У цій статті я покажу, як можна швидко експортувати контакти з Outlook 365 - 2007 в таблицю Excel. Спочатку я поясню, як використовувати вбудовану функцію імпорту / експорту Outlook, а після цього ми створимо користувальницьке подання контактів і скопіюємо / вставимо його в файл Excel.

Усім нам час від часу доводиться експортувати контакти з адресної книги Outlook в Excel. Причини для цього можуть бути різними. Можливо, ви хочете оновити всі або деякі контакти, зробити резервну копію контактів або скласти список своїх VIP-клієнтів, щоб ваш партнер міг подбати про них під час вашої відпустки.

Сьогодні ми розглянемо 2 можливих способи експорту контактів з Outlook в Excel, і я покажу, як це можна швидко зробити в різних версіях Outlook:

Порада: Для виконання протилежного завдання буде корисною ця стаття: Як швидко імпортувати контакти в Outlook з Excel.

Експорт контактів Outlook в Excel за допомогою функції "Імпорт та експорт

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Імпорт/експорт функція доступна у всіх версіях Outlook, але Microsoft не знайшла для неї місця на стрічці (і на панелі інструментів у попередніх версіях), щоб вона була під рукою. Замість цього, схоже, вони намагаються ховати цю функцію все глибше і глибше з кожною новою версією Outlook, що забавно, тому що вона дійсно корисна.

Прочитайте цю статтю, щоб дізнатися, як можна швидко експортувати всю необхідну інформацію про всі контакти Outlook на аркуш Excel за один раз.

Де знайти функцію імпорту/експорту в різних версіях Outlook

Що ж, давайте подивимося, де саме Імпорт/експорт Майстер є в кожній версії Outlook, і після цього я покроково розповім вам, як експортувати контакти Outlook у файл Excel.

Порада: перед експортом контактів в Excel має сенс об'єднати дублікати контактів в Outlook

Функція імпорту/експорту в Outlook 2021 - 2013

Про це йдеться на Файл вкладка, виберіть Відкрити & Експорт > Імпорт/експорт :

Крім того, ви можете відкрити цей же майстер, перейшовши за посиланням Опції > Просунутий > Експорт як це робиться в Outlook 2010.

Функція експорту в Outlook 2010

Про це йдеться на Файл вкладка, виберіть Опції > Просунутий > Експорт :

Функція імпорту та експорту в Outlook 2007 та Outlook 2003

Натисніть Файл в головному меню та оберіть Імпорт та експорт... Це було досить легко, чи не так? ;)

Як експортувати контакти Outlook в Excel за допомогою майстра імпорту/експорту

Тепер, коли ви знаєте, де знаходиться Імпорт/експорт функція знаходиться, давайте докладніше розглянемо, як експортувати контакти з адресної книги Outlook в таблицю Excel. Ми будемо робити це в Outlook 2010, і вам пощастило, якщо у вас встановлена саме ця версія :)

1. Відкрийте програму Outlook і перейдіть на вкладку Імпорт/експорт як показано на скріншотах вище. Нагадаю, що в Outlook 2010 її можна знайти на вкладці Файл вкладка> Опції > Просунутий .
2. На першому етапі реалізації проекту Майстер імпорту та експорту виберіть " Експорт у файл ", а потім натисніть Далі .
3. Виберіть " Значення, розділені комами (Windows) ", якщо ви хочете експортувати контакти Outlook в Excel 2007, 2010 або 2013 і натисніть кнопку Далі кнопку.

   Якщо ви хочете експортувати контакти в більш ранні версії Excel, то виберіть " Microsoft Excel 97-2003 "Зверніть увагу, що Outlook 2010 є останньою версією, де цей вибір доступний, в Outlook 2013 ваш єдиний варіант - " Значення, розділені комами (Windows) ".

4. Виберіть папку для експорту. Оскільки ми експортуємо наші контакти Outlook, ми вибираємо Контакти в рамках Перспективи як показано на скріншоті нижче, і натисніть Далі продовжувати.
5. Що ж, ви щойно обрали дані для експорту і тепер потрібно вказати, куди ви хочете їх зберегти. Переглянути щоб вибрати папку призначення для збереження експортованого файлу.
6. В рамках проекту Переглянути введіть ім'я експортованого файлу в поле " Ім'я файлу " і натисніть кнопку ГАРАЗД. .
7. Натиснувши на кнопку ГАРАЗД. поверне вас до попереднього вікна і ви натискаєте кнопку Далі продовжувати.
8. Теоретично, це може бути вашим останнім кроком, тобто якщо ви натиснули кнопку Фініш Однак це призведе до експорту абсолютно всіх полів ваших контактів Outlook. Багато з цих полів містять несуттєву інформацію, наприклад, державний ідентифікаційний номер або автомобільний телефон, і вони можуть лише захарастити ваш файл Excel зайвою інформацією. І навіть якщо ваші контакти Outlook не містять такої інформації, в таблиці Excel все одно будуть створені порожні стовпці (92 стовпці).взагалі!).

   З огляду на вищевикладене, має сенс експортувати тільки ті поля, які вам дійсно потрібні. Для цього натисніть кнопку Відображення користувацьких полів кнопку.

9. В рамках проекту " Карта Користувацькі поля " діалогового вікна, спочатку натисніть кнопку Зрозуміла карта щоб видалити карту за замовчуванням на правій панелі, а потім перетягнути потрібні поля з лівої панелі.

   Ви також можете перетягувати вибрані поля в правій панелі вгору і вниз, щоб змінити їх порядок. Якщо Ви випадково додали непотрібне поле, Ви можете видалити його, просто перетягнувши назад, тобто з правої панелі в ліву.

   Після завершення натисніть кнопку ГАРАЗД. Наприклад, якщо ви хочете експортувати список ваших клієнтів, ваші налаштування можуть бути схожими на скріншот нижче, де обрані тільки поля, пов'язані з бізнесом.

10. Натискання ГАРАЗД. поверне вас до попереднього вікна (з кроку 7) і ви натиснете кнопку Фініш кнопку.

Все! Всі ваші контакти Outlook експортовані у файл .csv, і тепер ви можете відкрити його в Excel для перегляду та редагування.

Як експортувати контакти з Outlook в Excel шляхом копіювання / вставки

Хтось може назвати "копіювати/вставити" способом для новачків, який не підходить для просунутих користувачів і гуру. Звичайно, частка правди в цьому є, але не в даному конкретному випадку :) Насправді, експорт контактів копіюванням/вставкою має ряд переваг у порівнянні з майстром імпорту та експорту, про який ми щойно говорили.

По-перше це візуальний спосіб тобто те, що ви бачите, те й отримаєте, тому ви не побачите ніяких несподіваних стовпців або записів у вашому файлі Excel після експорту. По-друге Майстер імпорту та експорту дозволяє експортувати більшість даних, але не на всіх полях . По-третє Відображення полів і зміна їх порядку також може бути досить обтяжливим, особливо якщо ви вибираєте багато полів і вони не вміщуються у видимій, над сувоєм, області вікна.

Загалом, копіювання та вставка контактів Outlook вручну може бути швидшою та зручнішою альтернативою вбудованій функції імпорту/експорту. Цей підхід працює з усіма версіями Outlook, і ви можете використовувати його для експорту контактів до будь-якої програми Office, де працює функція копіювання/вставки, а не тільки до Excel.

Ви починаєте зі створення користувацького подання, яке відображає поля контактів, які ви хочете експортувати.

1. В Перспективи на 2013 рік і Outlook 2010 переключитися на Контакти та на вкладці "Головна", в розділі Поточний вигляд у групі, натисніть на кнопку Телефон для відображення табличного вигляду.

   В Outlook 2007 ти підеш до Вид > Поточний вигляд > Список телефонів .

   В Outlook 2003 Якщо порівнювати з іншими, то це майже те ж саме: Вид > Організатор > Поточний вигляд > Список телефонів .

2. Тепер нам потрібно вибрати поля, які ми хочемо експортувати. Для цього в Outlook 2010 і 2013 перейдіть на вкладку Вид та натисніть на вкладку Додати колонки кнопку в розділі Домовленість група.

   В Outlook 2007 перейдіть за посиланням Вид > Поточний вигляд > Налаштувати поточний вигляд... і натисніть кнопку Поля кнопку.

   В Outlook 2003 "Про те, що в Україні не існує жодного закону, який би Поля Кнопка знаходиться під Вид > Організатор > Налаштувати...

3. В рамках проекту " Показати колонки "", клацніть по потрібному полю в лівій панелі, щоб вибрати його, а потім натисніть кнопку Додати щоб додати його на праву панель, яка містить поля, що будуть відображатися у вашому користувацькому поданні.

   За замовчуванням відображаються тільки часто використовувані поля, якщо потрібно більше полів, відкрийте випадаючий список під " Виберіть доступні стовпці з " та оберіть Всі контактні поля .

   Якщо ви хочете змінити порядок стовпців у вашому користувацькому поданні, виберіть поле, яке ви хочете перемістити, на правій панелі і натисніть або Рухайся вгору або Вниз! кнопку.

   Коли ви додали всі необхідні поля і встановили порядок стовпців на свій смак, натисніть ГАРАЗД. для збереження змін.

   Підказка: Альтернативний спосіб створення користувацького подання контактів - клацнути правою кнопкою миші в будь-якому місці рядка назв полів і вибрати Field Chooser (Вибір поля).

   Після цього ви просто перетягуєте потрібні вам поля в потрібне місце в рядку назв полів, як показано на скріншоті.

   Вуаля! Ми створили користувацьке подання контактів, що, власне, і було основною частиною роботи. Залишилося лише натиснути пару гарячих клавіш, щоб скопіювати дані контактів і вставити їх в документ Excel.

4. Натисніть CTRL+A, щоб виділити всі контакти, а потім CTRL+C, щоб скопіювати їх в буфер обміну.
5. Відкрийте нову електронну таблицю Excel і виберіть комірку A1 або будь-яку іншу комірку, яку ви хочете зробити 1-ю коміркою вашої таблиці. Клацніть правою кнопкою миші на комірці і виберіть Паста з контекстного меню, або натисніть CTRL+V, щоб вставити скопійовані контакти.
6. Збережіть свій Excel-аркуш і насолоджуйтеся результатами :)

Ось так можна експортувати контакти Outlook на аркуш Excel. Нічого складного, чи не так? Якщо у вас виникли запитання або ви знаєте кращий спосіб, не соромтеся залишати мені коментарі. Дякую за прочитане!