Dalam artikel ini saya akan menunjukkan cara anda boleh mengeksport kenalan dengan cepat daripada Outlook 365 - 2007 ke hamparan Excel. Mula-mula saya akan menerangkan cara menggunakan fungsi Outlook Import / Eksport terbina dalam, dan selepas itu kami akan mencipta paparan kenalan tersuai dan menyalin / menampalnya ke fail Excel.

Kita semua perlukan untuk mengeksport kenalan dari buku alamat Outlook ke Excel sekali-sekala. Mungkin terdapat pelbagai sebab untuk melakukan ini. Anda mungkin ingin mengemas kini semua atau beberapa kenalan anda, membuat sandaran kenalan atau membuat senarai pelanggan VIP anda supaya pasangan anda boleh menjaga mereka semasa percutian anda.

Hari ini kita akan menyelami 2 cara yang mungkin mengeksport kenalan Outlook ke Excel dan saya akan menunjukkan cara anda boleh melakukannya dengan cepat dalam versi Outlook yang berbeza:

Petua. Untuk melaksanakan tugas yang bertentangan, artikel ini akan membantu: Cara mengimport kenalan dengan cepat ke Outlook daripada Excel.

Eksport kenalan Outlook ke Excel menggunakan fungsi Import dan Eksport

Import Fungsi /Export tersedia dalam semua versi Outlook. Walau bagaimanapun, Microsoft gagal menemui sedikit ruang untuknya pada reben (atau pada bar alat dalam versi terdahulu) supaya ia mudah dicapai. Sebaliknya, mereka nampaknya cuba menyembunyikan fungsi ini dengan lebih mendalam dan lebih mendalam dengan setiap versi baharu Outlook, yang kelakar, kerana ia sangat berguna.

Baca artikel ini untuk mengetahui cara anda bolehmengeksport dengan cepat semua butiran yang diperlukan bagi semua kenalan Outlook anda ke lembaran kerja Excel pada satu masa.

Tempat untuk mencari fungsi Import/Eksport dalam versi Outlook yang berbeza

Nah, mari kita lihat di mana sebenarnya <1 wizard>Import/Eksport berada dalam setiap versi Outlook dan selepas itu saya akan memandu anda langkah demi langkah melalui mengeksport kenalan Outlook ke dalam fail Excel.

Petua. Sebelum mengeksport kenalan anda ke Excel, adalah wajar untuk menggabungkan kenalan pendua dalam Outlook

Fungsi Import/Eksport dalam Outlook 2021 - 2013

Pada tab Fail , pilih Buka & Eksport > Import/Eksport :

Sebagai alternatif, anda boleh membuka wizard yang sama dengan pergi ke Pilihan > Lanjutan > ; Eksport , seperti yang anda lakukan dalam Outlook 2010.

Eksport fungsi dalam Outlook 2010

Pada tab Fail , pilih Pilihan > Terperinci > Eksport :

Fungsi Import dan Eksport dalam Outlook 2007 dan Outlook 2003

Klik Fail pada menu utama dan pilih Import dan Eksport... Ia agak mudah, bukan? ;)

Bagaimana untuk mengeksport kenalan Outlook ke Excel menggunakan wizard Import/Eksport

Sekarang anda tahu di mana ciri Import/Eksport berada, mari kita lihat lebih dekat lihat cara mengeksport kenalan daripada buku alamat Outlook anda ke hamparan Excel. Kami akan melakukan ini dalam Outlook 2010, dan anda bertuah jika andatelah memasang versi ini :)

1. Buka Outlook anda dan navigasi ke fungsi Import/Eksport , seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di atas. Saya akan mengingatkan anda bahawa dalam Outlook 2010 anda boleh menemuinya pada tab Fail > Pilihan > Terperinci .
2. Pada langkah pertama wizard Import dan Eksport , pilih " Eksport ke fail " dan kemudian klik Seterusnya .
3. Pilih " Comma Separated Values ​​(Windows) " jika anda ingin mengeksport kenalan Outlook anda ke Excel 2007, 2010 atau 2013 dan klik butang Seterusnya .

   Jika anda ingin mengeksport kenalan ke versi Excel terdahulu, kemudian pilih " Microsoft Excel 97-2003 ". Ambil perhatian bahawa Outlook 2010 ialah versi terakhir yang pilihan ini tersedia, dalam Outlook 2013 satu-satunya pilihan anda ialah " Comma Separated Values ​​(Windows) ".

4. Pilih folder untuk dieksport daripada. Memandangkan kami mengeksport kenalan Outlook kami, kami memilih Kenalan di bawah nod Outlook , seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah dan klik Seterusnya untuk meneruskan.
5. Nah, anda baru sahaja memilih data untuk dieksport dan kini anda perlu menentukan tempat anda mahu menyimpannya. Klik butang Semak imbas untuk memilih folder destinasi untuk menyimpan fail yang dieksport.
6. Dalam dialog Semak imbas , taipkan nama untuk fail yang dieksport dalam medan " Nama fail " dan klik OK .
7. Mengklik padaButang OK akan membawa anda kembali ke tetingkap sebelumnya dan anda mengklik Seterusnya untuk meneruskan.
8. Secara teorinya, ini mungkin langkah terakhir anda, iaitu jika anda mengklik butang Selesai sekarang. Walau bagaimanapun, ini akan mengeksport sepenuhnya semua medan kenalan Outlook anda. Kebanyakan medan tersebut mengandungi maklumat yang tidak penting seperti nombor ID Kerajaan atau Telefon Kereta dan ia mungkin hanya mengacaukan fail Excel anda dengan butiran yang berlebihan. Dan walaupun kenalan Outlook anda tidak mengandungi butiran sedemikian, lajur kosong masih akan dibuat dalam hamparan Excel (92 lajur kesemuanya!).

   Memandangkan perkara di atas, masuk akal untuk mengeksport medan yang anda perlukan sahaja. Untuk melakukan ini, klik butang Medan Tersuai Peta .

9. Dalam tetingkap dialog " Medan Tersuai Peta ", mula-mula klik butang Kosongkan Peta untuk mengalih keluar peta lalai pada anak tetingkap kanan dan kemudian seret medan yang diperlukan dari anak tetingkap kiri.

   Anda juga boleh menyeret medan yang dipilih dalam anak tetingkap kanan ke atas dan ke bawah untuk menyusun semula susunannya. Jika anda telah menambah medan yang tidak diingini secara tidak sengaja, anda boleh mengalih keluarnya dengan hanya menyeretnya ke belakang, iaitu dari anak tetingkap kanan ke kiri.

   Apabila anda selesai, klik butang OK . Contohnya, jika anda ingin mengeksport senarai pelanggan anda, tetapan anda mungkin menyerupai tangkapan skrin di bawah, di mana hanya medan berkaitan perniagaan dipilih.

10. Mengklik OK akan membawa anda kembali ke tetingkap sebelumnya (dari langkah 7) dan anda mengklik butang Selesai .

Itu sahaja! Semua kenalan Outlook anda dieksport ke fail .csv dan kini anda boleh membukanya dalam Excel untuk menyemak dan mengedit.

Cara mengeksport kenalan dari Outlook ke Excel dengan menyalin / menampal

Seseorang boleh memanggil "salin / tampal" cara pemula, tidak sesuai untuk pengguna dan guru lanjutan. Sudah tentu, terdapat butiran kebenaran di dalamnya, tetapi tidak dalam kes ini :) Sebenarnya, mengeksport kenalan dengan menyalin / menampal mempunyai beberapa kelebihan berbanding wizard Import dan Eksport yang baru kita bincangkan.

Pertamanya , ini ialah cara visual , iaitu apa yang anda lihat ialah apa yang anda dapat, jadi anda tidak akan melihat sebarang lajur atau entri yang tidak dijangka dalam fail Excel anda selepas mengeksport. Kedua , wizard Import dan Eksport membenarkan anda mengeksport kebanyakan, tetapi bukan semua medan . Ketiga , memetakan medan dan menyusun semula pesanannya juga mungkin agak membebankan terutamanya jika anda memilih banyak medan dan ia tidak sesuai dalam kawasan yang kelihatan, di atas skrol, pada tetingkap.

Secara keseluruhannya, menyalin dan menampal kenalan Outlook secara manual mungkin merupakan alternatif yang lebih pantas dan mudah kepada fungsi Import/ Eksport terbina dalam. Pendekatan ini berfungsi dengan semua versi Outlook dan anda boleh menggunakannya untuk mengeksport kenalan anda kepada mana-manaAplikasi pejabat di mana salin / tampal berfungsi, bukan hanya Excel.

Anda bermula dengan mencipta paparan tersuai yang memaparkan medan kenalan yang anda mahu eksport.

1. Dalam Outlook 2013 dan Outlook 2010 , tukar kepada Kenalan dan pada tab Laman Utama, dalam kumpulan Paparan Semasa , klik Telefon ikon untuk memaparkan paparan jadual.

   Dalam Outlook 2007 , anda pergi ke Paparan > Paparan Semasa > Senarai Telefon .

   Lihat juga: Buku kerja kongsi Excel: Cara berkongsi fail Excel untuk berbilang pengguna

   Dalam Outlook 2003 , ia hampir sama: Lihat > Susun Mengikut > Paparan Semasa > Senarai Telefon .

2. Kini kita perlu memilih medan yang ingin kita eksport. Untuk melakukan ini, dalam Outlook 2010 dan 2013, tukar ke tab Lihat dan klik butang Tambah Lajur dalam kumpulan Susunan .

   Dalam Outlook 2007 , pergi ke Paparan > Paparan Semasa > Sesuaikan Paparan Semasa... dan klik butang Field .

   Dalam Outlook 2003 , butang Field berada di bawah View > Susun Dengan > Sesuaikan…

3. Dalam dialog " Tunjukkan Lajur "", ​​klik pada medan yang diperlukan dalam anak tetingkap kiri untuk memilih itu dan kemudian klik butang Tambah untuk menambahkannya pada anak tetingkap kanan yang mengandungi medan yang akan ditunjukkan dalam paparan tersuai anda.

   Secara lalai, hanya medan yang kerap dipaparkan, jika anda mahu lebih banyak medan, buka senarai juntai bawah di bawah " Pilih tersedialajur daripada " dan pilih Semua medan Kenalan .

   Jika anda ingin menukar susunan lajur dalam paparan tersuai anda, pilih medan yang anda mahu alihkan pada anak tetingkap kanan dan klik sama ada butang Bergerak Naik atau Bergerak ke bawah .

   Apabila anda menambah semua medan yang dikehendaki dan menetapkan susunan lajur mengikut keinginan anda, klik OK untuk menyimpan perubahan.

   Petua: Cara alternatif untuk mencipta paparan kenalan tersuai adalah dengan mengklik kanan di mana-mana pada baris nama medan dan pilih Pemilih Medan.

   Selepas itu anda hanya seret medan yang anda perlukan ke tempat yang anda inginkan dalam baris nama medan, seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin.

   Voila! Kami telah mencipta paparan kenalan tersuai, yang sebenarnya merupakan bahagian utama kerja. Apa yang tinggal untuk anda lakukan ialah menekan beberapa pintasan untuk menyalin butiran kenalan dan menampalnya pada dokumen Excel.

4. Tekan CTRL +A untuk memilih semua kenalan dan kemudian CTRL+C untuk menyalinnya ke papan keratan.
5. Buka Excel s baharu preadsheet dan pilih sel A1 atau mana-mana sel lain yang anda mahu menjadi sel pertama dalam jadual anda. Klik kanan sel dan pilih Tampal daripada menu konteks atau tekan CTRL+V untuk menampal kenalan yang disalin.
6. Simpan helaian Excel anda dan nikmati hasilnya :)

Begitulah anda mengeksport kenalan Outlook ke lembaran kerja Excel. Tidak ada yang sukar, bukan? Jika anda mempunyai sebarang soalan, atautahu cara yang lebih baik, jangan teragak-agak untuk meninggalkan saya komen. Terima kasih kerana membaca!