Det finns tre sätt att fördröja sändningen i Outlook: fördröja leveransen av ett visst meddelande, skapa en regel för att skjuta upp alla e-postmeddelanden eller schemalägga automatisk sändning.

Det händer ofta att du skickar ett meddelande och en stund senare önskar du att du inte hade gjort det? Du kanske klickade på Svara alla i stället för Svara, eller råkade skicka känslig information till fel person, eller insåg bara att ditt arga svar var en dålig idé och att du behöver lugna ner dig och tänka på bättre argument.

Den goda nyheten är att Microsoft Outlook erbjuder ett sätt att återkalla ett meddelande som redan har skickats. Detta fungerar dock endast för Office 365 och Microsoft Exchange-konton och har många andra begränsningar. Ett mer tillförlitligt sätt är att förhindra sådana här situationer genom att fördröja e-postsändningen under ett visst intervall. På så sätt får du lite tid för eftertanke och en möjlighet att ta enmeddelande från mappen Utlåningsbrevlåda innan det faktiskt skickas ut.

Hur du schemalägger ett e-postmeddelande i Outlook

Om du vill att ett visst meddelande ska skickas ut vid en viss tidpunkt är den enklaste lösningen att fördröja leveransen. Här är stegen för att schemalägga ett e-postmeddelande i Outlook:

1. När du skriver ett meddelande gör du något av följande:
   • På den Meddelande på fliken Taggar gruppen, klicka på dialogstartaren ikon.
   • På den Alternativ på fliken Fler alternativ grupp, klickar du på Fördröjning av leveransen knapp.

     

2. I Egenskaper dialogrutan, under Leveransalternativ sätta ett kryss i Leverera inte före och ställ in önskat datum och tid.
3. Klicka på Stäng knapp.

   

4. När du har skrivit färdigt ditt e-postmeddelande klickar du på Skicka i meddelandefönstret.

Ett schemalagt meddelande väntar i mappen Utlåningslåda tills den angivna leveranstiden. När meddelandet ligger i Utlåningslåda kan du redigera eller ta bort det.

Hur du omplanerar ett e-postmeddelande

Om du ändrar dig senare kan du ändra eller . avbryta en försenad leverans på detta sätt:

1. Öppna meddelandet från Utlåning mapp.
2. På den Alternativ på fliken Fler alternativ grupp, klickar du på Fördröjning av leveransen knapp.
3. I Egenskaper gör något av följande:
   • Om du vill skicka meddelandet omedelbart, avmarkerar du " Leverera inte före ".
   • Om du vill schemalägga e-postmeddelandet på nytt väljer du ett annat leveransdatum eller en annan tid.
4. Klicka på Stäng knapp.
5. I meddelandefönstret klickar du på Skicka .

Beroende på vad du väljer i steg 3 skickas meddelandet antingen direkt eller stannar i utkorgen tills den nya leveranstiden har fastställts.

Tips och anteckningar:

• Det här alternativet är endast tillgängligt i desktop Outlook klienten, inte i Outlook på webben.
• E-postmeddelanden kan endast skickas och tas emot när Outlook är körning Om Outlook är stängt vid den leveranstid som du har valt kommer meddelandet att skickas nästa gång du öppnar Outlook. Om mottagarens Outlook är stängt vid samma tidpunkt kommer de att få meddelandet vid nästa start.

Hur du fördröjer sändningen av alla e-postmeddelanden i Outlook

Alla utgående meddelanden i Outlook skickas via mappen Utlåningsbrevlåda. Om du inte har inaktiverat standardinställningen skickas ett meddelande omedelbart när det hamnar i Utlåningsbrevlåda. Om du vill ändra detta kan du skapa en regel för att fördröja e-postsändningen. Så här gör du:

1. På den Fil klickar du på Hantera regler och varningar . eller, på den Hem på fliken Flytta grupp, klicka på Regler > Hantera regler och varningar :

   

   Se även: Hur man gör Vlookup med hänsyn till storleken på bokstäverna i Excel - exempel på formler
2. I Regler och varningar dialogfönstret, klicka på Ny regel .

   

3. Under Börja från en tom regel , klicka på Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar och klicka sedan på Nästa .

   

4. Om du vill fördröja e-postmeddelanden som uppfyller vissa villkor markerar du motsvarande kryssrutor. Om du till exempel vill fördröja meddelanden som skickas via ett visst konto, markerar du kryssrutan " genom det angivna kontot " och klicka sedan på Nästa .

   Till fördröja sändningen av alla e-postmeddelanden , kryssa inte för några alternativ, utan klicka bara på Nästa . Outlook ber dig bekräfta att du vill att regeln ska tillämpas på alla meddelanden som du skickar och du klickar på Ja .

   

5. I den övre rutan, under Steg 1: Välj åtgärder , kontrollera skjuta upp leveransen med ett antal minuter box.

   

6. I den nedre rutan, under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen , klicka på ett antal länken. Detta öppnar en liten Uppskjuten leverans där du skriver det antal minuter som du vill fördröja leveransen (högst 120) och sedan klickar på OK .

   

7. Länken visar nu det tidsintervall som Outlook kommer att fördröja sändningen av e-postmeddelanden. Nu kan du redan klicka på Slutförande för att spara tid. Eller så kan du klicka på Nästa för att konfigurera några undantag och/eller ge regeln ett lämpligt namn. För att gå igenom hela processen klickar vi på Nästa .

   

8. Beroende på om du vill ha några undantag eller inte markerar du en eller flera kryssrutor eller klickar på Nästa utan att välja något.
9. I det sista steget ger du regeln ett meningsfullt namn, till exempel " Fördröjning av sändning av e-post ", se till att Aktivera denna regel är markerat och klicka på Slutförande .

   

10. Klicka på OK två gånger - i bekräftelsemeddelandet och i Regler och varningar dialogrutan.

När du har klickat på Skicka kommer meddelandet att skickas till mappen Utkorgen och stanna där under det tidsintervall som du har angett.

Tips och anteckningar:

• Du får gärna redigera ett meddelande medan det ligger i utkorgen, men det återställer inte timern.
• Om du vill upphäva fördröjningen och skicka meddelandet omedelbart, utför de steg som beskrivs i Så här schemalägger du om ett e-postmeddelande och ställer in leveranstiden till den aktuell tid . Rensning av " Leverera inte före rutan "Fördröj leverans" fungerar inte i det här fallet eftersom Outlooks regel för fördröjd leverans automatiskt väljer den igen. Som ett resultat kommer timern att nollställas och ditt meddelande kommer att skickas ut med en ännu större fördröjning.
• Om några av dina meddelanden aldrig har nått mottagaren kanske de har fastnat i utkorgen. Här är fyra snabba sätt att radera ett e-postmeddelande som fastnat i Outlook.

Inaktivera eller schemalägg automatisk sändning/mottagning i Outlook

Outlook är konfigurerat för att skicka e-postmeddelanden omedelbart, vilket många av oss inte vill ha. Som tur är kan du enkelt stänga av den inställningen och själv bestämma när ditt e-postmeddelande ska skickas ut.

Inaktivera automatisk e-postsändning/-mottagning

Så här gör du för att förhindra att Outlook skickar och tar emot e-post automatiskt:

1. Klicka på Fil > Alternativ och klicka sedan på Avancerad i den vänstra rutan.
2. Bläddra ner till Skicka och ta emot avsnittet och rensa Skicka omedelbart när du är ansluten kryssrutan.

   

3. I Skicka och ta emot klickar du på Skicka/ta emot... knapp.
4. Rensa dessa rutor i dialogrutan som visas:
   • Schemalägga en automatisk sändning/mottagning varje ... minut
   • Utför en automatisk sändning/mottagning när du lämnar

   

5. Klicka på Stäng .
6. Klicka på OK för att stänga Outlook-alternativ dialogrutan.

När dessa tre alternativ är inaktiverade har du full kontroll över hur du skickar och tar emot din e-post. För att göra detta trycker du antingen på F9 eller klickar på Skicka/ta emot alla mappar på knappen på Skicka/ta emot på fliken Outlook-bandet.

Om du ibland är frånvarande eller ofta distraherad av telefonsamtal eller dina kollegor kan du glömma att ta emot post i tid och missa viktiga meddelanden. För att förhindra detta är det klokt att schemalägga automatisk sändning/mottagning med ett tidsintervall som passar dig bäst.

Observera: Om du har utfört ovanstående steg men Outlook fortfarande skickar och tar emot e-post automatiskt, har du troligen ingen kontroll över din server. Du får tyvärr leva med det.

Schemalägga sändning och mottagning av e-post

Så här gör du för att schemalägga automatisk sändning/mottagning i Outlook:

1. Klicka på Fil > Alternativ > Avancerad .
2. I Skicka och ta emot klickar du på Skicka/ta emot... knapp.
3. I dialogfönstret som visas väljer du Schemalägga en automatisk sändning/mottagning varje ... minut och ange antalet minuter i rutan.
4. Klicka på Stäng .
5. Klicka på OK .

Om du är nyfiken på de andra två alternativen i den första gruppen, så är det här vad de gör:

• Inkludera denna grupp i sändning/mottagning (F9) - Låt det här alternativet vara markerat om du vill fortsätta att använda F9-tangenten för att skicka meddelanden.
• Utför en automatisk sändning/mottagning när du lämnar - Markera eller avmarkera det här alternativet beroende på om du vill att Outlook automatiskt ska skicka och ta emot meddelanden när du stänger eller inte.

Observera att schemaläggning av en automatisk sändning/mottagning fungerar annorlunda än regeln för uppskjuten leverans:

• En regel fördröjer endast leveransen av utgående e-post, medan ovanstående inställning kontrollerar både inkommande och utgående e-post.
• En regel behåller varje utgående meddelande i utkorgen exakt så länge som du har angett. Automatisk sändning/mottagning utförs varje N minuter, oavsett när ett visst meddelande hamnar i mappen Utlåningsbrevlåda.
• Om du bestämmer dig för att avbryta fördröjningen och skicka e-post omedelbart, trycker du på F9 eller klickar på Skicka/ta emot alla mappar En e-post som fördröjs av en regel kommer att ligga kvar i utkorgen om du inte schemalägger den manuellt.

Du kan också ställa in ett automatiskt svar för att informera personer som skickat ett e-postmeddelande till dig om att du inte är på kontoret och att du kommer att kontakta dem senare.

Det är så här man fördröjer sändning av e-post i Outlook. Jag tackar dig för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!