Der er tre måder at forsinke udsendelse i Outlook på: Forsink levering af en bestemt meddelelse, opret en regel til at udsætte alle e-mails eller planlægge automatisk udsendelse.

Sker det ofte, at du sender en besked, og et øjeblik senere ønsker du, at du ikke havde gjort det? Måske har du klikket på Svar alle i stedet for Svar, eller du har ved et uheld sendt følsomme oplysninger til en forkert person, eller du har bare indset, at dit vrede svar var en dårlig idé, og at du har brug for at køle ned og finde på bedre argumenter.

Den gode nyhed er, at Microsoft Outlook giver mulighed for at huske en meddelelse, der allerede er blevet sendt. Det virker dog kun for Office 365- og Microsoft Exchange-konti og har mange andre begrænsninger. En mere pålidelig måde er at forhindre denne slags situationer ved at udsætte afsendelsen af e-mails i et vist interval. Det giver dig lidt tid til eftertanke og en mulighed for at få fat i enbesked fra mappen Udbakke, før den faktisk sendes ud.

Sådan planlægger du en e-mail i Outlook

Hvis du ønsker, at en bestemt meddelelse skal sendes ud på et bestemt tidspunkt, er den enkleste løsning at udskyde leveringen. Her er trinene til at planlægge en e-mail i Outlook:

1. Når du udarbejder en besked, skal du gøre en af følgende:
   • På den Besked under fanen, i fanen Tags gruppe, skal du klikke på dialogstarteren ikon.
   • På den Indstillinger under fanen, i fanen Flere muligheder gruppe, skal du klikke på Forsinkelse af levering knap.

     

2. I den Egenskaber dialogboksen under Leveringsmuligheder , sætte et kryds i feltet Må ikke leveres før afkrydsningsfeltet, og indstil den ønskede dato og det ønskede klokkeslæt.
3. Klik på den Luk knap.

   

4. Når du er færdig med at skrive din e-mail, skal du klikke på Send i beskedvinduet.

En planlagt mail vil vente i mappen Udbakke indtil det angivne leveringstidspunkt. Mens den er i Udbakke, kan du frit redigere eller slette meddelelsen.

Sådan omplanlægger du afsendelse af en e-mail

Hvis du senere ændrer mening, kan du ændre eller annullere en forsinket levering på denne måde:

1. Åbn meddelelsen fra den Udbakke mappe.
2. På den Indstillinger under fanen, i fanen Flere muligheder gruppe, skal du klikke på Forsinkelse af levering knap.
3. I den Egenskaber dialogboksen, skal du gøre et af følgende:
   • Hvis du vil sende meddelelsen med det samme, skal du fjerne " Må ikke leveres før " boks.
   • Hvis du vil ændre tidsplanen for e-mailen, skal du vælge en anden leveringsdato eller et andet tidspunkt.
4. Klik på den Luk knap.
5. I beskedvinduet skal du klikke på Send .

Afhængigt af dit valg i trin 3 vil meddelelsen enten blive sendt med det samme eller forblive i udbakken indtil det nye leveringstidspunkt.

Tips og noter:

• Denne indstilling er kun tilgængelig i desktop Outlook klient, ikke i Outlook på nettet.
• E-mails kan kun sendes og modtages, når Outlook er kører Hvis Outlook er lukket på det leveringstidspunkt, som du har valgt, sendes meddelelsen næste gang du åbner Outlook. Hvis modtagerens Outlook er lukket på det tidspunkt, modtager de din meddelelse ved næste start.

Sådan udsætter du afsendelse af alle e-mails i Outlook

Alle udgående meddelelser i Outlook sendes via mappen Udbakke. Medmindre du har deaktiveret standardindstillingen, sendes en meddelelse straks, når den kommer ind i Udbakke. Hvis du vil ændre dette, skal du oprette en regel, der forsinker afsendelsen af e-mails. Sådan gør du:

1. På den Fil klikker du på Administrer regler og advarsler . eller på den Hjem under fanen, i fanen Flyt gruppe, klik på Regler > Administrer regler og advarsler :

   

2. I den Regler og advarsler dialogvinduet, skal du klikke på Ny regel .

   

3. Under Start fra en tom regel , klik på Anvend regel på meddelelser, jeg sender og klik derefter på Næste .

   

4. Hvis du ønsker at udskyde e-mails, der opfylder visse betingelser for at forsinke meddelelser, der sendes via en bestemt konto, skal du f.eks. markere afkrydsningsfeltet " selvom den angivne konto ", og klik derefter på Næste .

   Til forsinke afsendelse af alle e-mails , skal du ikke kontrollere nogen indstillinger, men blot klikke på Næste . Outlook vil bede dig bekræfte, at du vil have reglen anvendt på alle de meddelelser, du sender, og du klikker på Ja .

   

5. I den øverste rude, under Trin 1: Vælg handlinger , kontrollere den udsætte leveringen med et antal minutter boks.

   

6. I den nederste rude, under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen , klik en række link. Dette vil åbne en lille Udskudt levering dialogboksen, hvor du skriver det antal minutter, som du ønsker at udsætte leveringen i (højst 120), og derefter klikker på OK .

   

7. Linket viser nu det tidsinterval, som Outlook vil forsinke afsendelsen af e-mails. På dette tidspunkt kan du allerede klikke på Færdig for at spare tid. Eller du kan klikke på Næste for at konfigurere nogle undtagelser og/eller give reglen et passende navn. For at gå gennem hele processen klikker vi på Næste .

   

8. Afhængigt af, om du vil have undtagelser eller ej, skal du markere et eller flere afkrydsningsfelter eller klikke på Næste uden at have valgt noget.
9. I det sidste trin skal du give reglen et meningsfuldt navn, f.eks. " Forsinket afsendelse af e-mail ", skal du sørge for, at den Slå denne regel til er valgt, og klik på Færdig .

   

10. Klik på OK to gange - i bekræftelsesmeddelelsen og i den Regler og advarsler dialogboksen.

Når du har klikket på Send knappen, vil meddelelsen blive sendt til mappen Udbakke og forblive der i det tidsinterval, du har angivet.

Tips og noter:

• Du kan frit redigere en besked, mens den er i udbakken, men det nulstiller ikke timeren.
• Hvis du ønsker at ophæve forsinkelsen og sende meddelelsen med det samme, skal du udføre de trin, der er beskrevet i Sådan omplanlægger du en e-mail, og indstille leveringstiden til den nuværende tidspunkt . rydning af " Må ikke leveres før feltet " vil ikke virke i dette tilfælde, fordi Outlook-reglen for forsinket levering automatisk vil vælge den igen. Som følge heraf vil timeren blive nulstillet, og din besked vil blive sendt med endnu større forsinkelse.
• Hvis nogle af dine beskeder aldrig er nået frem til modtageren, er de måske fastlåst i din udbakke. Her er 4 hurtige måder at slette en e-mail, der er fastlåst i Outlook.

Deaktiver eller planlæg automatisk afsendelse/modtagelse i Outlook

Outlook er som udgangspunkt konfigureret til at sende e-mails med det samme, hvilket mange af os ikke ønsker. Heldigvis kan du nemt slå denne indstilling fra og selv bestemme, hvornår din e-mail skal sendes ud.

Deaktiver automatisk afsendelse/modtagelse af e-mail

Du skal gøre følgende for at forhindre Outlook i at sende og modtage e-mails automatisk:

1. Klik på Fil > Indstillinger , og klik derefter på Avanceret i den venstre rude.
2. Rul ned til Send og modtag sektion, og ryd den Send straks, når der er oprettet forbindelse afkrydsningsfeltet.

   

3. I den Send og modtag skal du klikke på Send/modtag... knap.
4. I det dialogvindue, der vises, skal du fjerne markeringen i disse felter:
   • Planlæg en automatisk afsendelse/modtagelse hvert ... minut
   • Foretage en automatisk afsendelse/modtagelse, når du forlader

   

5. Klik på Luk .
6. Klik på OK for at lukke den Outlook muligheder dialogboksen.

Når disse tre muligheder er deaktiveret, har du fuld kontrol over at sende og modtage din post. Du kan gøre dette ved enten at trykke på F9 eller klikke på Send/modtag alle mapper på knappen på Send/modtag fanen i Outlook-båndet.

Hvis du til tider er fraværende eller ofte er distraheret af telefonopkald eller dine kolleger, kan du glemme at modtage post i tide og gå glip af vigtige meddelelser. For at undgå dette er det klogt at planlægge automatisk afsendelse/modtagelse med et tidsinterval, der passer bedst til dine behov.

Bemærk. Hvis du har udført ovenstående trin, men din Outlook stadig sender og modtager post automatisk, har du sandsynligvis ikke kontrol over din server. Du må desværre leve med det.

Planlæg afsendelse og modtagelse af e-mail

Hvis du vil planlægge automatisk afsendelse/modtagelse i Outlook, skal du gøre følgende:

1. Klik på Fil > Indstillinger > Avanceret .
2. I den Send og modtag skal du klikke på Send/modtag... knap.
3. I det dialogvindue, der vises, skal du vælge den Planlæg en automatisk afsendelse/modtagelse hvert ... minut og indtast antallet af minutter i feltet.
4. Klik på Luk .
5. Klik på OK .

Hvis du er nysgerrig efter de to andre muligheder i den første gruppe, kan du se her, hvad de gør:

• Medtag denne gruppe i send/modtag (F9) - beholde denne indstilling valgt, hvis du fortsat vil bruge F9-tasten til at sende dine beskeder.
• Foretage en automatisk afsendelse/modtagelse, når du forlader - markere eller fjerne markeringen i denne indstilling, afhængigt af om du vil have eller ikke vil have, at Outlook automatisk sender og modtager meddelelser ved lukning.

Bemærk, at planlægning af en automatisk afsendelse/modtagelse fungerer anderledes end reglen om udsættelse af levering:

• En regel forsinker kun levering af udgående mails; ovenstående indstilling kontrollerer både indgående og udgående e-mail.
• En regel beholder hver udgående besked i udbakken præcis så længe, som du har angivet. Automatisk afsendelse/modtagelse udføres hver N minutter, uanset hvornår en bestemt besked kommer ind i mappen Udbakke.
• Hvis du beslutter dig for at annullere forsinkelsen og sende mailen med det samme, kan du trykke på F9 eller klikke på Send/modtag alle mapper knappen tilsidesætter den automatiske afsendelse; en e-mail, der er forsinket af en regel, forbliver i udbakken, medmindre du planlægger den manuelt på ny.

Du kan også oprette et automatisk svar til personer, der har sendt dig en e-mail, om at du ikke er på kontoret og vil kontakte dig senere.

Det er sådan man kan forsinke afsendelse af e-mail i Outlook. Jeg takker dig for at læse og håber at se dig på vores blog i næste uge!