In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie schnell Kontakte aus Outlook 365 - 2007 in eine Excel-Tabelle exportieren können. Zunächst erkläre ich Ihnen, wie Sie die integrierte Outlook-Import-/Exportfunktion verwenden, und danach werden wir eine benutzerdefinierte Kontaktansicht erstellen und diese in eine Excel-Datei kopieren/einfügen.

Jeder von uns muss von Zeit zu Zeit Kontakte aus dem Outlook-Adressbuch nach Excel exportieren. Dafür kann es verschiedene Gründe geben. Vielleicht möchten Sie alle oder einige Ihrer Kontakte aktualisieren, eine Sicherungskopie der Kontakte erstellen oder eine Liste Ihrer VIP-Kunden erstellen, damit sich Ihr Partner während Ihres Urlaubs um sie kümmern kann.

Heute werden wir uns mit 2 Möglichkeiten befassen, Outlook-Kontakte nach Excel zu exportieren, und ich werde zeigen, wie Sie dies in verschiedenen Outlook-Versionen schnell tun können:

Tipp: Für die umgekehrte Aufgabe ist dieser Artikel hilfreich: Wie Sie schnell Kontakte aus Excel in Outlook importieren.

Exportieren von Outlook-Kontakten nach Excel mithilfe der Import- und Exportfunktion

Die Import/Export Funktion steht in allen Outlook-Versionen zur Verfügung. Microsoft hat es jedoch versäumt, sie in der Multifunktionsleiste (und in früheren Versionen auch in der Symbolleiste) so zu platzieren, dass sie leicht zu erreichen ist. Stattdessen scheint man versucht zu haben, diese Funktion mit jeder neuen Version von Outlook tiefer und tiefer zu verstecken, was komisch ist, da sie wirklich nützlich ist.

Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie schnell alle benötigten Details Ihrer Outlook-Kontakte auf einmal in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren können.

Wo finden Sie die Import/Export-Funktion in verschiedenen Outlook-Versionen?

Nun, mal sehen, wo genau die Import/Export Der Assistent befindet sich in jeder Outlook-Version. Danach werde ich Sie Schritt für Schritt durch den Export von Outlook-Kontakten in eine Excel-Datei führen.

Tipp: Bevor Sie Ihre Kontakte nach Excel exportieren, ist es sinnvoll, doppelte Kontakte in Outlook zusammenzuführen.

Import/Export-Funktion in Outlook 2021 - 2013

Auf der Datei Registerkarte, wählen Sie Öffnen & Exportieren > Import/Export :

Alternativ können Sie denselben Assistenten auch über die Seite Optionen > Fortgeschrittene > Exportieren wie Sie es in Outlook 2010 tun.

Exportfunktion in Outlook 2010

Auf der Datei Registerkarte, wählen Sie Optionen > Fortgeschrittene > Exportieren :

Import- und Exportfunktion in Outlook 2007 und Outlook 2003

Klicken Sie auf Datei im Hauptmenü und wählen Sie Import und Export... Das war ziemlich einfach, nicht wahr? ;)

So exportieren Sie Outlook-Kontakte mit dem Import/Export-Assistenten nach Excel

Da Sie nun wissen, wo die Import/Export Funktion befindet, schauen wir uns genauer an, wie Sie Kontakte aus Ihrem Outlook-Adressbuch in eine Excel-Tabelle exportieren können. Wir werden dies in Outlook 2010 tun, und Sie haben Glück, wenn Sie diese Version installiert haben :)

1. Öffnen Sie Ihr Outlook und navigieren Sie zum Import/Export Ich möchte Sie daran erinnern, dass Sie diese Funktion in Outlook 2010 auf der Registerkarte Datei tab> Optionen > Fortgeschrittene .
2. Auf der ersten Stufe des Assistent für Import und Export wählen Sie " Exportieren in eine Datei " und klicken Sie dann auf Weiter .
3. Wählen Sie " Kommagetrennte Werte (Windows) ", wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte nach Excel 2007, 2010 oder 2013 exportieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter Taste.

   Wenn Sie die Kontakte in frühere Excel-Versionen exportieren möchten, wählen Sie " Microsoft Excel 97-2003 "Beachten Sie, dass Outlook 2010 die letzte Version ist, in der diese Option verfügbar ist; in Outlook 2013 ist die einzige Option " Kommagetrennte Werte (Windows) ".

4. Wählen Sie den Ordner aus, aus dem exportiert werden soll. Da wir unsere Outlook-Kontakte exportieren wollen, wählen wir Kontakte unter dem Ausblick wie im Screenshot unten gezeigt, und klicken Sie auf Weiter um fortzufahren.
5. Sie haben soeben die zu exportierenden Daten ausgewählt und müssen nun angeben, wo Sie sie speichern möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen Sie um einen Zielordner auszuwählen, in dem die exportierte Datei gespeichert werden soll.
6. In der Durchsuchen Sie geben Sie einen Namen für die exportierte Datei in das Feld " Name der Datei "Feld und klicken Sie auf OK .
7. Durch Anklicken des OK kehren Sie zum vorherigen Fenster zurück und klicken auf Weiter um fortzufahren.
8. Theoretisch könnte dies Ihr letzter Schritt sein, d.h. wenn Sie auf die Schaltfläche Oberfläche Dies würde jedoch absolut alle Felder Ihrer Outlook-Kontakte exportieren. Viele dieser Felder enthalten unwichtige Informationen, wie z. B. die ID-Nummer der Regierung oder die Autonummer, und sie würden Ihre Excel-Datei nur mit überflüssigen Details überladen. Und selbst wenn Ihre Outlook-Kontakte keine solchen Details enthalten, würden trotzdem leere Spalten in einer Excel-Tabelle erstellt werden (92 Spaltenalles in allem!).

   Aus diesem Grund ist es sinnvoll, nur die Felder zu exportieren, die Sie wirklich benötigen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen Taste.

9. In der " Karte Benutzerdefinierte Felder "Dialogfenster, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Übersichtliche Karte um die Standardkarte im rechten Bereich zu entfernen, und ziehen Sie dann die benötigten Felder aus dem linken Bereich.

   Wenn Sie versehentlich ein unerwünschtes Feld hinzugefügt haben, können Sie es entfernen, indem Sie es einfach zurückziehen, d. h. vom rechten Fenster nach links.

   Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK Wenn Sie z. B. eine Liste Ihrer Kunden exportieren möchten, könnten Ihre Einstellungen wie in der folgenden Abbildung aussehen, in der nur die geschäftsbezogenen Felder ausgewählt sind.

10. Klicken Sie auf OK bringt Sie zurück zum vorherigen Fenster (ab Schritt 7) und Sie klicken auf die Schaltfläche Oberfläche Taste.

Das war's! Alle Ihre Outlook-Kontakte werden in eine .csv-Datei exportiert, die Sie nun in Excel öffnen können, um sie zu überprüfen und zu bearbeiten.

Exportieren von Kontakten aus Outlook nach Excel durch Kopieren/Einfügen

Manch einer mag "Kopieren/Einfügen" als eine Anfänger-Methode bezeichnen, die nicht für fortgeschrittene Benutzer und Gurus geeignet ist. Natürlich steckt darin ein Körnchen Wahrheit, aber nicht in diesem speziellen Fall :) Tatsächlich hat das Exportieren von Kontakten durch Kopieren/Einfügen mehrere Vorteile im Vergleich zum Import- und Export-Assistenten, den wir gerade besprochen haben.

Erstens ist dies ein visuelle Art Das heißt, was Sie sehen, ist das, was Sie bekommen, so dass Sie nach dem Export keine unerwarteten Spalten oder Einträge in Ihrer Excel-Datei sehen. Zweitens Mit dem Import- und Exportassistenten können Sie die meisten Daten exportieren, aber nicht alle Felder . Drittens Die Zuordnung der Felder und die Neuanordnung ihrer Reihenfolge kann auch recht mühsam sein, vor allem, wenn Sie viele Felder auswählen und diese nicht in den sichtbaren Bereich des Fensters oberhalb des Bildlaufs passen.

Alles in allem kann das manuelle Kopieren und Einfügen von Outlook-Kontakten eine schnellere und bequemere Alternative zur eingebauten Import-/Exportfunktion sein. Dieser Ansatz funktioniert mit allen Outlook-Versionen und Sie können damit Ihre Kontakte in jede Office-Anwendung exportieren, in der Kopieren/Einfügen funktioniert, nicht nur in Excel.

Sie beginnen mit der Erstellung einer benutzerdefinierten Ansicht, in der die Felder der Kontakte angezeigt werden, die Sie exportieren möchten.

1. Unter Ausblick 2013 und Ausblick 2010 wechseln Sie zu Kontakte und auf der Registerkarte Home im Bereich Aktuelle Ansicht Gruppe, klicken Sie auf die Telefon um eine Tabellenansicht anzuzeigen.

   Unter Outlook 2007 gehen Sie zu Siehe > Aktuelle Ansicht > Telefonliste .

   Unter Outlook 2003 ist es fast dasselbe: Siehe > Anordnen nach > Aktuelle Ansicht > Telefonliste .

2. Nun müssen wir die Felder auswählen, die wir exportieren möchten. Wechseln Sie dazu in Outlook 2010 und 2013 in das Fenster Siehe und klicken Sie auf die Registerkarte Spalten hinzufügen Schaltfläche im Arrangement Gruppe.

   Unter Outlook 2007 , gehen Sie zu Siehe > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen... und klicken Sie auf das Felder Taste.

   Unter Outlook 2003 die Felder Taste ist unter Siehe > Anordnen nach > Anpassen...

3. In der " Spalten anzeigen "Klicken Sie auf das gewünschte Feld im linken Fensterbereich, um es auszuwählen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche hinzufügen um sie dem rechten Fensterbereich hinzuzufügen, der die Felder enthält, die in Ihrer benutzerdefinierten Ansicht angezeigt werden sollen.

   Standardmäßig werden nur die häufigsten Felder angezeigt. Wenn Sie weitere Felder wünschen, öffnen Sie die Dropdown-Liste unter " Wählen Sie verfügbare Spalten aus " und wählen Sie Alle Kontaktfelder .

   Wenn Sie die Reihenfolge der Spalten in Ihrer benutzerdefinierten Ansicht ändern möchten, wählen Sie das zu verschiebende Feld im rechten Bereich aus und klicken Sie entweder Aufsteigen oder Nach unten gehen Taste.

   Wenn Sie alle gewünschten Felder hinzugefügt und die Reihenfolge der Spalten nach Ihren Wünschen festgelegt haben, klicken Sie auf OK um die Änderungen zu speichern.

   Tipp: Eine alternative Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Kontaktansicht zu erstellen, besteht darin, mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Zeile mit den Feldnamen zu klicken und Feldauswahl zu wählen.

   Danach ziehen Sie die benötigten Felder einfach an die gewünschte Stelle in der Zeile mit den Feldnamen, wie im Screenshot gezeigt.

   Siehe auch: Hinzufügen der Registerkarte Entwickler in Excel

   Voila! Wir haben eine benutzerdefinierte Kontaktansicht erstellt, was eigentlich der Hauptteil der Arbeit war. Jetzt müssen Sie nur noch ein paar Tastenkombinationen drücken, um die Kontaktdaten zu kopieren und in ein Excel-Dokument einzufügen.

4. Drücken Sie STRG+A, um alle Kontakte auszuwählen und dann STRG+C, um sie in die Zwischenablage zu kopieren.
5. Öffnen Sie ein neues Excel-Tabellenblatt und wählen Sie die Zelle A1 oder eine andere Zelle, die Sie als 1. Zelle Ihrer Tabelle verwenden möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Kleister aus dem Kontextmenü, oder drücken Sie STRG+V, um die kopierten Kontakte einzufügen.
6. Speichern Sie Ihr Excel-Blatt und genießen Sie die Ergebnisse :)

So exportieren Sie Outlook-Kontakte in ein Excel-Arbeitsblatt. Das ist doch nicht schwer, oder? Wenn Sie Fragen haben oder einen besseren Weg kennen, zögern Sie nicht, mir einen Kommentar zu schreiben. Danke fürs Lesen!