در این مقاله نشان خواهم داد که چگونه می توانید به سرعت مخاطبین را از Outlook 365 - 2007 به صفحه گسترده Excel صادر کنید. ابتدا نحوه استفاده از عملکرد داخلی Outlook Import / Export را توضیح می دهم و پس از آن یک نمای مخاطبین سفارشی ایجاد می کنیم و آن را در یک فایل اکسل کپی/پیست می کنیم.

همه ما نیاز داریم برای صادر کردن مخاطبین از دفترچه آدرس Outlook به اکسل هر چند وقت یکبار. ممکن است دلایل مختلفی برای این کار وجود داشته باشد. ممکن است بخواهید همه یا برخی از مخاطبین خود را به روز کنید، از مخاطبین نسخه پشتیبان تهیه کنید یا لیستی از مشتریان VIP خود تهیه کنید تا شریک زندگی شما بتواند در طول تعطیلات شما از آنها مراقبت کند.

امروز ما به 2 روش ممکن اشاره خواهیم کرد. در مورد صادرات مخاطبین Outlook به اکسل و من می خواهم نشان دهم که چگونه می توانید به سرعت این کار را در نسخه های مختلف Outlook انجام دهید:

نکته. برای انجام یک کار مخالف، این مقاله مفید خواهد بود: نحوه وارد کردن سریع مخاطبین به Outlook از اکسل.

صادر کردن مخاطبین Outlook به Excel با استفاده از تابع Import and Export

Import تابع /Export در تمام نسخه های Outlook موجود است. با این حال مایکروسافت نتوانست فضای کمی برای آن در روبان (و نه در نوار ابزار در نسخه های قبلی) پیدا کند تا در دسترس آسان باشد. در عوض، به نظر می رسد که آنها سعی کرده اند این عملکرد را با هر نسخه جدید Outlook عمیق تر و عمیق تر پنهان کنند، که خنده دار است، زیرا واقعا مفید است.

این مقاله را بخوانید تا یاد بگیرید چگونه می توانیدبه سرعت تمام جزئیات مورد نیاز تمام مخاطبین Outlook خود را به یک کاربرگ Excel صادر کنید.

در نسخه های مختلف Outlook از کجا می توان تابع Import/Export را پیدا کرد

خب، بیایید ببینیم دقیقاً کجاست <1 جادوگر>Import/Export در هر نسخه Outlook وجود دارد و پس از آن من شما را گام به گام در صادرات مخاطبین Outlook به یک فایل Excel راهنمایی خواهم کرد.

نکته. قبل از صادرات مخاطبین خود به اکسل، منطقی است که مخاطبین تکراری را در Outlook ادغام کنید

عملکرد Import/Export در Outlook 2021 - 2013

در برگه File ، را انتخاب کنید 10>باز کردن & Export > Import/Export :

از طرف دیگر، می توانید همان جادوگر را با رفتن به Options > Advanced > باز کنید ; Export ، مانند آنچه در Outlook 2010 انجام می دهید.

Export تابع در Outlook 2010

در برگه File ، Options<را انتخاب کنید. یازده> در منوی اصلی و Import and Export... بسیار آسان بود، اینطور نیست؟ ;)

چگونه با استفاده از جادوگر Import/Export مخاطبین Outlook را به اکسل صادر کنیم

اکنون که می‌دانید ویژگی Import/Export در کجا قرار دارد، بیایید نگاهی نزدیک‌تر به این موضوع داشته باشیم. به نحوه صادرات مخاطبین از دفترچه آدرس Outlook خود به صفحه گسترده اکسل نگاه کنید. ما قصد داریم این کار را در Outlook 2010 انجام دهیم، و اگر شما خوش شانس هستیداین نسخه را نصب کنید :)

1. Outlook خود را باز کنید و به تابع Import/Export بروید، همانطور که در تصاویر بالا نشان داده شده است. به شما یادآوری می کنم که در Outlook 2010 می توانید آن را در برگه File > Options > Advanced پیدا کنید.
2. در مرحله اول جادوگر واردات و صادرات ، " صادر کردن به فایل " را انتخاب کنید و سپس روی بعدی کلیک کنید.
3. اگر می خواهید مخاطبین Outlook خود را به اکسل 2007، 2010 یا 2013 صادر کنید، " مقادیر جدا شده با کاما (Windows) " را انتخاب کنید و روی دکمه بعدی کلیک کنید. .

   اگر می خواهید مخاطبین را به نسخه های قبلی Excel صادر کنید، سپس " Microsoft Excel 97-2003 " را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که Outlook 2010 آخرین نسخه ای است که این انتخاب در آن موجود است، در Outlook 2013 تنها گزینه شما " مقادیر جدا شده با کاما (ویندوز) " است.

4. پوشه مورد نظر را برای صادرات انتخاب کنید. از جانب. از آنجایی که ما مخاطبین Outlook خود را صادر می کنیم، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، Contacts را در زیر گره Outlook انتخاب می کنیم و برای ادامه روی Next کلیک می کنیم.
5. خب، شما به تازگی داده ها را برای صادرات انتخاب کرده اید و اکنون باید محل ذخیره آنها را مشخص کنید. روی دکمه Browse کلیک کنید تا پوشه مقصد را برای ذخیره فایل صادر شده انتخاب کنید.
6. در گفتگوی مرور ، نامی برای فایل صادر شده در قسمت " نام فایل " تایپ کنید و OK را کلیک کنید.
7. کلیک کنیددکمه OK شما را به پنجره قبلی برمی گرداند و برای ادامه روی Next کلیک می کنید.
8. از نظر تئوری، این ممکن است آخرین مرحله شما باشد، یعنی اگر همین الان روی دکمه Finish کلیک کنید. با این حال، این کاملاً تمام فیلدهای مخاطبین Outlook شما را صادر می کند. بسیاری از این فیلدها حاوی اطلاعات غیر ضروری مانند شماره شناسه دولتی یا تلفن خودرو هستند و ممکن است فقط فایل اکسل شما را با جزئیات اضافی شلوغ کنند. و حتی اگر مخاطبین Outlook شما حاوی چنین جزئیاتی نباشند، ستون‌های خالی همچنان در یک صفحه گسترده اکسل ایجاد می‌شوند (در مجموع 92 ستون!).

   با توجه به موارد فوق، منطقی است که فقط فیلدهایی را صادر کنید که واقعاً به آنها نیاز دارید. برای انجام این کار، روی دکمه Map Custom Fields کلیک کنید.

9. در پنجره گفتگوی " Map Custom fields " ابتدا روی دکمه Clear Map کلیک کنید تا نقشه پیش فرض در سمت راست حذف شود و سپس فیلدهای مورد نیاز را از سمت چپ بکشید.

   همچنین می توانید فیلدهای انتخاب شده را در قسمت سمت راست به سمت بالا و پایین بکشید تا ترتیب آنها را مجدداً مرتب کنید. اگر به طور تصادفی یک فیلد ناخواسته اضافه کرده اید، می توانید آن را به سادگی با کشیدن آن به عقب، یعنی از صفحه سمت راست به سمت چپ، حذف کنید.

   پس از پایان کار، روی دکمه OK کلیک کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید فهرستی از مشتریان خود را صادر کنید، تنظیمات شما ممکن است شبیه تصویر زیر باشد، جایی که فقط فیلدهای مرتبط با کسب و کار انتخاب شده است.

10. با کلیک بر روی OK شما را به پنجره قبلی (از مرحله 7) برمی گرداند و روی دکمه Finish کلیک می کنید.

همین! همه مخاطبین Outlook شما به یک فایل csv. صادر می شوند و اکنون می توانید آن را برای بررسی و ویرایش در اکسل باز کنید.

نحوه صادرات مخاطبین از Outlook به Excel با کپی / چسباندن

شخصی ممکن است "کپی / چسباندن" را یک راه تازه کار نامید که برای کاربران پیشرفته و متخصصان مناسب نیست. البته ذره ای از حقیقت در آن وجود دارد، اما نه در این مورد خاص :) در واقع، صادرات مخاطبین با کپی / چسباندن دارای چندین مزیت در مقایسه با جادوگر Import and Export است که اکنون در مورد آن صحبت کردیم.

اول ، این یک روش بصری است، یعنی چیزی که می‌بینید همان چیزی است که دریافت می‌کنید، بنابراین پس از صادرات هیچ ستون یا ورودی غیرمنتظره‌ای را در فایل اکسل خود مشاهده نمی‌کنید. ثانیا ، جادوگر Import and Export به شما امکان می دهد بیشتر، اما نه همه فیلدها را صادر کنید . ثالثا ، نقشه برداری از فیلدها و ترتیب مجدد ترتیب آنها نیز ممکن است بسیار دشوار باشد، به خصوص اگر فیلدهای زیادی را انتخاب کنید و آنها در قسمت قابل مشاهده، بالای اسکرول، پنجره قرار نگیرند.

در مجموع، کپی و چسباندن مخاطبین Outlook به صورت دستی ممکن است جایگزین سریع‌تر و راحت‌تری برای عملکرد داخلی واردات/صادرات باشد. این رویکرد با تمام نسخه های Outlook کار می کند و می توانید از آن برای صادرات مخاطبین خود به هر کدام استفاده کنیدبرنامه آفیس که در آن کپی/پیست کردن کار می کند، نه فقط اکسل.

شما با ایجاد یک نمای سفارشی شروع می کنید که فیلدهای مخاطبینی را که می خواهید صادر کنید نمایش می دهد.

1. در Outlook 2013 و Outlook 2010 ، به Contacts بروید و در برگه Home، در گروه Current View ، روی Phone کلیک کنید. برای نمایش نمای جدول.

   در Outlook 2007 ، به نمایش > نمایش فعلی > فهرست تلفن می‌روید.

   در Outlook 2003 ، تقریباً یکسان است: مشاهده > ترتیب بر اساس > نمایش فعلی > فهرست تلفن .

2. اکنون باید فیلدهایی را که می خواهیم صادر کنیم انتخاب کنیم. برای انجام این کار، در Outlook 2010 و 2013، به تب View بروید و روی دکمه Add Columns در گروه Arrangement کلیک کنید.

   در Outlook 2007 ، به View > Current View > Customize Current View... بروید و روی دکمه Fields کلیک کنید.

   همچنین ببینید: نامه های درخواستی متقاعد کننده بنویسید: قالب نامه تجاری، نمونه ها و نکات

   در Outlook 2003 ، دکمه Fields در زیر View > قرار دارد. Arrange By > Customize…

3. در کادر گفتگوی " Show Columns ""، روی قسمت مورد نیاز در قسمت سمت چپ کلیک کنید تا انتخاب شود. سپس روی دکمه افزودن کلیک کنید تا آن را به صفحه سمت راست که حاوی فیلدهایی است که در نمای سفارشی شما نشان داده می شود، اضافه کنید. فیلدهای بیشتری می خواهید، لیست کشویی را در زیر " انتخاب در دسترس را باز کنیدستون‌ها از " و همه فیلدهای تماس را انتخاب کنید.

   اگر می‌خواهید ترتیب ستون‌ها را در نمای سفارشی خود تغییر دهید، فیلدی را که می‌خواهید در سمت راست حرکت دهید انتخاب کنید. روی دکمه Move Up یا Move down کلیک کنید.

   هنگامی که تمام فیلدهای مورد نظر را اضافه کردید و ترتیب ستون ها را مطابق میل خود تنظیم کردید، OK<کلیک کنید. 2> برای ذخیره تغییرات.

   نکته: یک راه جایگزین برای ایجاد نمای مخاطبین سفارشی این است که در هر نقطه از ردیف نام فیلدها کلیک راست کرده و Field Chooser را انتخاب کنید.

   پس از آن شما به سادگی همانطور که در تصویر نشان داده شده است، فیلدهای مورد نیاز خود را به جایی که می خواهید در ردیف نام فیلدها بکشید.

   Voila! ما یک نمای مخاطبین سفارشی ایجاد کرده ایم که در واقع قسمت اصلی کاری که باید انجام دهید این است که چند میانبر را فشار دهید تا جزئیات مخاطبین را کپی کنید و آنها را در یک سند اکسل بچسبانید.

به این ترتیب مخاطبین Outlook را به یک کاربرگ Excel صادر می کنید. هیچ چیز سخت نیست، این است؟ اگر سوالی دارید یاراه بهتری را بلد باشید، دریغ نکنید که برای من نظر بگذارید. ممنون که خواندید!