Tři způsoby odložení odeslání v aplikaci Outlook: odložení doručení konkrétní zprávy, vytvoření pravidla pro odložení všech e-mailů nebo naplánování automatického odeslání.

Stává se vám často, že odešlete zprávu a o chvíli později litujete, že jste to neudělali? Možná jste klikli na tlačítko Odpovědět všem místo Odpovědět, nebo jste omylem poslali citlivé informace nesprávné osobě, nebo jste si jen uvědomili, že vaše rozzlobená reakce byl špatný nápad a potřebujete vychladnout a vymyslet lepší argumenty.

Dobrou zprávou je, že aplikace Microsoft Outlook nabízí způsob, jak již odeslanou zprávu odvolat. Ten však funguje pouze pro účty Office 365 a Microsoft Exchange a má mnoho dalších omezení. Spolehlivějším způsobem, jak takovým situacím předcházet, je odložit odeslání e-mailu o určitý interval. To vám poskytne trochu času na rozmyšlenou a příležitost zachytit seze složky Odeslaná pošta předtím, než se zpráva skutečně odešle.

Jak naplánovat e-mail v aplikaci Outlook

Pokud chcete, aby se určitá zpráva odeslala v určitý čas, je nejjednodušším řešením odložit její doručení. Zde jsou kroky pro naplánování e-mailu v aplikaci Outlook:

1. Při vytváření zprávy proveďte jednu z následujících akcí:
   • Na Zpráva na kartě Štítky klikněte na spouštěč dialogových oken ikona.
   • Na Možnosti na kartě Další možnosti klikněte na skupinu Zpoždění dodávky tlačítko.

     

2. V Vlastnosti dialogového okna v části Možnosti dodání , zaškrtněte políčko Nedoručujte před a nastavte požadované datum a čas.
3. Klikněte na Zavřít tlačítko.

   

4. Po dokončení psaní e-mailu klikněte na tlačítko Odeslat v okně zprávy.

Naplánovaná pošta bude čekat ve složce Odeslaná pošta až do zadaného času doručení. Během pobytu ve složce Odeslaná pošta můžete zprávu libovolně upravovat nebo mazat.

Jak přeplánovat odeslání e-mailu

Pokud jste si to později rozmysleli, můžete si změna nebo zrušit zpožděné doručení tímto způsobem:

1. Otevřete zprávu z Odeslaná pošta složka.
2. Na Možnosti na kartě Další možnosti klikněte na skupinu Zpoždění dodávky tlačítko.
3. V Vlastnosti dialogového okna proveďte jednu z následujících akcí:
   • Chcete-li zprávu odeslat okamžitě, zrušte zaškrtnutí políčka " Nedoručujte před ".
   • Chcete-li e-mail znovu naplánovat, zvolte jiné datum nebo čas doručení.
4. Klikněte na Zavřít tlačítko.
5. V okně zprávy klikněte na tlačítko Odeslat .

V závislosti na volbě v kroku 3 bude zpráva buď odeslána ihned, nebo zůstane ve složce Odeslané až do nového času doručení.

Tipy a poznámky:

• Tato možnost je k dispozici pouze v desktopový Outlook klienta, nikoli v aplikaci Outlook na webu.
• E-maily lze odesílat a přijímat pouze tehdy. Outlook je běh . Pokud je Outlook v době doručení, kterou jste zvolili, zavřený, zpráva bude odeslána při příštím otevření Outlooku. Stejně tak, pokud je Outlook příjemce v danou chvíli zavřený, obdrží vaši zprávu při příštím spuštění.

Jak odložit odesílání všech e-mailů v aplikaci Outlook

Všechny odchozí zprávy v aplikaci Outlook jsou směrovány přes složku Odeslaná pošta. Pokud jste nezakázali výchozí nastavení, jakmile se zpráva dostane do složky Odeslaná pošta, je okamžitě odeslána. Chcete-li to změnit, nastavte pravidlo pro odložení odeslání e-mailu. Zde je návod, jak na to:

1. Na Soubor klikněte na kartu Správa pravidel a upozornění Nebo na Home na kartě Přesun klikněte na tlačítko Pravidla > Správa pravidel a upozornění :

   

2. V Pravidla a upozornění dialogové okno, klikněte na Nové pravidlo .

   

3. Pod Začněte od prázdného pravidla , klikněte na Použít pravidlo na zprávy, které odesílám a pak klikněte na možnost Další .

   

   Viz_také: Převod sloupce / řádku na pole v aplikaci Excel: funkce WRAPCOLS &; WRAPROWS
4. Pokud chcete odložit e-maily, které splňují určité podmínky , zaškrtněte odpovídající políčko (políčka). Chcete-li například zpozdit zprávy odesílané prostřednictvím určitého účtu, zaškrtněte políčko " ačkoli zadaný účet " a klikněte na tlačítko Další .

   Na zpoždění odesílání všech e-mailů , neoznačujte žádné možnosti, jednoduše klikněte na Další . Outlook vás požádá o potvrzení, že chcete, aby se pravidlo vztahovalo na každou odeslanou zprávu, a vy kliknete na tlačítko . Ano .

   

5. V horním podokně v části Krok 1: Výběr akcí , zkontrolujte odložit doručení o určitý počet minut box.

   

6. V dolním podokně v části Krok 2: Úprava popisu pravidla , klikněte řadu odkaz. Otevře se malý Odložené dodání dialogové okno, do kterého zadáte počet minut, o které chcete doručení odložit (maximálně 120), a poté kliknete na tlačítko. OK .

   

7. Odkaz nyní zobrazuje časový interval, o který Outlook odloží odesílání e-mailů. V tomto okamžiku již můžete kliknout na tlačítko . Dokončení abyste ušetřili čas. Nebo můžete kliknout na Další nakonfigurovat některé výjimky a/nebo dát pravidlu vhodný název. Celým procesem vás provedeme kliknutím na tlačítko Další .

   

8. V závislosti na tom, zda si přejete nějaké výjimky, zaškrtněte jedno nebo více políček nebo klikněte na tlačítko. Další aniž by bylo cokoli vybráno.
9. V posledním kroku dejte pravidlu nějaký smysluplný název, například " Zpoždění odeslání e-mailu ", ujistěte se, že Zapnutí tohoto pravidla a klikněte na tlačítko Dokončení .

   

10. Klikněte na OK dvakrát - v potvrzovací zprávě a v Pravidla a upozornění dialogové okno.

Po kliknutí na Odeslat zpráva bude přesměrována do složky Odeslaná pošta a zůstane tam po zadaný časový interval.

Tipy a poznámky:

• Zprávu můžete upravovat, dokud je v Odeslané poště, časovač se tím neresetuje.
• Pokud si přejete odklad zrušit a zprávu odeslat okamžitě, proveďte kroky popsané v části Jak změnit plánování e-mailu a nastavte dobu doručení na hodnotu aktuální čas . Odstranění " Nedoručujte před " nebude v tomto případě fungovat, protože pravidlo Outlook pro zpožděné doručení jej opět automaticky vybere. V důsledku toho se časovač vynuluje a vaše zpráva bude odeslána s ještě větším zpožděním.
• Pokud některé z vašich zpráv nikdy nedorazily k příjemci, možná se zasekly ve složce Odeslaná pošta. Zde jsou 4 rychlé způsoby, jak odstranit e-mail zaseknutý v aplikaci Outlook.

Zakázat nebo naplánovat automatické odesílání/příjem v aplikaci Outlook

Outlook je po vybalení z krabice nastaven na okamžité odesílání e-mailů, což mnozí z nás nechtějí. Naštěstí můžete toto nastavení snadno vypnout a sami určit, kdy se má e-mail odeslat.

Zakázat automatické odesílání/příjem e-mailů

Chcete-li zabránit automatickému odesílání a přijímání e-mailů v aplikaci Outlook, musíte provést následující kroky:

1. Klikněte na Soubor > Možnosti a poté klikněte na tlačítko Pokročilé v levém podokně.
2. Přejděte dolů na Odesílání a přijímání a vymazat Odeslat okamžitě po připojení zaškrtávacího políčka.

   

   Viz_také: Příklady RegEx aplikace Excel: použití regulárních výrazů ve vzorcích
3. V Odesílání a přijímání klikněte na Odeslat/přijmout... tlačítko.
4. V zobrazeném dialogovém okně zrušte zaškrtnutí těchto políček:
   • Naplánujte automatické odeslání/příjem každých ... minut
   • Provedení automatického odeslání/příjmu při ukončení činnosti

   

5. Klikněte na Zavřít .
6. Klikněte na OK zavřít Možnosti aplikace Outlook dialogové okno.

Pokud jsou tyto tři možnosti vypnuty, máte plnou kontrolu nad odesíláním a přijímáním pošty. Chcete-li to provést, stiskněte klávesu F9 nebo klikněte na tlačítko . Odeslat/přijmout všechny složky tlačítko na Odeslat/přijmout na kartě Pás karet aplikace Outlook.

Pokud můžete být občas nepřítomní nebo vás často rozptylují telefonní hovory či kolegové, můžete jednoduše zapomenout na včasný příjem pošty a zmeškat důležité zprávy. Abyste tomu předešli, bylo by vhodné naplánovat automatické odesílání/příjem s časovým intervalem, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.

Poznámka: Pokud jste provedli výše uvedené kroky, ale Outlook stále odesílá a přijímá poštu automaticky, pravděpodobně nemáte kontrolu nad serverem. Bohužel se s tím budete muset smířit.

Plánování odesílání a přijímání e-mailů

Chcete-li naplánovat automatické odesílání/příjem v aplikaci Outlook, musíte provést následující kroky:

1. Klikněte na Soubor > Možnosti > Pokročilé .
2. V Odesílání a přijímání klikněte na Odeslat/přijmout... tlačítko.
3. V zobrazeném dialogovém okně vyberte Naplánujte automatické odeslání/příjem každých ... minut a do pole zadejte počet minut.
4. Klikněte na Zavřít .
5. Klikněte na OK .

Pokud vás zajímají další dvě možnosti v první skupině, tak zde je jejich popis:

• Zahrnout tuto skupinu do odesílání/příjmu (F9) - ponechte tuto možnost zaškrtnutou, pokud chcete k odesílání zpráv nadále používat klávesu F9.
• Provedení automatického odeslání/příjmu při ukončení činnosti - zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí této možnosti podle toho, zda chcete nebo nechcete, aby aplikace Outlook automaticky odesílala a přijímala zprávy při zavření.

Upozorňujeme, že plánování automatického odeslání/příjmu funguje jinak než pravidlo odložení doručení:

• Pravidlo pouze zpožďuje doručení odchozí pošty; výše uvedené nastavení kontroluje příchozí i odchozí poštu.
• Pravidlo uchovává každou odchozí zprávu v Odeslané po přesně tak dlouhou dobu, jakou jste zadali. Automatické odeslání/přijetí se provádí každý den. N minut, bez ohledu na to, kdy se konkrétní zpráva dostane do složky Odeslaná pošta.
• V případě, že se rozhodnete zrušit zpoždění a odeslat poštu okamžitě, stiskněte klávesu F9 nebo klikněte na tlačítko . Odeslat/přijmout všechny složky Tlačítko potlačí automatické odesílání; e-mail odložený podle pravidla zůstane ve složce Odeslaná pošta, pokud jej ručně nenaplánujete znovu.

Můžete také nastavit automatickou odpověď mimo kancelář, abyste informovali lidi, kteří vám poslali e-mail, že jste mimo kancelář a ozvete se později.

Takto se v Outlooku odkládá odesílání e-mailů. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se příští týden uvidíme na našem blogu!