สามวิธีในการชะลอการส่งใน Outlook: ชะลอการส่งข้อความบางข้อความ สร้างกฎเพื่อเลื่อนอีเมลทั้งหมด หรือตั้งเวลาการส่งอัตโนมัติ

คุณมักจะเกิดหรือไม่ คุณส่งข้อความและสักครู่ต่อมาคุณหวังว่าคุณจะไม่ได้? บางทีคุณอาจคลิกตอบกลับทั้งหมดแทนที่จะตอบกลับ หรือส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไปให้ผิดคนโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือเพิ่งตระหนักว่าการตอบกลับด้วยความโกรธของคุณเป็นความคิดที่ไม่ดี และคุณต้องใจเย็นและคิดถึงข้อโต้แย้งที่ดีกว่านี้

ข้อดี ข่าวคือ Microsoft Outlook มีวิธีการเรียกคืนข้อความที่ส่งไปแล้ว อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ใช้ได้กับบัญชี Office 365 และ Microsoft Exchange เท่านั้น และมีข้อจำกัดอื่นๆ อีกมากมาย วิธีที่เชื่อถือได้มากกว่าคือการป้องกันสถานการณ์ประเภทนี้โดยการชะลอการส่งอีเมลเป็นระยะเวลาหนึ่ง การดำเนินการนี้จะช่วยให้คุณมีเวลาคิดทบทวนในภายหลังและมีโอกาสที่จะคว้าข้อความจากโฟลเดอร์กล่องขาออกก่อนที่จะออกไปจริง

วิธีกำหนดเวลาอีเมลใน Outlook

หากคุณต้องการให้ข้อความใดข้อความหนึ่งออกไปในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง วิธีแก้ไขที่ง่ายที่สุดคือชะลอการนำส่ง ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการกำหนดเวลาอีเมลใน Outlook:

1. เมื่อเขียนข้อความ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
   • บนแท็บ ข้อความ ในแท็บ แท็ก กลุ่ม ให้คลิกไอคอนเปิดใช้กล่องโต้ตอบ
   • บนแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม ตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิกปุ่ม การส่งมอบล่าช้า ปุ่ม

     

2. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ ใต้ ตัวเลือกการแสดงโฆษณา ให้ทำเครื่องหมายในช่อง อย่าส่งก่อนกำหนด ทำเครื่องหมายในช่องและตั้งวันที่และเวลาที่ต้องการ
3. คลิกปุ่ม ปิด

   

4. เมื่อคุณเขียนอีเมลเสร็จแล้ว ให้คลิก ส่ง ในหน้าต่างข้อความ

อีเมลที่กำหนดเวลาไว้จะรออยู่ในโฟลเดอร์ Outbox จนกว่าจะถึงเวลาส่งที่ระบุ ขณะอยู่ในกล่องขาออก คุณมีอิสระที่จะแก้ไขหรือลบข้อความ

วิธีกำหนดเวลาการส่งอีเมลใหม่

หากคุณเปลี่ยนใจในภายหลัง คุณสามารถ เปลี่ยนแปลง หรือ ยกเลิก การจัดส่งที่ล่าช้าด้วยวิธีนี้:

1. เปิดข้อความจากโฟลเดอร์ กล่องขาออก
2. ในแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม ตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิกปุ่ม การส่งล่าช้า
3. ใน คุณสมบัติ กล่องโต้ตอบ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
   • หากต้องการส่งข้อความทันที ให้ล้างช่อง " อย่าส่งก่อน "
   • หากต้องการกำหนดเวลาอีเมลใหม่ เลือกวันที่หรือเวลาจัดส่งอื่น
4. คลิกปุ่ม ปิด
5. ในหน้าต่างข้อความ คลิก ส่ง

ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของคุณในขั้นตอนที่ 3 ข้อความจะถูกส่งทันทีหรืออยู่ในกล่องขาออกจนกว่าจะถึงเวลาส่งใหม่

เคล็ดลับและหมายเหตุ:

• ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะในไคลเอ็นต์ เดสก์ท็อป Outlook ไม่ใช่ใน Outlook บนเว็บ
• สามารถส่งและรับอีเมลได้เฉพาะเมื่อ Outlook ทำงานอยู่ ถ้า Outlook ปิดในเวลาส่งที่คุณเลือกไว้ ข้อความจะถูกส่งไปในครั้งถัดไปที่คุณเปิด Outlook ในทำนองเดียวกัน หาก Outlook ของผู้รับปิดในขณะนั้น พวกเขาจะได้รับข้อความของคุณในการเริ่มต้นครั้งถัดไป

วิธีชะลอการส่งอีเมลทั้งหมดใน Outlook

ข้อความขาออกทั้งหมดใน Outlook ถูกกำหนดเส้นทางผ่านโฟลเดอร์กล่องขาออก เว้นแต่คุณจะปิดใช้งานการตั้งค่าเริ่มต้น เมื่อข้อความเข้าไปในกล่องขาออก ข้อความนั้นจะถูกส่งทันที หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้ตั้งกฎเพื่อชะลอการส่งอีเมล มีวิธีการดังนี้:

1. บนแท็บ ไฟล์ คลิก จัดการกฎ & การแจ้งเตือน . หรือบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ย้าย คลิก กฎ > จัดการกฎ & การแจ้งเตือน :

   

2. ในหน้าต่างโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน คลิก กฎใหม่ .

   

3. ภายใต้ เริ่มจากกฎว่าง คลิกตัวเลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง จากนั้นคลิก ถัดไป .

   

4. หากคุณต้องการชะลอ อีเมลที่ตรงตามเงื่อนไขบางประการ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น หากต้องการชะลอข้อความที่ส่งผ่านบัญชีใดบัญชีหนึ่ง ให้ทำเครื่องหมายในช่อง " แม้ว่าบัญชีที่ระบุ " แล้วคลิก ถัดไป

   หากต้องการ เลื่อนการส่งอีเมลทั้งหมด ไม่ต้องเลือกตัวเลือกใดๆ เพียงคลิก ถัดไป Outlook จะถามคุณยืนยันว่าคุณต้องการให้กฎมีผลกับทุกข้อความที่คุณส่ง และคุณคลิก ใช่ .

   

5. ในด้านบน บานหน้าต่าง ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการกระทำ ทำเครื่องหมายที่ช่อง เลื่อนการส่งมอบตามจำนวนนาที

   

6. ในด้านล่าง บานหน้าต่าง ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกลิงก์ จำนวนหนึ่ง การดำเนินการนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบ การจัดส่งแบบเลื่อนเวลา ขนาดเล็ก ซึ่งคุณพิมพ์จำนวนนาทีที่คุณต้องการเลื่อนการจัดส่ง (สูงสุด 120 นาที) จากนั้นคลิก ตกลง .

   

7. ขณะนี้ลิงก์จะแสดงช่วงเวลาที่ Outlook จะชะลอการส่งอีเมล ณ จุดนี้ คุณสามารถคลิก เสร็จสิ้น เพื่อประหยัดเวลา หรือคุณสามารถคลิก ถัดไป เพื่อกำหนดค่าข้อยกเว้นบางอย่าง และ/หรือตั้งชื่อที่เหมาะสมให้กับกฎ เพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการทั้งหมด เราคลิก ถัดไป .

   

8. ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการข้อยกเว้นหรือไม่ เลือกกล่องกาเครื่องหมายอย่างน้อยหนึ่งกล่อง หรือ คลิก ถัดไป โดยไม่เลือกอะไรเลย
9. ในขั้นตอนสุดท้าย ให้ตั้งชื่อกฎที่มีความหมาย โดยพูดว่า " เลื่อนการส่งอีเมล " ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปุ่ม เปิด ในกฎนี้ ตัวเลือกถูกเลือก และคลิก เสร็จสิ้น

   

10. คลิก ตกลง สองครั้ง – ในข้อความยืนยันและ ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน

หลังจากที่คุณคลิกปุ่ม ส่ง ข้อความจะถูกส่งไปยังกล่องขาออกโฟลเดอร์และคงอยู่ที่นั่นตามช่วงเวลาที่คุณกำหนด

เคล็ดลับและหมายเหตุ:

• คุณมีอิสระที่จะแก้ไขข้อความขณะที่อยู่ในกล่องขาออก ซึ่งจะไม่ รีเซ็ตตัวจับเวลา
• หากคุณต้องการยกเลิกการหน่วงเวลาและส่งข้อความทันที ให้ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ใน วิธีกำหนดเวลาอีเมลใหม่และตั้งเวลาส่งเป็น เวลาปัจจุบัน . การล้างช่อง " อย่าส่งก่อน " จะไม่ทำงานในกรณีนี้ เนื่องจากกฎการหน่วงเวลาของ Outlook จะเลือกกฎการนำส่งอีกครั้งโดยอัตโนมัติ ผลที่ตามมาคือ ตัวจับเวลาจะถูกรีเซ็ต และข้อความของคุณจะส่งออกไปด้วยความล่าช้าที่มากขึ้น
• หากข้อความบางข้อความของคุณไม่เคยไปถึงผู้รับ บางทีข้อความเหล่านั้นอาจค้างอยู่ในกล่องขาออกของคุณ ต่อไปนี้คือ 4 วิธีด่วนในการลบอีเมลที่ติดค้างอยู่ใน Outlook

ปิดใช้งานหรือตั้งเวลาส่ง/รับอัตโนมัติใน Outlook

เมื่อแกะกล่อง Outlook ได้รับการกำหนดค่าให้ส่งอีเมลทันที ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่เราหลายคนต้องการ โชคดีที่คุณสามารถปิดการตั้งค่านั้นได้อย่างง่ายดายและตัดสินใจเองว่าเมื่อใดที่อีเมลของคุณจะถูกส่งออกไป

ปิดใช้งานการส่ง/รับอีเมลอัตโนมัติ

เพื่อป้องกันไม่ให้ Outlook ส่งและรับอีเมลโดยอัตโนมัติ นี่คือ สิ่งที่คุณต้องทำ:

1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก จากนั้นคลิก ขั้นสูง ในบานหน้าต่างด้านซ้าย<11
2. เลื่อนลงไปที่ส่วน ส่งและรับ และล้างส่วน ส่งทันทีเมื่อเชื่อมต่อ กล่องกาเครื่องหมาย

   

3. ในส่วน ส่งและรับ ให้คลิกปุ่ม ส่ง/รับ…
4. ในหน้าต่างโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้ล้างกล่องเหล่านี้:
   • กำหนดเวลาส่ง/รับอัตโนมัติทุกๆ … นาที
   • เตรียมการส่ง/รับอัตโนมัติล่วงหน้าเมื่อออก

   

5. คลิก ปิด .
6. คลิก ตกลง เพื่อปิด ตัวเลือก Outlook กล่องโต้ตอบ

เมื่อปิดใช้งานตัวเลือกทั้งสามนี้ คุณจะสามารถควบคุมการส่งและรับจดหมายของคุณได้อย่างเต็มที่ ในการทำเช่นนี้ ให้กด F9 หรือคลิกปุ่ม ส่ง/รับโฟลเดอร์ทั้งหมด บนแท็บ ส่ง/รับ ของริบบิ้น Outlook

หากคุณอยู่ที่ เวลาเหม่อลอยหรือมักเสียสมาธิเพราะโทรศัพท์หรือเพื่อนร่วมงาน คุณอาจลืมรับอีเมลและพลาดข้อความสำคัญ เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณควรกำหนดเวลาส่ง/รับอัตโนมัติด้วยช่วงเวลาที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด

หมายเหตุ หากคุณดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว แต่ Outlook ของคุณยังคงส่งและรับเมลโดยอัตโนมัติ เป็นไปได้มากว่าคุณจะไม่สามารถควบคุมเซิร์ฟเวอร์ของคุณได้ อนิจจาคุณจะต้องอยู่กับมัน

ตั้งเวลาส่งและรับอีเมล

หากต้องการตั้งเวลาส่ง/รับอัตโนมัติใน Outlook คุณต้องทำดังนี้:

1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง .
2. ในส่วน ส่งและรับ ให้คลิก ปุ่มส่ง/รับ…
3. ในหน้าต่างโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือก กำหนดเวลาการส่ง/รับอัตโนมัติทุกๆ … นาที และป้อนจำนวนนาทีใน กล่อง
4. คลิก ปิด .
5. คลิก ตกลง .

หากคุณสงสัยเกี่ยวกับตัวเลือกอีกสองตัวเลือกในกลุ่มแรก นี่คือสิ่งที่พวกเขาทำ:

• รวมกลุ่มนี้ในการส่ง/รับ (F9) – เก็บตัวเลือกนี้ไว้ เลือกถ้าคุณต้องการใช้ปุ่ม F9 เพื่อส่งข้อความของคุณต่อไป
• เตรียมการส่ง/รับอัตโนมัติเมื่อออก – เลือกหรือล้างตัวเลือกนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการหรือไม่ต้องการ Outlook จะส่งและรับข้อความโดยอัตโนมัติเมื่อปิด

โปรดทราบว่าการตั้งเวลาการส่ง/รับอัตโนมัติจะทำงานแตกต่างจากกฎการเลื่อนเวลาส่ง:

• กฎจะเลื่อนเวลาส่งเท่านั้น ของจดหมายขาออก การตั้งค่าข้างต้นจะควบคุมทั้งอีเมลขาเข้าและขาออก
• กฎจะเก็บข้อความขาออกแต่ละข้อความไว้ในกล่องขาออกตามระยะเวลาที่คุณระบุไว้ การส่ง/รับอัตโนมัติจะดำเนินการทุกๆ N นาที โดยไม่คำนึงว่าข้อความใดข้อความหนึ่งจะเข้าสู่โฟลเดอร์กล่องขาออกเมื่อใด
• ในกรณีที่คุณตัดสินใจยกเลิกการหน่วงเวลาและส่งเมลทันที ให้กด F9 หรือ การคลิกปุ่ม ส่ง/รับโฟลเดอร์ทั้งหมด จะเอาชนะการส่งอัตโนมัติ อีเมลที่ล่าช้าตามกฎจะยังคงอยู่ในกล่องขาออก เว้นแต่คุณจะกำหนดเวลาใหม่ด้วยตนเอง

นอกจากนี้ คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อลางานเพื่อแจ้งให้ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณทราบว่าคุณลางานและจะติดต่อกลับในภายหลัง

นั่นคือวิธีชะลอการส่งอีเมลใน Outlook ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!