У гэтым артыкуле я пакажу, як можна хутка экспартаваць кантакты з Outlook 365 - 2007 у табліцу Excel. Спачатку я растлумачу, як выкарыстоўваць убудаваную функцыю імпарту/экспарту Outlook, а пасля гэтага мы створым карыстальніцкі выгляд кантактаў і скапіруем/уставім яго ў файл Excel.

Усім нам трэба час ад часу экспартаваць кантакты з адраснай кнігі Outlook у Excel. Для гэтага могуць быць розныя прычыны. Вы можаце абнавіць усе ці некаторыя з вашых кантактаў, зрабіць рэзервовую копію кантактаў або скласці спіс вашых VIP-кліентаў, каб ваш партнёр мог клапаціцца пра іх падчас вашага адпачынку.

Сёння мы разгледзім 2 магчымыя спосабы экспарту кантактаў Outlook у Excel, і я збіраюся паказаць, як можна хутка зрабіць гэта ў розных версіях Outlook:

Савет. Каб выканаць супрацьлеглую задачу, будзе карысны гэты артыкул: Як хутка імпартаваць кантакты ў Outlook з Excel.

Экспарт кантактаў Outlook у Excel з дапамогай функцыі імпарту і экспарту

Імпарт Функцыя /Экспарт даступная ва ўсіх версіях Outlook. Аднак Microsoft не знайшла для яго мала месца на стужцы (ні на панэлі інструментаў у больш ранніх версіях), каб ён быў у межах лёгкай дасяжнасці. Замест гэтага, падобна, яны спрабавалі схаваць гэтую функцыю ўсё глыбей і глыбей з кожнай новай версіяй Outlook, што смешна, таму што яна сапраўды карысная.

Прачытайце гэты артыкул, каб даведацца, як можнахутка экспартуйце ўсе неабходныя дэталі ўсіх вашых кантактаў Outlook на аркуш Excel.

Дзе знайсці функцыю імпарту/экспарту ў розных версіях Outlook

Ну, давайце паглядзім, дзе менавіта <1 Майстар>Імпарту/Экспарту знаходзіцца ў кожнай версіі Outlook, і пасля гэтага я крок за крокам правяду вас праз экспарт кантактаў Outlook у файл Excel.

Парада. Перш чым экспартаваць свае кантакты ў Excel, мае сэнс аб'яднаць дублікаты кантактаў у Outlook

Функцыя імпарту/экспарту ў Outlook 2021 - 2013

На ўкладцы Файл абярыце Адкрыць & Экспарт > Імпарт/Экспарт :

У якасці альтэрнатывы вы можаце адкрыць той самы майстар, перайшоўшы ў Параметры > Дадаткова > ; Экспарт , як вы робіце ў Outlook 2010.

Функцыя экспарту ў Outlook 2010

На ўкладцы Файл выберыце Параметры > Дадаткова > Экспарт :

Функцыя імпарту і экспарту ў Outlook 2007 і Outlook 2003

Націсніце Файл у галоўным меню і абярыце Імпарт і экспарт... Гэта было даволі лёгка, ці не так? ;)

Як экспартаваць кантакты Outlook у Excel з дапамогай майстра імпарту/экспарту

Цяпер, калі вы ведаеце, дзе знаходзіцца функцыя Імпарт/экспарт , давайце паглядзім бліжэй паглядзіце, як экспартаваць кантакты з адраснай кнігі Outlook у электронную табліцу Excel. Мы збіраемся зрабіць гэта ў Outlook 2010, і вам пашанцавала, калі выусталюйце гэтую версію :)

1. Адкрыйце Outlook і перайдзіце да функцыі Імпарт/Экспарт , як паказана на скрыншотах вышэй. Нагадаю, што ў Outlook 2010 вы можаце знайсці яго на ўкладцы Файл > Параметры > Дадаткова .
2. На на першым этапе Майстра імпарту і экспарту выберыце « Экспарт у файл » і націсніце Далей .
3. Абярыце " Значэнні, падзеленыя коскамі (Windows) ", калі хочаце экспартаваць свае кантакты Outlook у Excel 2007, 2010 або 2013, і націсніце кнопку Далей .

   Калі вы хочаце экспартаваць кантакты ў больш раннія версіі Excel, абярыце " Microsoft Excel 97-2003 ". Звярніце ўвагу, што Outlook 2010 з'яўляецца апошняй версіяй, дзе гэты выбар даступны, у Outlook 2013 ваш адзіны варыянт - " Значэнні, падзеленыя коскамі (Windows) ".

4. Выберыце папку для экспарту ад. Паколькі мы экспартуем кантакты Outlook, мы выбіраем Кантакты у вузле Outlook , як паказана на скрыншоце ніжэй, і націскаем Далей , каб працягнуць.
5. Ну, вы толькі што выбралі дадзеныя для экспарту, і цяпер вам трэба пазначыць, дзе вы хочаце іх захаваць. Націсніце кнопку Агляд , каб выбраць тэчку прызначэння для захавання экспартаванага файла.
6. У дыялогавым акне Агляд увядзіце імя для экспартаванага файла ў полі « Імя файла » і націсніце ОК .
7. НацісканнеКнопка OK верне вас да папярэдняга акна, і вы націснеце Далей , каб працягнуць.
8. Тэарэтычна, гэта можа быць ваш апошні крок, г.зн. калі вы націснеце кнопку Завяршыць прама зараз. Аднак гэта прывядзе да экспарту абсалютна ўсіх палёў вашых кантактаў Outlook. Многія з гэтых палёў утрымліваюць неістотную інфармацыю, напрыклад, дзяржаўны ідэнтыфікацыйны нумар або аўтамабільны тэлефон, і яны могуць толькі загрувашчваць файл Excel лішнімі дэталямі. І нават калі вашы кантакты Outlook не ўтрымліваюць такіх дэталяў, пустыя слупкі ўсё роўна будуць створаны ў табліцы Excel (усяго 92 слупкі!).

   Улічваючы вышэйсказанае, мае сэнс экспартаваць толькі тыя палі, якія вам сапраўды патрэбны. Каб зрабіць гэта, пстрыкніце кнопку Паказаць карыстальніцкія палі .

   Глядзі_таксама: Адносная і абсалютная спасылка на ячэйку: навошта выкарыстоўваць $ у формуле Excel
9. У дыялогавым акне " Карта карыстальніцкіх палёў " спачатку націсніце кнопку Ачысціць карту , каб выдаліць стандартную карту на правай панэлі і затым перацягнуць неабходныя палі з левай панэлі.

   Вы таксама можаце перацягваць выбраныя палі на правай панэлі ўверх і ўніз, каб змяніць іх парадак. Калі вы выпадкова дадалі непажаданае поле, вы можаце выдаліць яго, проста перацягнуўшы яго назад, г.зн. з правай панэлі на левую.

   Калі вы скончыце, націсніце кнопку ОК . Напрыклад, калі вы хочаце экспартаваць спіс сваіх кліентаў, вашы налады могуць нагадваць скрыншот ніжэй, дзе выбраны толькі палі, звязаныя з бізнесам.

10. Націсканне ОК верне вас да папярэдняга акна (з кроку 7), і вы націснеце кнопку Завяршыць .

Вось і ўсё! Усе вашыя кантакты Outlook экспартуюцца ў файл .csv, і цяпер вы можаце адкрыць яго ў Excel для прагляду і рэдагавання.

Як экспартаваць кантакты з Outlook у Excel шляхам капіравання / устаўкі

Хтосьці можа назваць «капіяваць/уставіць» спосабам для пачаткоўцаў, не прыдатным для прасунутых карыстальнікаў і гуру. Вядома, у гэтым ёсць доля праўды, але не ў гэтым канкрэтным выпадку :) Фактычна, экспарт кантактаў шляхам капіравання/ўстаўкі мае некалькі пераваг у параўнанні з майстрам імпарту і экспарту, які мы толькі што абмяркоўвалі.

Па-першае , гэта візуальны спосаб , г.зн. тое, што вы бачыце, тое і атрымліваеце, таму вы не ўбачыце ніякіх нечаканых слупкоў або запісаў у файле Excel пасля экспарту. Па-другое , майстар імпарту і экспарту дазваляе вам экспартаваць большасць, але не ўсе палі . Па-трэцяе , адлюстраванне палёў і змяненне іх парадку таксама можа быць даволі цяжкім, асабліва калі вы выбіраеце шмат палёў, і яны не змяшчаюцца ў бачнай вобласці акна над скруткам.

Увогуле, капіраванне і ўстаўка кантактаў Outlook уручную можа быць больш хуткай і зручнай альтэрнатывай убудаванай функцыі імпарту/экспарту. Гэты падыход працуе з усімі версіямі Outlook, і вы можаце выкарыстоўваць яго для экспарту вашых кантактаў у любуюОфіснае прыкладанне, дзе працуе капіраванне/ўстаўка, а не толькі Excel.

Вы пачынаеце са стварэння карыстальніцкага выгляду, які адлюстроўвае палі кантактаў, якія вы хочаце экспартаваць.

1. У Outlook 2013 і Outlook 2010 , пераключыцеся на Кантакты і на ўкладцы Галоўная ў групе Бягучы выгляд націсніце Тэлефон значок для адлюстравання табліцы.

   У Outlook 2007 вы пераходзіце ў Прагляд > Бягучы выгляд > Спіс тэлефонаў .

   У Outlook 2003 гэта амаль тое самае: Прагляд > Упарадкаваць па > Бягучы выгляд > Спіс тэлефонаў .

2. Цяпер нам трэба выбраць палі, якія мы хочам экспартаваць. Для гэтага ў Outlook 2010 і 2013 пераключыцеся на ўкладку Выгляд і націсніце кнопку Дадаць слупкі ў групе Размяшчэнне .

   У Outlook 2007 перайдзіце да Прагляд > Бягучы выгляд > Наладзіць бягучы выгляд... і націсніце кнопку Полі .

   У Outlook 2003 кнопка Полі знаходзіцца ў раздзеле Прагляд > Упарадкаваць па > Наладзіць…

3. У дыялогавым акне « Паказаць слупкі » пстрыкніце патрэбнае поле на левай панэлі, каб выбраць яго, а затым націсніце кнопку Дадаць , каб дадаць яго на правую панэль, якая змяшчае палі, якія будуць паказаны ў вашым карыстальніцкім праглядзе.

   Па змаўчанні адлюстроўваюцца толькі часта сустракаемыя палі, калі вы хочаце больш палёў, адкрыйце выпадальны спіс у раздзеле « Выберыце даступныяслупкі з " і выберыце Усе палі кантактаў .

   Калі вы жадаеце змяніць парадак слупкоў у карыстальніцкім праглядзе, абярыце поле, якое хочаце перамясціць, на правай панэлі і націсніце кнопку Перамясціць уверх або Перамясціць уніз

   Калі вы дадалі ўсе жаданыя палі і ўсталявалі парадак слупкоў на свой густ, націсніце ОК , каб захаваць змены.

   Парада: Альтэрнатыўны спосаб стварэння карыстальніцкага прагляду кантактаў - пстрыкнуць правай кнопкай мышы дзе заўгодна ў радку імёнаў палёў і выбраць Выбар палёў.

   Пасля гэтага вы проста перацягніце патрэбныя палі туды, куды вы хочаце, у радку імёнаў палёў, як паказана на скрыншоце.

   Вуаля! Мы стварылі карыстацкі выгляд кантактаў, які фактычна быў асноўнай часткай Тое, што вам засталося зрабіць, гэта націснуць некалькі спалучэнняў клавіш, каб скапіяваць дэталі кантактаў і ўставіць іх у дакумент Excel.

4. Націсніце CTRL +A, каб выбраць усе кантакты, а затым CTRL+C, каб скапіяваць іх у буфер абмену.
5. Адкрыць новую праграму Excel. preadsheet і абярыце ячэйку A1 або любую іншую ячэйку, якую вы хочаце зрабіць першай ячэйкай табліцы. Пстрыкніце ячэйку правай кнопкай мышы і выберыце Уставіць з кантэкстнага меню або націсніце CTRL+V, каб уставіць скапіраваныя кантакты.
6. Захавайце аркуш Excel і атрымлівайце асалоду ад вынікаў :)

Вось як вы экспартуеце кантакты Outlook у ліст Excel. Нічога складанага, праўда? Калі ў вас ёсць якія-небудзь пытанні, абоведаю лепшы спосаб, не саромейцеся пакінуць мне каментарый. Дзякуй за чытанне!