, ekki í Outlook ávefur.
• Einungis er hægt að senda og taka á móti tölvupósti þegar Outlook er í gangi . Ef Outlook er lokað á þeim afhendingartíma sem þú hefur valið verða skilaboðin send næst þegar þú opnar Outlook. Sömuleiðis, ef Outlook viðtakandans er lokað á því augnabliki, munu þeir fá skilaboðin þín við næstu ræsingu.

Hvernig á að seinka sendingu allra tölvupósta í Outlook

Öll send skilaboð í Outlook er flutt í gegnum Úthólf möppuna. Nema þú slökktir á sjálfgefna stillingu, þegar skilaboð hafa borist í úthólfið, eru þau send strax. Til að breyta þessu skaltu setja upp reglu til að seinka sendingu tölvupósts. Svona er það:

1. Á flipanum Skrá , smelltu á Stjórna reglum & Viðvaranir . Eða, á flipanum Heima , í hópnum Færa , smelltu á Reglur > Stjórna reglum & Viðvaranir :

   

2. Í glugganum Reglur og viðvaranir smellirðu á Ný regla .

   

3. Undir Byrjaðu á tómri reglu , smelltu á Beita reglu á skilaboð sem ég sendi og smelltu síðan á Næsta .

   

4. Ef þú vilt seinka tölvupósti sem uppfylla ákveðin skilyrði skaltu velja samsvarandi gátreit(a). Til dæmis, til að seinka skilaboðum sem send eru í gegnum tiltekinn reikning skaltu haka í " þó tilgreindur reikningur " og smella síðan á Næsta .

   Til að fresta sendingu allra tölvupósta skaltu ekki haka við neina valkosti, smelltu einfaldlega á Næsta . Outlook mun spyrjaþú til að staðfesta að þú viljir að reglan sé notuð á öll skilaboð sem þú sendir og smellir á Já .

   

5. Í efra glugga, undir Skref 1: Veldu aðgerðir , merktu við fresta afhendingu um nokkrar mínútur reitinn.

   

6. Í neðri rúðu, undir Skref 2: Breyttu reglulýsingunni , smelltu á fjölda tengil. Þetta mun opna lítinn Deferred Delivery valmynd, þar sem þú slærð inn fjölda mínútna sem þú vilt seinka afhendingu fyrir (að hámarki 120), og smellir síðan á Í lagi .

   

7. Tengillinn sýnir nú tímabilið sem Outlook mun seinka sendingu tölvupósts. Á þessum tímapunkti geturðu nú þegar smellt á Ljúka til að spara tíma. Eða þú getur smellt á Næsta til að stilla nokkrar undantekningar og/eða gefa reglunni viðeigandi nafn. Til að leiðbeina þér í gegnum allt ferlið smellum við á Næsta .

   

8. Það fer eftir því hvort þú vilt einhverjar undantekningar eða ekki, veldu einn eða fleiri gátreiti eða smelltu á Næsta án þess að velja neitt.
9. Í lokaskrefinu, gefðu reglunni eitthvað þýðingarmikið nafn, segðu " Seinkaðu sendingu tölvupósts ", vertu viss um að beygjan á þessari reglu valinn valkostur og smelltu á Ljúka .

   

10. Smelltu tvisvar á Í lagi – í staðfestingarskilaboðunum og í Reglur og viðvaranir valmyndinni.

Eftir að þú smellir á hnappinn Senda verður skilaboðunum beint í úthólfiðmöppu og vertu þar í þann tíma sem þú hefur tilgreint.

Ábendingar og athugasemdir:

• Þér er frjálst að breyta skilaboðum á meðan það er í úthólfinu, þetta mun ekki endurstilla teljarann.
• Ef þú vilt afturkalla töfina og senda skilaboðin strax skaltu framkvæma skrefin sem lýst er í Hvernig á að endurskipuleggja tölvupóst og stilla afhendingartímann á núverandi tíma . Að hreinsa „ Ekki afhenda fyrir “ reitinn mun ekki virka í þessu tilfelli vegna þess að tafningarreglan í Outlook velur hana sjálfkrafa aftur. Fyrir vikið verður tímamælirinn endurstilltur og skilaboðin þín munu fara út með enn meiri töf.
• Ef sum skilaboðanna hafa aldrei borist viðtakanda eru þau kannski föst í úthólfinu þínu. Hér eru 4 fljótlegar leiðir til að eyða tölvupósti sem er fastur í Outlook.

Slökkva á eða tímasetja sjálfvirka sendingu/móttöku í Outlook

Útúr kassanum, Outlook er stillt til að senda tölvupóst strax, sem er ekki það sem mörg okkar vilja. Sem betur fer geturðu auðveldlega slökkt á þeirri stillingu og ákveðið sjálfur hvenær tölvupósturinn þinn á að fara út.

Slökkva á sjálfvirkri sendingu/móttöku tölvupósts

Til að koma í veg fyrir að Outlook sendi og taki við tölvupósti sjálfkrafa er þetta það sem þú þarft að gera:

1. Smelltu á Skrá > Valkostir og smelltu síðan á Ítarlegt í vinstri rúðunni.
2. Skrunaðu niður að Senda og móttaka hlutann og hreinsaðu Senda strax þegar tengdur er gátreit.

   

3. Í hlutanum Senda og móttaka skaltu smella á hnappinn Senda/móttaka... .
4. Í glugganum sem birtist skaltu hreinsa þessa reiti:
   • Tímasettu sjálfvirka sendingu/móttöku á … mín.

   

5. Smelltu á Loka .
6. Smelltu á Í lagi til að loka Outlook Options svarglugginn.

Þar sem þessir þrír valkostir eru óvirkir hefurðu fulla stjórn á því að senda og taka á móti póstinum þínum. Til að gera þetta, ýttu annaðhvort á F9 eða smelltu á Senda/móttaka allar möppur hnappinn á flipanum Senda/móttaka á Outlook borðinu.

Ef þú gætir verið á stundum fjarverandi eða ert oft trufluð af símtölum eða samstarfsmönnum þínum, gætir þú einfaldlega gleymt að taka á móti pósti tímanlega og missir af mikilvægum skilaboðum. Til að koma í veg fyrir að þetta gerist væri skynsamlegt að skipuleggja sjálfvirka sendingu/móttöku með tímabili sem hentar þínum þörfum best.

Athugið. Ef þú framkvæmdir ofangreind skref en Outlook þinn sendir og tekur samt á móti pósti sjálfkrafa, líklega hefur þú ekki stjórn á þjóninum þínum. Æ, þú verður að lifa með því.

Tímasettu sendingu og móttöku tölvupósts

Til að skipuleggja sjálfvirka sendingu/móttöku í Outlook þarftu að gera þetta:

1. Smelltu á Skrá > Valkostir > Ítarlegar .
2. Í hlutanum Senda og móttaka smellirðu á Senda/móttaka... hnappur.
3. Í glugganum sem opnast velurðu Tímasettu sjálfvirka sendingu/móttöku á … mínútna fresti og sláðu inn fjölda mínútna í reitinn.
4. Smelltu á Loka .
5. Smelltu á OK .

Ef þú ert forvitinn um hina tvo valkostina í fyrsta hópnum, þá er þetta það sem þeir gera:

• Taka þennan hóp með í senda/móttaka (F9) – haltu þessum valkosti valið ef þú vilt halda áfram að nota F9 takkann til að senda skilaboðin þín.
• Settu fyrir sjálfvirka sendingu/móttöku þegar þú hættir – merktu við eða hreinsaðu þennan valmöguleika eftir því hvort þú vilt eða vilt ekki Outlook til að senda og taka á móti skilaboðum sjálfkrafa við lokun.

Vinsamlegast athugaðu að tímasetning sjálfvirkrar sendingar/móttöku virkar öðruvísi en fresta afhendingarreglan:

• Regla tefur aðeins afhendingu af sendan pósti; stillingin hér að ofan stjórnar bæði mótteknum og sendum tölvupósti.
• Regla geymir hvert sendan skilaboð í úthólfinu nákvæmlega eins lengi og þú hefur tilgreint. Sjálfvirk sending/móttaka fer fram á N mínútna fresti, óháð því hvenær tiltekin skilaboð fara í Úthólf möppuna.
• Ef þú ákveður að hætta við seinkunina og senda póst strax, ýttu á F9 eða með því að smella á hnappinn Senda/móttaka allar möppur mun sjálfvirk sending yfirgnæfa; tölvupóstur sem seinkað hefur verið vegna reglu verður áfram í úthólfinu, nema þú endurskipulagir þaðhandvirkt.

Einnig geturðu sett upp sjálfvirkt svar frá störfum til að upplýsa fólk sem sendi þér tölvupóst um að þú sért frá störfum og mun hafa samband síðar.

Svona á að seinka sendingu tölvupósts í Outlook. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!