В этой статье я покажу, как можно быстро экспортировать контакты из Outlook 365 - 2007 в таблицу Excel. Сначала я объясню, как использовать встроенную функцию импорта / экспорта Outlook, а затем мы создадим пользовательское представление контактов и скопируем / вставим его в файл Excel.

Всем нам время от времени требуется экспортировать контакты из адресной книги Outlook в Excel. Для этого могут быть разные причины: вы можете захотеть обновить все или некоторые контакты, сделать резервную копию контактов или составить список ваших VIP-клиентов, чтобы ваш партнер мог позаботиться о них во время вашего отпуска.

Сегодня мы рассмотрим 2 возможных способа экспорта контактов Outlook в Excel, и я покажу, как можно быстро сделать это в разных версиях Outlook:

Совет. Для выполнения противоположной задачи будет полезна эта статья: Как быстро импортировать контакты в Outlook из Excel.

Экспорт контактов Outlook в Excel с помощью функции импорта и экспорта

Сайт Импорт/экспорт Функция доступна во всех версиях Outlook. Однако Microsoft не удалось найти для нее места на ленте (и на панели инструментов в более ранних версиях), чтобы она была под рукой. Вместо этого, похоже, они пытаются спрятать эту функцию все глубже и глубже с каждой новой версией Outlook, что забавно, потому что она действительно полезна.

Прочитайте эту статью, чтобы узнать, как можно быстро экспортировать все необходимые данные всех контактов Outlook в рабочий лист Excel за один раз.

Где найти функцию импорта/экспорта в разных версиях Outlook

Что ж, давайте посмотрим, где именно Импорт/экспорт Мастер находится в каждой версии Outlook, после чего я проведу вас шаг за шагом по экспорту контактов Outlook в файл Excel.

Совет. Перед экспортом контактов в Excel имеет смысл объединить дублирующиеся контакты в Outlook

Функция импорта/экспорта в Outlook 2021 - 2013

На Файл выберите Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт :

Также вы можете открыть тот же мастер, перейдя по ссылке Опции > Расширенный > Экспорт , как это делается в Outlook 2010.

Функция экспорта в Outlook 2010

На Файл выберите Опции > Расширенный > Экспорт :

Функция импорта и экспорта в Outlook 2007 и Outlook 2003

Нажмите Файл в главном меню и выберите Импорт и экспорт... Это было довольно легко, не так ли? ;)

Как экспортировать контакты Outlook в Excel с помощью мастера импорта/экспорта

Теперь, когда вы знаете, где Импорт/экспорт Функция находится, давайте рассмотрим подробнее, как экспортировать контакты из адресной книги Outlook в таблицу Excel. Мы будем делать это в Outlook 2010, и вам повезло, если у вас установлена эта версия :)

1. Откройте Outlook и перейдите к Импорт/экспорт функцию, как показано на скриншотах выше. Напомню, что в Outlook 2010 ее можно найти на странице Файл вкладка> Опции > Расширенный .
2. На первом этапе Мастер импорта и экспорта , выберите " Экспорт в файл ", а затем нажмите Следующий .
3. Выбрать " Значения, разделенные запятыми (Windows) ", если вы хотите экспортировать контакты Outlook в Excel 2007, 2010 или 2013, и нажмите кнопку Следующий кнопка.

   Если вы хотите экспортировать контакты в более ранние версии Excel, выберите " Microsoft Excel 97-2003 ". Обратите внимание, что Outlook 2010 - это последняя версия, в которой доступен этот выбор, в Outlook 2013 единственным вариантом является " Значения, разделенные запятыми (Windows) ".

4. Выберите папку для экспорта. Поскольку мы экспортируем контакты Outlook, мы выбираем папку Контакты под Outlook узел, как показано на скриншоте ниже, и нажмите кнопку Следующий продолжать.
5. Итак, вы только что выбрали данные для экспорта, и теперь вам нужно указать, где вы хотите их сохранить. Нажмите кнопку Просмотреть выберите папку назначения для сохранения экспортированного файла.
6. В Просмотреть диалогового окна, введите имя экспортируемого файла в поле " Имя файла " поле и нажмите кнопку OK .
7. Нажав на кнопку OK вернет вас в предыдущее окно, и вы нажмете кнопку Следующий продолжать.
8. Теоретически, это может быть вашим последним шагом, т.е. если вы нажали кнопку Отделка Однако при этом экспортируются абсолютно все поля контактов Outlook. Многие из этих полей содержат несущественную информацию, например, номер государственного удостоверения личности или телефон автомобиля, и они могут только загромождать ваш файл Excel лишними деталями. И даже если ваши контакты Outlook не содержат таких деталей, в таблице Excel все равно будут созданы пустые колонки (92 колонкивообще!).

   Учитывая вышесказанное, имеет смысл экспортировать только те поля, которые вам действительно нужны. Для этого нажмите кнопку Настраиваемые поля карты кнопка.

9. В " Карта Пользовательские поля " диалогового окна, сначала нажмите кнопку Четкая карта кнопку, чтобы удалить карту по умолчанию на правой панели, а затем перетащите нужные поля с левой панели.

   Вы также можете перетаскивать выбранные поля в правой панели вверх и вниз, чтобы изменить их порядок. Если вы случайно добавили ненужное поле, его можно удалить, просто перетащив обратно, т.е. из правой панели в левую.

   Когда вы закончите, нажмите кнопку OK Например, если вы хотите экспортировать список ваших клиентов, ваши настройки могут быть похожи на скриншот ниже, где выбраны только поля, связанные с бизнесом.

10. Щелкните OK вернет вас в предыдущее окно (из шага 7), и вы нажмете кнопку Отделка кнопка.

Вот и все! Все ваши контакты Outlook экспортированы в файл .csv, и теперь вы можете открыть его в Excel для просмотра и редактирования.

Как экспортировать контакты из Outlook в Excel путем копирования/вставки

Кто-то может назвать "копирование/вставку" способом для новичков, не подходящим для продвинутых пользователей и гуру. Конечно, в этом есть доля правды, но не в данном конкретном случае :) На самом деле экспорт контактов путем копирования/вставки имеет ряд преимуществ по сравнению с мастером импорта и экспорта, о котором мы только что говорили.

Во-первых, , это визуальный способ т.е. что вы видите, то и получаете, поэтому после экспорта вы не увидите никаких неожиданных столбцов или записей в вашем файле Excel. Во-вторых Мастер импорта и экспорта позволяет экспортировать большинство, но не все поля . В-третьих Сопоставление полей и изменение их порядка также может быть довольно обременительным, особенно если вы выбираете много полей, и они не помещаются в видимой, над прокруткой, области окна.

В целом, копирование и вставка контактов Outlook вручную может быть более быстрой и удобной альтернативой встроенной функции импорта/экспорта. Этот подход работает со всеми версиями Outlook, и вы можете использовать его для экспорта контактов в любое приложение Office, где работает копирование/вставка, а не только в Excel.

Начните с создания пользовательского представления, которое отображает поля контактов, которые вы хотите экспортировать.

1. В Outlook 2013 и Outlook 2010 , переключиться на Контакты и на вкладке "Главная" в Текущий вид группу, нажмите кнопку Телефон значок для отображения вида таблицы.

   В Outlook 2007 вы идете в Посмотреть > Текущий вид > Список телефонов .

   В Outlook 2003 Это почти одно и то же: Посмотреть > Упорядочить по > Текущий вид > Список телефонов .

2. Теперь нам нужно выбрать поля, которые мы хотим экспортировать. Для этого в Outlook 2010 и 2013 переключитесь в меню Посмотреть вкладку и нажмите кнопку Добавить столбцы кнопка в Аранжировка группа.

   В Outlook 2007 перейдите по ссылке Посмотреть > Текущий вид > Настроить текущий вид... и нажмите кнопку Поля кнопка.

   В Outlook 2003 , the Поля кнопка находится под Посмотреть > Упорядочить по > Настроить...

3. В " Показать столбцы "" диалогового окна, нажмите на нужное поле в левой панели, чтобы выбрать его, а затем нажмите кнопку Добавить чтобы добавить его в правую панель, содержащую поля, которые будут показаны в вашем пользовательском представлении.

   По умолчанию отображаются только часто используемые поля, если вам нужно больше полей, откройте выпадающий список в разделе " Выберите доступные столбцы из " и выберите Все поля контактов .

   Если вы хотите изменить порядок колонок в пользовательском представлении, выберите поле, которое вы хотите переместить на правой панели, и нажмите либо Двигайтесь вверх или Двигайтесь вниз кнопка.

   Когда вы добавили все нужные поля и установили порядок колонок по своему вкусу, нажмите кнопку OK чтобы сохранить изменения.

   Совет: Альтернативным способом создания пользовательского представления контактов является щелчок правой кнопкой мыши в любом месте ряда названий полей и выбор пункта Field Chooser.

   После этого вы просто перетаскиваете нужные вам поля туда, куда вам нужно в строке названий полей, как показано на скриншоте.

   Вуаля! Мы создали пользовательское представление контактов, что, собственно, и было основной частью работы. Осталось нажать пару горячих клавиш, чтобы скопировать данные контактов и вставить их в документ Excel.

4. Нажмите CTRL+A, чтобы выбрать все контакты, а затем CTRL+C, чтобы скопировать их в буфер обмена.
5. Откройте новую таблицу Excel и выберите ячейку A1 или любой другой ячейки, которую вы хотите сделать первой ячейкой вашей таблицы. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберите Паста из контекстного меню или нажмите CTRL+V, чтобы вставить скопированные контакты.
6. Сохраните лист Excel и наслаждайтесь результатами :)

Вот как экспортировать контакты Outlook в лист Excel. Ничего сложного, не так ли? Если у вас есть вопросы или вы знаете лучший способ, не стесняйтесь, напишите мне в комментариях. Спасибо за чтение!