I den här artikeln kommer jag att visa hur du snabbt kan exportera kontakter från Outlook 365 - 2007 till ett Excel-kalkylblad. Först kommer jag att förklara hur man använder den inbyggda Outlook Import / Export-funktionen, och efter det kommer vi att skapa en anpassad kontaktvy och kopiera / klistra in den till en Excel-fil.

Vi behöver alla exportera kontakter från Outlook-adressboken till Excel då och då. Det kan finnas olika anledningar till att göra detta. Du kanske vill uppdatera alla eller några av dina kontakter, säkerhetskopiera kontakterna eller göra en lista över dina VIP-kunder så att din partner kan ta hand om dem under din semester.

Idag kommer vi att dyka ner i 2 möjliga sätt att exportera Outlook-kontakter till Excel och jag kommer att visa hur du snabbt kan göra detta i olika Outlook-versioner:

Tips. För att utföra en motsatt uppgift kommer den här artikeln att vara till hjälp: Hur man snabbt importerar kontakter till Outlook från Excel.

Exportera Outlook-kontakter till Excel med hjälp av import- och exportfunktionen

Import/export funktionen finns i alla Outlook-versioner. Microsoft misslyckades dock med att hitta lite plats för den på bandet (och inte heller på verktygsfältet i tidigare versioner) så att den skulle vara inom räckhåll. Istället verkar de ha försökt gömma den här funktionen djupare och djupare med varje ny version av Outlook, vilket är lustigt, eftersom den är riktigt användbar.

Läs den här artikeln för att lära dig hur du snabbt kan exportera alla nödvändiga uppgifter om alla dina Outlook-kontakter till ett Excel-arbetsblad på en gång.

Var hittar du import/export-funktionen i olika Outlook-versioner?

Låt oss se var exakt den Import/export finns i varje Outlook-version och därefter kommer jag att steg för steg gå igenom hur du exporterar Outlook-kontakter till en Excel-fil.

Tips: Innan du exporterar dina kontakter till Excel är det klokt att slå ihop dubbla kontakter i Outlook.

Import/Export-funktion i Outlook 2021 - 2013

På den Fil väljer du Öppna & Exportera > Import/export :

Alternativt kan du öppna samma guide genom att gå till Alternativ > Avancerad > Exportera som du gör i Outlook 2010.

Exportfunktion i Outlook 2010

På den Fil väljer du Alternativ > Avancerad > Exportera :

Import- och exportfunktion i Outlook 2007 och Outlook 2003

Klicka på Fil på huvudmenyn och välj Import och export... Det var ganska lätt, eller hur? ;)

Hur du exporterar Outlook-kontakter till Excel med hjälp av guiden Import/Export

Nu när du vet var Import/export funktionen är lokaliserad, låt oss titta närmare på hur du exporterar kontakter från din Outlook adressbok till ett Excel kalkylblad. Vi kommer att göra detta i Outlook 2010, och du har tur om du har denna version installerad :)

1. Öppna din Outlook och navigera till Import/export funktionen, som visas i skärmdumparna ovan. Jag påminner om att i Outlook 2010 hittar du den på Fil flik> Alternativ > Avancerad .
2. På det första steget i Guiden för import och export , välj " Exportera till en fil " och klicka sedan på Nästa .
3. Välj " Kommaseparerade värden (Windows) " om du vill exportera dina Outlook-kontakter till Excel 2007, 2010 eller 2013 och klicka på knappen Nästa knapp.

   Om du vill exportera kontakterna till tidigare Excel-versioner väljer du " Microsoft Excel 97-2003 ". Observera att Outlook 2010 är den sista versionen där detta val är tillgängligt, i Outlook 2013 är det enda alternativet " Kommaseparerade värden (Windows) ".

4. Välj den mapp du vill exportera från. Eftersom vi exporterar våra Outlook-kontakter väljer vi Kontakter under den Outlook noden, som visas i skärmbilden nedan, och klicka på Nästa för att fortsätta.
5. Du har just valt vilka data som ska exporteras och nu måste du ange var du vill spara dem. Klicka på Bläddra på för att välja en målmapp att spara den exporterade filen i.
6. I Bläddra på ett namn för den exporterade filen i fältet " Filnamn " och klicka på OK .
7. Om du klickar på OK kommer du tillbaka till det föregående fönstret och du klickar på Nästa för att fortsätta.
8. I teorin kan detta vara ditt sista steg, dvs. om du klickade på Slutförande Detta skulle dock exportera absolut alla fält i dina Outlook-kontakter. Många av dessa fält innehåller oviktig information som t.ex. ID-nummer eller biltelefon, och de kan bara fylla din Excel-fil med överflödiga uppgifter. Och även om dina Outlook-kontakter inte innehåller sådana uppgifter skulle tomma kolumner fortfarande skapas i ett Excel-kalkylblad (92 kolumner).helt och hållet!).

   Med tanke på ovanstående är det klokt att bara exportera de fält som du verkligen behöver. För att göra detta klickar du på Anpassade fält för kartor knapp.

9. I " Karta Anpassade fält ", klickar du först på dialogrutan Tydlig karta för att ta bort standardkartan i den högra rutan och dra sedan de nödvändiga fälten från den vänstra rutan.

   Du kan också dra de markerade fälten i den högra rutan uppåt och nedåt för att ändra ordningen. Om du av misstag har lagt till ett oönskat fält kan du ta bort det genom att dra det tillbaka, dvs. från den högra rutan till den vänstra.

   När du är klar klickar du på OK Om du till exempel vill exportera en lista över dina kunder kan dina inställningar likna skärmbilden nedan, där endast de affärsrelaterade fälten är valda.

10. Klicka på OK kommer du tillbaka till det föregående fönstret (från steg 7) och du klickar på Slutförande knapp.

Så är det! Alla dina Outlook-kontakter exporteras till en .csv-fil och nu kan du öppna den i Excel för granskning och redigering.

Hur man exporterar kontakter från Outlook till Excel genom att kopiera / klistra in

Någon kanske kallar "kopiera/klistra in" för ett nybörjarsätt som inte passar avancerade användare och gurus. Det finns förstås ett korn av sanning i det, men inte i det här fallet :) Faktum är att exportera kontakter genom att kopiera/klistra in har flera fördelar jämfört med import- och exportguiden som vi just har diskuterat.

För det första , detta är en visuellt sätt , dvs. det du ser är det du får, så du kan inte se några oväntade kolumner eller poster i din Excel-fil efter exporten. För det andra Med guiden Import och export kan du exportera det mesta, men inte alla fält. . För det tredje Om du väljer ett fält, mappar du fälten och ordnar om deras ordning kan det också vara ganska besvärligt, särskilt om du väljer många fält och de inte ryms inom det synliga området i fönstret, ovanför rullningen.

Allt som allt kan det vara ett snabbare och bekvämare alternativ till den inbyggda funktionen Importera/exportera att kopiera och klistra in Outlook-kontakter manuellt. Det här tillvägagångssättet fungerar med alla Outlook-versioner och du kan använda det för att exportera dina kontakter till alla Office-program där kopiera/klistra in fungerar, inte bara Excel.

Du börjar med att skapa en anpassad vy som visar de kontaktfält som du vill exportera.

1. På Outlook 2013 och Outlook 2010 , växla till Kontakter och på fliken Hem, i fältet Nuvarande vy grupp, klickar du på Telefon ikonen för att visa en tabellvy.

   På Outlook 2007 , går du till Visa > Nuvarande vy > Telefonlista .

   På Outlook 2003 är det nästan samma sak: Visa > Ordna efter > Nuvarande vy > Telefonlista .

2. Nu måste vi välja de fält som vi vill exportera. För att göra detta, i Outlook 2010 och 2013, växlar du till Visa och klicka på fliken Lägg till kolumner knappen i Arrangemang grupp.

   På Outlook 2007 , gå till Visa > Nuvarande vy > Anpassa aktuell vy... och klicka på Fält knapp.

   På Outlook 2003 , den Fält knappen är under Visa > Ordna efter > Anpassa...

3. I " Visa kolumner "", klicka på det fält som behövs i den vänstra rutan för att markera det och klicka sedan på knappen Lägg till för att lägga till det i den högra rutan som innehåller de fält som ska visas i din anpassade vy.

   Som standard visas endast de vanligaste fälten, om du vill ha fler fält öppnar du rullgardinslistan under " Välj tillgängliga kolumner från " och välj Alla kontaktfält .

   Om du vill ändra ordningen på kolumnerna i den anpassade vyn markerar du det fält som du vill flytta i den högra rutan och klickar på antingen Flytta uppåt eller . Flytta nedåt knapp.

   När du har lagt till alla önskade fält och ställt in ordningen på kolumnerna enligt dina önskemål klickar du på OK för att spara ändringarna.

   Tips: Ett alternativt sätt att skapa en anpassad kontaktvy är att högerklicka någonstans på raden med fältnamn och välja Fältväljare.

   Därefter drar du helt enkelt de fält du behöver till den plats där du vill ha dem i raden med fältnamn, som visas i skärmbilden.

   Se även: Hur du spelar in ett makro i Excel

   Voila! Vi har skapat en anpassad kontaktvy, vilket faktiskt var den största delen av arbetet. Det som återstår för dig är att trycka på ett par genvägar för att kopiera kontaktuppgifterna och klistra in dem i ett Excel-dokument.

4. Tryck CTRL+A för att välja alla kontakter och sedan CTRL+C för att kopiera dem till klippbordet.
5. Öppna ett nytt Excel-kalkylblad och välj cell A1 eller någon annan cell som du vill ska vara den första cellen i din tabell. Högerklicka på cellen och välj Klistra in från kontextmenyn eller tryck på CTRL+V för att klistra in de kopierade kontakterna.
6. Spara ditt Excel-ark och njut av resultatet :)

Det är så du exporterar Outlook-kontakter till ett Excel-arbetsblad. Inget svårt, eller hur? Om du har några frågor, eller vet ett bättre sätt, tveka inte att skicka mig en kommentar. Tack för att du läser!