سه راه برای به تاخیر انداختن ارسال در Outlook: تأخیر در تحویل یک پیام خاص، ایجاد قانونی برای به تعویق انداختن همه ایمیل‌ها، یا برنامه‌ریزی ارسال خودکار.

آیا اغلب برای شما اتفاق می‌افتد که شما یک پیام می فرستید و لحظه ای بعد آرزو می کنید ای کاش نمی کردید؟ شاید به جای Reply روی Reply All کلیک کرده باشید، یا به طور تصادفی اطلاعات حساس را برای شخص اشتباهی ارسال کرده اید، یا تازه متوجه شده اید که پاسخ عصبانی شما ایده بدی است و باید آرامش داشته باشید و به استدلال های بهتری فکر کنید.

خوب است. اخبار این است که Microsoft Outlook راهی برای یادآوری پیامی که قبلا ارسال شده است ارائه می دهد. با این حال، این فقط برای حساب‌های Office 365 و Microsoft Exchange کار می‌کند و محدودیت‌های زیادی دارد. یک راه مطمئن تر، جلوگیری از این نوع موقعیت ها با به تاخیر انداختن ارسال ایمیل برای یک بازه زمانی مشخص است. این به شما کمی زمان برای فکر کردن و فرصتی برای گرفتن یک پیام از پوشه صندوق خروجی قبل از اینکه واقعاً منتشر شود، می دهد.

نحوه برنامه ریزی ایمیل در Outlook

اگر می خواهید پیام خاصی در یک زمان خاص منتشر شود، ساده ترین راه حل این است که تحویل آن را به تاخیر بیندازید. در اینجا مراحل برنامه ریزی ایمیل در Outlook آمده است:

1. هنگام نوشتن پیام، یکی از موارد زیر را انجام دهید:
   • در برگه پیام ، در گروه برچسب‌ها ، روی نماد راه‌انداز گفتگو کلیک کنید.
   • در برگه گزینه‌ها ، در گروه گزینه‌های بیشتر ، روی کلیک کنید. 12>تحویل با تاخیر را فشار دهید.

     

2. در کادر گفتگوی Properties ، در زیر گزینه‌های تحویل ، یک تیک در قبل از تحویل داده نشود کادر علامت بزنید و تاریخ و زمان مورد نظر را تنظیم کنید.
3. دکمه بستن را کلیک کنید.

   

4. وقتی نوشتن ایمیل خود را تمام کردید، روی ارسال در پنجره پیام کلیک کنید.

یک نامه برنامه ریزی شده تا زمان تحویل مشخص شده در پوشه صندوق خروجی منتظر خواهد بود. وقتی در صندوق خروجی هستید، می‌توانید پیام را ویرایش یا حذف کنید.

نحوه زمان‌بندی مجدد ارسال ایمیل

اگر بعداً نظر خود را تغییر دادید، می‌توانید تغییر یا لغو تحویل تاخیری را به این ترتیب:

1. پیام را از پوشه صندوق خروجی باز کنید.
2. در برگه گزینه‌ها ، در گروه گزینه‌های بیشتر ، روی دکمه تاخیر تحویل کلیک کنید.
3. در خواص کادر گفتگو، یکی از موارد زیر را انجام دهید:
   • برای ارسال فوری پیام، کادر " قبل از تحویل داده نشود " را پاک کنید.
   • برای برنامه ریزی مجدد ایمیل، تاریخ یا زمان تحویل دیگری را انتخاب کنید.
4. روی دکمه بستن کلیک کنید.
5. در پنجره پیام، ارسال را کلیک کنید.

بسته به انتخاب شما در مرحله 3، پیام فورا ارسال می شود یا تا زمان تحویل جدید در صندوق خروجی باقی می ماند.

نکات و نکات:

• این گزینه فقط در سرویس گیرنده Desktop Outlook موجود است، نه در Outlook دروب.
• ایمیل ها فقط زمانی ارسال و دریافت می شوند که Outlook در حال اجرا باشد . اگر Outlook در زمان تحویلی که انتخاب کرده‌اید بسته شود، دفعه بعد که Outlook را باز می‌کنید پیام ارسال می‌شود. به همین ترتیب، اگر Outlook گیرنده در آن لحظه بسته شود، پیام شما را در شروع بعدی دریافت می‌کند.

چگونه ارسال همه ایمیل‌ها را در Outlook به تأخیر بیندازیم

همه پیام‌های خروجی در Outlook از طریق پوشه Outbox هدایت می شود. اگر تنظیمات پیش‌فرض را غیرفعال کرده باشید، به محض ورود پیام به صندوق خروجی، بلافاصله ارسال می‌شود. برای تغییر این موضوع، یک قانون برای به تاخیر انداختن ارسال ایمیل تنظیم کنید. به این صورت است:

1. در برگه File ، روی Manage Rules & هشدارها . یا در برگه صفحه اصلی ، در گروه انتقال ، روی قوانین > مدیریت قوانین و amp; Alerts :

   

2. در پنجره گفتگوی Rules and Alerts ، روی New Rule کلیک کنید.

   

3. در بخش شروع از یک قانون خالی ، روی گزینه اعمال قانون در پیام هایی که می فرستم کلیک کنید و سپس بعدی را کلیک کنید.

   

4. اگر می‌خواهید ایمیل‌هایی را که شرایط خاصی دارند را به تأخیر بیندازید، کادر(های) مربوطه را انتخاب کنید. به عنوان مثال، برای به تاخیر انداختن پیام‌های ارسال شده از طریق یک حساب خاص، کادر " اگرچه حساب مشخص شده " را علامت بزنید و سپس روی بعدی کلیک کنید.

   برای به تاخیر انداختن ارسال همه ایمیل‌ها ، هیچ گزینه‌ای را علامت نزنید، فقط روی بعدی کلیک کنید. Outlook خواهد پرسیدبرای تأیید اینکه می‌خواهید این قانون برای هر پیامی که ارسال می‌کنید اعمال شود، و روی بله کلیک کنید.

   

5. در قسمت بالا در بخش مرحله 1: اقدامات را انتخاب کنید ، کادر تعویق تحویل چند دقیقه را علامت بزنید.

   

6. در قسمت پایین در بخش مرحله 2: شرح قانون را ویرایش کنید ، روی تعداد پیوند کلیک کنید. با این کار یک کادر محاوره‌ای کوچک تحویل معوق باز می‌شود، جایی که تعداد دقیقه‌هایی را که می‌خواهید تحویل را به تأخیر بیندازید (حداکثر 120 دقیقه) تایپ می‌کنید و سپس روی OK کلیک کنید.

   

7. این پیوند اکنون بازه زمانی را نشان می دهد که Outlook ارسال ایمیل ها را برای آن به تاخیر می اندازد. در این مرحله، می توانید برای صرفه جویی در زمان، روی Finish کلیک کنید. یا می‌توانید روی Next کلیک کنید تا برخی از استثناها را پیکربندی کنید و/یا نام مناسبی برای قانون بگذارید. برای راهنمایی شما در کل فرآیند، ما روی بعدی کلیک می کنیم.

   

8. بسته به اینکه آیا استثنا می خواهید یا نه، یک یا چند کادر را انتخاب کنید یا روی بعدی بدون هیچ چیزی انتخاب شده کلیک کنید.
9. در مرحله آخر، نامی معنی دار به قانون بدهید، بگویید " تاخیر ارسال ایمیل "، مطمئن شوید که Turn در این قانون گزینه انتخاب شده و روی Finish کلیک کنید.

   

10. دوبار روی OK کلیک کنید – در پیام تایید و در کادر محاوره ای قوانین و هشدارها .

پس از کلیک بر روی دکمه ارسال ، پیام به صندوق خروجی هدایت می شود.پوشه و برای بازه زمانی که مشخص کرده‌اید در آنجا بمانید.

نکات و یادداشت‌ها:

• شما آزاد هستید پیامی را زمانی که در صندوق خروجی است ویرایش کنید، این کار انجام نمی‌شود تایمر را بازنشانی کنید.
• اگر می خواهید تاخیر را لغو کنید و بلافاصله پیام را ارسال کنید، مراحل توضیح داده شده در نحوه زمان بندی مجدد ایمیل را انجام دهید و زمان تحویل را بر روی زمان فعلی تنظیم کنید. . پاک کردن کادر " Do not deliver before " در این مورد کار نمی کند زیرا قانون تاخیر تحویل Outlook به طور خودکار آن را دوباره انتخاب می کند. در نتیجه، تایمر بازنشانی می‌شود و پیام شما حتی با تأخیر بیشتری خارج می‌شود.
• اگر برخی از پیام‌های شما هرگز به گیرنده نرسیده‌اند، شاید در صندوق خروجی شما گیر کرده باشند. در اینجا 4 روش سریع برای حذف ایمیل گیر کرده در Outlook آورده شده است.

غیرفعال کردن یا زمان‌بندی ارسال/دریافت خودکار در Outlook

خارج از جعبه، Outlook برای ارسال فوری ایمیل‌ها پیکربندی شده است. چیزی که بسیاری از ما نمی خواهیم. خوشبختانه، شما به راحتی می توانید آن تنظیم را خاموش کنید و خودتان تعیین کنید که ایمیل شما چه زمانی ارسال می شود.

ارسال و دریافت ایمیل خودکار را غیرفعال کنید

برای جلوگیری از ارسال و دریافت ایمیل توسط Outlook، این کاری که باید انجام دهید:

1. روی File > Options کلیک کنید و سپس روی Advanced در پنجره سمت چپ کلیک کنید.
2. به پایین به بخش ارسال و دریافت بروید و ارسال بلافاصله پس از اتصال را پاک کنیدکادر را علامت بزنید.

   

3. در بخش ارسال و دریافت ، روی دکمه ارسال/دریافت… کلیک کنید.
4. در پنجره محاوره‌ای که ظاهر می‌شود، این کادرها را پاک کنید:
   • برای ارسال/دریافت خودکار هر … دقیقه برنامه‌ریزی کنید
   • در هنگام خروج، یک ارسال/دریافت خودکار از قبل انجام شود.

   

5. کلیک کنید بستن .
6. کلیک کنید OK برای بستن کادر محاوره ای Outlook Options .

با غیرفعال بودن این سه گزینه، کنترل کاملی بر ارسال و دریافت نامه خود دارید. برای انجام این کار، F9 را فشار دهید یا روی دکمه ارسال/دریافت همه پوشه ها در برگه ارسال/دریافت روبان Outlook کلیک کنید.

اگر ممکن است در در مواقعی که غیبت می‌کنید یا اغلب با تماس‌های تلفنی یا همکارانتان حواس‌تان پرت می‌شود، ممکن است دریافت به موقع نامه را فراموش کنید و پیام‌های مهم را از دست بدهید. برای جلوگیری از این اتفاق، عاقلانه است که ارسال/دریافت خودکار را با فاصله زمانی برنامه ریزی کنید که بهترین کار را برای نیازهای شما دارد.

توجه داشته باشید. اگر مراحل بالا را انجام داده اید اما Outlook شما همچنان نامه ها را به صورت خودکار ارسال و دریافت می کند، به احتمال زیاد کنترلی روی سرور خود ندارید. افسوس، شما باید با آن زندگی کنید.

زمان‌بندی ارسال و دریافت ایمیل

برای برنامه‌ریزی ارسال/دریافت خودکار در Outlook، این کاری است که باید انجام دهید:

1. روی File > گزینه ها > پیشرفته .
2. در بخش ارسال و دریافت ، رویدکمه ارسال/دریافت… .
3. در پنجره محاوره‌ای که ظاهر می‌شود، گزینه زمان‌بندی ارسال/دریافت خودکار هر … دقیقه را انتخاب کنید و تعداد دقیقه‌ها را وارد کنید کادر.
4. کلیک کنید بستن .
5. کلیک کنید OK .

اگر در مورد دو گزینه دیگر در گروه اول کنجکاو هستید، این کار را انجام می دهند:

• این گروه را در ارسال/دریافت (F9) بگنجانید - این گزینه را نگه دارید اگر می‌خواهید به استفاده از کلید F9 برای ارسال پیام‌های خود ادامه دهید، انتخاب شده است.
• پیش از ارسال/دریافت خودکار هنگام خروج - بسته به اینکه می‌خواهید یا نمی‌خواهید، این گزینه را علامت بزنید یا پاک کنید. Outlook برای ارسال و دریافت خودکار پیام‌ها در هنگام بسته شدن.

لطفاً توجه داشته باشید که زمان‌بندی ارسال/دریافت خودکار متفاوت از قانون تعویق تحویل است:

• یک قانون فقط تحویل را به تأخیر می‌اندازد. از نامه های خروجی؛ تنظیم بالا هر دو ایمیل ورودی و خروجی را کنترل می کند.
• یک قانون هر پیام خروجی را دقیقاً تا زمانی که شما مشخص کرده اید در صندوق خروجی نگه می دارد. ارسال/دریافت خودکار هر N دقیقه انجام می شود، صرف نظر از اینکه چه زمانی یک پیام خاص وارد پوشه صندوق خروجی می شود.
• در صورتی که تصمیم به لغو تأخیر و ارسال نامه فوری دارید، F9 یا کلیک کردن روی دکمه ارسال/دریافت همه پوشه ها بر ارسال خودکار غلبه خواهد کرد. ایمیلی که به دلیل یک قانون به تأخیر افتاده است، در صندوق خروجی باقی می‌ماند، مگر اینکه آن را دوباره زمان‌بندی کنیدبه صورت دستی.

همچنین، می‌توانید یک پاسخ خودکار خارج از دفتر راه‌اندازی کنید تا به افرادی که ایمیلی برای شما ارسال کرده‌اند اطلاع دهید که خارج از دفتر هستید و بعداً با شما تماس خواهند گرفت.

به این ترتیب می توان ارسال ایمیل را در Outlook به تاخیر انداخت. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!