V tem članku bom pokazal, kako lahko hitro izvozite stike iz programa Outlook 365 - 2007 v Excelovo preglednico. Najprej bom razložil, kako uporabiti vgrajeno funkcijo za uvoz/izvoz v programu Outlook, nato pa bomo ustvarili pogled stikov po meri in ga kopirali/prilepili v Excelovo datoteko.

Vsi moramo občasno izvoziti stike iz imenika programa Outlook v Excel. Razlogi za to so lahko različni: morda želite posodobiti vse ali nekatere stike, narediti varnostno kopijo stikov ali seznam strank VIP, da lahko vaš partner poskrbi zanje med vašim dopustom.

Danes se bomo poglobili v 2 možne načine izvoza stikov iz Outlooka v Excel in pokazal bom, kako lahko to hitro storite v različnih različicah Outlooka:

Nasvet. Če želite opraviti nasprotno nalogo, vam bo v pomoč ta članek: Kako hitro uvoziti stike v Outlook iz programa Excel.

Izvozite stike iz programa Outlook v Excel s funkcijo Uvoz in izvoz

Spletna stran Uvoz/izvoz Funkcija je na voljo v vseh različicah programa Outlook. Vendar Microsoft zanjo ni našel dovolj prostora na traku (niti v orodni vrstici v prejšnjih različicah), da bi bila lahko dosegljiva. Namesto tega se zdi, da so to funkcijo z vsako novo različico programa Outlook poskušali skriti vedno globlje, kar je smešno, saj je resnično uporabna.

Preberite ta članek in se naučite, kako lahko hitro izvozite vse potrebne podrobnosti o vseh stikih v programu Outlook v Excelovo delovno listo naenkrat.

Kje najti funkcijo Uvoz/Izvoz v različnih različicah programa Outlook

Poglejmo, kje točno je Uvoz/izvoz čarovnika, ki se nahaja v vsaki različici Outlooka, nato pa vas bom po korakih popeljal skozi izvoz stikov iz Outlooka v datoteko Excel.

Nasvet. Preden stike izvozite v Excel, je smiselno združiti podvojene stike v programu Outlook.

Funkcija uvoza/izvoza v programu Outlook 2021 - 2013

Na Datoteka izberite zavihek Odprite & amp; Izvozite > Uvoz/izvoz :

Isti čarovnik lahko odprete tudi tako, da greste na Možnosti > Napredno > Izvoz kot v programu Outlook 2010.

Funkcija izvoza v programu Outlook 2010

Na Datoteka izberite zavihek Možnosti > Napredno > Izvoz :

Funkcija uvoza in izvoza v programu Outlook 2007 in Outlook 2003

Kliknite . Datoteka v glavnem meniju in izberite Uvoz in izvoz... Bilo je precej enostavno, kajne? ;)

Kako izvoziti stike iz Outlooka v Excel z uporabo čarovnika za uvoz/izvoz

Zdaj, ko veste, kje je Uvoz/izvoz funkcija se nahaja, si podrobneje oglejmo, kako izvoziti stike iz Outlookovega imenika v Excelovo preglednico. To bomo storili v Outlooku 2010, in srečni ste, če imate nameščeno to različico :)

1. Odprite Outlook in se pomaknite v Uvoz/izvoz kot je prikazano na zgornjih slikah zaslona. Naj vas spomnim, da jo v Outlooku 2010 najdete na Datoteka zavihek> Možnosti > Napredno .
2. Na prvi stopnji Čarovnik za uvoz in izvoz , izberite " Izvoz v datoteko " in nato kliknite Naslednji .
3. Izberite " Vrednosti, ločene z vejico (Windows) ", če želite izvoziti stike iz Outlooka v Excel 2007, 2010 ali 2013, in kliknite Naslednji gumb.

   Če želite stike izvoziti v prejšnje različice programa Excel, izberite " Microsoft Excel 97-2003 ". Upoštevajte, da je Outlook 2010 zadnja različica, v kateri je ta možnost na voljo, v Outlooku 2013 pa je edina možnost " Vrednosti, ločene z vejico (Windows) ".

4. Izberite mapo, iz katere želite izvažati. Ker izvažamo stike iz Outlooka, izberemo Kontakti v okviru Outlook kot je prikazano na spodnji sliki zaslona, in kliknite Naslednji za nadaljevanje.
5. Pravkar ste izbrali podatke za izvoz, zdaj pa morate določiti, kam jih želite shraniti. Brskanje po izberete ciljno mapo, v katero želite shraniti izvoženo datoteko.
6. V Brskanje po vnesite ime za izvoženo datoteko v polje " Ime datoteke " in kliknite V REDU .
7. S klikom na V REDU se vrnete v prejšnje okno in kliknete Naslednji za nadaljevanje.
8. Teoretično je to lahko vaš zadnji korak, tj. če ste kliknili Zaključek Vendar bi s tem izvozili popolnoma vsa polja stikov v programu Outlook. Mnoga od teh polj vsebujejo nepomembne podatke, kot sta identifikacijska številka vlade ali telefon za avto, in lahko samo zasujejo datoteko Excel z odvečnimi podrobnostmi. In tudi če stiki v programu Outlook ne vsebujejo takih podrobnosti, bi se v preglednici Excel ustvarili prazni stolpci (92 stolpcevskupaj!).

   Glede na zgoraj navedeno je smiselno izvoziti le tista polja, ki jih resnično potrebujete. Polja po meri na zemljevidu gumb.

9. V " Polja po meri na zemljevidu " najprej kliknite pogovorno okno Jasen zemljevid odstranite privzeti zemljevid v desnem podoknu in povlecite potrebna polja iz levega podokna.

   Izbrana polja v desnem podoknu lahko tudi povlečete navzgor in navzdol, da spremenite njihov vrstni red. Če ste pomotoma dodali neželeno polje, ga lahko odstranite tako, da ga preprosto povlečete nazaj, tj. iz desnega podokna na levo.

   Ko končate, kliknite V REDU Če želite na primer izvoziti seznam svojih strank, so lahko vaše nastavitve podobne spodnji sliki zaslona, na kateri so izbrana samo polja, povezana s poslovanjem.

10. Klik na V REDU se vrnete v prejšnje okno (iz koraka 7) in kliknete Zaključek gumb.

To je to! Vsi vaši stiki v programu Outlook so izvoženi v datoteko .csv in zdaj jo lahko odprete v programu Excel za pregledovanje in urejanje.

Kako izvoziti stike iz programa Outlook v Excel s kopiranjem / lepljenjem

Morda bo kdo rekel, da je "kopiraj/prilepi" način za začetnike, ki ni primeren za napredne uporabnike in guruje. Seveda je v tem nekaj resnice, vendar ne v tem primeru :) Dejansko ima izvoz stikov s kopiranjem/lepljenjem več prednosti v primerjavi s čarovnikom za uvoz in izvoz, o katerem smo pravkar govorili.

Najprej , to je vizualni način , tj. kar vidite, to tudi dobite, zato po izvozu v datoteki Excel ne boste videli nepričakovanih stolpcev ali vnosov. Drugič , čarovnik za uvoz in izvoz omogoča izvoz večine, vendar ne vseh polj. . Tretjič , kartiranje polj in spreminjanje njihovega vrstnega reda je lahko tudi precej obremenjujoče, zlasti če izbirate veliko polj in se ta ne prilegajo vidnemu območju okna, ki je nad drsnikom.

Na splošno je ročno kopiranje in lepljenje stikov v programu Outlook morda hitrejša in priročnejša alternativa vgrajeni funkciji Uvoz/Izvoz. Ta pristop deluje z vsemi različicami programa Outlook in ga lahko uporabite za izvoz stikov v katero koli aplikacijo Office, kjer deluje kopiranje/lepljenje, ne le v Excel.

Najprej ustvarite pogled po meri, ki prikazuje polja stikov, ki jih želite izvoziti.

1. Na spletnem mestu Outlook 2013 in . Outlook 2010 , preklopite na Kontakti in na zavihku Domov v razdelku Trenutni pogled kliknite skupino Telefon za prikaz pogleda tabele.

   Na spletnem mestu Outlook 2007 , pojdite na Oglejte si > Trenutni pogled > Telefonski seznam .

   Na spletnem mestu Outlook 2003 , je skoraj enaka: Oglejte si > Uredi po > Trenutni pogled > Telefonski seznam .

2. Zdaj moramo izbrati polja, ki jih želimo izvoziti. To storite tako, da v programih Outlook 2010 in 2013 preklopite na Oglejte si in kliknite zavihek Dodajanje stolpcev gumb v Ureditev skupina.

   Na spletnem mestu Outlook 2007 , pojdite na Oglejte si > Trenutni pogled > Prilagoditev trenutnega pogleda... in kliknite na Polja gumb.

   Na spletnem mestu Outlook 2003 , je Polja gumb je pod Oglejte si > Uredi po > Prilagodite...

3. V " Prikaži stolpce "", kliknite na želeno polje v levem podoknu, da ga izberete, in nato kliknite na Dodaj da ga dodate v desno podokno, ki vsebuje polja, ki bodo prikazana v pogledu po meri.

   Privzeto so prikazana samo pogosta polja, če želite več polj, odprite spustni seznam pod " Izberite razpoložljive stolpce iz " in izberite Vsa polja za stike .

   Če želite spremeniti vrstni red stolpcev v pogledu po meri, izberite polje, ki ga želite premakniti, v desnem podoknu in kliknite Premaknite se navzgor ali Premaknite se navzdol gumb.

   Ko ste dodali vsa želena polja in določili vrstni red stolpcev po želji, kliknite V REDU da shranite spremembe.

   Nasvet: Alternativni način ustvarjanja pogleda stikov po meri je, da desno kliknete kjer koli v vrstici z imeni polj in izberete možnost Izbirnik polj.

   Nato preprosto povlecite potrebna polja na želeno mesto v vrstici z imeni polj, kot je prikazano na sliki zaslona.

   Voila! Ustvarili smo prikaz stikov po meri, kar je bil pravzaprav glavni del dela. Ostane vam še nekaj bližnjic za kopiranje podrobnosti stikov in njihovo prilepitev v dokument Excel.

   Poglej tudi: Kako prečrtati v Excelu: bližnjica, gumb in pogojno oblikovanje
4. Pritisnite CTRL+A, da izberete vse stike, in nato CTRL+C, da jih kopirate v odložišče.
5. Odprite novo Excelovo preglednico in izberite celico A1 ali katero koli drugo celico, za katero želite, da je prva celica vaše tabele. Z desno tipko miške kliknite celico in izberite Paste iz kontekstnega menija ali pritisnite CTRL+V, da prilepite kopirane stike.
6. Shranite Excelov list in uživajte v rezultatih :)

To je način izvoza stikov iz Outlooka v delovno tabelo programa Excel. Nič težkega, kajne? Če imate kakšna vprašanja ali poznate boljši način, mi brez oklevanja napišite komentar. Hvala za branje!