فہرست کا خانہ
اس مضمون میں میں دکھاؤں گا کہ آپ کس طرح آؤٹ لک 365 - 2007 سے ایکسل اسپریڈشیٹ میں رابطے تیزی سے برآمد کرسکتے ہیں۔ پہلے میں وضاحت کروں گا کہ بلٹ ان آؤٹ لک امپورٹ/ ایکسپورٹ فنکشن کو کیسے استعمال کیا جائے، اور اس کے بعد ہم ایک حسب ضرورت کانٹیکٹ ویو بنائیں گے اور اسے ایکسل فائل میں کاپی/پیسٹ کریں گے۔
ہم سب کو ضرورت ہے۔ آؤٹ لک ایڈریس بک سے رابطوں کو ایک بار ایکسل میں ایکسپورٹ کرنے کے لیے۔ ایسا کرنے کی مختلف وجوہات ہو سکتی ہیں۔ آپ اپنے تمام یا کچھ رابطوں کو اپ ڈیٹ کرنا چاہتے ہیں، رابطوں کا بیک اپ لینا چاہتے ہیں یا اپنے VIP کلائنٹس کی فہرست بنانا چاہتے ہیں تاکہ آپ کا ساتھی آپ کی چھٹیوں کے دوران ان کا خیال رکھ سکے۔
آج ہم 2 ممکنہ طریقوں پر غور کریں گے۔ آؤٹ لک رابطوں کو ایکسل میں ایکسپورٹ کرنے کے بارے میں اور میں یہ دکھانے جا رہا ہوں کہ آپ اسے آؤٹ لک کے مختلف ورژنز میں کس طرح تیزی سے کر سکتے ہیں:
ٹپ۔ مخالف کام انجام دینے کے لیے، یہ مضمون مددگار ثابت ہوگا: ایکسل سے آؤٹ لک میں روابط کو تیزی سے درآمد کرنے کا طریقہ۔
امپورٹ اور ایکسپورٹ فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے آؤٹ لک رابطوں کو ایکسل میں ایکسپورٹ کریں
درآمد کریں /Export فنکشن آؤٹ لک کے تمام ورژنز میں دستیاب ہے۔ تاہم مائیکروسافٹ ربن پر اس کے لیے بہت کم جگہ تلاش کرنے میں ناکام رہا (نہ ہی اس سے پہلے کے ورژن میں ٹول بار پر) تاکہ یہ آسانی سے پہنچ سکے۔ اس کے بجائے، ایسا لگتا ہے کہ وہ آؤٹ لک کے ہر نئے ورژن کے ساتھ اس فنکشن کو مزید گہرائی سے چھپانے کی کوشش کر رہے ہیں، جو کہ مضحکہ خیز ہے، کیونکہ یہ واقعی مفید ہے۔
یہ جاننے کے لیے یہ مضمون پڑھیں کہ آپ کیسےاپنے تمام آؤٹ لک رابطوں کی تمام ضروری تفصیلات کو ایک وقت میں ایکسل ورک شیٹ میں تیزی سے ایکسپورٹ کریں۔
مختلف آؤٹ لک ورژنز میں امپورٹ/ایکسپورٹ فنکشن کہاں تلاش کریں
اچھا، آئیے دیکھتے ہیں کہ بالکل کہاں ہے درآمد/برآمد وزرڈ آؤٹ لک کے ہر ورژن میں رہتا ہے اور اس کے بعد میں آپ کو آؤٹ لک رابطوں کو ایکسل فائل میں ایکسپورٹ کرنے کے لیے مرحلہ وار چلوں گا۔
ٹپ۔ اپنے رابطوں کو ایکسل میں ایکسپورٹ کرنے سے پہلے، آؤٹ لک میں ڈپلیکیٹ رابطوں کو ضم کرنا سمجھ میں آتا ہے
آؤٹ لک 2021 - 2013 میں درآمد/برآمد فنکشن
فائل ٹیب پر، منتخب کریں کھلا اور ایکسپورٹ > درآمد/برآمد : 
متبادل طور پر، آپ اختیارات > ایڈوانسڈ > پر جا کر وہی وزرڈ کھول سکتے ہیں۔ ; برآمد کریں ، جیسا کہ آپ آؤٹ لک 2010 میں کرتے ہیں۔
آؤٹ لک 2010 میں ایکسپورٹ فنکشن
فائل ٹیب پر، اختیارات<کو منتخب کریں۔ 11> > ایڈوانسڈ > برآمد کریں : 
آؤٹ لک 2007 اور آؤٹ لک 2003 میں امپورٹ اور ایکسپورٹ فنکشن
فائل<11 پر کلک کریں> مین مینو پر اور منتخب کریں درآمد اور برآمد... یہ بہت آسان تھا، ہے نا؟ ;) 
امپورٹ/ایکسپورٹ وزرڈ کا استعمال کرتے ہوئے آؤٹ لک رابطوں کو ایکسل میں کیسے ایکسپورٹ کیا جائے
اب جب کہ آپ جانتے ہیں کہ درآمد/برآمد فیچر کہاں واقع ہے، آئیے قریب سے دیکھیں اپنی آؤٹ لک ایڈریس بک سے ایکسل اسپریڈشیٹ میں روابط کیسے برآمد کیے جائیں اس کو دیکھیں۔ ہم یہ آؤٹ لک 2010 میں کرنے جا رہے ہیں، اور اگر آپ خوش قسمت ہیں۔یہ ورژن انسٹال ہے :)
- اپنا آؤٹ لک کھولیں اور درآمد/برآمد فنکشن پر جائیں، جیسا کہ اوپر اسکرین شاٹس میں دکھایا گیا ہے۔ میں آپ کو یاد دلاؤں گا کہ آؤٹ لک 2010 میں آپ اسے فائل ٹیب > اختیارات > ایڈوانسڈ پر تلاش کرسکتے ہیں۔
- درآمد اور برآمد وزرڈ کا پہلا مرحلہ، " ایک فائل میں برآمد کریں " کو منتخب کریں اور پھر اگلا پر کلک کریں۔
- " کوما سے الگ شدہ اقدار (ونڈوز) " کو منتخب کریں اگر آپ اپنے آؤٹ لک رابطوں کو Excel 2007، 2010 یا 2013 میں ایکسپورٹ کرنا چاہتے ہیں اور اگلا بٹن پر کلک کریں۔ .
اگر آپ روابط کو سابقہ ایکسل ورژنز میں ایکسپورٹ کرنا چاہتے ہیں تو پھر " Microsoft Excel 97-2003 " کو منتخب کریں۔ نوٹ کریں کہ آؤٹ لک 2010 آخری ورژن ہے جہاں یہ انتخاب دستیاب ہے، آؤٹ لک 2013 میں آپ کا واحد آپشن ہے " کوما سے الگ کردہ اقدار (ونڈوز) "۔
- برآمد کرنے کے لیے فولڈر کو منتخب کریں۔ سے چونکہ ہم اپنے آؤٹ لک روابط برآمد کر رہے ہیں، اس لیے ہم Outlook نوڈ کے تحت رابطے کا انتخاب کرتے ہیں، جیسا کہ نیچے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے، اور جاری رکھنے کے لیے اگلا پر کلک کریں۔
- ٹھیک ہے، آپ نے ابھی برآمد کرنے کے لیے ڈیٹا کا انتخاب کیا ہے اور اب آپ کو یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ آپ انہیں کہاں محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔ ایکسپورٹ شدہ فائل کو محفوظ کرنے کے لیے ڈیسٹینیشن فولڈر کو منتخب کرنے کے لیے براؤز کریں بٹن پر کلک کریں۔
- براؤز کریں ڈائیلاگ میں، " فائل کا نام " فیلڈ میں برآمد شدہ فائل کے لیے ایک نام ٹائپ کریں اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
- پر کلک کرنا ٹھیک ہے بٹن آپ کو پچھلی ونڈو پر واپس لے آئے گا اور آپ جاری رکھنے کے لیے اگلا پر کلک کریں۔
- نظریہ میں، یہ آپ کا آخری مرحلہ ہوسکتا ہے، یعنی اگر آپ نے ابھی Finish بٹن پر کلک کیا ہے۔ تاہم، یہ آپ کے آؤٹ لک رابطوں کے بالکل تمام شعبوں کو برآمد کرے گا۔ ان میں سے بہت سے فیلڈز میں غیر ضروری معلومات ہوتی ہیں جیسے کہ گورنمنٹ آئی ڈی نمبر یا کار فون، اور وہ صرف بے کار تفصیلات کے ساتھ آپ کی ایکسل فائل کو بے ترتیب کر سکتے ہیں۔ اور یہاں تک کہ اگر آپ کے آؤٹ لک رابطوں میں ایسی تفصیلات شامل نہیں ہیں، تب بھی ایکسل اسپریڈشیٹ میں خالی کالم بنائے جائیں گے (مجموعی طور پر 92 کالم!)
اوپر کو دیکھتے ہوئے، یہ سمجھ میں آتا ہے کہ صرف ان فیلڈز کو ایکسپورٹ کیا جائے جن کی آپ کو واقعی ضرورت ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، میپ حسب ضرورت فیلڈز بٹن پر کلک کریں۔
- " Map Custom fields " ڈائیلاگ ونڈو میں، سب سے پہلے Clear Map بٹن پر کلک کریں تاکہ پہلے سے طے شدہ نقشے کو دائیں پین پر ہٹایا جا سکے۔ پھر بائیں پین سے مطلوبہ فیلڈز کو گھسیٹیں۔
آپ منتخب فیلڈز کو دائیں پین میں اوپر اور نیچے کی طرف گھسیٹ کر ان کے آرڈر کو دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں۔ اگر آپ نے غلطی سے کوئی ناپسندیدہ فیلڈ شامل کر دیا ہے، تو آپ اسے صرف پیچھے گھسیٹ کر ہٹا سکتے ہیں، یعنی دائیں پین سے بائیں طرف۔ مثال کے طور پر، اگر آپ اپنے کلائنٹس کی فہرست برآمد کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کی ترتیبات نیچے دیے گئے اسکرین شاٹ سے مشابہ ہوسکتی ہیں، جہاں صرف کاروبار سے متعلق فیلڈز کو منتخب کیا گیا ہے۔
- ٹھیک ہے پر کلک کرنے سے آپ کو پچھلی ونڈو پر واپس لے جایا جائے گا (مرحلہ 7 سے) اور آپ ختم کریں بٹن پر کلک کریں گے۔
بس! آپ کے تمام آؤٹ لک رابطے ایک .csv فائل میں برآمد کیے گئے ہیں اور اب آپ اسے جائزہ اور ترمیم کے لیے ایکسل میں کھول سکتے ہیں۔
روابط کو آؤٹ لک سے ایکسل میں کاپی / پیسٹ کرکے کیسے ایکسپورٹ کریں
کسی "کاپی/پیسٹ" کو ایک نیا طریقہ کہہ سکتا ہے، جو کہ اعلی درجے کے صارفین اور گرو کے لیے موزوں نہیں ہے۔ بلاشبہ، اس میں ایک ذرہ سچائی ہے، لیکن اس خاص معاملے میں نہیں :) درحقیقت، امپورٹ اور ایکسپورٹ وزرڈ کے مقابلے میں کاپی/پیسٹ کر کے رابطوں کو برآمد کرنے کے کئی فوائد ہیں جن پر ہم نے ابھی بات کی ہے۔
<0 سب سے پہلے ، یہ ایک بصری طریقہ ہے ، یعنی جو آپ دیکھتے ہیں وہی آپ کو ملتا ہے، اس لیے ایکسپورٹ کرنے کے بعد آپ کو اپنی ایکسل فائل میں کوئی غیر متوقع کالم یا اندراجات نظر نہیں آئیں گے۔ دوسرے طور پر ، امپورٹ اور ایکسپورٹ وزرڈ آپ کو زیادہ تر ایکسپورٹ کرنے دیتا ہے، لیکن تمام فیلڈز نہیں تیسرے طور پر ، کھیتوں کی نقشہ سازی اور ان کی ترتیب کو دوبارہ ترتیب دینا بھی کافی بوجھل ہو سکتا ہے خاص طور پر اگر آپ بہت سے فیلڈز کا انتخاب کر رہے ہیں اور وہ ونڈو کے اسکرول کے اوپر نظر آنے والے علاقے میں فٹ نہیں ہوتے ہیں۔بالکل، آؤٹ لک رابطوں کو دستی طور پر کاپی اور پیسٹ کرنا بلٹ ان امپورٹ/ ایکسپورٹ فنکشن کا تیز تر اور آسان متبادل ہوسکتا ہے۔ یہ نقطہ نظر تمام آؤٹ لک ورژن کے ساتھ کام کرتا ہے اور آپ اسے اپنے رابطوں کو کسی کو بھی برآمد کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔آفس ایپلیکیشن جہاں کاپی/پیسٹ کام کرتا ہے، نہ کہ صرف Excel۔
آپ ایک حسب ضرورت منظر بنا کر شروع کرتے ہیں جو ان رابطوں کی فیلڈ کو دکھاتا ہے جنہیں آپ برآمد کرنا چاہتے ہیں۔
- Outlook میں 2013 اور Outlook 2010 ، رابطے پر سوئچ کریں اور ہوم ٹیب پر، موجودہ منظر گروپ میں، فون پر کلک کریں۔ ٹیبل ویو دکھانے کے لیے آئیکن۔
Outlook 2007 میں، آپ View > موجودہ منظر > فون کی فہرست
پر جاتے ہیں۔Outlook 2003 میں، یہ تقریباً ایک جیسا ہے: View > Arrange By > موجودہ منظر > فون کی فہرست ۔
- اب ہمیں ان فیلڈز کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے جو ہم برآمد کرنا چاہتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آؤٹ لک 2010 اور 2013 میں، دیکھیں ٹیب پر جائیں اور انتظام گروپ میں کالم شامل کریں بٹن پر کلک کریں۔
Outlook 2007 میں، View > Current View > موجودہ منظر کو حسب ضرورت بنائیں... پر جائیں اور فیلڈز بٹن پر کلک کریں۔
Outlook 2003 میں، Fields بٹن View > کے نیچے ہے۔ ترتیب دیں > حسب ضرورت بنائیں…
- " کالم دکھائیں "" ڈائیلاگ میں، منتخب کرنے کے لیے بائیں پین میں مطلوبہ فیلڈ پر کلک کریں۔ اس پر کلک کریں اور پھر اسے دائیں پین میں شامل کرنے کے لیے شامل کریں بٹن پر کلک کریں جس میں آپ کے حسب ضرورت منظر میں دکھائے جانے والے فیلڈز شامل ہیں۔ مزید فیلڈز چاہتے ہیں، " دستیاب کو منتخب کریں کے تحت ڈراپ ڈاؤن فہرست کھولیں۔ " سے کالم اور تمام رابطہ فیلڈز کو منتخب کریں۔
اگر آپ اپنے حسب ضرورت منظر میں کالموں کی ترتیب کو تبدیل کرنا چاہتے ہیں، تو وہ فیلڈ منتخب کریں جسے آپ دائیں پین پر منتقل کرنا چاہتے ہیں اور یا تو اوپر منتقل کریں یا نیچے منتقل کریں بٹن پر کلک کریں۔
جب آپ تمام مطلوبہ فیلڈز شامل کرلیں اور کالموں کی ترتیب کو اپنی پسند کے مطابق ترتیب دیں تو ٹھیک ہے<پر کلک کریں۔ 2> تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے۔
مشورہ: اپنی مرضی کے مطابق رابطوں کا منظر بنانے کا ایک متبادل طریقہ یہ ہے کہ فیلڈ کے ناموں کی قطار پر کہیں بھی دائیں کلک کریں اور فیلڈ چوزر کو منتخب کریں۔
اس کے بعد آپ بس فیلڈز کے ناموں کی قطار میں اپنی ضرورت کے مطابق فیلڈز کو گھسیٹیں، جیسا کہ اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔ کام۔ آپ کے پاس جو کچھ باقی ہے وہ ہے رابطوں کی تفصیلات کاپی کرنے کے لیے کچھ شارٹ کٹ دبائیں اور انہیں ایکسل دستاویز میں چسپاں کریں۔
اس طرح آپ آؤٹ لک رابطوں کو ایکسل ورک شیٹ میں ایکسپورٹ کرتے ہیں۔ کچھ بھی مشکل نہیں، ہے نا؟ اگر آپ کے کوئی سوالات ہیں، یاایک بہتر طریقہ جانتے ہیں، مجھے ایک تبصرہ چھوڑنے میں ہچکچاہٹ نہ کریں۔ پڑھنے کا شکریہ!
