În acest articol vă voi arăta cum puteți exporta rapid contactele din Outlook 365 - 2007 într-o foaie de calcul Excel. Mai întâi voi explica cum să utilizați funcția încorporată de import/export Outlook, după care vom crea o vizualizare personalizată a contactelor și o vom copia/ lipi într-un fișier Excel.

Cu toții avem nevoie să exportăm din când în când contacte din agenda Outlook în Excel. Pot exista diverse motive pentru a face acest lucru. Poate doriți să actualizați toate sau unele dintre contactele dvs., să faceți o copie de rezervă a contactelor sau să faceți o listă a clienților dvs. VIP, astfel încât partenerul dvs. să se ocupe de ei în timpul vacanței dvs.

Astăzi ne vom scufunda în 2 modalități posibile de a exporta contactele Outlook în Excel și vă voi arăta cum puteți face acest lucru rapid în diferite versiuni Outlook:

Sfat. Pentru a efectua o sarcină opusă, acest articol vă va fi de ajutor: Cum să importați rapid contacte în Outlook din Excel.

Exportați contactele Outlook în Excel utilizând funcția Import și Export

The Import/Export funcția este disponibilă în toate versiunile Outlook. Cu toate acestea, Microsoft nu a reușit să găsească puțin loc pentru ea pe panglică (nici pe bara de instrumente în versiunile anterioare), astfel încât să fie la îndemână. În schimb, se pare că au încercat să ascundă această funcție tot mai adânc cu fiecare nouă versiune de Outlook, ceea ce este amuzant, deoarece este foarte utilă.

Citiți acest articol pentru a afla cum puteți exporta rapid toate detaliile necesare ale tuturor contactelor Outlook într-o foaie de lucru Excel la un moment dat.

Unde se găsește funcția Import/Export în diferite versiuni Outlook

Ei bine, să vedem unde anume Import/Export Expertul rezidă în fiecare versiune Outlook și după aceea vă voi conduce pas cu pas prin exportul contactelor Outlook într-un fișier Excel.

Sfat: Înainte de a exporta contactele în Excel, este util să unificați contactele duplicate în Outlook

Funcția Import/Export în Outlook 2021 - 2013

Pe Fișier fila, alegeți Deschideți & Exportați > Import/Export :

Alternativ, puteți deschide același asistent accesând Opțiuni > Avansat > Export , așa cum faceți în Outlook 2010.

Funcția de export în Outlook 2010

Pe Fișier fila, alegeți Opțiuni > Avansat > Export :

Funcția de import și export în Outlook 2007 și Outlook 2003

Faceți clic pe Fișier din meniul principal și alegeți Import și export... A fost destul de ușor, nu-i așa? ;)

Cum să exportați contactele Outlook în Excel utilizând expertul Import/Export

Acum că știți unde se află Import/Export caracteristica este localizată, să aruncăm o privire mai atentă la modul în care să exportăm contactele din agenda de adrese Outlook într-o foaie de calcul Excel. Vom face acest lucru în Outlook 2010, și norocos ești dacă ai această versiune instalată :)

1. Deschideți Outlook și navigați la Import/Export funcție, așa cum se arată în capturile de ecran de mai sus. Vă reamintesc că în Outlook 2010 o găsiți în secțiunea Fișier tab> Opțiuni > Avansat .
2. La prima etapă a Expertul de import și export , alegeți " Exportați într-un fișier " și apoi faceți clic pe Următorul .
3. Selectați " Valori separate prin virgulă (Windows) " dacă doriți să exportați contactele Outlook în Excel 2007, 2010 sau 2013 și faceți clic pe butonul Următorul buton.

   Dacă doriți să exportați contactele în versiuni anterioare de Excel, selectați " Microsoft Excel 97-2003 ". Rețineți că Outlook 2010 este ultima versiune în care această alegere este disponibilă, în Outlook 2013 singura opțiune este " Valori separate prin virgulă (Windows) ".

4. Selectați folderul din care doriți să exportați. Deoarece exportăm contactele Outlook, alegem Contacte în cadrul Outlook așa cum se arată în captura de ecran de mai jos, apoi faceți clic pe Următorul pentru a continua.
5. Ei bine, tocmai ați ales datele pe care doriți să le exportați și acum trebuie să specificați unde doriți să le salvați. Faceți clic pe butonul Răsfoiți pentru a selecta un dosar de destinație în care să salvați fișierul exportat.
6. În Răsfoiți introduceți un nume pentru fișierul exportat în caseta " Numele fișierului " și faceți clic pe OK .
7. Dacă faceți clic pe butonul OK vă va aduce înapoi la fereastra anterioară și faceți clic pe Următorul pentru a continua.
8. Teoretic, acesta ar putea fi pasul final, de exemplu, dacă ați făcut clic pe butonul Finisaj chiar acum. Totuși, acest lucru ar exporta absolut toate câmpurile contactelor Outlook. Multe dintre aceste câmpuri conțin informații neesențiale, cum ar fi numărul de identificare al Guvernului sau telefonul mașinii, și nu pot decât să vă aglomereze fișierul Excel cu detalii redundante. Și chiar dacă contactele Outlook nu conțin astfel de detalii, tot s-ar crea coloane goale într-o foaie de calcul Excel (92 de coloanecu totul!).

   Având în vedere cele de mai sus, este logic să exportați numai acele câmpuri de care aveți cu adevărat nevoie. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Câmpuri personalizate de hartă buton.

9. În " Harta Câmpuri personalizate ", faceți mai întâi clic pe butonul Hartă clară pentru a elimina harta implicită din panoul din dreapta și apoi trageți câmpurile necesare din panoul din stânga.

   De asemenea, puteți glisa câmpurile selectate în panoul din dreapta în sus și în jos pentru a le rearanja ordinea. Dacă ați adăugat din greșeală un câmp nedorit, îl puteți elimina prin simpla glisare înapoi, adică din panoul din dreapta în cel din stânga.

   Când ați terminat, faceți clic pe butonul OK De exemplu, dacă doriți să exportați o listă a clienților dvs., setările dvs. pot semăna cu captura de ecran de mai jos, în care sunt selectate doar câmpurile legate de afaceri.

10. Clic pe OK vă va aduce înapoi la fereastra anterioară (de la pasul 7) și faceți clic pe butonul Finisaj buton.

Gata! Toate contactele Outlook sunt exportate într-un fișier .csv, pe care îl puteți deschide în Excel pentru revizuire și editare.

Cum să exportați contactele din Outlook în Excel prin copiere / lipire

Cineva ar putea spune că "copy / paste" este o metodă pentru începători, nepotrivită pentru utilizatorii avansați și guru. Desigur, există un sâmbure de adevăr în aceasta, dar nu în acest caz particular :) De fapt, exportul de contacte prin copiere / lipire are mai multe avantaje în comparație cu expertul de import și export pe care tocmai l-am discutat.

În primul rând , acesta este un mod vizual , adică ceea ce vedeți este ceea ce obțineți, astfel încât nu veți vedea nicio coloană sau intrare neașteptată în fișierul Excel după export. În al doilea rând , asistentul de import și export vă permite să exportați majoritatea, dar nu toate câmpurile . În al treilea rând , cartografierea câmpurilor și rearanjarea ordinii acestora ar putea fi, de asemenea, destul de împovărătoare, mai ales dacă alegeți mai multe câmpuri și acestea nu se încadrează în zona vizibilă, deasupra defilării, a ferestrei.

În concluzie, copierea și lipirea manuală a contactelor Outlook ar putea fi o alternativă mai rapidă și mai convenabilă la funcția încorporată de import/export. Această abordare funcționează cu toate versiunile Outlook și o puteți utiliza pentru a exporta contactele în orice aplicație Office în care funcționează funcția de copiere/lipire, nu doar în Excel.

Începeți prin a crea o vizualizare personalizată care afișează câmpurile contactelor pe care doriți să le exportați.

1. În Outlook 2013 și Outlook 2010 , treceți la Contacte și în fila Acasă, în fereastra Vizualizare curentă grup, faceți clic pe butonul Telefon pentru a afișa o vizualizare tabelară.

   În Outlook 2007 , te duci la Vezi > Vizualizare curentă > Lista de telefoane .

   În Outlook 2003 , este aproape la fel: Vezi > Aranjați prin > Vizualizare curentă > Lista de telefoane .

2. Acum trebuie să alegem câmpurile pe care dorim să le exportăm. Pentru a face acest lucru, în Outlook 2010 și 2013, treceți la fereastra Vezi și faceți clic pe butonul Adăugați coloane din fereastra Aranjament grup.

   În Outlook 2007 , mergeți la Vezi > Vizualizare curentă > Personalizați vizualizarea curentă... și faceți clic pe butonul Domenii buton.

   În Outlook 2003 , a Domenii se află sub Vezi > Aranjați prin > Personalizați...

3. În " Afișați coloanele "", faceți clic pe câmpul necesar din panoul din stânga pentru a-l selecta și apoi faceți clic pe butonul Adăugați pentru a-l adăuga la panoul din dreapta care conține câmpurile care urmează să fie afișate în vizualizarea personalizată.

   În mod implicit, sunt afișate doar câmpurile frecvente, dacă doriți mai multe câmpuri, deschideți lista derulantă de sub " Selectați coloanele disponibile din " și alegeți Toate câmpurile de contact .

   Dacă doriți să modificați ordinea coloanelor din vizualizarea personalizată, selectați câmpul pe care doriți să îl mutați în panoul din dreapta și faceți clic pe unul dintre următoarele două opțiuni Mutați-vă în sus sau Mutarea în jos buton.

   După ce ați adăugat toate câmpurile dorite și ați setat ordinea coloanelor după bunul plac, faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

   Indicație: O altă modalitate de a crea o vizualizare personalizată a contactelor este să faceți clic dreapta oriunde pe rândul de nume de câmpuri și să alegeți Field Chooser (Selectare câmp).

   După aceea, trebuie doar să trageți câmpurile de care aveți nevoie acolo unde le doriți în rândul de nume de câmpuri, așa cum se arată în captura de ecran.

   Iată că am creat o vizualizare personalizată a contactelor, ceea ce a fost de fapt partea principală a lucrului. Ceea ce vă rămâne de făcut este să apăsați câteva comenzi rapide pentru a copia detaliile contactelor și a le lipi într-un document Excel.

4. Apăsați CTRL+A pentru a selecta toate contactele și apoi CTRL+C pentru a le copia în clipboard.
5. Deschideți o nouă foaie de calcul Excel și selectați celula A1 sau orice altă celulă pe care doriți să fie prima celulă a tabelului dvs. Faceți clic dreapta pe celulă și alegeți Paste din meniul contextual sau apăsați CTRL+V pentru a lipi contactele copiate.
6. Salvați foaia Excel și bucurați-vă de rezultate :)

Iată cum exportați contactele Outlook într-o foaie de calcul Excel. Nimic dificil, nu-i așa? Dacă aveți întrebări sau cunoașteți o modalitate mai bună, nu ezitați să îmi scrieți un comentariu. Vă mulțumesc pentru lectură!