Bu makalede Outlook 365 - 2007'deki kişileri bir Excel elektronik tablosuna nasıl hızlı bir şekilde aktarabileceğinizi göstereceğim. Öncelikle yerleşik Outlook İçe / Dışa Aktarma işlevinin nasıl kullanılacağını açıklayacağım ve ardından özel bir kişi görünümü oluşturup bunu bir Excel dosyasına kopyalayıp / yapıştıracağız.

Hepimizin arada bir kişileri Outlook adres defterinden Excel'e aktarması gerekir. Bunu yapmak için çeşitli nedenler olabilir. Kişilerinizin tümünü veya bir kısmını güncellemek, kişileri yedeklemek veya VIP müşterilerinizin bir listesini yapmak isteyebilirsiniz, böylece ortağınız tatiliniz sırasında onlarla ilgilenebilir.

Bugün Outlook kişilerini Excel'e aktarmanın 2 olası yolunu inceleyeceğiz ve bunu farklı Outlook sürümlerinde nasıl hızlı bir şekilde yapabileceğinizi göstereceğim:

İpucu: Tersi bir görevi gerçekleştirmek için şu makale yardımcı olacaktır: Kişileri Excel'den Outlook'a hızlı bir şekilde aktarma.

İçe ve Dışa Aktar işlevini kullanarak Outlook kişilerini Excel'e aktarma

Bu İthalat/İhracat işlevi tüm Outlook sürümlerinde mevcuttur. Ancak Microsoft bu işleve şeritte (veya önceki sürümlerde araç çubuğunda) kolayca ulaşılabilecek küçük bir yer bulamamıştır. Bunun yerine, Outlook'un her yeni sürümünde bu işlevi daha da derine gizlemeye çalışıyor gibi görünüyorlar ki bu komik çünkü gerçekten kullanışlıdır.

Tüm Outlook kişilerinizin gerekli tüm ayrıntılarını tek seferde bir Excel çalışma sayfasına nasıl hızlı bir şekilde aktarabileceğinizi öğrenmek için bu makaleyi okuyun.

Farklı Outlook sürümlerinde İçe/Dışa Aktarma işlevi nerede bulunur?

Bakalım tam olarak nerede İthalat/İhracat sihirbazı her Outlook sürümünde bulunur ve bundan sonra Outlook kişilerini bir Excel dosyasına aktarma konusunda size adım adım yol göstereceğim.

İpucu: Kişilerinizi Excel'e aktarmadan önce, Outlook'ta yinelenen kişileri birleştirmek mantıklı olacaktır

Outlook 2021 - 2013'te İthalat/İhracat işlevi

Üzerinde Dosya sekmesini seçin, ardından Aç & Dışa Aktar > İthalat/İhracat :

Alternatif olarak, aynı sihirbazı şu adrese giderek de açabilirsiniz Seçenekler > Gelişmiş > İhracat Outlook 2010'da yaptığınız gibi.

Outlook 2010'da dışa aktarma işlevi

Üzerinde Dosya sekmesini seçin, ardından Seçenekler > Gelişmiş > İhracat :

Outlook 2007 ve Outlook 2003'te İçe ve Dışa Aktarma işlevi

Tıklayın Dosya öğesini seçin ve ana menüde İthalat ve İhracat... Oldukça kolaydı, değil mi? ;)

İçe/Dışa Aktarma sihirbazını kullanarak Outlook kişilerini Excel'e aktarma

Artık nerede olduğunu bildiğinize göre İthalat/İhracat özelliği bulunduğuna göre, Outlook adres defterinizdeki kişileri bir Excel elektronik tablosuna nasıl aktaracağınıza daha yakından bakalım. Bunu Outlook 2010'da yapacağız ve bu sürüm yüklüyse şanslısınız :)

1. Outlook'unuzu açın ve İthalat/İhracat işlevini, yukarıdaki ekran görüntülerinde gösterildiği gibi kullanabilirsiniz. Outlook 2010'da bunu Dosya tab> Seçenekler > Gelişmiş .
2. İlk adımda İçe ve Dışa Aktarma Sihirbazı " seçeneğini seçin. Bir dosyaya aktarma " ve ardından Sonraki .
3. Seçiniz " Virgülle Ayrılmış Değerler (Windows) " seçeneğine tıklayın ve Outlook kişilerinizi Excel 2007, 2010 veya 2013'e aktarmak istiyorsanız Sonraki Düğme.

   Kişileri daha önceki Excel sürümlerine aktarmak istiyorsanız, " Microsoft Excel 97-2003 ". Outlook 2010'un bu seçeneğin mevcut olduğu son sürüm olduğunu unutmayın, Outlook 2013'te tek seçeneğiniz " Virgülle Ayrılmış Değerler (Windows) ".

4. Dışa aktarılacak klasörü seçin. Outlook kişilerimizi dışa aktardığımız için İletişim altında Görünüm düğümüne tıklayın ve aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi Sonraki Devam etmek için.
5. Dışa aktarılacak verileri seçtiniz ve şimdi bunları nereye kaydetmek istediğinizi belirtmeniz gerekiyor. Gözat düğmesine basarak dışa aktarılan dosyanın kaydedileceği bir hedef klasör seçin.
6. İçinde Gözat iletişim kutusunda, dışa aktarılan dosya için bir ad yazın " Dosya adı " alanına tıklayın ve TAMAM. .
7. Tıklayarak TAMAM. düğmesi sizi bir önceki pencereye geri götürecektir ve Sonraki Devam etmek için.
8. Teorik olarak, bu son adımınız olabilir, yani Bitirmek Ancak, bu işlem Outlook kişilerinizin tüm alanlarını dışa aktaracaktır. Bu alanların çoğu Devlet Kimlik numarası veya Araç Telefonu gibi gereksiz bilgiler içerir ve Excel dosyanızı gereksiz ayrıntılarla doldurabilir. Outlook kişileriniz bu tür ayrıntılar içermese bile, Excel elektronik tablosunda boş sütunlar oluşturulmaya devam edecektir (92 sütunhep birlikte!).

   Yukarıdakiler göz önüne alındığında, yalnızca gerçekten ihtiyacınız olan alanları dışa aktarmak mantıklıdır. Bunu yapmak için Özel Alanları Eşle Düğme.

9. " Özel alanları eşle " iletişim penceresinde, önce Haritayı Temizle düğmesine basarak sağ bölmedeki varsayılan haritayı kaldırın ve ardından gerekli alanları sol bölmeden sürükleyin.

   Ayrıca sağ bölmedeki seçili alanları yukarı ve aşağı sürükleyerek sıralarını yeniden düzenleyebilirsiniz. Yanlışlıkla istenmeyen bir alan eklediyseniz, sadece geri sürükleyerek, yani sağ bölmeden sola sürükleyerek kaldırabilirsiniz.

   İşiniz bittiğinde TAMAM. Örneğin, müşterilerinizin bir listesini dışa aktarmak istiyorsanız, ayarlarınız yalnızca işle ilgili alanların seçili olduğu aşağıdaki ekran görüntüsüne benzeyebilir.

10. Tıklama TAMAM. sizi önceki pencereye geri getirecek (7. adımdan itibaren) ve Bitirmek Düğme.

İşte bu! Tüm Outlook kişileriniz bir .csv dosyasına aktarılır ve artık incelemek ve düzenlemek için Excel'de açabilirsiniz.

Kişileri kopyalayarak / yapıştırarak Outlook'tan Excel'e aktarma

Birileri "kopyala / yapıştır" yöntemini acemi yöntemi olarak nitelendirebilir, ileri düzey kullanıcılar ve uzmanlar için uygun değildir. Elbette bunda doğruluk payı vardır, ancak bu özel durumda değil :) Aslında, kişileri kopyalayarak / yapıştırarak dışa aktarmanın, daha önce tartıştığımız İçe ve Dışa Aktarma sihirbazına kıyasla birçok avantajı vardır.

İlk olarak bu bir görsel yol yani ne görüyorsanız onu alırsınız, bu nedenle dışa aktardıktan sonra Excel dosyanızda beklenmedik sütunlar veya girişler görmezsiniz. İkinci olarak İçe ve Dışa Aktarma sihirbazı en çok dışa aktarma yapmanızı sağlar, ancak tüm alanlar değil . Üçüncü olarak alanları eşlemek ve sıralarını yeniden düzenlemek, özellikle çok sayıda alan seçiyorsanız ve bunlar pencerenin görünür, kaydırmanın üstündeki alanına sığmıyorsa oldukça külfetli olabilir.

Sonuç olarak, Outlook kişilerini manuel olarak kopyalayıp yapıştırmak, yerleşik İçe/Dışa Aktarma işlevine göre daha hızlı ve daha kullanışlı bir alternatif olabilir. Bu yaklaşım tüm Outlook sürümleriyle çalışır ve kişilerinizi yalnızca Excel'e değil, kopyala/yapıştır özelliğinin çalıştığı herhangi bir Office uygulamasına aktarmak için kullanabilirsiniz.

Dışa aktarmak istediğiniz kişi alanlarını görüntüleyen özel bir görünüm oluşturarak başlarsınız.

1. İçinde Görünüm 2013 ve Outlook 2010 'ye geçin İletişim ve Ana Sayfa sekmesinde Güncel Görünüm grubuna girmek için Telefon simgesini kullanarak bir tablo görünümü görüntüleyin.

   İçinde Outlook 2007 , sen git Görünüm > Güncel Görünüm > Telefon Listesi .

   İçinde Outlook 2003 neredeyse aynıdır: Görünüm > Şuna Göre Düzenle > Güncel Görünüm > Telefon Listesi .

2. Şimdi dışa aktarmak istediğimiz alanları seçmemiz gerekiyor. Bunu yapmak için Outlook 2010 ve 2013'te Görünüm sekmesine tıklayın ve Sütun Ekleme düğmesi ile Düzenleme Grup.

   İçinde Outlook 2007 adresine gidin. Görünüm > Güncel Görünüm > Geçerli Görünümü Özelleştir... tıklayın ve Alanlar Düğme.

   İçinde Outlook 2003 , the Alanlar düğmesi altında Görünüm > Şuna Göre Düzenle > Özelleştir...

3. " Sütunları Göster "" iletişim kutusunda, seçmek için sol bölmedeki gerekli alana tıklayın ve ardından Ekle düğmesine basarak özel görünümünüzde gösterilecek alanları içeren sağ bölmeye ekleyin.

   Varsayılan olarak yalnızca sık kullanılan alanlar görüntülenir, daha fazla alan istiyorsanız " Şuradan kullanılabilir sütunları seçin " ve seçin Tüm İletişim alanları .

   Özel görünümünüzdeki sütunların sırasını değiştirmek istiyorsanız, sağ bölmede taşımak istediğiniz alanı seçin ve İlerleyin veya Aşağı inin Düğme.

   Ayrıca bakınız: Google E-Tablolar pivot tablo eğitimi - nasıl oluşturulur ve örnekler

   İstediğiniz tüm alanları eklediğinizde ve sütunların sırasını istediğiniz gibi ayarladığınızda TAMAM. değişiklikleri kaydetmek için.

   İpucu: Özel bir kişi görünümü oluşturmanın alternatif bir yolu, alan adları satırında herhangi bir yere sağ tıklamak ve Alan Seçici'yi seçmektir.

   Bundan sonra, ekran görüntüsünde gösterildiği gibi, ihtiyacınız olan alanları alan adları satırında istediğiniz yere sürüklemeniz yeterlidir.

   Voila! Aslında işin ana kısmı olan özel bir kişiler görünümü oluşturduk. Size kalan, kişilerin ayrıntılarını kopyalamak ve bir Excel belgesine yapıştırmak için birkaç kısayola basmak.

4. Tüm kişileri seçmek için CTRL+A tuşlarına basın ve ardından panoya kopyalamak için CTRL+C tuşlarına basın.
5. Yeni bir Excel elektronik tablosu açın ve hücreyi seçin A1 veya tablonuzun 1. hücresi olmasını istediğiniz başka bir hücreyi seçin. Hücreye sağ tıklayın ve Yapıştır bağlam menüsünden seçin veya kopyalanan kişileri yapıştırmak için CTRL+V tuşlarına basın.
6. Excel sayfanızı kaydedin ve sonuçların keyfini çıkarın :)

Outlook kişilerini Excel çalışma sayfasına bu şekilde aktarırsınız. Zor bir şey değil, değil mi? Herhangi bir sorunuz varsa veya daha iyi bir yol biliyorsanız, bana yorum yapmaktan çekinmeyin. Okuduğunuz için teşekkürler!