Tiga cara untuk menunda pengiriman di Outlook: tunda pengiriman pesan tertentu, buat aturan untuk menunda semua email, atau jadwalkan pengiriman otomatis.

Apakah sering terjadi pada Anda bahwa Anda mengirim pesan dan sesaat kemudian Anda berharap tidak melakukannya? Mungkin Anda mengklik Balas Semua alih-alih Balas, atau secara tidak sengaja mengirim informasi sensitif kepada orang yang salah, atau baru menyadari bahwa respons marah Anda adalah ide yang buruk dan Anda perlu menenangkan diri dan memikirkan argumen yang lebih baik.

Kabar baiknya adalah Microsoft Outlook menyediakan cara untuk mengingat kembali pesan yang telah terkirim. Namun, itu hanya berfungsi untuk akun Office 365 dan Microsoft Exchange dan memiliki banyak keterbatasan lainnya. Cara yang lebih dapat diandalkan adalah mencegah situasi seperti ini dengan menunda pengiriman email untuk interval tertentu.pesan dari folder Kotak Keluar sebelum benar-benar keluar.

Cara menjadwalkan email di Outlook

Jika Anda ingin pesan tertentu keluar pada waktu tertentu, solusi paling sederhana adalah menunda pengirimannya. Berikut adalah langkah-langkah untuk menjadwalkan email di Outlook:

1. Apabila menulis pesan, lakukan salah satu hal berikut ini:
   • Pada Pesan tab, di tab Tags grup, klik peluncur dialog ikon.
   • Pada Opsi tab, di tab Lebih Banyak Pilihan kelompok, klik tombol Penundaan Pengiriman tombol.

     

2. Dalam Properti kotak dialog, di bawah Opsi pengiriman , beri tanda centang pada Jangan mengirimkan sebelum kotak centang dan tetapkan tanggal dan waktu yang diinginkan.
3. Klik Tutup tombol.

   

   Lihat juga: Fungsi Excel ISNUMBER dengan contoh rumus
4. Setelah Anda selesai menulis email, klik Kirim di jendela pesan.

Surat terjadwal akan menunggu di folder Outbox sampai waktu pengiriman yang ditentukan. Saat berada di Outbox, Anda bebas mengedit atau menghapus pesan.

Cara menjadwalkan ulang pengiriman email

Jika Anda berubah pikiran di kemudian hari, Anda bisa perubahan atau batalkan pengiriman yang tertunda dengan cara ini:

1. Buka pesan dari Kotak keluar folder.
2. Pada Opsi tab, di tab Lebih Banyak Pilihan kelompok, klik tombol Penundaan Pengiriman tombol.
3. Dalam Properti kotak dialog, lakukan salah satu hal berikut ini:
   • Untuk segera mengirim pesan, kosongkan " Jangan mengirimkan sebelum " kotak.
   • Untuk menjadwalkan ulang email, pilih tanggal atau waktu pengiriman lain.
4. Klik Tutup tombol.
5. Di jendela pesan, klik Kirim .

Tergantung pada pilihan Anda pada langkah 3, pesan akan langsung dikirim atau tetap berada di Outbox sampai waktu pengiriman yang baru.

Kiat dan catatan:

• Opsi ini hanya tersedia dalam Outlook desktop klien, bukan di Outlook di web.
• Email hanya bisa dikirim dan diterima ketika Outlook adalah berjalan Jika Outlook ditutup pada waktu pengiriman yang telah Anda pilih, pesan akan dikirim saat Anda membuka Outlook berikutnya. Demikian juga, jika Outlook penerima ditutup pada saat itu, mereka akan menerima pesan Anda pada awal berikutnya.

Cara menunda pengiriman semua email di Outlook

Semua pesan keluar di Outlook dirutekan melalui folder Outbox. Kecuali jika Anda menonaktifkan pengaturan default, setelah pesan masuk ke dalam Outbox, pesan tersebut akan segera dikirim. Untuk mengubahnya, atur aturan untuk menunda pengiriman email. Berikut caranya:

1. Pada Berkas tab, klik Kelola Aturan &; Peringatan Atau, pada Rumah tab, di tab Pindah kelompok, klik Aturan > Kelola Aturan &; Peringatan :

   

2. Dalam Aturan dan Peringatan jendela dialog, klik Aturan Baru .

   

3. Di bawah Mulai dari Aturan Kosong , klik tombol Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim opsi, lalu klik Berikutnya .

   

4. Jika Anda ingin menunda email yang memenuhi kondisi tertentu , pilih kotak centang yang sesuai. Misalnya, untuk menunda pesan yang dikirim melalui akun tertentu, centang " meskipun akun yang ditentukan " kotak, lalu klik Berikutnya .

   Untuk menunda pengiriman semua email , jangan mencentang opsi apa pun, cukup klik Berikutnya Outlook akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin aturan diterapkan ke setiap pesan yang Anda kirim, dan Anda mengklik Ya .

   

5. Di panel atas, di bawah Langkah 1: Pilih tindakan , periksa menunda pengiriman beberapa menit kotak.

   

6. Di panel bawah, di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan , klik sejumlah Ini akan membuka tautan kecil Pengiriman yang Ditangguhkan kotak dialog, di mana Anda mengetikkan jumlah menit yang ingin Anda tunda pengirimannya (maksimum 120), lalu klik OK .

   

   Lihat juga: Excel DATEDIF berfungsi untuk mendapatkan perbedaan antara dua tanggal
7. Tautan sekarang menampilkan interval waktu di mana Outlook akan menunda pengiriman email. Pada titik ini, Anda sudah bisa mengklik Selesai untuk menghemat waktu. Atau Anda dapat mengklik Berikutnya untuk mengkonfigurasi beberapa pengecualian dan/atau memberikan nama yang sesuai untuk aturan. Untuk memandu Anda melalui seluruh proses, kita klik Berikutnya .

   

8. Tergantung pada apakah Anda menginginkan pengecualian atau tidak, pilih satu atau beberapa kotak centang atau klik Berikutnya tanpa memilih apa pun.
9. Pada langkah terakhir, berikan nama yang bermakna pada aturan, misalnya " Menunda pengiriman email ", pastikan Aktifkan aturan ini dipilih, dan klik Selesai .

   

10. Klik OK dua kali - dalam pesan konfirmasi dan dalam Aturan dan Peringatan kotak dialog.

Setelah Anda mengklik tombol Kirim pesan akan dialihkan ke folder Outbox dan tetap berada di sana selama interval waktu yang telah Anda tentukan.

Kiat dan catatan:

• Anda bebas mengedit pesan saat berada di Kotak Keluar, ini tidak akan mengatur ulang timer.
• Jika Anda ingin membatalkan penundaan dan segera mengirim pesan, lakukan langkah-langkah yang dijelaskan dalam How to re-schedule an email and set the delivery time to the waktu saat ini . membersihkan " Jangan mengirimkan sebelum " kotak tidak akan berfungsi dalam kasus ini karena aturan pengiriman penundaan Outlook akan secara otomatis memilihnya lagi. Akibatnya, pengatur waktu akan disetel ulang, dan pesan Anda akan keluar dengan penundaan yang lebih besar.
• Jika beberapa pesan Anda tidak pernah sampai ke penerima, mungkin pesan tersebut terjebak di Kotak Keluar Anda. Berikut adalah 4 cara cepat untuk menghapus email yang macet di Outlook.

Nonaktifkan atau jadwalkan pengiriman / penerimaan otomatis di Outlook

Di luar kotak, Outlook dikonfigurasikan untuk mengirim email dengan segera, yang tidak diinginkan oleh banyak dari kita. Untungnya, Anda bisa dengan mudah mematikan pengaturan itu dan menentukan sendiri kapan email Anda akan keluar.

Nonaktifkan pengiriman/penerimaan email otomatis

Untuk mencegah Outlook mengirim dan menerima email secara otomatis, inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Klik Berkas > Opsi , lalu klik Lanjutan di panel kiri.
2. Gulir ke bawah ke Kirim dan Terima bagian dan kosongkan bagian Kirim segera ketika terhubung kotak centang.

   

3. Dalam Kirim dan Terima bagian, klik tombol Kirim / Terima... tombol.
4. Pada jendela dialog yang muncul, kosongkan kotak-kotak ini:
   • Jadwalkan pengiriman/penerimaan otomatis setiap .... menit
   • Melakukan pengiriman/penerimaan otomatis ketika keluar

   

5. Klik Tutup .
6. Klik OK untuk menutup Opsi Outlook kotak dialog.

Dengan ketiga opsi ini dinonaktifkan, Anda memiliki kendali penuh atas pengiriman dan penerimaan email Anda. Untuk melakukan ini, tekan F9 atau klik tombol Kirim/Terima Semua Folder tombol pada Kirim/Terima tab dari pita Outlook.

Jika Anda mungkin terkadang linglung atau sering terganggu oleh panggilan telepon atau kolega Anda, Anda mungkin lupa untuk menerima surat tepat waktu dan melewatkan pesan penting. Untuk mencegah hal ini terjadi, akan lebih bijaksana untuk menjadwalkan pengiriman/penerimaan otomatis dengan interval waktu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Catatan. Jika Anda melakukan langkah-langkah di atas tetapi Outlook Anda masih mengirim dan menerima email secara otomatis, kemungkinan besar Anda tidak memiliki kendali atas server Anda. Sayangnya, Anda harus menjalaninya.

Menjadwalkan pengiriman dan penerimaan email

Untuk menjadwalkan pengiriman / penerimaan otomatis di Outlook, inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Klik Berkas > Opsi > Lanjutan .
2. Dalam Kirim dan Terima bagian, klik tombol Kirim / Terima... tombol.
3. Pada jendela dialog yang muncul, pilih Jadwalkan pengiriman/penerimaan otomatis setiap .... menit dan masukkan jumlah menit dalam kotak.
4. Klik Tutup .
5. Klik OK .

Jika Anda ingin tahu tentang dua opsi lainnya dalam kelompok pertama, inilah yang mereka lakukan:

• Sertakan grup ini dalam pengiriman/penerimaan (F9) - Tetap pilih opsi ini jika Anda ingin terus menggunakan tombol F9 untuk mengirim pesan Anda.
• Melakukan pengiriman/penerimaan otomatis ketika keluar - centang atau kosongkan opsi ini tergantung pada apakah Anda ingin atau tidak ingin Outlook secara otomatis mengirim dan menerima pesan saat penutupan.

Harap diperhatikan bahwa penjadwalan pengiriman/penerimaan otomatis bekerja secara berbeda dari aturan penundaan pengiriman:

• Aturan hanya menunda pengiriman email keluar; pengaturan di atas mengontrol email masuk dan keluar.
• Aturan menyimpan setiap pesan keluar di Outbox selama persis seperti yang telah Anda tentukan. Pengiriman/penerimaan otomatis dilakukan setiap N menit, tanpa menghiraukan kapan pesan tertentu masuk ke folder Kotak Keluar.
• Jika Anda memutuskan untuk membatalkan penundaan dan segera mengirim email, menekan F9 atau mengklik tombol Kirim/Terima Semua Folder akan mengalahkan pengiriman otomatis; email yang ditunda oleh aturan akan tetap berada di Kotak Keluar, kecuali Anda menjadwalkan ulang secara manual.

Selain itu, Anda juga dapat menyiapkan balasan otomatis di luar kantor untuk menginformasikan kepada orang-orang yang mengirimi Anda email bahwa Anda sedang berada di luar kantor dan akan menghubungi Anda nanti.

Itulah cara menunda pengiriman email di Outlook. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!