Njia tatu za kuchelewesha kutuma kwa Outlook: kuchelewesha uwasilishaji wa ujumbe fulani, kuunda sheria ya kuahirisha barua pepe zote, au kupanga utumaji kiotomatiki.

Je, mara nyingi hutokea kwako kwamba unatuma ujumbe na muda mfupi baadaye unatamani usingeituma? Labda ulibofya Jibu Wote badala ya Jibu, au ulituma kwa bahati mbaya taarifa nyeti kwa mtu asiye sahihi, au ukagundua kuwa jibu lako la hasira lilikuwa wazo baya na unahitaji kutuliza na kufikiria mabishano bora zaidi.

Nzuri zaidi. Habari ni kwamba Microsoft Outlook hutoa njia ya kukumbuka ujumbe ambao tayari umetumwa. Hata hivyo, hiyo inafanya kazi tu kwa akaunti za Office 365 na Microsoft Exchange na ina vikwazo vingine vingi. Njia ya kuaminika zaidi ni kuzuia aina hizi za hali kwa kuchelewesha kutuma barua pepe kwa muda fulani. Hii itakupa muda kidogo wa kufikiria baadaye na fursa ya kunyakua ujumbe kutoka kwa folda ya Kikasha kabla haujaisha.

Jinsi ya kuratibu barua pepe katika Outlook

Ikiwa unataka ujumbe mahususi utoke kwa wakati fulani, suluhu rahisi ni kuchelewesha uwasilishaji wake. Hizi ndizo hatua za kuratibu barua pepe katika Outlook:

1. Unapotunga ujumbe, fanya mojawapo ya yafuatayo:
   • Kwenye Ujumbe kichupo, kwenye Kikundi cha Lebo , bofya ikoni ya kizindua kidirisha .
   • Kwenye kichupo cha Chaguo , katika kikundi cha Chaguo Zaidi , bofya Chaguo Zaidi 12>Kuchelewa Kuwasilisha kitufe.

     

2. Katika kisanduku cha mazungumzo cha Sifa , chini ya Chaguo za uwasilishaji , weka tiki kwenye kidirisha Usilete kabla ya kisanduku tiki na uweke tarehe na saa unayotaka.
3. Bofya kitufe cha Funga .

   

9>Ukimaliza kutunga barua pepe yako, bofya Tuma katika dirisha la ujumbe.

Barua pepe iliyoratibiwa itasubiri kwenye folda ya Kikasha toezi hadi muda uliobainishwa wa kutumwa. Ukiwa kwenye Kikasha, uko huru kuhariri au kufuta ujumbe.

Jinsi ya kuratibu tena kutuma barua pepe

Ikiwa umebadilisha nia yako baadaye, unaweza badilisha au ghairi uwasilishaji uliocheleweshwa kwa njia hii:

1. Fungua ujumbe kutoka Kasha pokezi folda.
2. Kwenye kichupo cha Chaguo , katika kikundi cha Chaguo Zaidi , bofya kitufe cha Kuchelewesha Uwasilishaji .
3. Katika Sifa kisanduku cha mazungumzo, fanya mojawapo ya yafuatayo:
   • Ili kutuma ujumbe mara moja, futa kisanduku cha " Usilete kabla ya ".
   • Ili kuratibu upya barua pepe, chagua tarehe au saa nyingine ya kuwasilisha.
4. Bofya kitufe cha Funga .
5. Katika dirisha la ujumbe, bofya Tuma .

Kulingana na chaguo lako katika hatua ya 3, ujumbe utatumwa mara moja au utabaki kwenye Kikasha hadi wakati mpya wa kuwasilisha.

Vidokezo na madokezo:

• Chaguo hili linapatikana tu katika mteja wa Mtazamo wa eneo-kazi , si katika Outlook kwenyemtandao.
• Barua pepe zinaweza tu kutumwa na kupokewa wakati Outlook inaendeshwa . Ikiwa Outlook itafungwa wakati wa uwasilishaji ambao umechagua, ujumbe utatumwa wakati mwingine utakapofungua Outlook. Vile vile, ikiwa Outlook ya mpokeaji imefungwa wakati huo, atapokea ujumbe wako wakati wa kuanza tena.

Jinsi ya kuchelewesha kutuma barua pepe zote katika Outlook

Ujumbe zote zinazotoka katika Outlook hupitishwa kupitia folda ya Kikasha toezi. Isipokuwa umezima mpangilio chaguo-msingi, mara tu ujumbe unapoingia kwenye Kikasha toezi, hutumwa mara moja. Ili kubadilisha hii, weka sheria ya kuchelewesha kutuma barua pepe. Hivi ndivyo jinsi:

1. Kwenye kichupo cha Faili , bofya Dhibiti Kanuni & Arifa . Au, kwenye kichupo cha Nyumbani , katika Hamisha kikundi, bofya Kanuni > Dhibiti Kanuni & Tahadhari :

   

   Angalia pia: umbizo la masharti la Excel kwa tarehe & muda: kanuni na kanuni
2. Katika Sheria na Tahadhari dirisha la mazungumzo, bofya Kanuni Mpya .

   

3. Chini ya Anza kutoka kwa Kanuni tupu , bofya chaguo la Tekeleza ujumbe ninaotuma , kisha ubofye Inayofuata .

   

4. Iwapo ungependa kuchelewesha barua pepe zinazotimiza masharti fulani , chagua kisanduku tiki kinacholingana. Kwa mfano, ili kuchelewesha ujumbe unaotumwa kupitia akaunti mahususi, chagua kisanduku cha " ingawa akaunti maalum ", kisha ubofye Inayofuata .

   Ili kuchelewesha kutuma barua pepe zote , usiangalie chaguo zozote, bonyeza tu Inayofuata . Outlook itaulizaili kuthibitisha kwamba unataka sheria itumike kwa kila ujumbe unaotuma, na ubofye Ndiyo .

   

5. Katika sehemu ya juu kidirisha, chini ya Hatua ya 1: Chagua vitendo , chagua ahirisha uwasilishaji kwa idadi ya dakika kisanduku.

   

6. Katika sehemu ya chini kidirisha, chini ya Hatua ya 2: Hariri maelezo ya sheria , bofya idadi ya kiungo. Hii itafungua kisanduku kidadisi cha Uwasilishaji Ulioahirishwa , ambapo unaandika idadi ya dakika ambazo ungependa kuchelewesha uwasilishaji (kiwango kisichozidi 120), kisha ubofye Sawa .

   

7. Kiungo sasa kinaonyesha muda ambao Outlook itachelewesha kutuma barua pepe. Katika hatua hii, unaweza tayari kubofya Maliza ili kuokoa muda. Au unaweza kubofya Inayofuata ili kusanidi vighairi fulani na/au kutoa jina linalofaa kwa sheria hiyo. Ili kukuelekeza katika mchakato mzima, tunabofya Inayofuata .

   

8. Kulingana na kama unataka vighairi vyovyote au la, chagua kisanduku tiki kimoja au zaidi au bofya Inayofuata bila kuchaguliwa chochote.
9. Katika hatua ya mwisho, toa sheria jina la maana, sema " chelewa kutuma barua pepe ", hakikisha kuwa Zamu. kwa sheria hii chaguo limechaguliwa, na ubofye Maliza .

   

10. Bofya Sawa mara mbili – katika ujumbe wa uthibitishaji na katika Sheria na Tahadhari kisanduku cha mazungumzo.

Baada ya kubofya kitufe cha Tuma , ujumbe utaelekezwa kwenye Kikasha Toezi.folda na usalie hapo kwa muda uliobainisha.

Vidokezo na madokezo:

• Uko huru kuhariri ujumbe ukiwa kwenye Kikasha Toezi, hii haitafanya. weka upya kipima muda.
• Iwapo ungependa kubatilisha ucheleweshaji na kutuma ujumbe mara moja, fanya hatua zilizoelezwa katika Jinsi ya kupanga upya barua pepe na kuweka muda wa kutuma kwa muda wa sasa . Kufuta kisanduku cha " Usilete kabla ya " haitafanya kazi katika kesi hii kwa sababu sheria ya ucheleweshaji wa Outlook itaichagua tena kiotomatiki. Kwa hivyo, kipima muda kitawekwa upya, na ujumbe wako utatoka kwa ucheleweshaji mkubwa zaidi.
• Ikiwa baadhi ya ujumbe wako haujawahi kumfikia mpokeaji, labda umekwama kwenye Kikasha Toezi chako. Hapa kuna njia 4 za haraka za kufuta barua pepe iliyokwama katika Outlook.

Zima au ratibu kutuma/kupokea kiotomatiki katika Outlook

Nje ya kisanduku, Outlook imesanidiwa kutuma barua pepe mara moja, ambayo sivyo wengi wetu tunataka. Kwa bahati nzuri, unaweza kuzima mipangilio hiyo kwa urahisi na ujitambue wakati barua pepe yako itatoka.

Zima kutuma/kupokea barua pepe kiotomatiki

Ili kuzuia Outlook kutuma na kupokea barua pepe kiotomatiki, hii ni unachohitaji kufanya:

1. Bofya Faili > Chaguo , na kisha ubofye Advanced kwenye kidirisha cha kushoto.
2. Tembeza chini hadi kwenye sehemu ya Tuma na Pokea na ufute Tuma mara moja unapounganishwa kisanduku cha kuteua.

   

3. Katika sehemu ya Tuma na Pokea , bofya kitufe cha Tuma/Pokea… .
4. Katika kidirisha kidirisha kinachoonekana, futa visanduku hivi:
   • Ratibu kutuma/kupokea kiotomatiki kila … dakika
   • Rudisha mapema kutuma/kupokea kiotomatiki unapotoka.

   

5. Bofya Funga .
6. Bofya Sawa ili kufunga Chaguo za Mtazamo kisanduku cha mazungumzo.

Chaguo hizi tatu zikiwa zimezimwa, una udhibiti kamili wa kutuma na kupokea barua zako. Ili kufanya hivyo, ama bonyeza F9 au ubofye kitufe cha Tuma/Pokea Folda Zote kwenye kichupo cha Tuma/Pokea cha utepe wa Outlook.

Ikiwa unaweza kuwa huko. nyakati zisizo na nia au mara nyingi hukengeushwa na simu au wenzako, unaweza kusahau tu kupokea barua kwa wakati na kukosa ujumbe muhimu. Ili kuzuia hili kutokea, itakuwa busara kuratibu kutuma/kupokea kiotomatiki kwa muda ambao unafaa zaidi kwa mahitaji yako.

Kumbuka. Ikiwa ulifanya hatua zilizo hapo juu lakini Outlook bado inatuma na kupokea barua kiotomatiki, kuna uwezekano mkubwa kwamba huna udhibiti wa seva yako. Ole, itabidi uishi nayo.

Ratibu kutuma na kupokea barua pepe

Ili kuratibu kutuma/kupokea kiotomatiki katika Outlook, hiki ndicho unachohitaji kufanya:

1. Bofya Faili > Chaguo > Advanced .
2. Katika sehemu ya Tuma na Pokea , bofya Tuma/Pokea... kitufe.
3. Katika kidirisha cha kidadisi kinachotokea, chagua Ratibu kutuma/kupokea kiotomatiki kila … dakika chaguo na uweke idadi ya dakika ndani sanduku.
4. Bofya Funga .
5. Bofya Sawa .

Ikiwa una hamu ya kutaka kujua chaguo zingine mbili katika kundi la kwanza, hivi ndivyo wanafanya:

• Jumuisha kikundi hiki katika kutuma/kupokea (F9) - weka chaguo hili iliyochaguliwa ikiwa ungependa kuendelea kutumia kitufe cha F9 kutuma ujumbe wako.
• Weka mapema kutuma/kupokea kiotomatiki unapotoka - angalia au ufute chaguo hili kulingana na kama unataka au hutaki. Matarajio ya kutuma na kupokea ujumbe kiotomatiki inapofungwa.

Tafadhali kumbuka kuwa kuratibu kutuma/kupokea kiotomatiki hufanya kazi tofauti na kanuni ya kuahirisha uwasilishaji:

• Sheria huchelewesha uwasilishaji pekee. barua zinazotoka; mipangilio iliyo hapo juu inadhibiti barua pepe zinazoingia na zinazotoka.
• Sheria huweka kila ujumbe unaotoka kwenye Kikasha toezi kwa muda wote ambao umebainisha. Utumaji/kupokea kiotomatiki hufanywa kila baada ya dakika N , bila kujali ni lini ujumbe fulani unaingia kwenye folda ya Kikasha Toezi.
• Iwapo utaamua kughairi ucheleweshaji na kutuma barua mara moja, ukibonyeza F9 au kubofya kitufe cha Tuma/Pokea Folda Zote kitashinda utumaji kiotomatiki; barua pepe iliyocheleweshwa na sheria itasalia kwenye Kikasha toezi, isipokuwa ukiipanga upyawewe mwenyewe.

Pia, unaweza kusanidi jibu la kiotomatiki nje ya ofisi ili kuwajulisha watu waliokutumia barua pepe kwamba uko nje ya ofisi na tutawasiliana baadaye.

Hiyo ndiyo jinsi ya kuchelewesha kutuma barua pepe katika Outlook. Ninakushukuru kwa kusoma na natumai kukuona kwenye blogi yetu wiki ijayo!