Tre modi per ritardare l'invio in Outlook: ritardare la consegna di un particolare messaggio, creare una regola per rinviare tutti i messaggi di posta elettronica o pianificare l'invio automatico.

Vi capita spesso di inviare un messaggio e un attimo dopo desiderare di non averlo fatto? Forse avete cliccato su Rispondi a tutti invece che su Rispondi, oppure avete inviato per sbaglio informazioni sensibili alla persona sbagliata, o ancora vi siete resi conto che la vostra risposta rabbiosa è stata una pessima idea e avete bisogno di calmarvi e di pensare ad argomenti migliori.

La buona notizia è che Microsoft Outlook offre un modo per richiamare un messaggio già inviato. Tuttavia, questo funziona solo per gli account Office 365 e Microsoft Exchange e ha molte altre limitazioni. Un modo più affidabile è quello di prevenire questo tipo di situazioni ritardando l'invio delle e-mail per un certo intervallo di tempo. In questo modo si avrà un po' di tempo per ripensarci e l'opportunità di afferrare un messaggio.dalla cartella Posta in uscita prima che venga effettivamente spedito.

Come programmare un'e-mail in Outlook

Se si desidera che un messaggio specifico venga inviato a una determinata ora, la soluzione più semplice è quella di ritardarne la consegna. Ecco i passaggi per pianificare un messaggio di posta elettronica in Outlook:

1. Quando si compone un messaggio, eseguire una delle seguenti operazioni:
   • Sul Messaggio nella scheda Tag gruppo, fare clic sul lanciatore di finestre di dialogo icona.
   • Sul Opzioni nella scheda Altre opzioni fare clic sul gruppo Ritardo nella consegna pulsante.

     

2. Nel Proprietà nella finestra di dialogo, alla voce Opzioni di consegna , mettere un segno di spunta nella casella Non consegnare prima di e impostare la data e l'ora desiderate.
3. Fare clic sul pulsante Chiudere pulsante.

   

4. Una volta terminata la composizione dell'e-mail, fare clic su Inviare nella finestra dei messaggi.

Un messaggio pianificato rimarrà in attesa nella cartella Posta in uscita fino all'ora di consegna specificata. Nella cartella Posta in uscita è possibile modificare o eliminare il messaggio.

Come riprogrammare l'invio di un'e-mail

Se in un secondo momento si cambia idea, è possibile cambiamento o annullare una consegna ritardata in questo modo:

1. Aprite il messaggio dalla finestra Posta in uscita cartella.
2. Sul Opzioni nella scheda Altre opzioni fare clic sul gruppo Ritardo nella consegna pulsante.
3. Nel Proprietà fare una delle seguenti operazioni:
   • Per inviare immediatamente il messaggio, deselezionare il campo " Non consegnare prima di ".
   • Per riprogrammare l'e-mail, scegliere un'altra data o ora di consegna.
4. Fare clic sul pulsante Chiudere pulsante.
5. Nella finestra del messaggio, fare clic su Inviare .

A seconda della scelta fatta al punto 3, il messaggio verrà inviato subito o rimarrà nella cartella Posta in uscita fino al nuovo orario di consegna.

Suggerimenti e note:

• Questa opzione è disponibile solo nel file desktop Outlook client, non in Outlook sul Web.
• Le e-mail possono essere inviate e ricevute solo quando Outlook è corsa Se Outlook è chiuso all'ora di consegna scelta, il messaggio verrà inviato alla successiva apertura di Outlook. Allo stesso modo, se Outlook del destinatario è chiuso in quel momento, riceverà il messaggio all'avvio successivo.

Come ritardare l'invio di tutti i messaggi di posta elettronica in Outlook

Tutti i messaggi in uscita in Outlook vengono instradati attraverso la cartella Posta in uscita. A meno che non sia stata disattivata l'impostazione predefinita, una volta che un messaggio arriva nella Posta in uscita, viene inviato immediatamente. Per cambiare questa situazione, impostate una regola per ritardare l'invio dei messaggi. Ecco come fare:

1. Sul File fare clic su Gestione di regole e avvisi Oppure, sul Casa nella scheda Muoversi gruppo, fare clic su Regole > Gestione di regole e avvisi :

   

2. Nel Regole e avvisi finestra di dialogo, fare clic su Nuova regola .

   

3. Sotto Iniziare da una regola vuota , fare clic sul pulsante Applica la regola ai messaggi che invio e quindi fare clic su Avanti .

   

   Guarda anche: Funzione IF in Excel: esempi di formule per testo, numeri, date, spazi vuoti
4. Se si vuole ritardare e-mail che soddisfano determinate condizioni selezionare le caselle di controllo corrispondenti. Ad esempio, per ritardare i messaggi inviati tramite un account specifico, selezionare la casella " anche se il conto specificato ", quindi fare clic su Avanti .

   A ritardare l'invio di tutte le e-mail non selezionare alcuna opzione, ma fare semplicemente clic su Avanti Outlook chiederà di confermare l'applicazione della regola a tutti i messaggi inviati e l'utente farà clic su Sì .

   

5. Nel riquadro superiore, sotto Passo 1: selezionare le azioni , controllare il rinviare la consegna di un certo numero di minuti scatola.

   

6. Nel riquadro inferiore, sotto Passo 2: modificare la descrizione della regola , fare clic su un certo numero di Si aprirà un piccolo link Consegna differita in cui si digita il numero di minuti per cui si desidera ritardare la consegna (un massimo di 120), quindi si fa clic su OK .

   

7. Il link visualizza ora l'intervallo di tempo per il quale Outlook ritarda l'invio dei messaggi di posta elettronica. A questo punto, è già possibile fare clic su Finitura per risparmiare tempo, oppure si può fare clic su Avanti per configurare alcune eccezioni e/o dare un nome appropriato alla regola. Per seguire l'intero processo, facciamo clic su Avanti .

   

8. A seconda che si vogliano o meno delle eccezioni, selezionare una o più caselle di controllo o fare clic su Avanti senza selezionare nulla.
9. Nella fase finale, dare alla regola un nome significativo, ad esempio " Ritardo nell'invio dell'e-mail ", assicurarsi che il campo Attivare questa regola è selezionata e fare clic su Finitura .

   

10. Cliccare OK due volte, nel messaggio di conferma e nel messaggio Regole e avvisi finestra di dialogo.

Dopo aver fatto clic sul pulsante Inviare il messaggio verrà indirizzato alla cartella Posta in uscita e vi rimarrà per l'intervallo di tempo specificato.

Suggerimenti e note:

• È possibile modificare un messaggio mentre si trova nella Posta in uscita, ma questo non azzera il timer.
• Se si desidera annullare il ritardo e inviare immediatamente il messaggio, eseguire i passaggi descritti in Come riprogrammare un'e-mail e impostare l'orario di consegna sul valore ora corrente ...cancellando il "sistema". Non consegnare prima di La casella "non funzionerà in questo caso, perché la regola di ritardo di consegna di Outlook la selezionerà di nuovo automaticamente. Di conseguenza, il timer verrà azzerato e il messaggio verrà inviato con un ritardo ancora maggiore.
• Se alcuni dei vostri messaggi non hanno mai raggiunto il destinatario, forse sono bloccati nella Posta in uscita. Ecco 4 modi rapidi per eliminare un'e-mail bloccata in Outlook.

Disattivare o programmare l'invio/ricezione automatica in Outlook

Outlook è configurato per l'invio immediato dei messaggi di posta elettronica, cosa che molti di noi non desiderano. Fortunatamente, è possibile disattivare facilmente questa impostazione e stabilire autonomamente quando i messaggi di posta elettronica devono essere inviati.

Disattivare l'invio/ricezione automatica di e-mail

Per evitare che Outlook invii e riceva automaticamente i messaggi di posta elettronica, è necessario procedere in questo modo:

1. Cliccare File > Opzioni e quindi fare clic su Avanzato nel riquadro di sinistra.
2. Scorrere fino alla voce Inviare e ricevere e cancellare la sezione Inviare immediatamente quando si è connessi casella di controllo.

   

3. Nel Inviare e ricevere fare clic sulla sezione Inviare/ricevere... pulsante.
4. Nella finestra di dialogo visualizzata, deselezionare queste caselle:
   • Programmare un invio/ricezione automatica ogni ... minuti
   • Eseguire un invio/ricezione automatica quando si esce dal sistema.

   

5. Cliccare Chiudere .
6. Cliccare OK per chiudere il Opzioni di Outlook finestra di dialogo.

Con queste tre opzioni disattivate, si ha il pieno controllo dell'invio e della ricezione della posta. Per farlo, premere F9 o fare clic sul pulsante Inviare/ricevere tutte le cartelle sul pulsante Inviare/Ricevere della barra multifunzione di Outlook.

Se a volte si è distratti o si è spesso distratti dalle telefonate o dai colleghi, si può semplicemente dimenticare di ricevere la posta in tempo e perdere messaggi importanti. Per evitare che ciò accada, sarebbe opportuno programmare l'invio/ricezione automatica con un intervallo di tempo che vada bene per le proprie esigenze.

Nota: se avete eseguito i passaggi sopra descritti, ma Outlook continua a inviare e ricevere posta automaticamente, molto probabilmente non avete il controllo sul vostro server. Ahimè, dovrete conviverci.

Programmare l'invio e la ricezione di e-mail

Per programmare l'invio/ricezione automatica in Outlook, è necessario procedere in questo modo:

1. Cliccare File > Opzioni > Avanzato .
2. Nel Inviare e ricevere fare clic sulla sezione Inviare/ricevere... pulsante.
3. Nella finestra di dialogo visualizzata, selezionare la voce Programmare un invio/ricezione automatica ogni ... minuti e inserire il numero di minuti nella casella.
4. Cliccare Chiudere .
5. Cliccare OK .

Se siete curiosi di conoscere le altre due opzioni del primo gruppo, ecco cosa fanno:

• Includere questo gruppo nell'invio/ricezione (F9) - mantenere selezionata questa opzione se si desidera continuare a utilizzare il tasto F9 per inviare i messaggi.
• Eseguire un invio/ricezione automatica quando si esce dal sistema. - selezionare o deselezionare questa opzione a seconda che si desideri o meno che Outlook invii e riceva automaticamente i messaggi alla chiusura.

Si noti che la pianificazione di un invio/ricezione automatica funziona in modo diverso dalla regola di consegna differita:

• Una regola ritarda solo la consegna delle e-mail in uscita; l'impostazione precedente controlla sia le e-mail in entrata che quelle in uscita.
• Una regola mantiene ogni messaggio in uscita nella Posta in uscita esattamente per il periodo di tempo specificato. L'invio/ricezione automatica viene eseguita ogni N minuti, indipendentemente dal momento in cui un determinato messaggio viene inserito nella cartella Posta in uscita.
• Nel caso in cui si decida di annullare il ritardo e di inviare la posta immediatamente, premendo F9 o facendo clic sul pulsante Inviare/ricevere tutte le cartelle Il tasto "Invio automatico" prevarrà sull'invio automatico; un'e-mail ritardata da una regola rimarrà nella Posta in uscita, a meno che non venga riprogrammata manualmente.

Inoltre, è possibile impostare una risposta automatica per informare le persone che vi hanno inviato un'e-mail che siete fuori ufficio e che vi metterete in contatto più tardi.

Ecco come ritardare l'invio di e-mail in Outlook. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!