V tomto článku ukážem, ako môžete rýchlo exportovať kontakty z aplikácie Outlook 365 - 2007 do tabuľky programu Excel. Najprv vysvetlím, ako používať vstavanú funkciu Import / Export aplikácie Outlook, a potom vytvoríme vlastné zobrazenie kontaktov a skopírujeme / vložíme ho do súboru programu Excel.

Každý z nás potrebuje raz za čas exportovať kontakty z adresára aplikácie Outlook do programu Excel. Dôvody na to môžu byť rôzne. Možno chcete aktualizovať všetky alebo niektoré kontakty, zálohovať kontakty alebo vytvoriť zoznam svojich VIP klientov, aby sa o nich mohol postarať váš partner počas vašej dovolenky.

Dnes sa ponoríme do 2 možné spôsoby exportu kontaktov programu Outlook do aplikácie Excel a ukážem vám, ako to môžete rýchlo urobiť v rôznych verziách programu Outlook:

Tip. Ak chcete vykonať opačnú úlohu, pomôže vám tento článok: Ako rýchlo importovať kontakty do aplikácie Outlook z programu Excel.

Export kontaktov programu Outlook do aplikácie Excel pomocou funkcie Import a export

Stránka Import/export Funkcia je k dispozícii vo všetkých verziách programu Outlook. Microsoftu sa však nepodarilo nájsť pre ňu málo miesta na páse kariet (ani na paneli s nástrojmi v predchádzajúcich verziách), aby bola ľahko dostupná. Namiesto toho sa zdá, že sa s každou novou verziou programu Outlook snažili túto funkciu ukryť hlbšie a hlbšie, čo je smiešne, pretože je naozaj užitočná.

Prečítajte si tento článok a dozviete sa, ako môžete rýchlo exportovať všetky potrebné údaje o všetkých kontaktoch programu Outlook do pracovného hárku programu Excel naraz.

Kde nájsť funkciu Import/Export v rôznych verziách aplikácie Outlook

No, pozrime sa, kde presne Import/export Sprievodca sa nachádza v každej verzii programu Outlook a potom vás krok za krokom prevediem exportom kontaktov programu Outlook do súboru Excel.

Tip. Pred exportom kontaktov do programu Excel je vhodné zlúčiť duplicitné kontakty v programe Outlook.

Funkcia Import/Export v programe Outlook 2021 - 2013

Na Súbor vyberte kartu Otvoriť & Export > Import/export :

Toho istého sprievodcu môžete otvoriť aj tak, že prejdete na Možnosti > Pokročilé > Export , ako to robíte v programe Outlook 2010.

Funkcia exportu v programe Outlook 2010

Na Súbor vyberte kartu Možnosti > Pokročilé > Export :

Funkcia importu a exportu v programe Outlook 2007 a Outlook 2003

Kliknite na . Súbor v hlavnej ponuke a vyberte Dovoz a vývoz... Bolo to celkom jednoduché, však? ;)

Ako exportovať kontakty programu Outlook do aplikácie Excel pomocou sprievodcu importom/exportom

Teraz, keď viete, kde sa Import/export funkcia nachádza, pozrime sa bližšie na to, ako exportovať kontakty z adresára programu Outlook do tabuľky Excel. Budeme to robiť v programe Outlook 2010 a máte šťastie, ak máte nainštalovanú túto verziu :)

1. Otvorte aplikáciu Outlook a prejdite do Import/export Funkcia, ako je znázornená na obrázkoch vyššie. Pripomínam, že v programe Outlook 2010 ju nájdete na Súbor karta> Možnosti > Pokročilé .
2. V prvom kroku Sprievodca importom a exportom , vyberte " Export do súboru " a potom kliknite na tlačidlo Ďalšie .
3. Vyberte " Hodnoty oddelené čiarkami (Windows) ", ak chcete exportovať kontakty z aplikácie Outlook do aplikácie Excel 2007, 2010 alebo 2013 a kliknite na tlačidlo Ďalšie tlačidlo.

   Ak chcete kontakty exportovať do starších verzií programu Excel, vyberte položku " Microsoft Excel 97-2003 ". Všimnite si, že Outlook 2010 je posledná verzia, v ktorej je táto voľba k dispozícii, v Outlooku 2013 je jedinou možnosťou " Hodnoty oddelené čiarkami (Windows) ".

4. Vyberte priečinok, z ktorého chcete exportovať. Keďže exportujeme kontakty z aplikácie Outlook, vyberieme Kontakty pod Outlook uzol, ako je znázornené na obrázku nižšie, a kliknite na Ďalšie pokračovať.
5. Práve ste vybrali údaje, ktoré chcete exportovať, a teraz musíte určiť, kam ich chcete uložiť. Kliknite na tlačidlo Prehľadávať vybrať cieľový priečinok, do ktorého sa má exportovaný súbor uložiť.
6. V Prehľadávať zadajte názov exportovaného súboru do poľa " Názov súboru " a kliknite na tlačidlo OK .
7. Kliknutím na OK sa vrátite do predchádzajúceho okna a kliknete na tlačidlo Ďalšie pokračovať.
8. Teoreticky by to mohol byť váš posledný krok, t. j. ak ste klikli na Dokončenie Tlačidlo hneď teraz. Tým by sa však exportovali úplne všetky polia vašich kontaktov v programe Outlook. Mnohé z týchto polí obsahujú nepodstatné informácie, ako napríklad číslo občianskeho preukazu alebo telefón na auto, a môžu len zahltiť váš excelovský súbor nadbytočnými údajmi. A aj keď vaše kontakty v programe Outlook neobsahujú takéto údaje, v excelovskej tabuľke by sa aj tak vytvorili prázdne stĺpce (92 stĺpcovspolu!).

   Vzhľadom na vyššie uvedené skutočnosti má zmysel exportovať len tie polia, ktoré skutočne potrebujete. Vlastné polia mapy tlačidlo.

9. V " Mapa Vlastné polia ", najprv kliknite na Prehľadná mapa odstrániť predvolenú mapu na pravom paneli a potom potiahnite potrebné polia z ľavého panela.

   Vybrané polia v pravom podokne môžete tiež ťahať smerom nahor a nadol, čím zmeníte ich poradie. Ak ste omylom pridali nechcené pole, môžete ho odstrániť jednoduchým potiahnutím späť, t. j. z pravého podokna do ľavého.

   Po dokončení kliknite na tlačidlo OK Ak chcete napríklad exportovať zoznam svojich klientov, vaše nastavenia sa môžu podobať nasledujúcemu obrázku obrazovky, kde sú vybrané len polia súvisiace s podnikaním.

10. Kliknutie na OK sa vrátite do predchádzajúceho okna (z kroku 7) a kliknete na Dokončenie tlačidlo.

A je to! Všetky kontakty z aplikácie Outlook sa exportujú do súboru .csv a teraz ich môžete otvoriť v programe Excel a prezerať a upravovať.

Ako exportovať kontakty z aplikácie Outlook do programu Excel kopírovaním / vkladaním

Niekto môže "kopírovanie/vkladanie" označiť za spôsob pre nováčikov, ktorý nie je vhodný pre pokročilých používateľov a guru. Samozrejme, je na tom zrnko pravdy, ale nie v tomto konkrétnom prípade :) V skutočnosti má export kontaktov kopírovaním/vkladaním niekoľko výhod v porovnaní s sprievodcom importom a exportom, o ktorom sme práve hovorili.

Najprv , je to vizuálny spôsob , t. j. to, čo vidíte, je to, čo dostanete, takže po exporte sa v súbore Excel nezobrazia žiadne neočakávané stĺpce alebo položky. Po druhé , sprievodca importom a exportom umožňuje exportovať väčšinu, ale nie všetky polia . Po tretie , mapovanie polí a zmena ich poradia môže byť tiež dosť zaťažujúce, najmä ak vyberáte veľa polí a tie sa nezmestia do viditeľnej oblasti okna, ktorá je nad posúvaním.

Celkovo môže byť kopírovanie a vkladanie kontaktov programu Outlook ručne rýchlejšou a pohodlnejšou alternatívou k zabudovanej funkcii Importovať/exportovať. Tento prístup funguje so všetkými verziami programu Outlook a môžete ho použiť na export kontaktov do akejkoľvek aplikácie balíka Office, kde funguje kopírovanie/vkladanie, nielen do programu Excel.

Začnete vytvorením vlastného zobrazenia, ktoré zobrazuje polia kontaktov, ktoré chcete exportovať.

1. Na stránke Outlook 2013 a Outlook 2010 , prepnite na Kontakty a na karte Domovská stránka v časti Aktuálny pohľad kliknite na skupinu Telefón ikonu na zobrazenie tabuľkového zobrazenia.

   Na stránke Outlook 2007 , prejdete na stránku Zobraziť > Aktuálny pohľad > Telefónny zoznam .

   Pozri tiež: Opakovanie riadku záhlavia (záhlavia stĺpcov) na každej vytlačenej strane v programe Excel

   Na stránke Outlook 2003 , je to takmer rovnaké: Zobraziť > Usporiadať podľa > Aktuálny pohľad > Telefónny zoznam .

2. Teraz musíme vybrať polia, ktoré chceme exportovať. Ak to chcete urobiť, v aplikáciách Outlook 2010 a 2013 prepnite na Zobraziť a kliknite na kartu Pridanie stĺpcov tlačidlo v Usporiadanie skupina.

   Na stránke Outlook 2007 , prejdite na Zobraziť > Aktuálny pohľad > Prispôsobenie aktuálneho zobrazenia... a kliknite na Polia tlačidlo.

   Na stránke Outlook 2003 ,. Polia tlačidlo je pod Zobraziť > Usporiadať podľa > Prispôsobenie...

3. V " Zobraziť stĺpce "", kliknite na potrebné pole v ľavom paneli, aby ste ho vybrali, a potom kliknite na tlačidlo Pridať pridáte do pravého podokna, ktoré obsahuje polia, ktoré sa majú zobraziť vo vašom vlastnom zobrazení.

   V predvolenom nastavení sa zobrazujú len časté polia, ak chcete viac polí, otvorte rozbaľovací zoznam v časti " Vyberte dostupné stĺpce z " a vyberte Všetky kontaktné polia .

   Ak chcete zmeniť poradie stĺpcov vo vlastnom zobrazení, vyberte pole, ktoré chcete presunúť, na pravom paneli a kliknite buď na Posunúť sa nahor alebo Posunúť sa nadol tlačidlo.

   Keď ste pridali všetky požadované polia a nastavili poradie stĺpcov podľa svojich predstáv, kliknite na tlačidlo OK na uloženie zmien.

   Tip: Alternatívny spôsob vytvorenia vlastného zobrazenia kontaktov je kliknúť pravým tlačidlom myši kdekoľvek na riadok s názvami polí a vybrať položku Výber polí.

   Potom jednoducho potiahnite požadované polia na požadované miesto v riadku s názvami polí, ako je znázornené na obrázku.

   Voila! Vytvorili sme vlastné zobrazenie kontaktov, čo bola vlastne hlavná časť práce. Zostáva vám už len stlačiť niekoľko klávesových skratiek na skopírovanie údajov kontaktov a ich vloženie do dokumentu Excel.

4. Stlačením CTRL+A vyberte všetky kontakty a potom ich skopírujte do schránky pomocou CTRL+C.
5. Otvorte novú tabuľku programu Excel a vyberte bunku A1 alebo akúkoľvek inú bunku, ktorá má byť 1. bunkou vašej tabuľky. Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a vyberte Vložiť z kontextového menu alebo stlačením klávesovej skratky CTRL+V skopírované kontakty vložte.
6. Uložte si hárok Excelu a užite si výsledky :)

Takto sa exportujú kontakty z aplikácie Outlook do pracovného hárka programu Excel. Nič zložité, však? Ak máte nejaké otázky alebo poznáte lepší spôsob, neváhajte mi napísať komentár. Vďaka za prečítanie!