আউটলুকে পাঠাতে দেরি করার তিনটি উপায়: একটি নির্দিষ্ট বার্তা বিলম্বিত করা, সমস্ত ইমেল স্থগিত করার জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানোর সময়সূচী তৈরি করুন৷

এটি কি প্রায়ই আপনার সাথে ঘটে আপনি একটি বার্তা পাঠান এবং এক মুহূর্ত পরে আপনি যদি না চান? সম্ভবত আপনি উত্তরের পরিবর্তে সমস্ত উত্তর দিন ক্লিক করেছেন, বা ভুলবশত কোনও ভুল ব্যক্তির কাছে সংবেদনশীল তথ্য পাঠিয়েছেন, বা এইমাত্র বুঝতে পেরেছেন যে আপনার রাগান্বিত প্রতিক্রিয়াটি একটি খারাপ ধারণা ছিল এবং আপনাকে শান্ত হয়ে আরও ভাল যুক্তির কথা ভাবতে হবে৷

ভাল খবর হল যে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক একটি বার্তা প্রত্যাহার করার একটি উপায় প্রদান করে যা ইতিমধ্যেই পাঠানো হয়েছে। যাইহোক, এটি শুধুমাত্র Office 365 এবং Microsoft Exchange অ্যাকাউন্টের জন্য কাজ করে এবং অন্যান্য অনেক সীমাবদ্ধতা রয়েছে। একটি আরও নির্ভরযোগ্য উপায় হল একটি নির্দিষ্ট ব্যবধানের জন্য ইমেল প্রেরণে বিলম্ব করে এই ধরণের পরিস্থিতি প্রতিরোধ করা। এটি আপনাকে চিন্তাভাবনার জন্য কিছুটা সময় দেবে এবং আউটবক্স ফোল্ডার থেকে একটি বার্তাটি বাস্তবে বেরিয়ে যাওয়ার আগে এটি গ্রহণ করার সুযোগ দেবে৷

আউটলুকে কীভাবে একটি ইমেল নির্ধারণ করবেন

যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ে একটি নির্দিষ্ট বার্তা বের করতে চান, তাহলে সহজ সমাধান হল এর ডেলিভারি বিলম্বিত করা। Outlook-এ একটি ইমেল শিডিউল করার ধাপগুলি এখানে দেওয়া হল:

1. কোনও বার্তা রচনা করার সময়, নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি করুন:
   • মেসেজ ট্যাবে, ট্যাগস গ্রুপ, ডায়ালগ লঞ্চার আইকনে ক্লিক করুন।
   • বিকল্প ট্যাবে, আরো বিকল্প গ্রুপে, <এ ক্লিক করুন 12> বিলম্ব ডেলিভারি বোতাম।

     

2. প্রপার্টি ডায়ালগ বক্সে, ডেলিভারি অপশন এর অধীনে, একটি টিক দিন এর আগে ডেলিভারি করবেন না চেক বক্স এবং পছন্দসই তারিখ এবং সময় সেট করুন।
3. ক্লোজ বোতামে ক্লিক করুন।

   

4. যখন আপনি আপনার ইমেল রচনা করা শেষ করেন, তখন বার্তা উইন্ডোতে পাঠান ক্লিক করুন।

নির্দিষ্ট ডেলিভারি সময় পর্যন্ত একটি নির্ধারিত মেল আউটবক্স ফোল্ডারে অপেক্ষা করবে। আউটবক্সে থাকাকালীন, আপনি বার্তাটি সম্পাদনা করতে বা মুছতে পারেন৷

একটি ইমেল পাঠানোর জন্য কীভাবে পুনরায় সময়সূচী করবেন

আপনি যদি পরবর্তী সময়ে আপনার মন পরিবর্তন করে থাকেন তবে আপনি পরিবর্তন করুন অথবা বাতিল করুন বিলম্বিত ডেলিভারি এভাবে:

1. আউটবক্স ফোল্ডার থেকে বার্তাটি খুলুন।
2. বিকল্প ট্যাবে, আরো বিকল্প গোষ্ঠীতে, বিলম্বিত বিতরণ বোতামে ক্লিক করুন।
3. সম্পত্তি -এ ডায়ালগ বক্সে, নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি করুন:
   • বার্তাটি অবিলম্বে পাঠাতে, " এর আগে বিতরণ করবেন না " বক্সটি সাফ করুন৷
   • ইমেলটি পুনরায় নির্ধারণ করতে, অন্য ডেলিভারি তারিখ বা সময় বেছে নিন।
4. ক্লোজ বোতামে ক্লিক করুন।
5. মেসেজ উইন্ডোতে, পাঠান ক্লিক করুন।

পদক্ষেপ 3 এ আপনার পছন্দের উপর নির্ভর করে, বার্তাটি এখনই পাঠানো হবে বা নতুন ডেলিভারি সময় পর্যন্ত আউটবক্সে থাকবে৷

টিপস এবং নোট:

• এই বিকল্পটি শুধুমাত্র ডেস্কটপ আউটলুক ক্লায়েন্টে উপলব্ধ, আউটলুকে নয়ওয়েব৷
• ইমেলগুলি কেবল তখনই পাঠানো এবং গ্রহণ করা যেতে পারে যখন আউটলুক চলবে ৷ আপনার বেছে নেওয়া ডেলিভারির সময়ে যদি Outlook বন্ধ থাকে, তাহলে পরের বার আপনি Outlook খুললে বার্তাটি পাঠানো হবে। একইভাবে, যদি প্রাপকের আউটলুক সেই মুহুর্তে বন্ধ থাকে, তাহলে তারা পরবর্তী শুরুতে আপনার বার্তা পাবে।

আউটলুকে সমস্ত ইমেল পাঠাতে দেরি করার উপায়

এতে সমস্ত বহির্গামী বার্তা আউটবক্স ফোল্ডারের মাধ্যমে আউটলুক রুট করা হয়। আপনি ডিফল্ট সেটিং অক্ষম না করলে, একবার আউটবক্সে একটি বার্তা চলে গেলে, এটি অবিলম্বে পাঠানো হয়। এটি পরিবর্তন করতে, ইমেল প্রেরণে বিলম্ব করার জন্য একটি নিয়ম সেট আপ করুন৷ এখানে কিভাবে:

1. ফাইল ট্যাবে, নিয়মগুলি পরিচালনা করুন & সতর্কতা । অথবা, হোম ট্যাবে, মুভ গ্রুপে, নিয়ম > নিয়মগুলি পরিচালনা করুন & সতর্কতা :

   

   আরো দেখুন: কিভাবে Excel এ কলাম আনহাইড করবেন, লুকানো কলাম দেখান
2. নিয়ম এবং সতর্কতা ডায়ালগ উইন্ডোতে, নতুন নিয়ম ক্লিক করুন।

   

3. একটি ফাঁকা নিয়ম থেকে শুরু করুন এর অধীনে, আমার পাঠানো বার্তাগুলিতে নিয়ম প্রয়োগ করুন বিকল্পে ক্লিক করুন এবং তারপরে পরবর্তী ক্লিক করুন।

   

4. আপনি যদি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করে এমন ইমেলগুলি বিলম্বিত করতে চান, তাহলে সংশ্লিষ্ট চেক বক্স(গুলি) নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে প্রেরিত বার্তাগুলি বিলম্বিত করতে, " যদিও নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্ট " বাক্সে চেক করুন এবং তারপরে পরবর্তী ক্লিক করুন।

   সমস্ত ইমেল পাঠাতে বিলম্ব করতে , কোনো বিকল্প চেক করবেন না, শুধু পরবর্তী ক্লিক করুন। আউটলুক জিজ্ঞাসা করবেআপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনার পাঠানো প্রতিটি বার্তায় আপনি নিয়মটি প্রয়োগ করতে চান এবং আপনি হ্যাঁ ক্লিক করুন।

   

5. উপরে ফলক, পদক্ষেপ 1: কর্ম নির্বাচন করুন এর অধীনে, অনেক মিনিটের মধ্যে ডেলিভারি স্থগিত করুন বক্সে টিক দিন।

   

6. নিম্নে ফলক, ধাপ 2: নিয়মের বিবরণ সম্পাদনা করুন এর অধীনে, একটি লিঙ্কে ক্লিক করুন। এটি একটি ছোট বিলম্বিত ডেলিভারি ডায়ালগ বক্স খুলবে, যেখানে আপনি কত মিনিটের জন্য ডেলিভারি বিলম্ব করতে চান তার সংখ্যা টাইপ করুন (সর্বোচ্চ 120), এবং তারপরে ক্লিক করুন ঠিক আছে ।<0
7. লিঙ্কটি এখন সময়ের ব্যবধান প্রদর্শন করে যার জন্য আউটলুক ইমেল পাঠাতে বিলম্ব করবে। এই মুহুর্তে, আপনি ইতিমধ্যেই সময় বাঁচাতে Finish এ ক্লিক করতে পারেন। অথবা আপনি কিছু ব্যতিক্রম কনফিগার করতে এবং/অথবা নিয়মের একটি উপযুক্ত নাম দিতে পরবর্তী ক্লিক করতে পারেন। আপনাকে পুরো প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যেতে, আমরা পরবর্তী ক্লিক করি।

   

8. আপনি কোন ব্যতিক্রম চান কি না তার উপর নির্ভর করে, এক বা একাধিক চেক বক্স নির্বাচন করুন বা কিছু নির্বাচন না করেই পরবর্তী ক্লিক করুন।
9. শেষ ধাপে, নিয়মটিকে কিছু অর্থপূর্ণ নাম দিন, বলুন " ইমেল পাঠাতে বিলম্ব করুন ", নিশ্চিত করুন যে টার্ন এই নিয়মে বিকল্পটি নির্বাচন করা হয়েছে, এবং সমাপ্তি ক্লিক করুন।

   

10. ঠিক আছে দুবার ক্লিক করুন – নিশ্চিতকরণ বার্তায় এবং নিয়ম এবং সতর্কতা ডায়ালগ বক্সে।

আপনি পাঠান বোতামে ক্লিক করার পরে, বার্তাটি আউটবক্সে চলে যাবেফোল্ডার এবং আপনার নির্দিষ্ট করা সময়ের ব্যবধানের জন্য সেখানে থাকুন৷

টিপস এবং নোট:

• আউটবক্সে থাকাকালীন আপনি একটি বার্তা সম্পাদনা করতে পারবেন, এটি হবে না টাইমার রিসেট করুন।
• যদি আপনি বিলম্ব প্রত্যাহার করতে চান এবং অবিলম্বে বার্তাটি পাঠাতে চান, তাহলে কীভাবে ইমেল রি-শিডিউল করতে হয় তাতে বর্ণিত ধাপগুলি সম্পাদন করুন এবং ডেলিভারির সময় বর্তমান সময় সেট করুন। . " এর আগে ডেলিভারি করবেন না " বক্সটি সাফ করা এই ক্ষেত্রে কাজ করবে না কারণ আউটলুক বিলম্ব বিতরণ নিয়ম স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটিকে আবার নির্বাচন করবে। ফলস্বরূপ, টাইমার রিসেট করা হবে, এবং আপনার বার্তাটি আরও বড় বিলম্বের সাথে বেরিয়ে যাবে৷
• যদি আপনার কিছু বার্তা প্রাপকের কাছে না পৌঁছায়, সম্ভবত সেগুলি আপনার আউটবক্সে আটকে আছে৷ আউটলুকে আটকে থাকা একটি ইমেল মুছে ফেলার জন্য এখানে 4টি দ্রুত উপায় রয়েছে৷

আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/প্রাপ্তি নিষ্ক্রিয় করুন যা আমরা অনেকেই চাই না। সৌভাগ্যবশত, আপনি সহজেই সেই সেটিংটি বন্ধ করতে পারেন এবং আপনার ইমেল কখন বের হবে তা নিজেই নির্ধারণ করতে পারেন।

স্বয়ংক্রিয় ইমেল প্রেরণ / গ্রহণ অক্ষম করুন

আউটলুককে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল প্রেরণ এবং গ্রহণ করা থেকে বিরত রাখতে, এটি হল আপনাকে যা করতে হবে:

1. ক্লিক করুন ফাইল > বিকল্পগুলি , এবং তারপরে বাম ফলকে উন্নত ক্লিক করুন।<11
2. পাঠান এবং গ্রহণ করুন বিভাগে স্ক্রোল করুন এবং সংযুক্ত হলে অবিলম্বে পাঠান সাফ করুনচেক বক্স।

   

3. পাঠান এবং গ্রহণ করুন বিভাগে, পাঠান/পান… বোতামে ক্লিক করুন।
4. যে ডায়ালগ উইন্ডোটি প্রদর্শিত হবে, সেখানে এই বাক্সগুলি সাফ করুন:
   • প্রতিটি … মিনিটে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/গ্রহণের সময়সূচী করুন
   • প্রস্থান করার সময় একটি স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/প্রাপ্তির পূর্বরূপ করুন

   

5. ক্লিক করুন বন্ধ করুন ।
6. ক্লিক করুন ঠিক আছে বন্ধ করতে আউটলুক বিকল্পগুলি ডায়ালগ বক্স৷

এই তিনটি বিকল্প নিষ্ক্রিয় করে, আপনার মেল পাঠানো এবং গ্রহণ করার উপর আপনার সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ রয়েছে৷ এটি করার জন্য, হয় F9 টিপুন অথবা Outlook রিবনের পাঠান/গ্রহণ করুন ট্যাবে সমস্ত ফোল্ডার পাঠান/পান বোতামে ক্লিক করুন।

যদি আপনি এখানে থাকতে পারেন অনেক সময় অনুপস্থিত বা প্রায়ই ফোন কল বা আপনার সহকর্মীদের দ্বারা বিভ্রান্ত হন, আপনি কেবল সময়মতো মেইল ​​পেতে ভুলে যেতে পারেন এবং গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি মিস করতে পারেন। এটি যাতে না ঘটে তার জন্য, আপনার প্রয়োজনের জন্য সর্বোত্তম কাজ করে এমন একটি সময়ের ব্যবধানের সাথে স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/প্রাপ্তির সময় নির্ধারণ করা বুদ্ধিমানের কাজ হবে৷

নোট৷ আপনি যদি উপরের পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করেন তবে আপনার আউটলুক এখনও স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেল প্রেরণ এবং গ্রহণ করে, সম্ভবত আপনার সার্ভারের উপর আপনার নিয়ন্ত্রণ নেই। হায়রে, এটা নিয়ে আপনাকে বাঁচতে হবে।

ইমেল পাঠানো এবং গ্রহণ করার সময়সূচী করুন

আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/গ্রহণের সময়সূচী করতে, আপনাকে এটি করতে হবে:

1. ক্লিক করুন ফাইল > বিকল্পগুলি > উন্নত ।
2. পাঠান এবং গ্রহণ করুন বিভাগে, ক্লিক করুন পাঠান/পান… বোতাম।
3. যে ডায়ালগ উইন্ডোটি প্রদর্শিত হয়, সেখানে প্রতিটি … মিনিটে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/প্রাপ্তির সময় নির্ধারণ করুন বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং মিনিটের সংখ্যা লিখুন বাক্সে।
4. বন্ধ করুন ক্লিক করুন।
5. ঠিক আছে ক্লিক করুন।

আপনি যদি প্রথম গ্রুপের অন্য দুটি বিকল্প সম্পর্কে জানতে আগ্রহী হন, তাহলে তারা যা করে:

• সেন্ড/রিসিভ (F9) এ এই গ্রুপটি অন্তর্ভুক্ত করুন - এই বিকল্পটি রাখুন আপনি যদি আপনার বার্তা পাঠাতে F9 কী ব্যবহার চালিয়ে যেতে চান তাহলে নির্বাচন করুন৷
• প্রস্থান করার সময় একটি স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/প্রাপ্তি তৈরি করুন - আপনি চান বা না চান তার উপর নির্ভর করে এই বিকল্পটি চেক করুন বা সাফ করুন আউটলুক বন্ধ হয়ে গেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বার্তা পাঠাতে এবং গ্রহণ করে।

অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/প্রাপ্তির সময় নির্ধারণ করা বিলম্বিত করার নিয়ম থেকে ভিন্নভাবে কাজ করে:

• একটি নিয়ম শুধুমাত্র বিতরণে বিলম্ব করে বহির্গামী মেইলের; উপরের সেটিং ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ইমেল উভয়কেই নিয়ন্ত্রণ করে।
• একটি নিয়ম আউটবক্সে প্রতিটি বহির্গামী বার্তাকে ঠিক ততক্ষণ পর্যন্ত রাখে যতক্ষণ আপনি নির্দিষ্ট করেছেন। স্বয়ংক্রিয় প্রেরণ/প্রাপ্তি প্রতি N মিনিটে সঞ্চালিত হয়, আউটবক্স ফোল্ডারে যখনই একটি নির্দিষ্ট বার্তা আসে তা নির্বিশেষে৷
• যদি আপনি বিলম্ব বাতিল করার সিদ্ধান্ত নেন এবং অবিলম্বে মেইল ​​পাঠান, F9 টিপে বা সমস্ত ফোল্ডার পাঠান/পান বোতামটি ক্লিক করলে স্বয়ংক্রিয় প্রেরণকে ক্ষমতায় আনবে; একটি নিয়ম দ্বারা বিলম্বিত একটি ইমেল আউটবক্সে থাকবে, যদি না আপনি এটি পুনরায় নির্ধারণ করেনম্যানুয়ালি।

এছাড়াও, আপনি অফিসের বাইরে একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে পারেন যারা আপনাকে একটি ইমেল পাঠিয়েছেন যে আপনি অফিসে নেই এবং পরে যোগাযোগ করবেন।

আউটলুকে ইমেল পাঠাতে দেরি করতে হয়। আমি পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং আশা করি আগামী সপ্তাহে আমাদের ব্লগে আপনাকে দেখতে পাব!