Во оваа статија ќе покажам како можете брзо да извезувате контакти од Outlook 365 - 2007 во табела на Excel. Прво ќе објаснам како да ја користам вградената функција Outlook Import / Export, а потоа ќе создадеме приспособен приказ на контакти и ќе го копираме / залепиме во датотека Excel.

На сите ни треба за да извезете контакти од адресарот на Outlook во Excel повремено. Може да има различни причини да го направите ова. Можеби ќе сакате да ги ажурирате сите или некои од вашите контакти, да направите резервна копија на контактите или да направите список со вашите ВИП клиенти за да може вашиот партнер да се грижи за нив за време на вашиот одмор.

Денес ќе се фрлиме на 2 можни начини за извоз на контакти на Outlook во Excel и ќе покажам како можете брзо да го направите ова во различни верзии на Outlook:

Совет. За да извршите спротивна задача, овој напис ќе ви помогне: Како брзо да увезете контакти во Outlook од Excel.

Извезете контакти на Outlook во Excel користејќи ја функцијата Увоз и извоз

Увоз Функцијата /Export е достапна во сите верзии на Outlook. Сепак, Мајкрософт не успеа да најде малку простор за него на лентата (ниту на лентата со алатки во претходните верзии) за да биде на дофат. Наместо тоа, се чини дека се обидуваа да ја сокријат оваа функција подлабоко и подлабоко со секоја нова верзија на Outlook, што е смешно, бидејќи е навистина корисно.

Прочитајте ја оваа статија за да дознаете како можете дабрзо извезете ги сите потребни детали за сите ваши контакти на Outlook во работен лист на Excel во исто време.

Каде да ја најдете функцијата Увоз/Извоз во различни верзии на Outlook

Па, да видиме каде точно е <1 Волшебникот>Увоз/Извоз се наоѓа во секоја верзија на Outlook и потоа ќе ве наведам чекор-по-чекор низ извозот на контакти на Outlook во датотека Excel.

Совет. Пред да ги извезете вашите контакти во Excel, има смисла да се спојат дупликати контакти во Outlook

Увоз/Извоз функција во Outlook 2021 - 2013

На картичката Датотека , изберете Отвори & засилувач; Извоз > Увоз/Извоз :

Алтернативно, можете да го отворите истиот волшебник со одење до Опции > Напредно > ; Извези , како што правиш во Outlook 2010.

Извези функција во Outlook 2010

На картичката Датотека , изберете Опции > Напредно > Извези :

Функција за увоз и извоз во Outlook 2007 и Outlook 2003

Кликнете Датотека на главното мени и изберете Увоз и извоз... Беше прилично лесно, нели? ;)

Како да извезете контакти на Outlook во Excel користејќи го волшебникот за увоз/извоз

Сега кога знаете каде се наоѓа функцијата Увоз/Извоз , ајде да погледнеме поблиску погледнете како да извезете контакти од вашиот адресар на Outlook во табела на Excel. Ќе го направиме ова во Outlook 2010, и имате среќа ако стеинсталирајте ја оваа верзија :)

1. Отворете го вашиот Outlook и одете до функцијата Увоз/Извоз , како што е прикажано на сликите од екранот погоре. Ќе ве потсетам дека во Outlook 2010 можете да го најдете на картичката Датотека > Опции > Напредно .
2. На првиот чекор од Волшебникот за увоз и извоз , изберете „ Извези во датотека “ и потоа кликнете Следно .
3. Изберете „ Вредности разделени со запирки (Windows) “ ако сакате да ги извезете вашите контакти на Outlook во Excel 2007, 2010 или 2013 година и кликнете на копчето Следно .

   Ако сакате да ги извезете контактите во претходните верзии на Excel, тогаш изберете „ Microsoft Excel 97-2003 “. Имајте предвид дека Outlook 2010 е последната верзија каде што овој избор е достапен, во Outlook 2013 вашата единствена опција е „ Вредности разделени со запирки (Windows) “.

4. Изберете ја папката за извоз од. Бидејќи ги извезуваме нашите контакти на Outlook, избираме Контакти во јазолот Outlook , како што е прикажано на сликата од екранот подолу, и кликнете Следно за да продолжите.
5. Па, штотуку ги избравте податоците за извоз и сега треба да одредите каде сакате да ги зачувате. Кликнете на копчето Преглед за да изберете одредишна папка во која ќе ја зачувате извезената датотека.
6. Во дијалогот Преглед , напишете име за извезената датотека во полето „ Име на датотека “ и кликнете OK .
7. Кликнување наКопчето OK ќе ве врати на претходниот прозорец и кликнете Следно за да продолжите.
8. Во теорија, ова може да биде вашиот последен чекор, т.е. ако сте кликнете на копчето Заврши токму сега. Сепак, ова ќе ги извезе апсолутно сите полиња од вашите контакти на Outlook. Многу од тие полиња содржат несуштински информации како што се државниот матичен број или телефонот на автомобилот и тие може само да ја натрупаат вашата датотека Excel со непотребни детали. И дури и ако вашите контакти на Outlook не содржат такви детали, празни колони сепак ќе се креираат во табела на Excel (вкупно 92 колони!).

   Со оглед на горенаведеното, има смисла да се извезуваат само оние полиња што навистина ви се потребни. За да го направите ова, кликнете на копчето Map Custom Fields .

9. Во прозорецот за дијалог „ Прилагодени полиња за карта “, прво кликнете на копчето Исчисти карта за да ја отстраните стандардната карта на десниот панел и потоа повлечете ги потребните полиња од левото окно.

   Можете и да ги повлечете избраните полиња во десниот панел нагоре и надолу за да го преуредите нивниот редослед. Ако случајно сте додале несакано поле, можете да го отстраните со едноставно влечење назад, т.е. од десниот панел налево.

   Кога ќе завршите, кликнете на копчето OK . На пример, ако сакате да извезете список со вашите клиенти, вашите поставки може да личат на сликата од екранот подолу, каде што се избрани само полињата поврзани со бизнисот.

10. Со кликнување на OK ќе се вратите на претходниот прозорец (од чекор 7) и ќе кликнете на копчето Заврши .

Тоа е тоа! Сите ваши контакти на Outlook се извезуваат во датотека .csv и сега можете да ја отворите во Excel за прегледување и уредување.

Како да извезувате контакти од Outlook во Excel со копирање/лепење

Некој може да го нарече „copy/paste“ нов начин, кој не е погоден за напредни корисници и гуруа. Се разбира, има зрно вистина во тоа, но не во конкретниот случај :) Всушност, извезувањето контакти со копирање/лепење има неколку предности во споредба со волшебникот за увоз и извоз за кој штотуку разговаравме.

Прво , ова е визуелен начин , т.е. она што го гледате е она што го добивате, така што нема да видите неочекувани колони или записи во вашата датотека Excel по извезувањето. Второ , волшебникот за увоз и извоз ви овозможува да извезувате повеќето, но не сите полиња . Трето , мапирањето на полињата и преуредувањето на нивниот редослед, исто така, може да биде доста напорно, особено ако избирате многу полиња и тие не се вклопуваат во видливата, над свитокот, област на прозорецот.

Сè на сè, копирањето и залепувањето на контактите на Outlook рачно може да биде побрза и поудобна алтернатива на вградената функција Увоз/Извоз. Овој пристап работи со сите верзии на Outlook и можете да го користите за да ги извезувате вашите контакти на која билоКанцелариска апликација каде што работи копирањето/залепувањето, а не само Excel.

Почнувате со создавање приспособен приказ кој ги прикажува полињата на контактите што сакате да ги извезете.

1. Во Outlook 2013 и Outlook 2010 , префрлете се на Контакти и на картичката Home, во групата Тековен преглед , кликнете на Телефон икона за прикажување на приказ на табела.

   Во Outlook 2007 , одите во Преглед > Тековен приказ > Телефонски список .

   Исто така види: Функциите RAND и RANDBETWEEN за генерирање случајни броеви во Excel

   Во Outlook 2003 , тоа е речиси исто: Преглед > Прередете според > Тековен приказ > Список на телефони .

2. Сега треба да ги избереме полињата што сакаме да ги извезуваме. За да го направите ова, во Outlook 2010 и 2013 година, префрлете се на јазичето Преглед и кликнете на копчето Додај колони во групата Аранжман .

   Во Outlook 2007 , одете во Преглед > Тековен приказ > Приспособете го Тековниот приказ... и кликнете на копчето Полиња .

   Во Outlook 2003 , копчето Полиња е под Преглед > Наредете според > Прилагоди…

   Исто така види: Како да прикажувате формули во Excel
3. Во дијалогот „ Прикажи колони ““, кликнете на потребното поле во левиот панел за да изберете и потоа кликнете на копчето Додај за да го додадете во десниот панел што ги содржи полињата што треба да се прикажат во вашиот прилагоден приказ.

   Стандардно, само полињата често се прикажуваат, доколку сакате повеќе полиња, отворете ја паѓачката листа под „ Изберете достапноколони од " и изберете Сите полиња за контакт .

   Ако сакате да го промените редоследот на колоните во вашиот приспособен приказ, изберете го полето што сакате да го преместите на десниот панел и кликнете на копчето Премести нагоре или Премести надолу .

   Кога ќе ги додадете сите сакани полиња и ќе го поставите редоследот на колоните по ваш вкус, кликнете OK за да ги зачувате промените.

   Совет: Алтернативен начин за креирање приспособен приказ на контакти е да кликнете со десното копче каде било на редот со имиња на полињата и изберете Избор на полиња.

   Потоа едноставно повлечете ги полињата што ви се потребни до каде што сакате во низата имиња на полињата, како што е прикажано на сликата од екранот.

   Воила! работата. Она што треба да направите е да притиснете неколку кратенки за да ги копирате деталите на контактите и да ги залепите во документ Excel.

4. Притиснете CTRL +A за да ги изберете сите контакти и потоа CTRL+C за да ги копирате во таблата со исечоци.
5. Отворете нов Excel s претходен лист и изберете ја ќелијата A1 или која било друга ќелија што сакате да биде првата ќелија од вашата табела. Кликнете со десното копче на ќелијата и изберете Вметни од контекстното мени или притиснете CTRL+V за да ги залепите ископираните контакти.
6. Зачувајте го вашиот лист на Excel и уживајте во резултатите :)

На тој начин ги извезувате контактите на Outlook во работен лист на Excel. Ништо тешко, нели? Ако имате какви било прашања, илизнаете подобар начин, не двоумете се да ми кажете коментар. Ви благодариме за читањето!