Nếu bạn được yêu cầu đặt tên cho ba thành phần chính của Microsoft Excel, chúng sẽ là gì? Rất có thể là bảng tính để nhập dữ liệu, công thức để thực hiện phép tính và biểu đồ để tạo biểu diễn đồ họa cho các loại dữ liệu khác nhau.

Tôi tin rằng mọi người dùng Excel đều biết biểu đồ là gì và cách tạo biểu đồ. Tuy nhiên, một loại biểu đồ vẫn chưa rõ ràng đối với nhiều người - Biểu đồ Gantt . Hướng dẫn ngắn này sẽ giải thích các tính năng chính của sơ đồ Gantt, chỉ ra cách tạo biểu đồ Gantt đơn giản trong Excel, nơi tải xuống các mẫu biểu đồ Gantt nâng cao và cách sử dụng trình tạo Biểu đồ Gantt Quản lý dự án trực tuyến.

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt mang tên Henry Gantt, kỹ sư cơ khí và nhà tư vấn quản lý người Mỹ, người đã phát minh ra biểu đồ này ngay từ những năm 1910. Sơ đồ Gantt trong Excel biểu thị các dự án hoặc nhiệm vụ ở dạng biểu đồ thanh ngang xếp tầng. Biểu đồ Gantt minh họa cấu trúc phân tích của dự án bằng cách hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc cũng như các mối quan hệ khác nhau giữa các hoạt động của dự án và theo cách này giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ theo thời gian đã lên lịch hoặc các mốc quan trọng được xác định trước.

Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel

Rất tiếc, Microsoft Excel không có tùy chọn mẫu biểu đồ Gantt tích hợp sẵn. Tuy nhiên, bạn có thể nhanh chóng tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng biểu đồ thanhvà Bắt đầu thực tế , Thời lượng kế hoạch và Thời lượng thực tế cũng như Phần trăm hoàn thành .

Trong Excel 2013 - 2021 , chỉ cần đi tới Tệp > Mới và nhập "Gantt" vào hộp Tìm kiếm. Nếu bạn không thể tìm thấy nó ở đó, bạn có thể tải xuống từ trang web của Microsoft - mẫu Gantt Project Planner . Mẫu này hoàn toàn không yêu cầu đường cong học tập, chỉ cần nhấp vào mẫu và mẫu đã sẵn sàng để sử dụng.

Mẫu biểu đồ Gantt trực tuyến

Đây là Trình tạo Biểu đồ Gantt Trực tuyến Tương tác từ smartsheet.com. Cũng như mẫu biểu đồ Gantt trước đây, mẫu này nhanh và dễ sử dụng. Họ cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày, vì vậy bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản Google của mình tại đây và bắt đầu tạo sơ đồ Gantt Excel đầu tiên của mình trực tuyến ngay lập tức.

Quá trình này rất đơn giản, bạn nhập chi tiết dự án của mình vào ô bên tay trái và khi bạn nhập Biểu đồ Gantt sẽ được tạo ở phần bên phải của màn hình.

Mẫu biểu đồ Gantt cho Excel, Google Trang tính và OpenOffice Calc

Mẫu biểu đồ Gantt từ vertex42.com là một mẫu biểu đồ Gantt miễn phí hoạt động với Excel cũng như OpenOffice Calc và Google Trang tính. Bạn làm việc với mẫu này giống như cách bạn làm với bất kỳ bảng tính Excel thông thường nào. Chỉ cần nhập ngày bắt đầu và thời lượng cho mỗi nhiệm vụ và xác định % trong cột Hoàn thành . Để thay đổi phạm vi ngàyđược hiển thị trong khu vực biểu đồ Gantt, hãy trượt thanh cuộn.

Và cuối cùng, một mẫu biểu đồ Gant Excel khác để bạn xem xét.

Biểu đồ Gantt của Trình quản lý dự án mẫu

Biểu đồ Gantt của Trình quản lý Dự án từ professionalexcel.com cũng là một mẫu biểu đồ Gantt quản lý dự án miễn phí dành cho Excel có thể giúp theo dõi các nhiệm vụ của bạn theo thời gian được phân bổ. Bạn có thể chọn chế độ xem tiêu chuẩn hàng tuần hoặc hàng ngày cho các dự án ngắn hạn.

Hy vọng rằng ít nhất một trong các mẫu nêu trên phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu không, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt của riêng mình như được trình bày trong phần đầu tiên của hướng dẫn này, sau đó lưu nó dưới dạng mẫu Excel.

Bây giờ bạn đã quen thuộc với các tính năng chính của sơ đồ Gantt, bạn có thể khám phá thêm và tạo các biểu đồ Gantt phức tạp của riêng bạn trong Excel để làm ngạc nhiên sếp và đồng nghiệp của bạn : )

Sách bài tập thực hành để tải xuống

Ví dụ về biểu đồ Gantt (tệp .xlsx)

Hãy tuân thủ chặt chẽ các bước bên dưới và bạn sẽ tạo một biểu đồ Gantt đơn giản trong vòng chưa đầy 3 phút. Chúng tôi sẽ sử dụng Excel 2010 cho ví dụ về biểu đồ Gantt này, nhưng bạn có thể mô phỏng sơ đồ Gantt trong bất kỳ phiên bản nào của Excel 2013 đến Excel 365 theo cách tương tự.

1. Tạo bảng dự án

Bạn bắt đầu bằng cách nhập dữ liệu của dự án vào bảng tính Excel. Liệt kê mỗi nhiệm vụ là một hàng riêng biệt và cấu trúc kế hoạch dự án của bạn bằng cách bao gồm Ngày bắt đầu , Ngày kết thúc và Thời lượng , tức là số ngày cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ nhiệm vụ.

Mẹo. Chỉ các cột Ngày bắt đầu và Thời lượng là cần thiết để tạo biểu đồ Gantt trong Excel. Nếu bạn có Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc , bạn có thể sử dụng một trong các công thức đơn giản sau để tính toán Thời lượng , tùy theo công thức nào hợp lý hơn đối với bạn:

Thời lượng = Ngày kết thúc - Ngày bắt đầu

Thời lượng = Ngày kết thúc - Ngày bắt đầu + 1

2. Tạo biểu đồ Thanh Excel tiêu chuẩn dựa trên Ngày bắt đầu

Bạn bắt đầu tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng cách thiết lập biểu đồ Thanh xếp chồng thông thường.

• Chọn một phạm vi Ngày bắt đầu của bạn với tiêu đề cột, trong trường hợp của chúng tôi là B1:B11. Đảm bảo chỉ chọn các ô có dữ liệu chứ không chọn toàn bộ cột.
• Chuyển sang nhóm Chèn > Biểu đồ và nhấp vào Thanh .
• Theo Thanh 2-D , hãy nhấp vào Thanh xếp chồng .

Kết quả là bạn sẽ có phần Xếp chồng sau thanh được thêm vào trang tính của bạn:

Lưu ý. Một số hướng dẫn khác về Biểu đồ Gantt mà bạn có thể tìm thấy trên web khuyên bạn nên tạo một biểu đồ thanh trống trước rồi điền dữ liệu vào đó như được giải thích trong bước tiếp theo. Nhưng tôi nghĩ cách tiếp cận trên tốt hơn vì Microsoft Excel sẽ tự động thêm một chuỗi dữ liệu vào biểu đồ và theo cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian.

3. Thêm dữ liệu Khoảng thời gian vào biểu đồ

Bây giờ, bạn cần thêm một chuỗi nữa vào biểu đồ Gantt trong Excel của mình.

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong khu vực biểu đồ và chọn Chọn Dữ liệu từ menu ngữ cảnh.

   Cửa sổ Chọn Nguồn dữ liệu sẽ mở ra. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, Ngày bắt đầu đã được thêm vào trong Mục nhập chú thích (Chuỗi) . Và bạn cũng cần thêm Thời lượng vào đó.

2. Nhấp vào nút Thêm để chọn thêm dữ liệu ( Thời lượng ) mà bạn muốn để vẽ biểu đồ trong biểu đồ Gantt.

   

3. Cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi mở ra và bạn thực hiện các thao tác sau:
   • Trong Trường tên sê-ri , hãy nhập " Thời lượng " hoặc bất kỳ tên nào khác mà bạn chọn. Ngoài ra, bạn có thể đặt con trỏ chuột vào trường này và nhấp vào tiêu đề cột trong bảng tính của mình, tiêu đề được nhấp vào sẽ được thêm dưới dạng Tên sê-ri choBiểu đồ Gantt.
   • Nhấp vào biểu tượng lựa chọn phạm vi bên cạnh trường Giá trị chuỗi .

   

4. Một cửa sổ nhỏ Chỉnh sửa Sê-ri sẽ mở ra. Chọn dữ liệu Thời lượng dự án của bạn bằng cách nhấp vào ô Thời lượng đầu tiên (D2 trong trường hợp của chúng tôi) và kéo chuột xuống thời lượng cuối cùng (D11). Hãy đảm bảo rằng bạn không đưa nhầm tiêu đề hoặc bất kỳ ô trống nào.

   

5. Nhấp vào biểu tượng Hộp thoại Thu gọn để thoát khỏi cửa sổ nhỏ này. Thao tác này sẽ đưa bạn quay lại cửa sổ Chỉnh sửa sê-ri trước đó với Tên sê-ri và Giá trị sê-ri được điền vào, tại đây bạn nhấp vào OK .

   

6. Bây giờ bạn quay lại cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu với cả Ngày bắt đầu và Thời lượng được thêm vào bên dưới Mục nhập chú giải (Chuỗi). Chỉ cần nhấp vào OK để dữ liệu Thời lượng được thêm vào biểu đồ Excel của bạn.

   Biểu đồ thanh kết quả sẽ trông giống như sau:

   

4. Thêm mô tả nhiệm vụ vào biểu đồ Gantt

Bây giờ, bạn cần thay thế ngày ở phía bên trái của biểu đồ bằng danh sách nhiệm vụ.

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong sơ đồ biểu đồ (khu vực có các thanh màu xanh lam và màu cam) và nhấp vào Chọn dữ liệu để hiển thị lại cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu .
2. Đảm bảo rằng Ngày bắt đầu được chọn ở ngăn bên trái và nhấp vào nút Chỉnh sửa ở ngăn bên phải, bên dưới Nhãn trục (Danh mục) ngang .

   

3. Cửa sổ Nhãn trục nhỏ mở ra và bạn chọn tác vụ của mình theo cách tương tự như bạn đã chọn Khoảng thời gian ở bước trước - nhấp vào biểu tượng lựa chọn phạm vi , sau đó nhấp vào nhiệm vụ đầu tiên trong bảng của bạn và kéo chuột xuống nhiệm vụ cuối cùng. Hãy nhớ rằng không nên bao gồm tiêu đề cột. Khi hoàn tất, hãy thoát khỏi cửa sổ bằng cách nhấp lại vào biểu tượng lựa chọn phạm vi.

   

4. Nhấp OK hai lần để đóng các cửa sổ đang mở.
5. Xóa khối nhãn biểu đồ bằng cách nhấp chuột phải vào khối đó và chọn Xóa khỏi trình đơn ngữ cảnh.

   Tại thời điểm này, biểu đồ Gantt của bạn sẽ có mô tả nhiệm vụ ở phía bên trái và trông giống như thế này :

   

5. Chuyển đổi biểu đồ thanh thành biểu đồ Gantt của Excel

Những gì bạn có bây giờ vẫn là biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau. Bạn phải thêm định dạng phù hợp để làm cho nó trông giống biểu đồ Gantt hơn. Mục tiêu của chúng tôi là loại bỏ các thanh màu xanh lam để chỉ các phần màu cam đại diện cho các nhiệm vụ của dự án sẽ hiển thị. Về mặt kỹ thuật, chúng tôi sẽ không thực sự xóa các thanh màu xanh lam mà làm cho chúng trong suốt và do đó vô hình.

1. Nhấp vào thanh màu xanh lam bất kỳ trong biểu đồ Gantt của bạn để chọn chúng tất cả, nhấp chuột phải và chọn Định dạng chuỗi dữ liệu từ menu ngữ cảnh.

   

2. Cửa sổ Định dạng chuỗi dữ liệu sẽ hiển thị còn bạnlàm như sau:
   • Chuyển sang tab Điền và chọn Không tô .
   • Chuyển đến tab Màu viền và chọn Không có dòng nào .

   

   Lưu ý. Bạn không cần phải đóng hộp thoại vì bạn sẽ sử dụng lại nó trong bước tiếp theo.

3. Như bạn có thể nhận thấy, các tác vụ trên biểu đồ Gantt Excel của bạn được liệt kê theo thứ tự đảo ngược . Và bây giờ chúng ta sẽ khắc phục điều này. Hãy nhấp vào danh sách các nhiệm vụ ở phần bên trái biểu đồ Gantt của bạn để chọn chúng. Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Trục cho bạn. Chọn tùy chọn Danh mục theo thứ tự đảo ngược trong Tùy chọn trục rồi nhấp vào nút Đóng để lưu tất cả các thay đổi.

   

   Kết quả của những thay đổi bạn vừa thực hiện là:

   • Các nhiệm vụ của bạn được sắp xếp theo thứ tự thích hợp trên biểu đồ Gantt.
   • Các dấu ngày được di chuyển từ dưới lên trên trên cùng của biểu đồ.

   Biểu đồ Excel của bạn bắt đầu trông giống như biểu đồ Gantt bình thường phải không? Ví dụ: sơ đồ Gantt của tôi bây giờ trông như thế này:

   

6. Cải thiện thiết kế biểu đồ Gantt trong Excel của bạn

Mặc dù biểu đồ Gantt trong Excel của bạn đang bắt đầu hình thành, nhưng bạn có thể thêm một số chi tiết hoàn thiện để làm cho biểu đồ thực sự phong cách.

1. Xóa khoảng trống ở phía bên trái của biểu đồ Gantt. Như bạn còn nhớ, ban đầu các thanh màu xanh ngày bắt đầu nằm ở đầu Excel của bạnSơ đồ Gantt. Giờ đây, bạn có thể xóa khoảng trắng trống đó để đưa các tác vụ của mình đến gần trục dọc bên trái hơn một chút.
   • Nhấp chuột phải vào Ngày bắt đầu đầu tiên trong bảng dữ liệu của bạn, chọn Định dạng ô > Chung . Viết số mà bạn nhìn thấy - đây là biểu thị số của ngày, trong trường hợp của tôi là 41730. Như bạn có thể biết, Excel lưu trữ ngày dưới dạng số dựa trên số ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900. Nhấp vào Hủy vì bạn thực sự không muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào ở đây.

     

   • Nhấp vào bất kỳ ngày nào phía trên các thanh tác vụ trong biểu đồ Gantt của bạn. Một cú nhấp chuột sẽ chọn tất cả các ngày, bạn nhấp chuột phải vào chúng và chọn Định dạng trục từ menu ngữ cảnh.

     

   • Trong Tùy chọn trục , thay đổi Tối thiểu thành Cố định và nhập số bạn đã ghi ở bước trước đó.
2. Điều chỉnh số ngày trên biểu đồ Gantt của bạn. Trong cùng cửa sổ Trục định dạng mà bạn đã sử dụng ở bước trước, hãy thay đổi Đơn vị chính và Đơn vị phụ đến Đã sửa , sau đó thêm các số bạn muốn cho khoảng thời gian ngày. Thông thường, khung thời gian dự án của bạn càng ngắn thì số lượng bạn sử dụng càng nhỏ. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị mọi ngày khác, hãy nhập 2 vào Đơn vị chính . Bạn có thể thấy cài đặt của tôi trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

   Lưu ý. Trong Excel 365, Excel 2021 - 2013, không có Tự động vàCác nút radio Đã sửa lỗi , vì vậy bạn chỉ cần nhập số vào hộp.

   

   Mẹo. Bạn có thể chơi với các cài đặt khác nhau cho đến khi nhận được kết quả phù hợp nhất với mình. Đừng sợ làm sai điều gì đó vì bạn luôn có thể hoàn nguyên về cài đặt mặc định bằng cách chuyển về Tự động trong Excel 2010 và 2007 hoặc nhấp vào Đặt lại trong Excel 2013 trở lên.

3. Xóa khoảng trắng thừa giữa các thanh. Việc thu gọn các thanh tác vụ sẽ làm cho biểu đồ Gantt của bạn trông đẹp hơn.
   • Nhấp vào bất kỳ thanh màu cam nào để chọn tất cả các thanh đó, nhấp chuột phải và chọn Định dạng chuỗi dữ liệu .
   • Trong hộp thoại Định dạng chuỗi dữ liệu, hãy đặt Tách biệt thành 100% và Chiều rộng khoảng cách thành 0% (hoặc gần bằng 0%).

   

   Và đây là kết quả nỗ lực của chúng tôi - một biểu đồ Gantt trong Excel đơn giản nhưng đẹp mắt:

   

   Hãy nhớ rằng, mặc dù biểu đồ Excel của bạn mô phỏng sơ đồ Gantt rất chặt chẽ, nó vẫn giữ các tính năng chính của biểu đồ Excel tiêu chuẩn:

   • Biểu đồ Gantt Excel của bạn sẽ thay đổi kích thước khi bạn thêm hoặc xóa nhiệm vụ.
   • Bạn có thể thay đổi Ngày bắt đầu hoặc Thời lượng, biểu đồ sẽ phản ánh các thay đổi và tự động điều chỉnh.
   • Bạn có thể lưu biểu đồ Gantt Excel của mình dưới dạng hình ảnh hoặc chuyển đổi sang HTML và xuất bản trực tuyến.

   Mẹo:

   • Bạn có thể thiết kế biểu đồ Gant Excel của mình theo nhiều cách khác nhau bằng cách thay đổi màu tô, màu đường viền, bóng đổ vàthậm chí áp dụng định dạng 3-D. Tất cả các tùy chọn này đều có sẵn trong cửa sổ Định dạng chuỗi dữ liệu (nhấp chuột phải vào các thanh trong khu vực biểu đồ và chọn Định dạng chuỗi dữ liệu từ menu ngữ cảnh).

     

   • Khi bạn đã tạo một thiết kế tuyệt vời, bạn nên lưu biểu đồ Gantt Excel của mình làm mẫu để sử dụng trong tương lai. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu đồ, chuyển sang tab Thiết kế trên ruy-băng và nhấp vào Lưu dưới dạng Mẫu .

Excel Các mẫu biểu đồ Gantt

Như bạn thấy, việc tạo một biểu đồ Gantt đơn giản trong Excel không phải là vấn đề lớn. Nhưng nếu bạn muốn có một sơ đồ Gantt phức tạp hơn với phần trăm tô bóng hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ và một dòng Cột mốc hoặc Điểm kiểm tra dọc thì sao? Tất nhiên, nếu bạn là một trong những người quý hiếm và bí ẩn mà chúng tôi gọi là "chuyên gia Excel", thì bạn có thể thử tự mình tạo một biểu đồ như vậy với sự trợ giúp của bài viết này: Biểu đồ Gantt nâng cao trong Microsoft Excel.

Tuy nhiên, cách nhanh hơn và ít căng thẳng hơn là sử dụng mẫu biểu đồ Gantt trong Excel. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy tổng quan nhanh về một số mẫu biểu đồ Gantt quản lý dự án cho các phiên bản khác nhau của Microsoft Excel.

Mẫu biểu đồ Gantt cho Microsoft Excel

Mẫu biểu đồ Gantt Excel này, được gọi là Gantt Công cụ lập kế hoạch dự án , nhằm mục đích theo dõi dự án của bạn bằng các hoạt động khác nhau, chẳng hạn như Bắt đầu lập kế hoạch