Selles artiklis näitan, kuidas saate kiiresti eksportida kontakte Outlook 365 - 2007-st Exceli tabelisse. Kõigepealt selgitan, kuidas kasutada Outlooki sisseehitatud funktsiooni Import / Export, ja pärast seda loome kohandatud kontaktide vaate ja kopeerime / kleebime selle Exceli faili.

Meil kõigil on vaja aeg-ajalt eksportida kontakte Outlooki aadressiraamatust Excelisse. Selleks võib olla erinevaid põhjusi. Võib-olla soovite uuendada kõiki või mõningaid kontakte, varundada kontakte või koostada oma VIP-klientide nimekirja, et teie partner saaks nende eest hoolitseda teie puhkuse ajal.

Täna sukeldume 2 võimalikku võimalust eksportida Outlooki kontakte Excelisse ja ma näitan, kuidas seda kiiresti teha erinevates Outlooki versioonides:

Vihje. Vastupidise ülesande täitmiseks on kasulik see artikkel: Kuidas kiiresti importida kontakte Outlooki Excelist.

Outlooki kontaktide eksportimine Excelisse, kasutades importimis- ja ekspordifunktsiooni

The Import/eksport funktsioon on olemas kõigis Outlooki versioonides. Microsoft ei suutnud aga leida sellele lintidel (ega ka tööriistaribal varasemates versioonides) vähegi ruumi, et see oleks kergesti kättesaadav. Selle asemel näib, et nad on püüdnud seda funktsiooni iga uue Outlooki versiooniga üha sügavamale ja sügavamale peita, mis on naljakas, sest see on tõesti kasulik.

Lugege seda artiklit, et teada saada, kuidas saate kiiresti eksportida kõik vajalikud andmed kõigi oma Outlooki kontaktide kohta korraga Exceli töölehele.

Kust leida import/ekspordi funktsioon erinevates Outlooki versioonides

Noh, vaatame, kus täpselt Import/eksport võlur asub igas Outlooki versioonis ja pärast seda käin teile samm-sammult läbi Outlooki kontaktide eksportimise Exceli faili.

Vihje. Enne kontaktide eksportimist Excelisse on mõistlik ühendada dubleeritud kontaktid Outlookis.

Import/ekspordi funktsioon Outlookis 2021 - 2013

On Faili vahekaart, valige Avatud & Eksport > Import/eksport :

Teise võimalusena võite avada sama nõustaja, minnes aadressile Valikud > Edasijõudnud > Eksport , nagu te seda Outlook 2010-s teete.

Ekspordifunktsioon Outlookis 2010

On Faili vahekaart, valige Valikud > Edasijõudnud > Eksport :

Impordi ja ekspordi funktsioon Outlookis 2007 ja Outlook 2003

Klõpsake Faili peamenüüs ja valige Import ja eksport... See oli päris lihtne, eks ole? ;)

Kuidas eksportida Outlooki kontakte Excelisse, kasutades import/eksportimisviisikut

Nüüd, kui te teate, kus Import/eksport funktsioon asub, vaatame lähemalt, kuidas eksportida kontakte oma Outlooki aadressiraamatust Exceli tabelisse. Me teeme seda Outlookis 2010 ja teil on õnne, kui teil on see versioon paigaldatud :)

1. Avage oma Outlook ja navigeerige aadressile Import/eksport funktsioon, nagu on näidatud ülaltoodud ekraanipiltidel. Tuletan teile meelde, et Outlook 2010-s leiate selle kohta Faili tab> Valikud > Edasijõudnud .
2. Esimesel sammul Impordi ja ekspordi viisard , valige " Eksportida faili " ja seejärel klõpsake Järgmine .
3. Valige " Komadega eraldatud väärtused (Windows) ", kui soovite eksportida oma Outlooki kontaktid Excelisse 2007, 2010 või 2013 ja klõpsake nuppu Järgmine nuppu.

   Kui soovite eksportida kontakte varasematesse Exceli versioonidesse, siis valige " Microsoft Excel 97-2003 ". Pange tähele, et Outlook 2010 on viimane versioon, kus see valik on saadaval, Outlook 2013 ainus võimalus on " Komadega eraldatud väärtused (Windows) ".

4. Valige kaust, millest eksportida. Kuna me ekspordime oma Outlooki kontakte, siis valime Kontaktid all Outlook sõlme, nagu on näidatud alloleval ekraanipildil, ja klõpsake nuppu Järgmine jätkata.
5. Noh, olete just valinud andmed, mida eksportida ja nüüd peate määrama, kuhu soovite neid salvestada. Klõpsake nupule Sirvi nuppu, et valida sihtkaust, kuhu eksporditud fail salvestada.
6. In the Sirvi dialoogis, sisestage eksporditava faili nimi lahtrisse " Faili nimi " väli ja klõpsake OK .
7. Klõpsates OK nupp toob teid tagasi eelmisse aknasse ja te vajutate nuppu Järgmine jätkata.
8. Teoreetiliselt võiks see olla teie viimane samm, st kui te klõpsasite nupule Lõpeta nuppu kohe. See aga ekspordiks absoluutselt kõik teie Outlooki kontaktide väljad. Paljud neist väljadest sisaldavad ebaolulist teavet, nagu valitsuse ID-number või autotelefon, ja need võivad ainult segada teie Exceli faili üleliigsete üksikasjadega. Ja isegi kui teie Outlooki kontaktid ei sisalda selliseid üksikasju, tekiksid Exceli tabelis ikkagi tühjad veerud (92 veergukokku!).

   Arvestades ülaltoodut, on mõistlik eksportida ainult need väljad, mida te tõesti vajate. Selleks klõpsake nuppu Kaardi kohandatud väljad nupp.

9. In " Kaart Kohandatud väljad " dialoogiaknas, klõpsake kõigepealt nuppu Selge kaart nuppu, et eemaldada parempoolses paanis olev vaikimisi kaart ja seejärel lohistada vajalikud väljad vasakpoolsest paanist.

   Samuti saate valitud väljad parempoolses paanis üles- ja allapoole lohistada, et nende järjekorda muuta. Kui olete kogemata lisanud soovimatu välja, saate selle eemaldada, lohistades seda lihtsalt tagasi, st paremast paanist vasakule.

   Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK Näiteks kui soovite eksportida oma klientide nimekirja, võivad teie seaded sarnaneda alloleva ekraanipildi sarnasusega, kus on valitud ainult ettevõtlusega seotud väljad.

   Vaata ka: RAND ja RANDBETWEEN funktsioonid juhuslike numbrite genereerimiseks Excelis
10. Klõpsates OK viib teid tagasi eelmisse aknasse (alates sammust 7) ja te klõpsate nuppu Lõpeta nuppu.

See on kõik! Kõik teie Outlooki kontaktid on eksporditud .csv-faili ja nüüd saate seda Excelis vaadata ja redigeerida.

Kuidas eksportida kontakte Outlookist Excelisse kopeerides / kleepides

Keegi võib nimetada "kopeerimist/liitmist" algaja viisiks, mis ei sobi edasijõudnud kasutajatele ja gurudele. Loomulikult on selles tera tõtt, kuid mitte antud juhul :) Tegelikult on kontaktide eksportimisel kopeerimise/liitmise teel mitmeid eeliseid võrreldes just käsitletud Import ja Export võluriga.

Esiteks , see on visuaalne viis , st see, mida näete, on see, mida saate, nii et pärast eksportimist ei näeksite oma Exceli failis ootamatuid veerge või kirjeid. Teiseks , võimaldab impordi- ja ekspordivõti eksportida enamikku, kuid mitte kõik väljad . Kolmandaks , võib ka väljade kaardistamine ja nende järjekorra muutmine olla üsna koormav, eriti kui valite palju välju ja need ei mahu akna nähtavale, kerimisest kõrgemal asuvale alale.

Kokkuvõttes võib Outlooki kontaktide käsitsi kopeerimine ja kleepimine olla kiirem ja mugavam alternatiiv sisseehitatud Import/ekspordi funktsioonile. See lähenemisviis töötab kõigi Outlooki versioonidega ja te saate seda kasutada oma kontaktide eksportimiseks mis tahes Office'i rakendusse, kus kopeerimine/liitmine töötab, mitte ainult Excelisse.

Alustate kohandatud vaate loomisest, mis kuvab kontaktide väljad, mida soovite eksportida.

1. Veebilehel Outlook 2013 ja Outlook 2010 , lülitub Kontaktid ja vahekaardil Home, jaotises Praegune vaade rühma, klõpsake nuppu Telefon ikooni, et kuvada tabelvaadet.

   Veebilehel Outlook 2007 , lähed sa aadressile Vaata > Praegune vaade > Telefonide nimekiri .

   Veebilehel Outlook 2003 see on peaaegu sama: Vaata > Korralda järgi > Praegune vaade > Telefonide nimekiri .

   Vaata ka: Exceli PPMT funktsioon koos valemiga näited
2. Nüüd peame valima väljad, mida soovime eksportida. Selleks tuleb Outlookis 2010 ja 2013 lülitada Outlooki 2010 ja 2013 Vaata vahekaart ja klõpsake Veergude lisamine nuppu Kokkulepe rühm.

   Veebilehel Outlook 2007 , mine aadressile Vaata > Praegune vaade > Kohandada Praegune vaade... ja klõpsake Väljad nupp.

   Veebilehel Outlook 2003 ... Väljad nupp on all Vaata > Korralda järgi > Kohandada...

3. In " Näita veerge "" dialoogis, klõpsake vasakpoolses paanis vajalikul väljal, et seda valida, ja seejärel klõpsake nupule Lisa nuppu, et lisada see parempoolsesse paani, mis sisaldab teie kohandatud vaates kuvatavaid välju.

   Vaikimisi kuvatakse ainult sagedased väljad, kui soovite rohkem välju, avage ripploendist alla " Valige saadaval olevad veerud " ja valige Kõik kontaktväljad .

   Kui soovite oma kohandatud vaates veergude järjekorda muuta, valige paremal paanil väli, mida soovite liigutada, ja klõpsake kas Liigu üles või Liigu alla nupp.

   Kui olete lisanud kõik soovitud väljad ja määranud veergude järjekorra vastavalt oma soovile, klõpsake nuppu OK muudatuste salvestamiseks.

   Vihje: Alternatiivne viis kohandatud kontaktide vaate loomiseks on teha paremklõps kuskil väljade nimede reas ja valida Field Chooser (Välja valija).

   Pärast seda lihtsalt lohistad vajalikud väljad sinna, kuhu soovid neid väljade nimede reas, nagu on näidatud ekraanipildil.

   Voila! Oleme loonud kohandatud kontaktide vaate, mis oli tegelikult peamine osa tööst. Teie jaoks jääb üle vaid vajutada paar kiirklahvi, et kopeerida kontaktide andmed ja kleepida need Exceli dokumenti.

4. Vajutage CTRL+A, et valida kõik kontaktid ja seejärel CTRL+C, et kopeerida need lõikelauale.
5. Avage uus Exceli tabel ja valige lahter A1 või mõnda muud lahtrit, mida soovite oma tabeli 1. lahtrile. Tehke lahtril paremklõps ja valige Paste kontekstmenüüst või vajutage klahvi CTRL+V, et kopeeritud kontaktid kleepida.
6. Salvestage oma Exceli leht ja nautige tulemusi :)

Nii ekspordite Outlooki kontaktid Exceli töölehele. Pole midagi keerulist, eks ole? Kui teil on küsimusi või teate paremat viisi, siis ärge kartke mulle kommentaari kirjutada. Tänan lugemise eest!