Tässä artikkelissa näytän, miten voit nopeasti viedä yhteystietoja Outlook 365 - 2007 Excel-taulukkoon. Ensin selitän, miten käyttää Outlookin sisäänrakennettua Tuo / Vie-toimintoa, ja sen jälkeen luomme mukautetun yhteystietonäkymän ja kopioimme / liität sen Excel-tiedostoon.

Kaikkien meidän on vietävä yhteystietoja Outlookin osoitekirjasta Exceliin silloin tällöin. Tähän voi olla useita syitä. Voit haluta päivittää kaikki tai osan yhteystiedoistasi, varmuuskopioida yhteystietosi tai tehdä luettelon VIP-asiakkaistasi, jotta kumppanisi voi huolehtia heistä lomasi aikana.

Tänään tutustumme 2 mahdollisiin tapoihin viedä Outlookin yhteystietoja Exceliin ja näytän, miten voit tehdä tämän nopeasti eri Outlook-versioissa:

Vihje. Jos haluat suorittaa päinvastaisen tehtävän, tämä artikkeli on hyödyllinen: Kuinka tuoda nopeasti yhteystietoja Outlookiin Excelistä.

Vie Outlookin yhteystiedot Exceliin tuonti- ja vientitoiminnon avulla

The Tuonti/vienti toiminto on käytettävissä kaikissa Outlook-versioissa. Microsoft ei kuitenkaan onnistunut löytämään sille tilaa nauhasta (eikä työkalupalkista aikaisemmissa versioissa), jotta se olisi helposti saatavilla. Sen sijaan he näyttävät yrittäneen piilottaa tämän toiminnon yhä syvemmälle jokaisessa uudessa Outlook-versiossa, mikä on hassua, koska se on todella hyödyllinen.

Lue tämä artikkeli ja opi, miten voit nopeasti viedä kaikki tarvittavat tiedot kaikista Outlook-yhteystiedoistasi Excel-taulukkoon kerrallaan.

Mistä löytää tuonti/vientitoiminto eri Outlook-versioissa?

Katsotaanpa, missä tarkalleen ottaen Tuonti/vienti Ohjattu Outlook-ohjelma sijaitsee jokaisessa Outlook-versiossa, ja sen jälkeen käyn vaihe vaiheelta läpi Outlookin yhteystietojen viemisen Excel-tiedostoon.

Vihje. Ennen kuin viet yhteystietosi Exceliin, on järkevää yhdistää päällekkäiset yhteystiedot Outlookissa.

Tuo/vie toiminto Outlookissa 2021 - 2013

On Tiedosto välilehti, valitse Avaa ja vie > Tuonti/vienti :

Vaihtoehtoisesti voit avata saman ohjatun toiminnon menemällä osoitteeseen Vaihtoehdot > Edistynyt > Vie , kuten Outlook 2010:ssä.

Vientitoiminto Outlookissa 2010

On Tiedosto välilehti, valitse Vaihtoehdot > Edistynyt > Vie :

Tuo ja vie toiminto Outlookissa 2007 ja Outlookissa 2003

Klikkaa Tiedosto päävalikossa ja valitse Tuonti ja vienti... Se oli aika helppoa, eikö ollutkin? ;)

Outlookin yhteystietojen vieminen Exceliin ohjatun tuonti- ja vientitoiminnon avulla

Nyt kun tiedät, missä Tuonti/vienti ominaisuus sijaitsee, katsotaanpa tarkemmin, miten viedä yhteystietoja Outlookin osoitekirjasta Excel-taulukkoon. Teemme tämän Outlookissa 2010, ja olet onnekas, jos sinulla on tämä versio asennettuna :)

1. Avaa Outlook ja siirry kohtaan Tuonti/vienti toiminto, kuten yllä olevissa kuvakaappauksissa näkyy. Muistutan, että Outlook 2010:ssä se löytyy valikosta Tiedosto tab> Vaihtoehdot > Edistynyt .
2. Ensimmäisessä vaiheessa Ohjattu tuonti ja vienti , valitse " Vie tiedostoon " ja napsauta sitten Seuraava .
3. Valitse " Pilkulla erotetut arvot (Windows) ", jos haluat viedä Outlookin yhteystiedot Exceliin 2007, 2010 tai 2013 ja napsauta painiketta. Seuraava nappi.

   Jos haluat viedä yhteystiedot aikaisempiin Excel-versioihin, valitse " Microsoft Excel 97-2003 ". Huomaa, että Outlook 2010 on viimeinen versio, jossa tämä valinta on käytettävissä, Outlook 2013:ssa ainoa vaihtoehto on " Pilkulla erotetut arvot (Windows) ".

4. Valitse kansio, josta haluat viedä. Koska viemme Outlookin yhteystietojamme, valitsemme seuraavat kansiot. Yhteystiedot alla Outlook solmua, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy, ja napsauta kohtaa Seuraava jatkaa.
5. Olet juuri valinnut vietävät tiedot, ja nyt sinun on määritettävä, mihin haluat tallentaa ne. Napsauta painiketta Selaa painikkeella voit valita kohdekansion, johon vietävä tiedosto tallennetaan.
6. Vuonna Selaa dialogissa, kirjoita nimi viedylle tiedostolle kenttään " Tiedoston nimi " -kenttään ja napsauta OK .
7. Napsauttamalla OK painikkeella pääset takaisin edelliseen ikkunaan, ja napsautat painiketta Seuraava jatkaa.
8. Teoriassa tämä voisi olla viimeinen vaihe, eli jos napsautit valitsinta Viimeistely painiketta juuri nyt. Tämä kuitenkin veisi ehdottomasti kaikki Outlook-kontaktien kentät. Monet näistä kentistä sisältävät epäolennaisia tietoja, kuten henkilötunnuksen tai auton puhelinnumeron, ja ne saattavat vain sotkea Excel-tiedoston turhilla tiedoilla. Ja vaikka Outlook-kontaktit eivät sisältäisi tällaisia tietoja, Excel-taulukkoon luotaisiin silti tyhjiä sarakkeita (92 sarakettayhteensä!).

   Edellä esitetyn perusteella on järkevää viedä vain ne kentät, joita todella tarvitset. Voit tehdä tämän napsauttamalla Kartan mukautetut kentät nappi.

9. " Kartta Mukautetut kentät " -valintaikkunassa, napsauta ensin Selkeä kartta painiketta poistaaksesi oletuskartan oikeasta ruudusta ja vedä sitten tarvittavat kentät vasemmasta ruudusta.

   Voit myös raahata oikeassa ruudussa valittuja kenttiä ylös- ja alaspäin järjestelläksesi niiden järjestystä uudelleen. Jos olet vahingossa lisännyt ei-toivotun kentän, voit poistaa sen yksinkertaisesti vetämällä sen takaisin eli oikeasta ruudusta vasemmalle.

   Kun olet valmis, napsauta OK Jos haluat esimerkiksi viedä luettelon asiakkaistasi, asetuksesi voivat muistuttaa alla olevaa kuvakaappausta, jossa vain liiketoimintaan liittyvät kentät on valittu.

10. Klikkaamalla OK vie sinut takaisin edelliseen ikkunaan (vaiheesta 7), ja napsautat painiketta Viimeistely nappi.

Se siitä! Kaikki Outlookin yhteystietosi viedään .csv-tiedostoon, ja nyt voit avata sen Excelissä tarkastelua ja muokkausta varten.

Kuinka viedä yhteystietoja Outlookista Exceliin kopioimalla / liittämällä niitä

Joku saattaa kutsua "kopioi/liitä" -tapaa aloittelijan tavaksi, joka ei sovi edistyneille käyttäjille ja guruja. Siinä on tietysti totuuden jyvä, mutta ei tässä nimenomaisessa tapauksessa :) Itse asiassa yhteystietojen viemisellä kopioimalla/liittämällä on useita etuja verrattuna juuri käsittelemäämme Ohjattuun tuonti- ja vientitoimintoon.

Ensinnäkin , tämä on visuaalinen tapa , eli mitä näet, sitä myös saat, joten Excel-tiedostossasi ei näkyisi viennin jälkeen odottamattomia sarakkeita tai merkintöjä. Toiseksi , Ohjatun tuonti- ja vientitoiminnon avulla voit viedä useimmat, mutta ei kaikkia kenttiä . Kolmanneksi , kenttien kartoittaminen ja niiden järjestyksen muuttaminen voi myös olla melko työlästä, varsinkin jos valitset monta kenttää, eivätkä ne mahdu ikkunan näkyvälle, vierityksen yläpuolella olevalle alueelle.

Kaiken kaikkiaan Outlookin yhteystietojen kopioiminen ja liittäminen manuaalisesti saattaa olla nopeampi ja kätevämpi vaihtoehto sisäänrakennetulle Tuo/vienti-toiminnolle. Tämä lähestymistapa toimii kaikkien Outlook-versioiden kanssa, ja voit käyttää sitä yhteystietojen viemiseksi mihin tahansa Office-sovellukseen, jossa kopiointi/liittäminen toimii, ei vain Exceliin.

Aloitat luomalla mukautetun näkymän, jossa näkyvät vietävien yhteystietojen kentät.

1. Osoitteessa Outlook 2013 ja Outlook 2010 , vaihda Yhteystiedot ja Home-välilehdellä, kohdassa Nykyinen näkymä ryhmää, napsauta Puhelin kuvaketta näyttääksesi taulukkonäkymän.

   Osoitteessa Outlook 2007 , menet osoitteeseen Näytä > Nykyinen näkymä > Puhelinluettelo .

   Osoitteessa Outlook 2003 , se on lähes sama: Näytä > Järjestä mukaan > Nykyinen näkymä > Puhelinluettelo .

2. Nyt meidän on valittava kentät, jotka haluamme viedä. Voit tehdä tämän Outlookissa 2010 ja 2013, siirtyä kohtaan Näytä välilehteä ja napsauta Lisää sarakkeita painiketta Järjestelyt ryhmä.

   Osoitteessa Outlook 2007 , mene osoitteeseen Näytä > Nykyinen näkymä > Mukauta nykyistä näkymää... ja napsauta Kentät nappi.

   Katso myös: Kuinka suodattaa ja lajitella soluja värin mukaan Excelissä

   Osoitteessa Outlook 2003 ... Kentät painike on kohdassa Näytä > Järjestä mukaan > Mukauta...

3. " Näytä sarakkeet "" -valintaikkunassa, valitse tarvittava kenttä vasemmanpuoleisessa ruudussa napsauttamalla sitä ja napsauta sitten kenttää Lisää painiketta lisätäksesi sen oikeanpuoleiseen ruutuun, joka sisältää mukautetussa näkymässä näytettävät kentät.

   Oletusarvoisesti näytetään vain usein käytetyt kentät, jos haluat lisää kenttiä, avaa avattava luettelo kohdassa " Valitse käytettävissä olevat sarakkeet " ja valitse Kaikki yhteystietokentät .

   Jos haluat muuttaa sarakkeiden järjestystä mukautetussa näkymässä, valitse oikeassa ruudussa kenttä, jota haluat siirtää, ja napsauta joko Siirry ylöspäin tai Siirry alaspäin nappi.

   Kun olet lisännyt kaikki halutut kentät ja asettanut sarakkeiden järjestyksen haluamaksesi, napsauta painiketta OK tallentaaksesi muutokset.

   Vihje: Vaihtoehtoinen tapa luoda mukautettu yhteystietonäkymä on napsauttaa hiiren kakkospainikkeella missä tahansa kenttien nimirivillä ja valita Field Chooser.

   Sen jälkeen voit yksinkertaisesti vetää tarvitsemasi kentät haluamaasi kohtaan kenttien nimirivillä, kuten kuvassa näkyy.

   Voila! Olemme luoneet mukautetun yhteystietonäkymän, mikä oli itse asiassa suurin osa työstä. Sinun on enää painettava paria pikanäppäintä kopioidaksesi yhteystietojen tiedot ja liittääksesi ne Excel-dokumenttiin.

   Katso myös: Lineaarinen regressioanalyysi Excelissä
4. Valitse kaikki yhteystiedot painamalla CTRL+A ja kopioi ne sitten leikepöydälle CTRL+C.
5. Avaa uusi Excel-taulukkolaskenta ja valitse solu A1 tai jokin muu solu, jonka haluat taulukon 1. soluksi. Klikkaa solua hiiren oikealla painikkeella ja valitse Liitä kontekstivalikosta tai liitä kopioidut yhteystiedot painamalla CTRL+V.
6. Tallenna Excel-taulukko ja nauti tuloksista :)

Näin viet Outlookin yhteystiedot Excel-taulukkoon. Ei mitään vaikeaa, vai mitä? Jos sinulla on kysyttävää tai tiedät paremman tavan, älä epäröi laittaa minulle kommenttia. Kiitos lukemisesta!