Kolme tapaa viivästyttää lähetystä Outlookissa: viivästyttää tietyn viestin toimitusta, luoda sääntö kaikkien sähköpostien lykkäämiseksi tai ajoittaa automaattinen lähetys.

Tapahtuuko sinulle usein niin, että lähetät viestin ja hetkeä myöhemmin toivot, ettet olisi lähettänyt sitä? Ehkäpä napsautit Reply All (Vastaa kaikille) eikä Reply (Vastaa) -vaihtoehtoa, lähetit vahingossa arkaluonteisia tietoja väärälle henkilölle tai tajusit juuri, että vihainen vastauksesi oli huono ajatus, ja sinun on rauhoituttava ja mietittävä parempia argumentteja.

Hyvä uutinen on, että Microsoft Outlook tarjoaa keinon palauttaa jo lähetetty viesti. Se toimii kuitenkin vain Office 365- ja Microsoft Exchange -tileillä, ja sillä on monia muita rajoituksia. Luotettavampi tapa on estää tällaiset tilanteet viivyttämällä sähköpostin lähettämistä tietyllä aikavälillä. Näin sinulla on hieman aikaa jälkikäteen miettimiseen ja mahdollisuus napataviesti Lähtevät-kansiosta ennen sen varsinaista lähettämistä.

Sähköpostin ajastaminen Outlookissa

Jos haluat, että tietty viesti lähetetään tiettynä ajankohtana, yksinkertaisin ratkaisu on viivästyttää sen toimittamista. Seuraavassa on ohjeita sähköpostin ajastamiseen Outlookissa:

1. Kun laadit viestiä, tee jokin seuraavista:
   • On Viesti välilehdellä, kohdassa Tunnisteet ryhmässä, napsauta dialogin käynnistin kuvake.
   • On Vaihtoehdot välilehdellä, kohdassa Lisää vaihtoehtoja ryhmää, napsauta Toimituksen viivästyminen nappi.

     

2. Vuonna Ominaisuudet valintaikkunan kohdassa Toimitusvaihtoehdot , laita rasti ruutuun Älä toimita ennen valintaruutu ja aseta haluttu päivämäärä ja kellonaika.
3. Napsauta Sulje nappi.

   

   Katso myös: Excel SUBTOTAL-toiminto kaavan esimerkkien kanssa
4. Kun olet kirjoittanut sähköpostiviestin valmiiksi, valitse Lähetä viesti-ikkunassa.

Aikataulutettu viesti odottaa Lähtevät-kansiossa määritettyyn toimitusaikaan asti. Kun viesti on Lähtevät-kansiossa, voit muokata tai poistaa sen.

Miten sähköpostin lähettäminen ajoitetaan uudelleen

Jos olet myöhemmin muuttanut mieltäsi, voit muutos tai peruuttaa viivästynyt toimitus tällä tavoin:

1. Avaa viesti Lähtevä postilaatikko kansio.
2. On Vaihtoehdot välilehdellä, kohdassa Lisää vaihtoehtoja ryhmää, napsauta Toimituksen viivästyminen nappi.
3. Vuonna Ominaisuudet valintaikkunassa, tee jokin seuraavista:
   • Jos haluat lähettää viestin välittömästi, poista " Älä toimita ennen " laatikko.
   • Jos haluat ajoittaa sähköpostin uudelleen, valitse toinen toimituspäivä tai -aika.
4. Napsauta Sulje nappi.
5. Valitse viesti-ikkunassa Lähetä .

Vaiheessa 3 tekemästäsi valinnasta riippuen viesti joko lähetetään heti tai se pysyy Lähtevät-kansiossa uuteen toimitusaikaan asti.

Vinkkejä ja huomautuksia:

• Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain työpöytä Outlook asiakas, ei Outlook verkossa.
• Sähköposteja voidaan lähettää ja vastaanottaa vain, kun Outlook on käynnissä Jos Outlook on suljettu valitsemanasi toimitusaikana, viesti lähetetään, kun avaat Outlookin seuraavan kerran. Jos vastaanottajan Outlook on suljettu kyseisenä ajankohtana, hän saa viestisi seuraavalla käynnistyskerralla.

Kuinka viivästyttää kaikkien sähköpostien lähettämistä Outlookissa

Kaikki Outlookin lähtevät viestit ohjataan Lähtevät-kansion kautta. Jos et ole poistanut oletusasetusta käytöstä, viesti lähetetään heti, kun se on päätynyt Lähtevät-kansioon. Voit muuttaa tätä asettamalla säännön, joka viivyttää sähköpostin lähettämistä. Näin menetellään:

1. On Tiedosto välilehdellä, napsauta Sääntöjen ja hälytysten hallinta . tai Etusivu välilehdellä, kohdassa Siirrä ryhmää, klikkaa Säännöt > Sääntöjen ja hälytysten hallinta :

   

2. Vuonna Säännöt ja hälytykset valintaikkunassa, napsauta Uusi sääntö .

   

3. osoitteessa Aloita tyhjästä säännöstä , napsauta Sovelletaan sääntöä lähettämiini viesteihin ja valitse sitten Seuraava .

   

4. Jos haluat viivyttää tietyt ehdot täyttävät sähköpostit Jos haluat esimerkiksi viivästyttää tietyn tilin kautta lähetettyjä viestejä, valitse valintaruutu "". vaikka määritetty tili " ja napsauta sitten Seuraava .

   Osoitteeseen viivästyttää kaikkien sähköpostien lähettämistä , älä valitse mitään vaihtoehtoja, vaan klikkaa yksinkertaisesti Seuraava . Outlook pyytää sinua vahvistamaan, että haluat, että sääntöä sovelletaan kaikkiin lähettämiisi viesteihin, ja napsautat sitten Kyllä .

   

5. Ylemmässä ruudussa, kohdassa Vaihe 1: Valitse toimet , tarkista lykätä toimitusta muutamalla minuutilla laatikko.

   

6. Alemmassa ruudussa, kohdassa Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta , klikkaa useita Tämä avaa pienen Myöhästynyt toimitus valintaikkunassa, jossa kirjoitat minuuttien määrän, jolla haluat viivästyttää toimitusta (enintään 120), ja napsautat sitten OK .

   

   Katso myös: Yhdistäminen Excelissä: Yhdistä useita arkkeja yhdeksi arkiksi.
7. Linkki näyttää nyt aikaväli, jonka Outlook viivästyttää sähköpostien lähettämistä. Tässä vaiheessa voit jo napsauttaa painiketta Viimeistely säästääksesi aikaa. Tai voit klikata Seuraava määrittää joitakin poikkeuksia ja/tai antaa säännölle sopiva nimi. Käydään koko prosessi läpi napsauttamalla painiketta Seuraava .

   

8. Valitse yksi tai useampi valintaruutu sen mukaan, haluatko poikkeuksia vai et, tai napsauta painiketta Seuraava valitsematta mitään.
9. Viimeisessä vaiheessa anna säännölle jokin mielekäs nimi, esimerkiksi " Viivästys sähköpostin lähettämisessä ", varmista, että Ota tämä sääntö käyttöön vaihtoehto on valittuna, ja napsauta Viimeistely .

   

10. Klikkaa OK kahdesti - vahvistusviestissä ja Säännöt ja hälytykset valintaikkuna.

Kun olet napsauttanut Lähetä painiketta, viesti ohjataan Lähtevät-kansioon ja se pysyy siellä määrittämäsi ajanjakson ajan.

Vinkkejä ja huomautuksia:

• Voit vapaasti muokata viestiä sen ollessa Lähtevät-kansiossa, mutta se ei nollaa ajastinta.
• Jos haluat peruuttaa viivästyksen ja lähettää viestin heti, suorita kohdassa Sähköpostin uudelleen ajoittaminen kuvatut vaiheet ja aseta toimitusajaksi nykyinen aika . Clearing the " Älä toimita ennen " -ruutu ei toimi tässä tapauksessa, koska Outlookin viivästyslähetyssääntö valitsee sen automaattisesti uudelleen. Tämän seurauksena ajastin nollautuu, ja viestisi lähtee vielä suuremmalla viiveellä.
• Jos jotkin viestit eivät ole koskaan saavuttaneet vastaanottajaa, ne ovat ehkä juuttuneet Lähtevät-kansioosi. Tässä on 4 nopeaa tapaa poistaa Outlookiin juuttunut sähköposti.

Poista automaattinen lähetys/vastaanotto käytöstä tai aikatauluta se Outlookissa.

Out of the box, Outlook on määritetty lähettämään sähköpostit heti, mikä ei ole mitä monet meistä haluavat. Onneksi, voit helposti poistaa tämän asetuksen käytöstä ja määrittää itse, milloin sähköpostisi lähtee.

Poista automaattinen sähköpostin lähetys/vastaanotto käytöstä

Voit estää Outlookia lähettämästä ja vastaanottamasta sähköpostia automaattisesti seuraavasti:

1. Klikkaa Tiedosto > Vaihtoehdot ja napsauta sitten Edistynyt vasemmassa ruudussa.
2. Selaa alaspäin kohtaan Lähetä ja vastaanota ja tyhjennä Lähetä heti, kun yhteys on muodostettu valintaruutu.

   

3. Vuonna Lähetä ja vastaanota osiossa, napsauta Lähetä/vastaanota... nappi.
4. Tyhjennä nämä ruudut avautuvassa valintaikkunassa:
   • Ajasta automaattinen lähetys/vastaanotto ... minuutin välein...
   • Suorita automaattinen lähetys/vastaanotto poistuttaessa.

   

5. Klikkaa Sulje .
6. Klikkaa OK sulkea Outlook-asetukset valintaikkuna.

Kun nämä kolme vaihtoehtoa on poistettu käytöstä, voit hallita täysin sähköpostin lähettämistä ja vastaanottamista. Voit tehdä tämän joko painamalla F9 tai napsauttamalla painiketta Lähetä/vastaanota kaikki kansiot painiketta Lähetä/vastaanota välilehti Outlookin nauhan.

Jos saatat olla ajoittain hajamielinen tai sinua häiritsevät usein puhelut tai työtoverisi, saatat yksinkertaisesti unohtaa vastaanottaa postia ajoissa ja jäädä paitsi tärkeistä viesteistä. Tämän estämiseksi olisi viisasta ajoittaa automaattinen lähetys/vastaanotto aikaväliksi, joka sopii parhaiten tarpeisiisi.

Huomautus: Jos olet suorittanut edellä mainitut toimenpiteet, mutta Outlook lähettää ja vastaanottaa edelleen sähköpostia automaattisesti, todennäköisesti sinulla ei ole hallintaa palvelimesta. Valitettavasti sinun on elettävä sen kanssa.

Aikatauluta sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen

Jos haluat ajoittaa automaattisen lähetyksen/vastaanoton Outlookissa, sinun on tehtävä näin:

1. Klikkaa Tiedosto > Vaihtoehdot > Edistynyt .
2. Vuonna Lähetä ja vastaanota osiossa, napsauta Lähetä/vastaanota... nappi.
3. Valitse avautuvassa valintaikkunassa Ajasta automaattinen lähetys/vastaanotto ... minuutin välein... ja kirjoita minuuttien määrä ruutuun.
4. Klikkaa Sulje .
5. Klikkaa OK .

Jos olet utelias ensimmäiseen ryhmään kuuluvien kahden muun vaihtoehdon suhteen, ne toimivat seuraavasti:

• Sisällytä tämä ryhmä lähetykseen/vastaanottoon (F9). - Pidä tämä vaihtoehto valittuna, jos haluat edelleen käyttää F9-näppäintä viestien lähettämiseen.
• Suorita automaattinen lähetys/vastaanotto poistuttaessa. - merkitse tai poista tämä vaihtoehto riippuen siitä, haluatko vai et halua Outlookin automaattisesti lähettää ja vastaanottaa viestejä sulkemisen yhteydessä.

Huomaa, että automaattisen lähetyksen/vastaanoton aikatauluttaminen toimii eri tavalla kuin lykkäyssääntö:

• Sääntö viivästyttää vain lähtevien sähköpostiviestien toimitusta; yllä oleva asetus ohjaa sekä saapuvia että lähteviä sähköpostiviestejä.
• Sääntö pitää jokaisen lähtevän viestin lähtevässä postilaatikossa täsmälleen niin kauan kuin olet määritellyt. Automaattinen lähetys/vastaanotto suoritetaan joka kerta. N minuuttia, riippumatta siitä, milloin viesti päätyy Lähtevät-kansioon.
• Jos päätät peruuttaa viiveen ja lähettää postin heti, paina F9 tai napsauta painiketta Lähetä/vastaanota kaikki kansiot painike ohittaa automaattisen lähetyksen; säännön viivästyttämä sähköposti jää Lähtevät-kansioon, ellet siirrä sitä uudelleen manuaalisesti.

Voit myös määrittää automaattisen vastauksen, jolla voit ilmoittaa sähköpostin lähettäneille, että olet poissa ja otat yhteyttä myöhemmin.

Näin viivytät sähköpostin lähettämistä Outlookissa. Kiitän sinua lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!