Tento návod vysvetľuje rôzne aspekty podpisu programu Outlook. Nájdete tu podrobné kroky na vytvorenie a zmenu podpisu v programe Outlook, automatické pridanie podpisu do všetkých odchádzajúcich e-mailov a jeho ručné vloženie do správy. Tiež sa dozviete, ako vytvoriť profesionálny podpis programu Outlook s obrázkom a klikateľnými ikonami sociálnych médií. Pokyny budú fungovať pre všetky verzie programu Outlook365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a staršie.

Ak často komunikujete so svojimi priateľmi a rodinou, a najmä ak podnikáte prostredníctvom e-mailu, váš podpis je jedným z najdôležitejších bodov komunikácie. Hovorí sa, že prvý dojem je dôležitý a rovnako dôležitý je aj posledný, pretože pozitívny posledný dojem je trvalý dojem!

Na internete existuje množstvo článkov, tipov a špeciálnych nástrojov na vytvorenie profesionálneho e-mailového podpisu. V tomto návode sa zameriame najmä na praktické pokyny "ako" na vytvorenie, používanie a zmenu podpisu v programe Outlook. Niekde medzi riadkami nájdete aj niekoľko tipov na vytvorenie personalizovaného, informatívneho a pozornosť pútajúceho e-mailového podpisu v programe Outlook.

Ako vytvoriť podpis v programe Outlook

Vytvorenie jednoduchého podpisu v programe Outlook je jednoduché. Ak máte niekoľko rôznych e-mailových účtov, môžete pre každé konto nastaviť iný podpis. Podpis môžete automaticky pridať aj do všetkých odchádzajúcich správ alebo môžete vybrať, ktoré typy správ majú obsahovať podpis.

Ak chcete nastaviť podpis v programe Outlook, vykonajte nasledujúce kroky.

1. Na Domov kliknite na kartu Nový e-mail a potom kliknite na tlačidlo Podpis > Podpisy... na Správa na karte Zahrnúť skupina.

   

   Ďalší spôsob prístupu k Podpis funkcia je prostredníctvom Súbor > Možnosti > Mail sekcia> Podpisy... v programe Outlook 2010 a novších verziách. V programe Outlook 2007 a predchádzajúcich verziách je to Nástroje > Možnosti > Formát pošty karta> Podpisy... .

2. Tak či onak, Podpisy a kancelárske potreby Otvorí sa dialógové okno a zobrazí sa zoznam predtým vytvorených podpisov, ak nejaké existujú.

   Ak chcete pridať nový podpis, kliknite na Nový tlačidlo pod Vyberte podpis, ktorý chcete upraviť a zadajte názov podpisu do poľa Nový podpis dialógové okno.

   

   Pozri tiež: VLOOKUP v hárkoch Google s príkladmi vzorcov
3. V rámci Výber predvoleného podpisu vykonajte nasledujúce kroky:
   • V E-mailové konto v rozbaľovacom zozname vyberte e-mailové konto, ktoré chcete priradiť k novovytvorenému podpisu.
   • V Nové správy v rozbaľovacom zozname vyberte podpis, ktorý sa má automaticky pridávať do všetkých nových správ. Ak nechcete, aby program Outlook automaticky pridával do nových správ žiadny e-mailový podpis, ponechajte predvolenú možnosť (žiadny).
   • Z Odpovede/preposlanie vyberte podpis pre odpovede a preposielané správy alebo ponechajte predvolenú možnosť (žiadny).
4. Zadajte podpis do Upraviť podpis a kliknutím na tlačidlo OK uložte nový podpis e-mailu v programe Outlook. Hotovo!

   

Podobným spôsobom môžete vytvoriť iný podpis pre iný účet , napríklad jeden podpis pre osobné e-maily a druhý pre obchodné e-maily.

Môžete dokonca vytvoriť dve rôzne e-mailové podpisy pre rovnaké konto , povedzme dlhší podpis pre nové správy a kratší a jednoduchší pre odpovede a preposlanie. Hneď ako nastavíte svoje e-mailové podpisy, všetky sa zobrazia v Nové správy a Odpovede/preposlanie rozbaľovacie zoznamy:

Tip: Tento príklad zobrazuje veľmi jednoduchý textový podpis len na demonštračné účely. Ak vytvárate formálny e-mailový podpis, možno ho budete chcieť navrhnúť v obchodnom štýle a zahrnúť klikateľné logo značky a ikony sociálnych médií. Príslušné informácie a podrobný postup nájdete v tejto časti: Ako vytvoriť profesionálny e-mailový podpis v programe Outlook.

Ako pridať podpis v programe Outlook

Aplikácia Microsoft Outlook umožňuje nakonfigurovať predvolené nastavenia podpisu tak, aby sa vybraný podpis automaticky pridával do všetkých nových správ a/alebo odpovedí a preposielaní; alebo môžete podpis vložiť do jednotlivých e-mailových správ ručne.

Ako automaticky pridať podpis v programe Outlook

Ak ste pozorne sledovali predchádzajúcu časť tohto návodu, už viete, ako získať podpis automaticky pridané na nové správy, odpovede a preposlanie.

Jediné, čo musíte urobiť, je vybrať požadovaný predvolený podpis pre každý z vašich účtov. Ako si pamätáte, tieto možnosti sa nachádzajú v časti Výber predvoleného podpisu časť Podpisy a kancelárske potreby a sú k dispozícii pri vytváraní nového podpisu programu Outlook alebo pri zmene existujúceho podpisu.

Napríklad na nasledujúcom obrázku som nastavil podpis pre svoj Predaj ' a vyberte Formálne podpis pre nové správy a Krátky podpis pre odpovede a preposielanie.

Ručné vloženie e-mailového podpisu programu Outlook do správ

Ak nechcete automaticky podpisovať svoje e-mailové správy, alternatívou je pridať podpis do každej správy ručne. V tomto prípade nastavíte predvolený podpis na (žiadne) :

A potom pri písaní novej správy alebo odpovedi na e-mail kliknite na Podpis tlačidlo na Správa karta> Zahrnúť a vyberte požadovaný podpis:

Ako zmeniť podpis v programe Outlook

Ako ste práve videli, vytvorenie podpisu v programe Outlook nie je žiadna veľká hračka. Zmena existujúceho e-mailového podpisu je rovnako jednoduchá. Stačí otvoriť Podpis a kancelárske potreby okno s prehľadom existujúcich podpisov, ako je uvedené v časti Ako vytvoriť podpis v programe Outlook - krok 1, a vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:

• Na premenovať podpis v programe Outlook, kliknite na podpis v časti Vyberte podpis, ktorý chcete upraviť a kliknite na tlačidlo Premenovať stránku Stránka Premenovanie podpisu zobrazí sa okno, do ktorého zadáte nový názov a kliknutím na tlačidlo OK uložíte zmeny.
• Na zmeniť vzhľad akéhokoľvek textu v podpise e-mailu v programe Outlook, použite miniatúrny panel nástrojov na formátovanie v hornej časti Upraviť podpis
• Na zmeniť e-mailové konto spojený s podpisom, alebo zmeniť typ správy (nové správy, odpovede/preposlanie), použite príslušný rozbaľovací zoznam v časti Výber predvoleného podpisu v pravej časti Podpisy a kancelárske potreby dialógové okno.

Ako pridať obrázok do podpisu aplikácie Outlook

Ak komunikujete s mnohými ľuďmi mimo vašej organizácie, možno budete chcieť svoj e-mailový podpis prispôsobiť pridaním loga spoločnosti, osobnej fotografie, ikon sociálnych sietí, naskenovaného obrázku vlastnoručného podpisu alebo iného obrázka.

Ako všetko ostatné, čo sa týka podpisov programu Outlook, pridanie obrázka je veľmi jednoduché a priamočiare.

1. Otvorte Podpisy a kancelárske potreby dialógové okno (ako si pamätáte, najrýchlejší spôsob je kliknúť na Nový e-mail na Domov a potom kliknite na kartu Podpis > Podpisy... na Správa karta).
2. Pod Vyberte podpis, ktorý chcete upraviť, kliknite na podpis, ku ktorému chcete pridať obrázok, alebo kliknite na Nový na vytvorenie nového podpisu.
3. V Upraviť podpis kliknite na miesto, kam chcete pridať obrázok, a potom kliknite na Vloženie obrázka na paneli nástrojov.

Aplikácia Outlook umožňuje pridávať obrázky v týchto formátoch: .png, .jpg, .bmp a .gif.

Ak ste namiesto loga spoločnosti (alebo spolu s ním) pridali ikony sociálnych médií, je zrejmé, že budete chcieť tieto ikony prepojiť s príslušnými profilmi, a v nasledujúcej časti sa dozviete, ako to urobiť.

Ako pridať hypertextové odkazy do podpisu aplikácie Outlook

Prirodzene, nič vám nebráni pridať odkaz na vašu webovú lokalitu tak, že ho napíšete celý. Ale názov spoločnosti, ktorý odkazuje na vašu firemnú webovú lokalitu, bude určite vyzerať krajšie.

Ak chcete, aby sa na akýkoľvek text v podpise aplikácie Outlook dalo kliknúť, urobte nasledovné:

1. V Upraviť podpis vyberte text a kliknite na tlačidlo Hypertextový odkaz na paneli nástrojov.

   Ak text hypertextového odkazu ešte nie je pridaný do podpisu, môžete jednoducho umiestniť ukazovateľ myši na miesto, kam chcete pridať odkaz, a kliknúť na tlačidlo Hypertextový odkaz tlačidlo.

   

2. V Vloženie hypertextového odkazu vykonajte nasledujúce kroky:
   • V Text, ktorý sa má zobraziť zadajte text, na ktorý chcete kliknúť (ak ste pred kliknutím vybrali nejaký text Hypertextový odkaz Tento text sa v poli zobrazí automaticky.)
   • V Adresa zadajte celú adresu URL.
   • Kliknite na . OK .

   

3. V Podpisy a kancelárske potreby kliknite na tlačidlo OK na uloženie zmien.

Ako vytvoriť klikateľný obrázok v podpise aplikácie Outlook

Ak chcete, aby sa na logo, ikony sociálnych sietí alebo iný obrázok v podpise e-mailu v programe Outlook dalo kliknúť, pridajte k týmto obrázkom hypertextové odkazy. Na tento účel vykonajte vyššie uvedené kroky s tým rozdielom, že namiesto textu vyberiete obrázok. Napríklad takto môžete kliknúť na logo svojej spoločnosti:

1. V Upraviť podpis vyberte logo a kliknite na tlačidlo Hypertextový odkaz na paneli nástrojov.

A je to! Logo vašej značky sa stalo klikateľným prostredníctvom hypertextového odkazu. Podobným spôsobom môžete pridať odkazy na ikony sociálnych médií, ako sú LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube atď.

Vytvorenie podpisu programu Outlook na základe vizitky

Ďalším rýchlym spôsobom vytvorenia podpisu v programe Outlook je zahrnutie vizitky (vCard), ktorá obsahuje vaše kontaktné údaje.

Pretože aplikácia Outlook vytvára vizitky automaticky na základe kontaktov uložených v adresári, nezabudnite si najprv vytvoriť vlastný kontakt. Ľudia v spodnej časti obrazovky v programe Outlook 2013 a novších ( Kontakty v programe Outlook 2010 a starších), prejdite na Domov karta> Nový a kliknite na tlačidlo Nový kontakt . Hlavná časť práce je hotová!

A teraz vytvorte nový podpis aplikácie Outlook a kliknite na tlačidlo Vizitka tlačidlo na mini paneli nástrojov, ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky. Zobrazí sa zoznam kontaktov programu Outlook, v ktorom si vyberiete vlastný kontakt a kliknete na tlačidlo OK.

Poznámka: Vložením podpisu založeného na karte vCard do e-mailu sa automaticky pripojí súbor .vcf obsahujúci vašu vizitku. Ak tomu chcete zabrániť, môžete skopírovať vizitku priamo z kontaktov programu Outlook a potom skopírovaný obrázok vložiť do podpisu programu Outlook:

Vytvorenie profesionálneho e-mailového podpisu programu Outlook (s obrázkom, odkazmi a ikonami sociálnych médií)

V tejto časti nájdete podrobné pokyny krok za krokom, ako vytvoriť zložitejší podpis e-mailu, ktorý obsahuje vaše kontaktné údaje, fotografiu a ikony sociálnych médií s odkazmi na príslušné profilové stránky. Keďže minipanel s podpismi programu Outlook poskytuje obmedzený počet možností, vytvoríme podpis v novej správe a potom ho skopírujeme do aplikácie Outlook Podpisy.

1. Novú správu vytvoríte kliknutím na Nový e-mail tlačidlo na Domov tab.
2. Vložte tabuľku, do ktorej sa budú ukladať a zobrazovať vaše kontaktné údaje a obrázky.

   V novom okne správy prepnite na Vložte kliknite na kartu Tabuľka a potiahnutím kurzora v mriežke tabuľky vyberte počet riadkov a stĺpcov zodpovedajúci rozloženiu vášho e-mailového podpisu.

   

   Tabuľka vám pomôže zladiť grafické a textové prvky a vniesť harmóniu do návrhu e-mailového podpisu aplikácie Outlook.

   Ak si nie ste istí, koľko riadkov a stĺpcov budete skutočne potrebovať, môžete pridať 3 riadky a 3 stĺpce, ako sme to urobili v tomto príklade, a v prípade potreby neskôr pridať nové alebo odstrániť ďalšie riadky/stĺpce.

3. Vložte logo značky alebo osobnú fotografiu do niektorej bunky tabuľky (v tomto príklade do prvej bunky).

   Ak to chcete urobiť, umiestnite kurzor do bunky, do ktorej chcete pridať obrázok, a kliknite na tlačidlo Obrázky tlačidlo na Vložte tab.

   

   Vyhľadajte obrázok v počítači, vyberte ho a kliknite na tlačidlo Vložte tlačidlo.

4. Ak je to potrebné, potiahnutím diagonálnej dvojhlavej šípky v rohu obrázka proporcionálne zmeníte jeho veľkosť.

To vám umožní usporiadať obrázok na ľubovoľnom mieste v rámci prvého stĺpca pomocou Zarovnanie možnosti na Rozloženie tab.

Uistite sa, že ste vybrali celú tabuľku, a potom prejdite na Dizajn kliknite na kartu Hranice a vyberte Žiadna hranica .

Ak chcete oddeliť obsah podpisu, môžete namaľovať niekoľko zvislých alebo vodorovných okrajov pomocou príkazu Maliar hraníc a možnosť Farba pera podľa vlastného výberu:

Ak chcete, aby boli priečky tenšie alebo hrubšie, experimentujte s rôznymi Štýly riadkov a Váhy riadkov (tieto možnosti sa nachádzajú priamo nad Farba pera na Dizajn na karte Hranice skupina).

Potom vložte svoj podpis stlačením klávesovej skratky Ctrl + V alebo kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek v textovom poli pod Upraviť podpis a vyberte Vložiť z kontextového menu:

A tu je ďalší príklad e-mailového podpisu programu Outlook vytvorený rovnakým spôsobom, ale s inou paletou farieb a rozvrhnutím:

Ako zálohovať podpisy v programe Outlook

Po vytvorení krásnych podpisov e-mailov v programe Outlook ich pravdepodobne budete chcieť zálohovať alebo exportovať do iného počítača.

Ako už bolo spomenuté, takmer všetko, čo sa týka podpisov programu Outlook, je veľmi jednoduché. Proces zálohovania nie je výnimkou. Stačí skopírovať celý obsah Podpisy do záložného umiestnenia. Ak chcete obnoviť e-mailové podpisy v programe Outlook, jednoducho skopírujte tieto súbory a priečinky späť do Podpisy v počítači.

Predvolené umiestnenie Podpis priečinok je nasledovný:

• V systéme Windows XP

C:\Documents and Settings\%užívateľské meno%\Dáta aplikácií\Microsoft\Podpisy

C:\Users\%užívateľské meno%\AppData\Roaming\Microsoft\Podpisy

Rýchly spôsob vyhľadania Podpis v počítači je otvoriť Outlook, kliknúť na Súbor > Možnosti > Mail a potom pri kliknutí na tlačidlo Podpisy... tlačidlo:

Prispôsobenie textovej verzie e-mailového podpisu programu Outlook HTML

Pri vytváraní e-mailového podpisu HTML s vlastnými farbami, obrázkami a odkazmi si uvedomte, že sa nemusí zobrazovať tak, ako ste ho navrhli pre každého.

Niektorí z vašich príjemcov e-mailov môžu mať napríklad Čítanie všetkej štandardnej pošty v obyčajnom texte možnosť vybraná v aplikácii Outlook Centrum dôvery Nastavenia, v dôsledku čoho sa v podpise e-mailu, ako aj v celom tele správy vypnú všetky formátovania, obrázky a odkazy. Napríklad v plánovanej textovej správe sa môj krásny html podpis programu Outlook zmení na toto:

Hoci s formátovaním, logom značky alebo osobnou fotografiou nemôžete nič urobiť, pretože formát obyčajného textu nič z toho nepodporuje, môžete aspoň opraviť svoje hypertextové odkazy obsahujúce príslušné informácie. Keď hovorím "opraviť", myslím tým, aby sa v obyčajnej textovej verzii vášho html podpisu programu Outlook zobrazovala celá adresa URL.

Ak chcete upraviť len obyčajný textový podpis, otvorte príslušný súbor .txt priamo v Priečinok s podpismi a vykonajte požadované zmeny. Podrobné kroky sú uvedené nižšie.

1. Otvorte priečinok s podpismi, ako je vysvetlené tu.
2. Nájdite súbor .txt s názvom zodpovedajúcim názvu vášho podpisu v programe Outlook. V tomto príklade opravím odkaz v podpise s názvom " Formálne ", takže hľadám Formálne.txt súbor:

Tip: Dôrazne odporúčam, aby ste si následne vytvorili zálohu podpisov v programe Outlook, pretože úpravy, ktoré ste vykonali v textovom podpise, sa prepíšu po zmene pôvodného html podpisu v programe Outlook.

Generátory e-mailových podpisov programu Outlook

Dobrou správou je, že existuje veľa online generátorov e-mailových podpisov, ktoré ponúkajú výber nádherne navrhnutých šablón e-mailových podpisov. Zlou správou je, že len veľmi málo z nich umožňuje bezplatný export ich e-mailových podpisov do aplikácie Outlook. Ale napriek tomu to niektoré umožňujú.

Ak chcete napríklad skopírovať podpis e-mailu vytvorený pomocou generátora Newoldstamp do aplikácie Outlook, jednoducho kliknite na ikonu aplikácie Outlook a zobrazia sa podrobné pokyny krok za krokom:

Okrem toho existuje niekoľko špecializovaných nástrojov, ktoré umožňujú napríklad vytvárať a spravovať podpisy e-mailov v aplikácii Outlook:

• Exclaimer Signature Manager - softvérové riešenie pre e-mailové podpisy pre aplikáciu Microsoft Outlook. Poskytuje množstvo šablón e-mailových podpisov, ktoré umožňujú vytvárať profesionálne podpisy aplikácie Outlook, ktoré kombinujú statický text s obrázkami a dynamickými údajmi.
• Xink - uľahčuje aktualizáciu e-mailových podpisov v rôznych e-mailových klientoch, ako sú Outlook, Office 365, Google Apps for Work, Salesforce a ďalšie.
• Signature-Switch - doplnok aplikácie Outlook, ktorý zlepšuje používanie podpisov založených na HTML.

Všetky tri nástroje sú platené, hoci sú k dispozícii skúšobné verzie.

Takto vytvárate, pridávate a meníte podpisy v programe Outlook. A teraz je to na vás! Bavte sa pri navrhovaní svojho úplne nového podpisu v programe Outlook, zachovajte čitateľné písmo, pekné farby, jednoduchú grafiku a určite zanecháte skvelý trvalý dojem na všetkých príjemcov e-mailov.