Mục lục
Việc hợp nhất các hàng trùng lặp trong bảng tính của bạn có thể trở thành một trong những nhiệm vụ phức tạp nhất. Hãy xem những công thức của Google có thể giúp gì và tìm hiểu một tiện ích bổ sung thông minh có thể thực hiện mọi công việc cho bạn.
Các hàm kết hợp các ô có cùng giá trị trong Google Trang tính
Bạn không nghĩ rằng Google Trang tính sẽ thiếu các chức năng cho loại tác vụ này phải không? ;) Sau đây là các công thức mà bạn sẽ cần để hợp nhất các hàng và xóa các ô trùng lặp trong bảng tính.
CONCATENATE – Hàm và toán tử Google Trang tính để nối các bản ghi
Điều đầu tiên tôi nghĩ đến khi tôi nghĩ đến việc không chỉ loại bỏ các hàng trùng lặp mà còn mang các hàng trùng lặp lại với nhau là hàm CONCATENATE của Google Trang tính và dấu và (&) – một toán tử nối đặc biệt.
Giả sử bạn có một danh sách phim để xem và bạn muốn xem nhóm chúng theo thể loại:
- Bạn chỉ có thể hợp nhất các ô trong Google Trang tính khi có khoảng cách giữa các giá trị:
=CONCATENATE(B2," ",C2," ",B8," ",C8)=B2&" "&C2&" "&B8&" "&C8
- Hoặc sử dụng dấu cách với bất kỳ dấu nào khác để kết hợp các hàng trùng lặp với nhau:
=CONCATENATE(A3,": ",B3," (",C3,"), ",B6," (",C6,") ")=A3&": "&B3&" ("&C3&"), "&B6&" ("&C6&") "
Sau khi các hàng được hợp nhất, bạn có thể loại bỏ các công thức và chỉ giữ lại văn bản theo ví dụ của hướng dẫn này: Chuyển đổi công thức thành giá trị trong Google Trang tính
Thật đơn giản vì cách này có vẻ như, nó rõ ràng là xa lý tưởng. Nó yêu cầu bạn phải biết chính xác vị trí của các bản sao và chính bạn là ngườinên chỉ chúng ra công thức. Vì vậy, điều này có thể hiệu quả đối với các tập dữ liệu nhỏ, nhưng bạn phải làm gì khi chúng lớn hơn?
Hợp nhất các ô nhưng vẫn giữ dữ liệu với UNIQUE + JOIN
Bộ đôi công thức này tìm thấy các công thức trùng lặp trong Google Trang tính (và hợp nhất các ô có bản ghi duy nhất) cho bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn chịu trách nhiệm và phải chỉ ra các công thức cần tìm ở đâu. Hãy xem nó hoạt động như thế nào trên cùng một danh sách cần xem.
- Tôi sử dụng Google Trang tính UNIQUE trong E2 để kiểm tra các thể loại trong cột A:
=UNIQUE(A2:A)
Công thức trả về danh sách tất cả các thể loại bất kể chúng lặp lại hay không lặp lại trong danh sách ban đầu. Nói cách khác, nó loại bỏ các giá trị trùng lặp khỏi cột A.
Mẹo. UNIQUE phân biệt chữ hoa chữ thường, vì vậy hãy đảm bảo đưa các bản ghi giống nhau vào cùng một trường hợp văn bản. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn thực hiện điều đó một cách nhanh chóng với số lượng lớn.
Mẹo. Nếu bạn thêm nhiều giá trị hơn vào cột A, công thức sẽ tự động mở rộng danh sách với các bản ghi duy nhất.
- Sau đó, tôi xây dựng công thức tiếp theo của mình bằng hàm THAM GIA Google Trang tính:
=JOIN(", ",FILTER(B:B,A:A=E2))
Các phần tử của công thức này hoạt động như thế nào?
- FILTER quét cột A để tìm tất cả các phiên bản của giá trị trong E2. Sau khi định vị, nó sẽ lấy các bản ghi tương ứng từ cột B.
- JOIN hợp nhất các giá trị này trong một ô bằng dấu phẩy.
Sao chép công thức xuống và bạn sẽ nhận được tất cả các tiêu đề được sắp xếp theo thể loại.
Lưu ý. Trong trường hợp bạn cũng cần nhiều năm, bạn sẽphải tạo công thức trong cột bên cạnh vì JOIN hoạt động với một cột tại một thời điểm:
=JOIN(", ",FILTER(C:C,A:A=E2))
Vì vậy, điều này tùy chọn trang bị cho Google Trang tính một vài chức năng để kết hợp nhiều hàng thành một dựa trên các bản sao. Và nó xảy ra tự động. Vâng, gần như. Tôi dự định giữ giải pháp hoàn hảo ở cuối bài viết. Nhưng bạn có thể sử dụng ngay ;)
Chức năng QUERY để xóa các dòng trùng lặp trong Google Trang tính
Có một chức năng nữa giúp vận hành các bảng lớn – QUERY. Lúc đầu, nó có vẻ hơi phức tạp, nhưng khi bạn học cách sử dụng, nó sẽ trở thành người bạn đồng hành thực sự của bạn trong bảng tính.
Đây là hàm QUERY:
=QUERY(data, query, [ headers])Cách thức hoạt động:
- dữ liệu (bắt buộc) – phạm vi bảng nguồn của bạn.
- truy vấn (bắt buộc) – một tập hợp các lệnh để xác định điều kiện để lấy dữ liệu cụ thể.
Mẹo. Bạn có thể nhận danh sách đầy đủ tất cả các lệnh tại đây.
- tiêu đề (tùy chọn) – số hàng tiêu đề trong bảng nguồn của bạn.
Nói một cách đơn giản, Google Trang tính QUERY trả về một số bộ của các giá trị dựa trên các điều kiện bạn chỉ định.
Ví dụ 1
Tôi chỉ muốn nhận những bộ phim truyện tranh mà tôi chưa xem:
=QUERY(A1:C,"select * where A="Comic Book"")
Công thức xử lý toàn bộ bảng nguồn của tôi (A1:C) và trả về tất cả các cột (chọn *) cho phim truyện tranh (trong đóA="Truyện tranh").
Mẹo. Tôi không cố ý chỉ định hàng cuối cùng trong bảng của mình (A1:C) – để giữ cho công thức linh hoạt và trả về các bản ghi mới trong trường hợp các hàng khác được thêm vào bảng.
Như bạn có thể thấy, nó hoạt động tương tự như một bộ lọc. Tuy nhiên, trên thực tế, dữ liệu của bạn có thể lớn hơn nhiều – với những con số mà bạn có thể cần phải tính toán.
Mẹo. Xem các cách khác để tìm các bản sao trong bảng Google Trang tính của bạn trong bài viết này.
Ví dụ 2
Giả sử tôi đang thực hiện một nghiên cứu nhỏ và theo dõi doanh thu phòng vé cuối tuần cho những bộ phim mới nhất tại rạp:
Tôi sử dụng Google Trang tính QUERY để xóa các bản trùng lặp và đếm tổng số tiền kiếm được trên mỗi bộ phim trong tất cả các ngày cuối tuần. Tôi cũng sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái theo thể loại:
=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by B,C")
Lưu ý. Đối với lệnh group by , bạn phải liệt kê tất cả các cột sau select , nếu không, công thức sẽ không hoạt động.
Thay vào đó, để sắp xếp bản ghi theo phim, tôi chỉ cần thay đổi thứ tự các cột cho nhóm theo :
=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by C,B")
Ví dụ 3
Giả sử bạn điều hành thành công một cửa hàng sách và bạn theo dõi tất cả các cuốn sách có trong kho ở tất cả các chi nhánh của mình. Danh sách lên tới hàng trăm cuốn sách:
- Do sự cường điệu về bộ truyện Harry Potter, bạn quyết định kiểm tra xem mình còn bao nhiêu cuốn sách do J.K. Rowling:
=QUERY('Copy of In stock'!A1:D,"select A,B,C,D where A="Rowling"")
- Bạn quyết định tiến xa hơn và chỉ giữ bộ truyện Harry Potterbỏ qua các câu chuyện khác:
=QUERY('In stock'!A1:D,"select A,B,C,D where (A='Rowling' and C contains 'Harry Potter')")
- Sử dụng chức năng QUERY của Google Trang tính, bạn cũng có thể đếm tất cả những cuốn sách này:
=QUERY('In stock'!A1:D,"select A,B, sum(D) where (A='Rowling' and C contains 'Harry Potter') group by A,B")
Tôi đoán bây giờ bạn đã hiểu về cách chức năng QUERY "xóa các mục trùng lặp" trong Google Trang tính. Mặc dù đây là một tùy chọn có sẵn cho tất cả mọi người, nhưng đối với tôi, nó giống như một cách vòng vo để kết hợp các hàng trùng lặp.
Mẹo. QUERY rất mạnh, nó có thể hợp nhất không chỉ các bản sao trong một trang tính — nó có thể khớp & hợp nhất toàn bộ các bảng lại với nhau.
Hơn nữa, cho đến khi bạn tìm hiểu các truy vấn mà nó sử dụng và các quy tắc áp dụng chúng, thì chức năng này sẽ không giúp được gì nhiều.
Cách nhanh nhất để kết hợp các hàng trùng lặp
Khi bạn từ bỏ mọi hy vọng tìm được giải pháp đơn giản để kết hợp nhiều hàng dựa trên các hàng trùng lặp, thì tiện ích bổ sung của chúng tôi dành cho Google Trang tính sẽ là một lựa chọn tuyệt vời. :)
Kết hợp các hàng trùng lặp quét một cột có các bản ghi lặp lại, hợp nhất các ô tương ứng từ các cột khác, phân tách các bản ghi này bằng dấu phân cách và hợp nhất các số. Tất cả cùng một lúc và chỉ trong vài cú nhấp chuột!
Bạn có nhớ danh sách sách trong cửa hàng của tôi với vài trăm hàng không? Hãy xem công cụ này sẽ quản lý nó như thế nào.
Mẹo. Vì tiện ích này là một phần của Power Tools, vui lòng cài đặt nó trước và truy cập trực tiếp vào Hợp nhất & Kết hợp nhóm :
Sau đó nhấp vào biểu tượng tiện ích bổ sung để mở:
- Sau khi thêm -bật làđang chạy, hãy chọn phạm vi mà bạn muốn kết hợp các hàng trùng lặp:
- các cột có giá trị mà bạn sẽ tập hợp lại với nhau
- các cách kết hợp các bản ghi đó: hợp nhất hoặc tính toán
- dấu phân cách để hợp nhất các ô với văn bản
- hàm tính toán các số
Đối với tôi, tôi muốn tất cả sách của một tác giả được đưa vào một ô và được phân tách bằng các dòng ngắt. Nếu bất kỳ tên sách nào lặp lại, tiện ích bổ sung sẽ chỉ hiển thị chúng một lần.
Về số lượng, tôi đồng ý với việc cộng tất cả sách cho mỗi tác giả. Số của tiêu đề trùng lặp, nếu có, sẽ được cộng lại với nhau.
Công cụ đã kết hợp các hàng trùng lặp trong danh sách sách của tôi. Đây là một phần giao diện dữ liệu của tôi hiện tại:
Mẹo. Ngoài ra, bạn có thể chia một trang tính thành nhiều trang tính để có một bảng riêng biệt chứa tất cả sách của mỗi tác giả hoặc đánh dấu các hàng trùng lặp trong Google Trang tính.
Mẹo. Hãy xem nhanh cách tôi sử dụng tiện ích bổ sung:
Hoặc xem video ngắn giới thiệu công cụ:
Sử dụng các tình huống để bán -tự động hợp nhất các bản sao trùng lặp
Một khả năng khác mà Kết hợp các hàng trùng lặp cung cấp là bán tự động hóa việc sử dụng nó.
Nếu bạn thường xuyên thực hiện các bước và chọn các tùy chọn giống nhau, thì bạn có thể lưu chúng vào các tình huống. Các kịch bản cho phép bạn sử dụng lại các cài đặt giống nhau một cách dễ dàng trên cùng một bộ dữ liệu hoặc các tập dữ liệu khác nhau.
Bạn sẽ cần đặt tên cho kịch bản của mình & chỉ định một trang tính và một phạm vi mà trang tính sẽ xử lý:
Bạn có thể gọi nhanh các cài đặt mà bạn lưu ở đây từ menu Google Trang tính. Tiện ích bổ sung sẽ bắt đầu kết hợp các hàng trùng lặp ngay lập tức, giúp bạn tiết kiệm thêm thời gian:
Tôi thực sự khuyến khích bạn tìm hiểu rõ hơn về công cụ này và các tùy chọn của nó, vì Google Sheets "tối tăm và đầy kinh hoàng" nếu bạn hiểu ý tôi muốn nói gì ;)
