Три начина за отлагане на изпращането в Outlook: отлагане на доставката на конкретно съобщение, създаване на правило за отлагане на всички имейли или планиране на автоматично изпращане.

Случва ли ви се често да изпратите съобщение и след малко да съжалявате, че не сте го направили? Може би сте кликнали върху Reply All (отговори на всички) вместо върху Reply (отговори) или случайно сте изпратили поверителна информация на неподходящ човек, или просто сте осъзнали, че гневният ви отговор е бил лоша идея и трябва да се успокоите и да помислите за по-добри аргументи.

Добрата новина е, че Microsoft Outlook предлага начин за отзоваване на вече изпратено съобщение. Това обаче работи само за акаунти в Office 365 и Microsoft Exchange и има много други ограничения. По-надежден начин е да предотвратите подобни ситуации, като отложите изпращането на имейли за определен интервал от време. Това ще ви даде малко време за размисъл и възможност да вземетесъобщение от папката "Изходяща поща", преди то да бъде изпратено.

Как да планирате имейл в Outlook

Ако искате определено съобщение да бъде изпратено в определено време, най-простото решение е да отложите доставката му. Ето стъпките за планиране на имейл в Outlook:

1. Когато съставяте съобщение, направете едно от следните действия:
   • На Съобщение в раздела Етикети щракнете върху стартиращия диалогов прозорец икона.
   • На Опции в раздела Повече опции щракнете върху групата Забавяне на доставката бутон.

     

2. В Имоти в диалоговия прозорец, под Опции за доставка , поставете отметка в Не доставяйте преди и задайте желаните дата и час.
3. Щракнете върху Затвори бутон.

   

4. Когато приключите с писането на имейл, щракнете върху Изпрати в прозореца за съобщения.

Планираното съобщение ще чака в папка "Изходяща поща" до посоченото време за доставка. Докато е в папка "Изходяща поща", можете да редактирате или изтривате съобщението.

Как да пренасрочите изпращането на имейл

Ако впоследствие сте променили решението си, можете да промяна или отмяна на закъсняла доставка по този начин:

1. Отворете съобщението от Изходяща поща папка.
2. На Опции в раздела Повече опции щракнете върху групата Забавяне на доставката бутон.
3. В Имоти диалогов прозорец, направете едно от следните действия:
   • За да изпратите съобщението незабавно, изчистете " Не доставяйте преди " поле.
   • За да пренасрочите имейла, изберете друга дата или час на доставка.
4. Щракнете върху Затвори бутон.
5. В прозореца със съобщението щракнете върху Изпрати .

В зависимост от избора, направен в стъпка 3, съобщението ще бъде изпратено веднага или ще остане в "Изходяща поща" до новото време за доставка.

Съвети и бележки:

• Тази опция е налична само в настолен Outlook клиент, а не в Outlook в интернет.
• Имейли могат да се изпращат и получават само когато Outlook е работи . Ако Outlook е затворен по време на доставката, която сте избрали, съобщението ще бъде изпратено при следващото отваряне на Outlook. По същия начин, ако Outlook на получателя е затворен в този момент, той ще получи съобщението ви при следващото стартиране.

Как да забавите изпращането на всички имейли в Outlook

Всички изходящи съобщения в Outlook се пренасочват през папка "Изходяща поща". Освен ако не сте деактивирали настройката по подразбиране, след като дадено съобщение попадне в "Изходяща поща", то се изпраща незабавно. За да промените това, задайте правило за забавяне на изпращането на имейли. Ето как:

1. На Файл щракнете върху Управление на правила и сигнали Или, на Начало в раздела Преместване група, щракнете върху Правила > Управление на правила и сигнали :

   

2. В Правила и сигнали диалогов прозорец, щракнете върху Ново правило .

   

3. Под Започнете от празно правило , щракнете върху Прилагане на правило за съобщенията, които изпращам и след това щракнете върху Следваща .

   

4. Ако искате да отложите имейли, които отговарят на определени условия. , поставете отметка в съответното квадратче (квадратчета). Например, за да забавите съобщенията, изпратени чрез определен акаунт, поставете отметка в квадратчето " въпреки че посочената сметка ", след което щракнете върху Следваща .

   За забавяне на изпращането на всички имейли , не отбелязвайте никакви опции, а просто щракнете върху Следваща . Outlook ще ви попита да потвърдите, че искате правилото да се прилага за всяко изпратено съобщение, и щракнете върху Да .

   

5. В горния прозорец, под Стъпка 1: Изберете действия , проверете отлагане на доставката с определен брой минути. кутия.

   

   Вижте също: Как да премахнете празните колони в Excel
6. В долния прозорец, под Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото , щракнете върху редица връзка. Това ще отвори малък Отложена доставка диалогов прозорец, в който въвеждате броя на минутите, за които искате да отложите доставката (максимум 120), и след това щракнете върху ОК .

   

7. Връзката сега показва интервала от време, за който Outlook ще забави изпращането на имейли. В този момент вече можете да щракнете върху Завършете за да спестите време. Или можете да щракнете върху Следваща за да конфигурирате някои изключения и/или да дадете подходящо име на правилото. За да ви преведем през целия процес, щракваме върху Следваща .

   

8. В зависимост от това дали искате да има изключения или не, изберете едно или повече квадратчета или щракнете върху Следваща без да сте избрали нищо.
9. В последната стъпка дайте на правилото някакво смислено име, например " Забавяне на изпращането на имейл ", уверете се, че Включете това правило е избрана, и щракнете върху Завършете .

   

10. Кликнете върху ОК два пъти - в съобщението за потвърждение и в Правила и сигнали диалогов прозорец.

След като щракнете върху Изпрати съобщението ще бъде пренасочено към папка "Изходяща поща" и ще остане там за определения от вас интервал от време.

Съвети и бележки:

• Можете да редактирате съобщение, докато то е в "Изходяща поща", но това няма да доведе до нулиране на таймера.
• Ако желаете да отмените отлагането и да изпратите съобщението незабавно, изпълнете стъпките, описани в Как да променим графика на имейл и да зададем времето за доставка на текущо време . Изчистване на " Не доставяйте преди " няма да работи в този случай, защото правилото за забавяне на доставката в Outlook автоматично ще го избере отново. В резултат таймерът ще бъде нулиран и съобщението ви ще излезе с още по-голямо закъснение.
• Ако някои от съобщенията ви никога не са достигнали до получателя, може би са заседнали в папката "Изходящи". Ето 4 бързи начина за изтриване на имейл, заседнал в Outlook.

Деактивиране или планиране на автоматично изпращане/получаване в Outlook

В готов вид Outlook е конфигуриран да изпраща имейли незабавно, което не е желанието на много от нас. За щастие можете лесно да изключите тази настройка и сами да определите кога да се изпращат имейлите ви.

Деактивиране на автоматичното изпращане/получаване на имейли

За да предотвратите автоматичното изпращане и получаване на имейли от Outlook, трябва да направите следното:

1. Кликнете върху Файл > Опции , след което щракнете върху Разширен в левия прозорец.
2. Превъртете надолу до Изпращане и получаване и изчистете Изпратете незабавно, когато сте свързани квадратчето за отметка.

   

3. В Изпращане и получаване щракнете върху раздела Изпращане/получаване на... бутон.
4. В появилия се диалогов прозорец изчистете тези полета:
   • Планирайте автоматично изпращане/получаване на всеки ... минути
   • Извършване на автоматично изпращане/получаване при излизане от системата

   

5. Кликнете върху Затвори .
6. Кликнете върху ОК за да затворите Опции за Outlook диалогов прозорец.

Ако тези три опции са деактивирани, имате пълен контрол върху изпращането и получаването на пощата. За да направите това, натиснете F9 или щракнете върху Изпращане/получаване на всички папки на бутона Изпращане/получаване раздела на лентата на Outlook.

Ако понякога сте разсеяни или често се разсейвате от телефонни обаждания или колегите си, може просто да забравите да получавате своевременно поща и да пропуснете важни съобщения. За да предотвратите това, би било разумно да планирате автоматично изпращане/получаване с времеви интервал, който е най-подходящ за вашите нужди.

Забележка. Ако сте изпълнили горните стъпки, но вашият Outlook все още изпраща и получава поща автоматично, най-вероятно нямате контрол върху сървъра си. Уви, ще трябва да живеете с това.

Планиране на изпращането и получаването на имейли

За да планирате автоматично изпращане/получаване в Outlook, трябва да направите следното:

1. Кликнете върху Файл > Опции > Разширен .
2. В Изпращане и получаване щракнете върху раздела Изпращане/получаване на... бутон.
3. В появилия се диалогов прозорец изберете Планирайте автоматично изпращане/получаване на всеки ... минути и въведете броя на минутите в полето.
4. Кликнете върху Затвори .
5. Кликнете върху OK .

Ако сте любопитни за другите две опции в първата група, ето какво правят те:

• Включване на тази група в изпращането/получаването (F9) - оставете тази опция избрана, ако искате да продължите да използвате клавиша F9 за изпращане на съобщения.
• Извършване на автоматично изпращане/получаване при излизане от системата - отбележете или изчистете тази опция в зависимост от това дали искате или не искате Outlook автоматично да изпраща и получава съобщения при затваряне.

Моля, обърнете внимание, че планирането на автоматично изпращане/получаване работи по различен начин от правилото за отлагане на доставката:

• Правилото забавя само доставката на изходящи писма; горната настройка контролира както входящите, така и изходящите писма.
• Правилото запазва всяко изходящо съобщение в Изходяща кутия точно толкова дълго, колкото сте посочили. Автоматичното изпращане/приемане се извършва на всеки N минути, независимо от това кога дадено съобщение е попаднало в папка "Изходящи".
• В случай че решите да отмените забавянето и да изпратите пощата веднага, натиснете F9 или щракнете върху Изпращане/получаване на всички папки бутонът ще надделее над автоматичното изпращане; имейл, забавен от правило, ще остане в Изходяща поща, освен ако не го пренасрочите ръчно.

Също така можете да настроите автоматичен отговор за извън офиса, за да информирате хората, които са ви изпратили имейл, че сте извън офиса и ще се свържете с тях по-късно.

Ето как да забавите изпращането на имейли в Outlook. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!