Në këtë artikull unë do të tregoj se si mund të eksportoni shpejt kontaktet nga Outlook 365 - 2007 në një spreadsheet Excel. Fillimisht do të shpjegoj se si të përdorim funksionin e integruar Import/Eksport të Outlook, dhe më pas do të krijojmë një pamje të personalizuar të kontakteve dhe do ta kopjojmë/ngjitim në një skedar Excel.

Të gjithëve na duhet për të eksportuar kontakte nga libri i adresave të Outlook në Excel herë pas here. Mund të ketë arsye të ndryshme për ta bërë këtë. Ju mund të dëshironi të përditësoni të gjitha ose disa nga kontaktet tuaja, të bëni kopje rezervë të kontakteve ose të bëni një listë të klientëve tuaj VIP, në mënyrë që partneri juaj të kujdeset për ta gjatë pushimeve tuaja.

Sot do të zhytemi në 2 mënyra të mundshme të eksportimit të kontakteve të Outlook në Excel dhe unë do të tregoj se si mund ta bëni këtë shpejt në versione të ndryshme të Outlook:

Këshillë. Për të kryer një detyrë të kundërt, ky artikull do të jetë i dobishëm: Si të importoni shpejt kontaktet në Outlook nga Excel.

Eksportoni kontaktet e Outlook në Excel duke përdorur funksionin Import dhe Export

Import Funksioni /Export është i disponueshëm në të gjitha versionet e Outlook. Megjithatë Microsoft nuk arriti të gjente pak vend për të në shirit (as në shiritin e veglave në versionet e mëparshme) në mënyrë që të ishte lehtësisht i arritshëm. Në vend të kësaj, ata duket se janë përpjekur ta fshehin këtë funksion gjithnjë e më thellë me çdo version të ri të Outlook, gjë që është qesharake, sepse është vërtet e dobishme.

Lexo këtë artikull për të mësuar se si mund tëeksportoni shpejt të gjitha detajet e nevojshme të të gjitha kontakteve tuaja të Outlook në një fletë pune Excel në të njëjtën kohë.

Ku mund të gjeni funksionin Import/Export në versione të ndryshme të Outlook

Epo, le të shohim se ku saktësisht <1 Magjistari>Import/Export ndodhet në çdo version të Outlook dhe pas kësaj unë do t'ju udhëzoj hap pas hapi përmes eksportimit të kontakteve të Outlook në një skedar Excel.

Këshillë. Përpara se të eksportoni kontaktet tuaja në Excel, ka kuptim të bashkoni kontaktet e kopjuara në Outlook

funksioni Import/Eksport në Outlook 2021 - 2013

Në skedën File , zgjidhni Hap & Eksporto > Import/Eksport :

Përndryshe, mund të hapësh të njëjtin magjistar duke shkuar te Opsionet > Të avancuara > ; Eksporto , si bëni në Outlook 2010.

Funksioni i eksportit në Outlook 2010

Në skedën Skedari , zgjidhni Opsionet > E avancuar > Eksport :

funksioni i importit dhe eksportit në Outlook 2007 dhe Outlook 2003

Klikoni Skedari në menynë kryesore dhe zgjidhni Import dhe eksport... Ishte shumë e lehtë, apo jo? ;)

Si të eksportoni kontaktet e Outlook në Excel duke përdorur magjistarin e Import/Eksport

Tani që e dini se ku ndodhet veçoria Import/Eksport , le të shohim më afër shikoni se si të eksportoni kontaktet nga libri juaj i adresave të Outlook në një spreadsheet Excel. Ne do ta bëjmë këtë në Outlook 2010, dhe ju jeni me fat nëse jenikeni të instaluar këtë version :)

1. Hapni Outlook-in tuaj dhe lundroni te funksioni Import/Eksport , siç tregohet në pamjet e mësipërme. Do t'ju kujtoj se në Outlook 2010 mund ta gjeni në skedën File > Opsionet > Avanced .
2. Në hapi i parë i magjistarit Import dhe eksport , zgjidhni " Eksport në një skedar " dhe më pas kliko Tjetër .
3. Zgjidhni " Vlerat e ndara me presje (Windows) " nëse dëshironi të eksportoni kontaktet tuaja të Outlook në Excel 2007, 2010 ose 2013 dhe klikoni butonin Tjetër .

   Nëse dëshironi të eksportoni kontaktet në versionet e mëparshme të Excel, atëherë zgjidhni " Microsoft Excel 97-2003 ". Vini re se Outlook 2010 është versioni i fundit ku kjo zgjedhje është e disponueshme, në Outlook 2013 opsioni juaj i vetëm është " Vlerat e ndara me presje (Windows) ".

4. Zgjidhni dosjen për eksport nga. Meqenëse po eksportojmë kontaktet tona të Outlook, ne zgjedhim Kontaktet nën nyjen Outlook , siç tregohet në pamjen e mëposhtme të ekranit dhe klikojmë Tjetër për të vazhduar.
5. Epo, sapo keni zgjedhur të dhënat për t'i eksportuar dhe tani duhet të specifikoni se ku dëshironi t'i ruani ato. Klikoni butonin Shfleto për të zgjedhur një dosje destinacioni për të ruajtur skedarin e eksportuar.
6. Në dialogun Shfleto , shkruani një emër për skedarin e eksportuar në fushën " Emri i skedarit " dhe kliko OK .
7. Klikimi iButoni OK do t'ju kthejë në dritaren e mëparshme dhe ju klikoni Tjetër për të vazhduar.
8. Teorikisht, ky mund të jetë hapi juaj i fundit, d.m.th. nëse klikoni butonin Finish tani. Sidoqoftë, kjo do të eksportonte absolutisht të gjitha fushat e kontakteve tuaja të Outlook. Shumë prej këtyre fushave përmbajnë informacione thelbësore si numri i ID-së së Qeverisë ose Telefoni i Makinës dhe ato mund të rrëmojnë skedarin tuaj Excel me detaje të tepërta. Dhe edhe nëse kontaktet tuaja të Outlook nuk përmbajnë detaje të tilla, kolonat boshe do të krijohen përsëri në një spreadsheet Excel (92 kolona gjithsej!).

   Duke pasur parasysh sa më sipër, ka kuptim të eksportoni vetëm ato fusha që ju nevojiten vërtet. Për ta bërë këtë, klikoni butonin Fushat e personalizuara të hartës .

9. Në dritaren e dialogut " Fushat e personalizuara të hartës ", fillimisht klikoni butonin Pastro hartën për të hequr hartën e paracaktuar në panelin e djathtë dhe pastaj tërhiqni fushat e nevojshme nga paneli i majtë.

   Mund të tërhiqni gjithashtu fushat e zgjedhura brenda panelit të djathtë lart dhe poshtë për të riorganizuar rendin e tyre. Nëse keni shtuar aksidentalisht një fushë të padëshiruar, mund ta hiqni atë thjesht duke e tërhequr mbrapa, d.m.th. nga paneli i djathtë në të majtë.

   Kur të keni mbaruar, klikoni butonin OK . Për shembull, nëse doni të eksportoni një listë të klientëve tuaj, cilësimet tuaja mund të ngjajnë me pamjen e ekranit më poshtë, ku zgjidhen vetëm fushat që lidhen me biznesin.

10. Klikimi OK do t'ju kthejë në dritaren e mëparshme (nga hapi 7) dhe ju klikoni butonin Finish .

Kjo është ajo! Të gjitha kontaktet tuaja të Outlook eksportohen në një skedar .csv dhe tani mund ta hapni në Excel për rishikim dhe modifikim.

Si të eksportoni kontaktet nga Outlook në Excel duke kopjuar/ngjitur

Dikush mund ta quajë "copy/paste" një mënyrë fillestare, jo e përshtatshme për përdoruesit e avancuar dhe guru. Sigurisht, ka një kokërr të vërtetë në të, por jo në këtë rast të veçantë :) Në fakt, eksportimi i kontakteve duke kopjuar/ngjitur ka disa avantazhe në krahasim me magjistarin e importit dhe eksportit që sapo diskutuam.

Së pari , kjo është një mënyrë vizuale , d.m.th. ajo që shihni është ajo që merrni, kështu që nuk do të shihni ndonjë kolonë ose hyrje të papritur në skedarin tuaj Excel pas eksportimit. Së dyti , magjistari i importit dhe eksportit ju lejon të eksportoni shumicën, por jo të gjitha fushat . Së treti , hartimi i fushave dhe riorganizimi i renditjes së tyre mund të jetë gjithashtu mjaft i rëndë, veçanërisht nëse zgjidhni shumë fusha dhe ato nuk përshtaten brenda zonës së dukshme, sipër rrotullës, të dritares.

Në përgjithësi, kopjimi dhe ngjitja manuale e kontakteve të Outlook mund të jetë një alternativë më e shpejtë dhe më e përshtatshme për funksionin e integruar Import/Eksport. Kjo qasje funksionon me të gjitha versionet e Outlook dhe mund ta përdorni për të eksportuar kontaktet tuaja në cilindoAplikacioni i zyrës ku funksionon kopjimi/ngjitja, jo vetëm Excel.

Ju filloni duke krijuar një pamje të personalizuar që shfaq fushat e kontakteve që dëshironi të eksportoni.

1. Në Outlook 2013 dhe Outlook 2010 , kaloni te Kontaktet dhe në skedën Home, në grupin Pamja aktuale , kliko Telefon ikonën për të shfaqur një pamje tabele.

   Në Outlook 2007 , ju shkoni te Shiko > Pamja aktuale > Lista e telefonave .

   Në Outlook 2003 , është pothuajse e njëjta gjë: Shiko > Rregullo sipas > Pamja aktuale > Lista e telefonave .

2. Tani duhet të zgjedhim fushat që duam të eksportojmë. Për ta bërë këtë, në Outlook 2010 dhe 2013, kaloni në skedën Shiko dhe kliko butonin Shto kolona në grupin Arrangement .

   Në Outlook 2007 , shkoni te Shiko > Pamja aktuale > Personalizoni pamjen aktuale... dhe kliko butonin Fushat .

   Në Outlook 2003 , butoni Fushat është nën Shiko > Rregullo sipas > Personalizo…

3. Në dialogun " Shfaq kolonat "", ​​kliko në fushën e nevojshme në panelin e majtë për të zgjedhur atë dhe më pas kliko butonin Shto për ta shtuar në panelin e djathtë që përmban fushat që do të shfaqen në pamjen tënde të personalizuar.

   Si parazgjedhje, shfaqen vetëm fushat e shpeshta, nëse dëshironi më shumë fusha, hapni listën rënëse nën " Zgjidhni në dispozicionkolona nga " dhe zgjidhni Të gjitha fushat e kontaktit .

   Nëse dëshironi të ndryshoni rendin e kolonave në pamjen tuaj të personalizuar, zgjidhni fushën që dëshironi të lëvizni në panelin e djathtë dhe kliko butonin Lëviz lart ose Lëviz poshtë .

   Kur të shtosh të gjitha fushat e dëshiruara dhe të vendosësh rendin e kolonave sipas dëshirës, ​​kliko OK për të ruajtur ndryshimet.

   Këshillë: Një mënyrë alternative për të krijuar një pamje të personalizuar të kontakteve është të klikoni me të djathtën kudo në rreshtin e emrave të fushave dhe zgjidhni Zgjedhësin e fushave.

   Pas kësaj ju thjesht tërhiqni fushat që ju nevojiten aty ku dëshironi në rreshtin e emrave të fushave, siç tregohet në pamjen e ekranit.

   Voila! Ne kemi krijuar një pamje të personalizuar të kontakteve, e cila në fakt ishte pjesa kryesore e puna. Ajo që ju mbetet për të bërë është të shtypni disa shkurtore për të kopjuar detajet e kontakteve dhe për t'i ngjitur ato në një dokument Excel.

4. Shtypni CTRL +A për të zgjedhur të gjitha kontaktet dhe më pas CTRL+C për t'i kopjuar në kujtesën e fragmenteve.
5. Hap një Excel të ri fletë paraprake dhe zgjidhni qelizën A1 ose çdo qelizë tjetër që dëshironi të jetë qeliza e parë e tabelës suaj. Klikoni me të djathtën në qelizë dhe zgjidhni Ngjit nga menyja e kontekstit ose shtypni CTRL+V për të ngjitur kontaktet e kopjuara.
6. Ruani fletën tuaj Excel dhe shijoni rezultatet :)

Kështu eksportoni kontaktet e Outlook në një fletë pune në Excel. Asgjë e vështirë, apo jo? Nëse keni ndonjë pyetje, osedini një mënyrë më të mirë, mos hezitoni të më lini një koment. Faleminderit për leximin!