Три способи відкласти відправку в Outlook: відкласти доставку конкретного повідомлення, створити правило для відкладення всіх листів або запланувати автоматичну відправку.

Чи часто з вами трапляється так, що ви відправляєте повідомлення, а через мить шкодуєте, що зробили це? Можливо, ви натиснули "Відповісти всім" замість "Відповісти", або випадково відправили конфіденційну інформацію не тій людині, або просто зрозуміли, що ваша гнівна відповідь була поганою ідеєю і вам потрібно охолонути і подумати про кращі аргументи.

Хороша новина полягає в тому, що Microsoft Outlook надає можливість відкликати повідомлення, яке вже було відправлено. Однак це працює лише для облікових записів Office 365 та Microsoft Exchange і має багато інших обмежень. Більш надійний спосіб запобігти подібним ситуаціям - відкласти відправку електронної пошти на певний проміжок часу. Це дасть вам трохи часу на роздуми та можливість встигнути схопитиповідомлення з папки "Вихідні" до того, як воно фактично вийде.

Як запланувати електронний лист в Outlook

Якщо ви хочете, щоб певне повідомлення вийшло в певний час, найпростіше рішення - відкласти його доставку. Нижче наведені кроки для планування електронної пошти в Outlook:

1. При складанні повідомлення виконайте одну з наступних дій:
   • Про це йдеться на Повідомлення у вкладці Теги групи, натисніть кнопку запуску діалогу ікону.
   • Про це йдеться на Опції у вкладці Більше опцій у групі, натисніть на кнопку Затримка доставки кнопку.

     

2. В рамках проекту Властивості діалогове вікно, в розділі Варіанти доставки поставте галочку в полі Не застосовувати до та встановіть бажану дату і час.
3. Натисніть на кнопку Закрити кнопку.

   

4. Закінчивши написання листа, натисніть Надіслати у вікні повідомлення.

Запланований лист буде чекати у папці "Вихідні" до вказаного часу доставки. Перебуваючи у папці "Вихідні", Ви можете редагувати або видаляти повідомлення.

Як змінити графік відправлення листа

Якщо ви передумали пізніше, ви можете зміна або скасувати затримка доставки таким чином:

1. Відкрийте повідомлення від Вихідні папка.
2. Про це йдеться на Опції у вкладці Більше опцій у групі, натисніть на кнопку Затримка доставки кнопку.
3. В рамках проекту Властивості виконайте одну з наступних дій:
   • Щоб відправити повідомлення негайно, зніміть прапорець " Не застосовувати до "Коробка".
   • Щоб перенести відправлення листа, оберіть іншу дату або час доставки.
4. Натисніть на кнопку Закрити кнопку.
5. У вікні повідомлення натисніть Надіслати .

Залежно від Вашого вибору на кроці 3, повідомлення буде або відправлено негайно, або залишиться у папці "Вихідні" до нового часу доставки.

Поради та примітки:

• Ця опція доступна тільки в десктопний Outlook клієнт, а не в Outlook в Інтернеті.
• Електронні листи можуть бути відправлені та отримані тільки тоді, коли Перспективи такі біг Якщо програма Outlook закрита у вибраний вами час доставки, повідомлення буде надіслано наступного разу, коли ви відкриєте Outlook. Аналогічно, якщо програма Outlook одержувача закрита в цей момент, він отримає ваше повідомлення при наступному запуску.

Як відкласти відправку всіх листів в Outlook

Всі вихідні повідомлення в Outlook проходять через папку "Вихідні". Якщо ви не відключили налаштування за замовчуванням, як тільки повідомлення потрапляє в папку "Вихідні", воно негайно відправляється. Щоб змінити це, налаштуйте правило затримки відправки електронної пошти. Ось як це зробити:

1. Про це йдеться на Файл вкладка, натисніть Керування правилами та оповіщеннями Або, наприклад, на Головна сторінка у вкладці Перемістити групу, натисніть Правила > Керування правилами та оповіщеннями :

   

   Дивіться також: Excel: Якщо комірка містить приклади формул
2. В рамках проекту Правила та попередження діалогового вікна, натисніть Нове правило .

   

3. Під Почніть з чистого аркуша натисніть на кнопку Застосувати правило до повідомлень, які я надсилаю а потім натисніть Далі .

   

4. Якщо ви хочете відстрочити електронні листи, які відповідають певним умовам Наприклад, для затримки повідомлень, що відправляються через певний обліковий запис, встановіть прапорець " за вказаним рахунком ", а потім натисніть Далі .

   До затримка відправки всіх електронних листів не встановлюйте ніяких галочок, просто натисніть Далі Outlook попросить вас підтвердити, що ви хочете, щоб правило застосовувалося до кожного повідомлення, яке ви відправляєте, і ви натискаєте Так .

   

5. У верхній панелі, під Крок 1: Оберіть дії перевірте відтермінувати доставку на кілька хвилин Ящик.

   

6. У нижній панелі, під Крок 2: Відредагуйте опис правила натисніть низка Це відкриє невеликий Відстрочка поставки діалогове вікно, в якому ви вводите кількість хвилин, на яку ви хочете затримати доставку (максимум 120), а потім натискаєте кнопку ГАРАЗД. .

   

7. Тепер посилання відображає інтервал часу, на який Outlook буде затримувати відправку листів. На цьому етапі ви вже можете натиснути Фініш щоб заощадити час. Або ви можете натиснути Далі налаштувати деякі винятки та/або дати відповідну назву правилу. Щоб провести вас через весь процес, ми натискаємо Далі .

   

8. Залежно від того, чи потрібні вам якісь винятки чи ні, встановіть один або декілька прапорців або натисніть Далі не вибравши нічого.
9. На останньому етапі дайте правилу якусь змістовну назву, скажімо " Затримка відправки електронної пошти ", переконайтеся в тому, що Увімкніть це правило виберіть опцію та натисніть Фініш .

   

10. Натисніть ГАРАЗД. двічі - в повідомленні про підтвердження та в Правила та попередження діалогове вікно.

Після натискання кнопки Надіслати повідомлення буде перенаправлено до папки "Вихідні" і залишиться там на вказаний Вами проміжок часу.

Поради та примітки:

• Ви можете редагувати повідомлення, поки воно знаходиться у папці "Вихідні", це не призведе до обнулення таймера.
• Якщо ви бажаєте скасувати затримку і відправити повідомлення негайно, виконайте дії, описані в розділі "Як змінити розклад відправлення електронного листа", і встановіть час доставки на поточний час Зачистка "Сяйва". Не застосовувати до " в цьому випадку не спрацює, оскільки правило затримки доставки Outlook автоматично знову встановить його. В результаті таймер буде обнулено, і ваше повідомлення буде відправлено з ще більшою затримкою.
• Якщо деякі з ваших повідомлень так і не дійшли до адресата, можливо, вони застрягли у папці "Вихідні". Ось 4 швидких способи видалення електронного листа, який застряг у програмі Outlook.

Вимкнути або запланувати автоматичну відправку/отримання в Outlook

З коробки Outlook налаштований на негайне надсилання електронних листів, що не є бажаним для багатьох з нас. На щастя, ви можете легко вимкнути цей параметр і самостійно визначати, коли ваш електронний лист має бути відправлений.

Відключити автоматичне відправлення/отримання електронної пошти

Щоб заборонити Outlook автоматично надсилати та отримувати електронну пошту, ось що потрібно зробити:

1. Натисніть Файл > Опції , а потім натисніть Просунутий на лівій панелі.
2. Прокрутіть вниз до розділу Відправлення та отримання та очистити розділ Відправка негайно після підключення прапорець.

   

3. В рамках проекту Відправлення та отримання у розділі, натисніть на кнопку Надіслати/отримати... кнопку.
4. У діалоговому вікні, що з'явиться, зніміть ці прапорці:
   • Заплануйте автоматичну відправку/прийом кожні ... хвилин
   • Виконання автоматичного відправлення/прийому при виході

   

5. Натисніть Закрити .
6. Натисніть ГАРАЗД. для закриття Параметри Outlook діалогове вікно.

Вимкнувши ці три опції, ви маєте повний контроль над відправленням та отриманням пошти. Для цього натисніть клавішу F9 або натисніть кнопку Надіслати/отримати всі папки на кнопці Відправлення/отримання стрічки Outlook.

Якщо ви часом буваєте розсіяні або часто відволікаєтеся на телефонні дзвінки чи своїх колег, ви можете просто забути вчасно отримати пошту і пропустити важливі повідомлення. Щоб цього не сталося, доцільно налаштувати автоматичну відправку/отримання з інтервалом часу, який найкраще відповідає вашим потребам.

Примітка: якщо ви виконали вищевказані дії, але ваш Outlook все одно відправляє і отримує пошту автоматично, швидше за все, ви не маєте контролю над своїм сервером. На жаль, з цим доведеться змиритися.

Планування відправки та отримання електронної пошти

Щоб запланувати автоматичну відправку/отримання в Outlook, ось що потрібно зробити:

1. Натисніть Файл > Опції > Просунутий .
2. В рамках проекту Відправлення та отримання у розділі, натисніть на кнопку Надіслати/отримати... кнопку.
3. У діалоговому вікні, що з'явилося, виберіть пункт Заплануйте автоматичну відправку/прийом кожні ... хвилин та введіть кількість хвилин у відповідне поле.
4. Натисніть Закрити .
5. Натисніть ГАРАЗД. .

Якщо вас цікавлять інші два варіанти в першій групі, то ось чим вони займаються:

• Включити цю групу в відправку/отримання (F9) - залиште цю опцію включеною, якщо ви хочете продовжувати використовувати клавішу F9 для надсилання повідомлень.
• Виконання автоматичного відправлення/прийому при виході - встановіть або зніміть цей прапорець залежно від того, чи хочете ви, щоб програма Outlook автоматично надсилала та отримувала повідомлення про закриття програми, чи ні.

Зверніть увагу, що планування автоматичного відправлення/отримання працює інакше, ніж правило відкладення доставки:

• Правило затримує доставку тільки вихідної пошти; вищевказане налаштування контролює як вхідну, так і вихідну пошту.
• Правило зберігає кожне вихідне повідомлення в папці "Вихідні" рівно стільки часу, скільки ви вказали. Автоматична відправка/отримання виконується кожну N хвилин, незалежно від того, коли конкретне повідомлення потрапляє до папки "Вихідні".
• У разі, якщо ви вирішили скасувати відстрочку і відправити пошту негайно, натиснувши клавішу F9 або натиснувши на кнопку Надіслати/отримати всі папки відмінити автоматичну відправку; лист, відкладений за правилом, залишиться у папці "Вихідні", якщо ви не переплануєте його вручну.

Крім того, ви можете налаштувати авто-відповідь про відсутність в офісі, щоб повідомити людей, які надіслали вам листа, що ви не в офісі і зв'яжетеся з ними пізніше.

Ось так можна відкласти відправку листа в Outlook. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!