V tomto článku ukážu, jak můžete rychle exportovat kontakty z aplikace Outlook 365 - 2007 do tabulky aplikace Excel. Nejprve vysvětlím, jak používat vestavěnou funkci Import / Export aplikace Outlook, a poté vytvoříme vlastní zobrazení kontaktů a zkopírujeme / vložíme je do souboru aplikace Excel.

Každý z nás potřebuje jednou za čas exportovat kontakty z adresáře aplikace Outlook do aplikace Excel. Důvody k tomu mohou být různé. Můžete chtít aktualizovat všechny nebo některé kontakty, zálohovat kontakty nebo vytvořit seznam svých VIP klientů, aby se o ně mohl postarat váš partner během vaší dovolené.

Dnes se ponoříme do 2 možné způsoby exportu kontaktů aplikace Outlook do aplikace Excel a ukážu, jak to můžete rychle udělat v různých verzích aplikace Outlook:

Tip. Pro provedení opačného úkolu vám pomůže tento článek: Jak rychle importovat kontakty do aplikace Outlook z aplikace Excel.

Export kontaktů aplikace Outlook do aplikace Excel pomocí funkce Import a export

Na stránkách Import/export Funkce je k dispozici ve všech verzích aplikace Outlook. Microsoftu se však pro ni nepodařilo najít na pásu karet (ani na panelu nástrojů v dřívějších verzích) příliš místa, aby byla snadno dostupná. Místo toho se zřejmě s každou novou verzí aplikace Outlook snaží tuto funkci skrývat hlouběji a hlouběji, což je legrační, protože je opravdu užitečná.

Přečtěte si tento článek a dozvíte se, jak můžete rychle exportovat všechny potřebné údaje o všech kontaktech aplikace Outlook do pracovního listu aplikace Excel najednou.

Kde najít funkci Import/Export v různých verzích aplikace Outlook

Podívejme se, kde přesně Import/export průvodce se nachází v každé verzi aplikace Outlook a poté vás provedu krok za krokem exportem kontaktů aplikace Outlook do souboru aplikace Excel.

Tip: Před exportem kontaktů do aplikace Excel je vhodné sloučit duplicitní kontakty v aplikaci Outlook.

Funkce import/export v aplikaci Outlook 2021 - 2013

Na Soubor vyberte kartu Otevřít & Export > Import/export :

Stejného průvodce můžete také otevřít na adrese Možnosti > Pokročilé > Export , stejně jako v aplikaci Outlook 2010.

Funkce exportu v aplikaci Outlook 2010

Na Soubor vyberte kartu Možnosti > Pokročilé > Export :

Funkce importu a exportu v aplikaci Outlook 2007 a Outlook 2003

Klikněte na Soubor v hlavní nabídce a vyberte možnost Dovoz a vývoz... Bylo to docela snadné, že? ;)

Jak exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel pomocí průvodce importem/exportem

Teď, když víte, kde se Import/export funkce nachází, pojďme se blíže podívat na to, jak exportovat kontakty z adresáře Outlooku do tabulky Excelu. Budeme to dělat v Outlooku 2010 a máte štěstí, pokud máte nainstalovanou tuto verzi :).

1. Otevřete aplikaci Outlook a přejděte do Import/export Funkce, jak je znázorněno na snímcích obrazovky výše. Připomínám, že v Outlooku 2010 ji najdete na stránce Soubor karta> Možnosti > Pokročilé .
2. V prvním kroku Průvodce importem a exportem , zvolte " Export do souboru " a poté klikněte na tlačítko Další .
3. Vyberte " Hodnoty oddělené čárkou (Windows) ", pokud chcete exportovat kontakty z aplikace Outlook do aplikace Excel 2007, 2010 nebo 2013, a klikněte na tlačítko. Další tlačítko.

   Pokud chcete kontakty exportovat do dřívějších verzí aplikace Excel, vyberte možnost " Microsoft Excel 97-2003 ". Všimněte si, že Outlook 2010 je poslední verze, kde je tato volba k dispozici, v Outlooku 2013 je jedinou možností " Hodnoty oddělené čárkou (Windows) ".

4. Vyberte složku, ze které chcete exportovat. Protože exportujeme kontakty z Outlooku, vybereme si Kontakty pod Outlook uzel, jak je znázorněno na obrázku níže, a klikněte na tlačítko Další pokračovat.
5. Právě jste vybrali data, která chcete exportovat, a nyní musíte určit, kam je chcete uložit. Klikněte na tlačítko Procházet vybrat cílovou složku, do které se exportovaný soubor uloží.
6. V Procházet zadejte název exportovaného souboru do pole " Název souboru " a klikněte na tlačítko OK .
7. Kliknutím na OK se vrátíte do předchozího okna a kliknete na tlačítko Další pokračovat.
8. Teoreticky by to mohl být váš poslední krok, tj. pokud jste klikli na tlačítko Dokončení Tlačítko právě teď. Tím by se však exportovala úplně všechna pole vašich kontaktů z Outlooku. Mnohá z těchto polí obsahují nepodstatné informace, jako je číslo občanského průkazu nebo telefon do auta, a mohou váš excelovský soubor jen zahltit nadbytečnými údaji. A i když vaše kontakty z Outlooku takové údaje neobsahují, v excelovské tabulce by se stejně vytvořily prázdné sloupce (92 sloupcůdohromady!).

   Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem má smysl exportovat pouze ta pole, která skutečně potřebujete. Vlastní pole mapy tlačítko.

9. V " Mapa Vlastní pole " klikněte nejprve na tlačítko Přehledná mapa odstranit výchozí mapu v pravém podokně a poté přetáhnout potřebná pole z levého podokna.

   Vybraná pole v pravém podokně můžete také přetáhnout směrem nahoru a dolů a změnit tak jejich pořadí. Pokud jste omylem přidali nechtěné pole, můžete jej odstranit jednoduchým přetažením zpět, tj. z pravého podokna doleva.

   Po dokončení klikněte na tlačítko OK Pokud například chcete exportovat seznam svých klientů, může se vaše nastavení podobat obrázku níže, kde jsou vybrána pouze pole týkající se podnikání.

10. Kliknutí na OK se vrátíte do předchozího okna (z kroku 7) a kliknete na tlačítko Dokončení tlačítko.

A je to! Všechny kontakty z aplikace Outlook jsou exportovány do souboru .csv a nyní je můžete otevřít v aplikaci Excel a prohlížet a upravovat.

Jak exportovat kontakty z aplikace Outlook do aplikace Excel kopírováním / vkládáním

Někdo může označit "kopírování/vkládání" za způsob pro nováčky, který není vhodný pro pokročilé uživatele a guru. Samozřejmě je na tom zrnko pravdy, ale ne v tomto konkrétním případě :) Ve skutečnosti má export kontaktů kopírováním/vkládáním několik výhod oproti průvodci importem a exportem, o kterém jsme právě mluvili.

Nejprve , jedná se o vizuální způsob , tj. to, co vidíte, je to, co dostanete, takže byste po exportu neviděli žádné neočekávané sloupce nebo položky v souboru aplikace Excel. Za druhé , Průvodce importem a exportem umožňuje exportovat většinu, ale ne všechna pole . Za třetí , mapování polí a změna jejich pořadí může být také poměrně zatěžující, zejména pokud vybíráte mnoho polí a ta se nevejdou do viditelné, nad rolovací okno umístěné oblasti.

Celkově lze říci, že ruční kopírování a vkládání kontaktů aplikace Outlook může být rychlejší a pohodlnější alternativou k vestavěné funkci Import/ Export. Tento přístup funguje ve všech verzích aplikace Outlook a můžete jej použít k exportu kontaktů do jakékoli aplikace Office, kde funguje kopírování/vkládání, nejen do aplikace Excel.

Začněte vytvořením vlastního zobrazení, které zobrazí pole kontaktů, jež chcete exportovat.

1. Na adrese Outlook 2013 a Outlook 2010 , přepněte na Kontakty a na kartě Domů v části Aktuální pohled klikněte na skupinu Telefon zobrazíte zobrazení tabulky.

   Na adrese Outlook 2007 , přejděte na Zobrazit > Aktuální pohled > Telefonní seznam .

   Na adrese Outlook 2003 , je to téměř stejné: Zobrazit > Uspořádat podle > Aktuální pohled > Telefonní seznam .

2. Nyní je třeba vybrat pole, která chceme exportovat. To provedete tak, že v aplikaci Outlook 2010 a 2013 přepnete na položku Zobrazit a klikněte na kartu Přidání sloupců tlačítko v Uspořádání skupina.

   Na adrese Outlook 2007 , přejděte na Zobrazit > Aktuální pohled > Přizpůsobení aktuálního zobrazení... a klikněte na Pole tlačítko.

   Na adrese Outlook 2003 ... Pole tlačítko je pod Zobrazit > Uspořádat podle > Přizpůsobení...

   Viz_také: Export kontaktů z aplikace Outlook do aplikace Excel
3. V " Zobrazit sloupce "", klikněte na požadované pole v levém podokně, abyste jej vybrali, a poté klikněte na tlačítko . Přidat přidat do pravého podokna, které obsahuje pole, jež se mají zobrazit ve vlastním zobrazení.

   Ve výchozím nastavení se zobrazují pouze častá pole, pokud chcete více polí, otevřete rozevírací seznam v části " Vyberte dostupné sloupce z " a vyberte Všechna kontaktní pole .

   Pokud chcete změnit pořadí sloupců ve vlastním zobrazení, vyberte pole, které chcete přesunout, na pravém panelu a klikněte na tlačítko. Posun nahoru nebo Přesun dolů tlačítko.

   Když jste přidali všechna požadovaná pole a nastavili pořadí sloupců podle svých představ, klikněte na tlačítko. OK uložit změny.

   Tip: Alternativním způsobem vytvoření vlastního zobrazení kontaktů je kliknutí pravým tlačítkem myši kdekoli na řádek s názvy polí a výběr možnosti Výběr pole.

   Poté jednoduše přetáhněte potřebná pole na požadované místo v řádku názvů polí, jak je znázorněno na obrázku.

   Voila! Vytvořili jsme vlastní zobrazení kontaktů, což byla vlastně hlavní část práce. Zbývá vám jen stisknout několik klávesových zkratek pro zkopírování údajů o kontaktech a vložit je do dokumentu aplikace Excel.

4. Stisknutím kláves CTRL+A vyberte všechny kontakty a poté je zkopírujte do schránky pomocí kláves CTRL+C.
5. Otevřete novou tabulku aplikace Excel a vyberte buňku A1 nebo jakoukoli jinou buňku, která má být 1. buňkou tabulky. Klikněte na buňku pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Vložit z kontextové nabídky nebo stisknutím klávesové zkratky CTRL+V zkopírované kontakty vložte.
6. Uložte si list Excelu a vychutnejte si výsledky :)

Takto se exportují kontakty z aplikace Outlook do listu aplikace Excel. Nic složitého, že? Pokud máte nějaké dotazy nebo znáte lepší způsob, neváhejte mi napsat komentář. Díky za přečtení!