Τρεις τρόποι για να καθυστερήσετε την αποστολή στο Outlook: καθυστερήστε την παράδοση ενός συγκεκριμένου μηνύματος, δημιουργήστε έναν κανόνα για την αναβολή όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή προγραμματίστε την αυτόματη αποστολή.

Σας συμβαίνει συχνά να στέλνετε ένα μήνυμα και μια στιγμή αργότερα να εύχεστε να μην το είχατε κάνει; Ίσως πατήσατε Reply All αντί για Reply, ή στείλατε κατά λάθος ευαίσθητες πληροφορίες σε λάθος άτομο, ή απλά συνειδητοποιήσατε ότι η οργισμένη σας απάντηση ήταν κακή ιδέα και πρέπει να ηρεμήσετε και να σκεφτείτε καλύτερα επιχειρήματα.

Τα καλά νέα είναι ότι το Microsoft Outlook παρέχει έναν τρόπο ανάκλησης ενός μηνύματος που έχει ήδη αποσταλεί. Ωστόσο, αυτό λειτουργεί μόνο για λογαριασμούς Office 365 και Microsoft Exchange και έχει πολλούς άλλους περιορισμούς. Ένας πιο αξιόπιστος τρόπος είναι να αποτρέψετε τέτοιου είδους καταστάσεις καθυστερώντας την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αυτό θα σας δώσει λίγο χρόνο για μεταγενέστερη σκέψη και μια ευκαιρία να αρπάξετε έναμήνυμα από το φάκελο Εξερχόμενα πριν αυτό πραγματικά αποσταλεί.

Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook

Αν θέλετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα να αποσταλεί σε μια συγκεκριμένη ώρα, η απλούστερη λύση είναι να καθυστερήσετε την παράδοσή του. Ακολουθούν τα βήματα για να προγραμματίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook:

1. Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος, κάντε ένα από τα εξής:
   • Στο Μήνυμα στην καρτέλα Ετικέτες ομάδα, κάντε κλικ στο κουμπί εκκίνησης διαλόγου εικονίδιο.
   • Στο Επιλογές στην καρτέλα Περισσότερες επιλογές ομάδα, κάντε κλικ στο Καθυστέρηση παράδοσης κουμπί.

     

2. Στο Ιδιότητες παράθυρο διαλόγου, στην περιοχή Επιλογές παράδοσης , βάλτε ένα τικ στο πεδίο Μην παραδώσετε πριν και ορίστε την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα.
3. Κάντε κλικ στο Κλείστε το κουμπί.

   

4. Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη του email σας, κάντε κλικ στο Στείλτε στο παράθυρο μηνυμάτων.

Ένα προγραμματισμένο μήνυμα θα περιμένει στο φάκελο Εξερχόμενα μέχρι την καθορισμένη ώρα παράδοσης. Ενώ βρίσκεται στα Εξερχόμενα, μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε το μήνυμα.

Πώς να επαναπρογραμματίσετε την αποστολή ενός email

Εάν αλλάξετε γνώμη αργότερα, μπορείτε να αλλαγή ή ακυρώστε το μια καθυστερημένη παράδοση με αυτόν τον τρόπο:

1. Ανοίξτε το μήνυμα από το Outbox φάκελος.
2. Στο Επιλογές στην καρτέλα Περισσότερες επιλογές ομάδα, κάντε κλικ στο Καθυστέρηση παράδοσης κουμπί.
3. Στο Ιδιότητες παράθυρο διαλόγου, κάντε ένα από τα ακόλουθα:
   • Για να στείλετε το μήνυμα αμέσως, καταργήστε την ένδειξη " Μην παραδώσετε πριν " box.
   • Για να επαναπρογραμματίσετε το email, επιλέξτε άλλη ημερομηνία ή ώρα παράδοσης.
4. Κάντε κλικ στο Κλείστε το κουμπί.
5. Στο παράθυρο του μηνύματος, κάντε κλικ στο Στείλτε .

Ανάλογα με την επιλογή σας στο βήμα 3, το μήνυμα είτε θα σταλεί αμέσως είτε θα παραμείνει στα Εξερχόμενα μέχρι τη νέα ώρα παράδοσης.

Συμβουλές και σημειώσεις:

• Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο στο desktop Outlook πελάτη, όχι στο Outlook στο διαδίκτυο.
• Η αποστολή και η λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δυνατή μόνο όταν Το Outlook είναι τρέχει Αν το Outlook είναι κλειστό την ώρα παράδοσης που έχετε επιλέξει, το μήνυμα θα σταλεί την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το Outlook. Ομοίως, αν το Outlook του παραλήπτη είναι κλειστό εκείνη τη στιγμή, θα λάβει το μήνυμά σας κατά την επόμενη εκκίνηση.

Πώς να καθυστερήσετε την αποστολή όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Όλα τα εξερχόμενα μηνύματα στο Outlook δρομολογούνται μέσω του φακέλου Εξερχόμενα. Αν δεν απενεργοποιήσετε την προεπιλεγμένη ρύθμιση, μόλις ένα μήνυμα εισέλθει στα Εξερχόμενα, αποστέλλεται αμέσως. Για να το αλλάξετε αυτό, ορίστε έναν κανόνα για την καθυστέρηση της αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δείτε πώς:

1. Στο Αρχείο κάντε κλικ στην καρτέλα Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων . ή, στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Μετακίνηση ομάδα, κάντε κλικ στο Κανόνες >, Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων :

   

2. Στο Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας .

   

   Δείτε επίσης: Πώς να διαγράφετε στο Excel: συντόμευση, κουμπί και μορφοποίηση υπό όρους
3. Κάτω από το Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα , κάντε κλικ στο Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που στέλνω και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο .

   

4. Αν θέλετε να καθυστερήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις Για παράδειγμα, για να καθυστερήσετε τα μηνύματα που αποστέλλονται μέσω ενός συγκεκριμένου λογαριασμού, επιλέξτε το πλαίσιο " αν και ο καθορισμένος λογαριασμός " και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο .

   Προς καθυστέρηση αποστολής όλων των emails , μην τσεκάρετε καμία επιλογή, απλά κάντε κλικ στο Επόμενο . Το Outlook θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε ο κανόνας να εφαρμόζεται σε κάθε μήνυμα που στέλνετε και κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι .

   

5. Στο επάνω παράθυρο, στην περιοχή Βήμα 1: Επιλογή ενεργειών , ελέγξτε το αναβολή της παράδοσης κατά έναν αριθμό λεπτών κουτί.

   

6. Στο κάτω παράθυρο, στην περιοχή Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα , κάντε κλικ μια σειρά από Αυτό θα ανοίξει ένα μικρό Αναβαλλόμενη παράδοση παράθυρο διαλόγου, όπου πληκτρολογείτε τον αριθμό των λεπτών για τα οποία θέλετε να καθυστερήσετε την παράδοση (μέγιστο 120) και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο κουμπί OK .

   

7. Ο σύνδεσμος εμφανίζει τώρα το χρονικό διάστημα για το οποίο το Outlook θα καθυστερήσει την αποστολή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε ήδη να κάνετε κλικ στο κουμπί Τέλος για να εξοικονομήσετε χρόνο. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο Επόμενο για να ρυθμίσετε κάποιες εξαιρέσεις ή/και να δώσετε ένα κατάλληλο όνομα στον κανόνα. Για να σας καθοδηγήσουμε στην όλη διαδικασία, πατάμε Επόμενο .

   

8. Ανάλογα με το αν θέλετε ή όχι εξαιρέσεις, επιλέξτε ένα ή περισσότερα πλαίσια ελέγχου ή κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο χωρίς να επιλέξετε τίποτα.
9. Στο τελευταίο βήμα, δώστε στον κανόνα κάποιο ουσιαστικό όνομα, π.χ. " Καθυστέρηση αποστολής email ", βεβαιωθείτε ότι το Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα είναι επιλεγμένη, και κάντε κλικ στο Τέλος .

   

10. Κάντε κλικ στο OK δύο φορές - στο μήνυμα επιβεβαίωσης και στο Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο διαλόγου.

Αφού κάνετε κλικ στο Στείλτε το μήνυμα θα δρομολογηθεί στο φάκελο Εξερχόμενα και θα παραμείνει εκεί για το χρονικό διάστημα που έχετε ορίσει.

Συμβουλές και σημειώσεις:

• Μπορείτε ελεύθερα να επεξεργαστείτε ένα μήνυμα ενώ βρίσκεται στα Εξερχόμενα, χωρίς να μηδενιστεί ο χρονοδιακόπτης.
• Εάν επιθυμείτε να ακυρώσετε την καθυστέρηση και να στείλετε το μήνυμα αμέσως, εκτελέστε τα βήματα που περιγράφονται στην ενότητα Πώς να επαναπρογραμματίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ορίσετε το χρόνο παράδοσης στο τρέχουσα ώρα . Ξεκαθαρίζοντας το " Μην παραδώσετε πριν " δεν θα λειτουργήσει σε αυτή την περίπτωση, επειδή ο κανόνας καθυστέρησης παράδοσης του Outlook θα το επιλέξει αυτόματα ξανά. Ως αποτέλεσμα, ο χρονοδιακόπτης θα μηδενιστεί και το μήνυμά σας θα αποσταλεί με ακόμη μεγαλύτερη καθυστέρηση.
• Εάν κάποια από τα μηνύματά σας δεν έχουν φτάσει ποτέ στον παραλήπτη, ίσως έχουν κολλήσει στα Εξερχόμενα. Ακολουθούν 4 γρήγοροι τρόποι για να διαγράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει κολλήσει στο Outlook.

Απενεργοποίηση ή προγραμματισμός αυτόματης αποστολής/λήψης στο Outlook

Από το κουτί, το Outlook είναι ρυθμισμένο να στέλνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως, κάτι που δεν είναι αυτό που πολλοί από εμάς θέλουμε. Ευτυχώς, μπορείτε εύκολα να απενεργοποιήσετε αυτή τη ρύθμιση και να καθορίσετε μόνοι σας πότε θα αποσταλεί το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο.

Απενεργοποίηση της αυτόματης αποστολής/λήψης email

Για να αποτρέψετε την αυτόματη αποστολή και λήψη email από το Outlook, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Προχωρημένο στο αριστερό παράθυρο.
2. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Αποστολή και λήψη τμήμα και καθαρίστε το Στείλτε αμέσως όταν συνδεθείτε πλαίσιο ελέγχου.

   

3. Στο Αποστολή και λήψη ενότητα, κάντε κλικ στο Αποστολή/λήψη... κουμπί.
4. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, καταργήστε την επιλογή αυτών των πλαισίων:
   • Προγραμματίστε μια αυτόματη αποστολή/λήψη κάθε ... λεπτά
   • Προετοιμάστε μια αυτόματη αποστολή/λήψη κατά την έξοδο

   

5. Κάντε κλικ στο Κλείστε το .
6. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το Επιλογές Outlook παράθυρο διαλόγου.

Με αυτές τις τρεις επιλογές απενεργοποιημένες, έχετε τον πλήρη έλεγχο της αποστολής και λήψης της αλληλογραφίας σας. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε F9 ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή/λήψη όλων των φακέλων στο κουμπί Αποστολή/λήψη της κορδέλας του Outlook.

Αν μπορεί να είστε κατά καιρούς αφηρημένοι ή να αποσπάται συχνά η προσοχή σας από τηλεφωνικές κλήσεις ή από τους συναδέλφους σας, μπορεί απλώς να ξεχάσετε να λαμβάνετε έγκαιρα την αλληλογραφία και να χάσετε σημαντικά μηνύματα. Για να αποτρέψετε αυτό το ενδεχόμενο, θα ήταν συνετό να προγραμματίσετε την αυτόματη αποστολή/λήψη με ένα χρονικό διάστημα που εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες σας.

Σημείωση: Εάν εκτελέσατε τα παραπάνω βήματα, αλλά το Outlook εξακολουθεί να στέλνει και να λαμβάνει αλληλογραφία αυτόματα, το πιθανότερο είναι ότι δεν έχετε τον έλεγχο του διακομιστή σας. Δυστυχώς, θα πρέπει να συμβιβαστείτε με αυτό.

Προγραμματισμός αποστολής και λήψης email

Για να προγραμματίσετε την αυτόματη αποστολή/λήψη στο Outlook, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο >, Επιλογές >, Προχωρημένο .
2. Στο Αποστολή και λήψη ενότητα, κάντε κλικ στο Αποστολή/λήψη... κουμπί.
3. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε το Προγραμματίστε μια αυτόματη αποστολή/λήψη κάθε ... λεπτά και πληκτρολογήστε τον αριθμό των λεπτών στο πλαίσιο.
4. Κάντε κλικ στο Κλείστε το .
5. Κάντε κλικ στο OK .

Αν είστε περίεργοι για τις άλλες δύο επιλογές της πρώτης ομάδας, δείτε τι κάνουν:

• Συμπεριλάβετε αυτή την ομάδα στην αποστολή/λήψη (F9) - κρατήστε αυτή την επιλογή επιλεγμένη αν θέλετε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το πλήκτρο F9 για να στέλνετε τα μηνύματά σας.
• Προετοιμάστε μια αυτόματη αποστολή/λήψη κατά την έξοδο - τσεκάρετε ή σβήνετε αυτήν την επιλογή ανάλογα με το αν θέλετε ή δεν θέλετε το Outlook να στέλνει και να λαμβάνει αυτόματα μηνύματα κατά το κλείσιμο.

Λάβετε υπόψη ότι ο προγραμματισμός μιας αυτόματης αποστολής/παραλαβής λειτουργεί διαφορετικά από τον κανόνα αναβολής παράδοσης:

• Ένας κανόνας καθυστερεί μόνο την παράδοση των εξερχόμενων μηνυμάτων- η παραπάνω ρύθμιση ελέγχει τόσο τα εισερχόμενα όσο και τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Ένας κανόνας διατηρεί κάθε εξερχόμενο μήνυμα στα Εξερχόμενα για όσο ακριβώς χρονικό διάστημα έχετε ορίσει. Η αυτόματη αποστολή/λήψη πραγματοποιείται κάθε N λεπτά, ανεξάρτητα από το πότε ένα συγκεκριμένο μήνυμα εισέρχεται στο φάκελο Εξερχόμενα.
• Σε περίπτωση που αποφασίσετε να ακυρώσετε την καθυστέρηση και να στείλετε αμέσως το μήνυμα, πατώντας F9 ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποστολή/λήψη όλων των φακέλων ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καθυστερεί από έναν κανόνα θα παραμείνει στα Εξερχόμενα, εκτός αν το επαναπρογραμματίσετε με μη αυτόματο τρόπο.

Επίσης, μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου για να ενημερώνετε τα άτομα που σας έστειλαν email ότι είστε εκτός γραφείου και θα επικοινωνήσετε μαζί τους αργότερα.

Αυτός είναι ο τρόπος καθυστέρησης της αποστολής email στο Outlook. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!