সুচিপত্র
এই নিবন্ধে আমি দেখাব কিভাবে আপনি Outlook 365 - 2007 থেকে এক্সেল স্প্রেডশীটে দ্রুত পরিচিতি রপ্তানি করতে পারেন। প্রথমে আমি ব্যাখ্যা করব কিভাবে বিল্ড-ইন আউটলুক ইম্পোর্ট/এক্সপোর্ট ফাংশন ব্যবহার করতে হয়, এবং এর পরে আমরা একটি কাস্টম পরিচিতি ভিউ তৈরি করব এবং এটিকে একটি এক্সেল ফাইলে কপি/পেস্ট করব।
আমাদের সকলের প্রয়োজন আউটলুক অ্যাড্রেস বুক থেকে এক্সেলে একবারে পরিচিতি এক্সপোর্ট করতে। এটি করার বিভিন্ন কারণ থাকতে পারে। আপনি আপনার সমস্ত বা কিছু পরিচিতি আপডেট করতে, পরিচিতিগুলির ব্যাকআপ নিতে বা আপনার VIP ক্লায়েন্টদের একটি তালিকা তৈরি করতে চাইতে পারেন যাতে আপনার সঙ্গী আপনার ছুটির সময় তাদের যত্ন নিতে পারে৷
আজ আমরা 2টি সম্ভাব্য উপায়ে ডুব দেব এক্সেলে আউটলুক পরিচিতি রপ্তানি করার বিষয়ে এবং আমি দেখাতে যাচ্ছি কিভাবে আপনি বিভিন্ন আউটলুক সংস্করণে এটি দ্রুত করতে পারেন:
টিপ। একটি বিপরীত কাজ সম্পাদন করতে, এই নিবন্ধটি সহায়ক হবে: কিভাবে দ্রুত এক্সেল থেকে আউটলুকে পরিচিতিগুলি আমদানি করতে হয়৷
আউটলুক পরিচিতিগুলিকে আমদানি এবং রপ্তানি ফাংশন ব্যবহার করে এক্সেলে রপ্তানি করুন
দ্য আমদানি /Export ফাংশন সমস্ত Outlook সংস্করণে উপলব্ধ। তবে মাইক্রোসফ্ট এটির জন্য রিবনে (না আগের সংস্করণগুলিতে টুলবারে) এর জন্য সামান্য জায়গা খুঁজে পেতে ব্যর্থ হয়েছে যাতে এটি সহজ নাগালের মধ্যে থাকে। পরিবর্তে, তারা আউটলুকের প্রতিটি নতুন সংস্করণের সাথে এই ফাংশনটিকে আরও গভীরে লুকানোর চেষ্টা করছে বলে মনে হচ্ছে, যা মজার, কারণ এটি সত্যিই দরকারী৷
আপনি কীভাবে করতে পারেন তা জানতে এই নিবন্ধটি পড়ুনএক্সেল ওয়ার্কশীটে আপনার সমস্ত Outlook পরিচিতির সমস্ত প্রয়োজনীয় বিশদ দ্রুত এক্সপোর্ট করুন একবারে।
বিভিন্ন আউটলুক সংস্করণে কোথায় আমদানি/রপ্তানি ফাংশন পাবেন
আচ্ছা, দেখা যাক ঠিক কোথায় আমদানি/রপ্তানি উইজার্ড প্রতিটি আউটলুক সংস্করণে থাকে এবং তারপরে আমি আপনাকে একটি এক্সেল ফাইলে Outlook পরিচিতি রপ্তানির মাধ্যমে ধাপে ধাপে নিয়ে যাব।
টিপ। এক্সেলে আপনার পরিচিতি রপ্তানি করার আগে, আউটলুক
আউটলুক 2021 - 2013
তে ফাইল ট্যাবে,
বিকল্পভাবে, আপনি বিকল্পগুলি > অ্যাডভান্সড > এ গিয়ে একই উইজার্ড খুলতে পারেন ; রপ্তানি করুন , যেমন আপনি আউটলুক 2010 এ করেন।
আউটলুক 2010 এ এক্সপোর্ট ফাংশন
ফাইল ট্যাবে, বিকল্পগুলি<নির্বাচন করুন 11> > উন্নত > রপ্তানি : 
আউটলুক 2007 এবং আউটলুক 2003-এ আমদানি এবং রপ্তানি ফাংশন
ফাইল<11 এ ক্লিক করুন> প্রধান মেনুতে এবং নির্বাচন করুন আমদানি এবং রপ্তানি... এটা বেশ সহজ ছিল, তাই না? ;) 
ইমপোর্ট/এক্সপোর্ট উইজার্ড ব্যবহার করে কিভাবে Outlook পরিচিতিগুলিকে Excel এ রপ্তানি করবেন
এখন যেহেতু আপনি জানেন যে আমদানি/রপ্তানি বৈশিষ্ট্যটি কোথায় অবস্থিত, চলুন আরও কাছাকাছি থাকা যাক আপনার Outlook ঠিকানা বই থেকে এক্সেল স্প্রেডশীটে পরিচিতিগুলি কীভাবে রপ্তানি করবেন তা দেখুন। আমরা Outlook 2010 এ এটি করতে যাচ্ছি, এবং আপনি যদি ভাগ্যবানএই সংস্করণটি ইনস্টল করুন :)
- আপনার আউটলুক খুলুন এবং আমদানি/রপ্তানি ফাংশনে নেভিগেট করুন, যেমন উপরের স্ক্রিনশটগুলিতে দেখানো হয়েছে। আমি আপনাকে মনে করিয়ে দেব যে Outlook 2010-এ আপনি এটি ফাইল ট্যাব > বিকল্পগুলি > উন্নত এ খুঁজে পেতে পারেন।
- এ আমদানি এবং রপ্তানি উইজার্ড এর প্রথম ধাপে, " একটি ফাইলে রপ্তানি করুন " নির্বাচন করুন এবং তারপরে পরবর্তী ক্লিক করুন।
- আপনি যদি আপনার Outlook পরিচিতিগুলিকে Excel 2007, 2010 বা 2013-এ রপ্তানি করতে চান তাহলে " কমা বিভক্ত মান (উইন্ডোজ) " নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী বোতামটি ক্লিক করুন .
আপনি যদি পূর্ববর্তী এক্সেল সংস্করণগুলিতে পরিচিতিগুলি রপ্তানি করতে চান, তাহলে " Microsoft Excel 97-2003 " নির্বাচন করুন। মনে রাখবেন যে Outlook 2010 হল শেষ সংস্করণ যেখানে এই পছন্দটি উপলব্ধ, Outlook 2013-এ আপনার একমাত্র বিকল্প হল " কমা বিভাজিত মান (উইন্ডোজ) "।
- রপ্তানি করতে ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন থেকে যেহেতু আমরা আমাদের আউটলুক পরিচিতিগুলি রপ্তানি করছি, আমরা আউটলুক নোডের অধীনে পরিচিতিগুলি বেছে নিই, যেমনটি নীচের স্ক্রিনশটে দেখানো হয়েছে, এবং চালিয়ে যেতে পরবর্তী ক্লিক করুন।
- ভাল, আপনি রপ্তানি করার জন্য ডেটা বেছে নিয়েছেন এবং এখন আপনাকে উল্লেখ করতে হবে আপনি কোথায় সেভ করতে চান। রপ্তানি করা ফাইলটি সংরক্ষণ করতে একটি গন্তব্য ফোল্ডার নির্বাচন করতে ব্রাউজ করুন বোতামে ক্লিক করুন।
- ব্রাউজ করুন ডায়ালগে, " ফাইলের নাম " ক্ষেত্রে রপ্তানি করা ফাইলের জন্য একটি নাম টাইপ করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।
- এ ক্লিক করুন ঠিক আছে বোতামটি আপনাকে পূর্ববর্তী উইন্ডোতে ফিরিয়ে আনবে এবং আপনি চালিয়ে যেতে পরবর্তী ক্লিক করুন।
- তত্ত্ব অনুসারে, এটি আপনার চূড়ান্ত পদক্ষেপ হতে পারে, যেমন আপনি এখনই সমাপ্ত বোতামে ক্লিক করেন। যাইহোক, এটি আপনার Outlook পরিচিতিগুলির একেবারে সমস্ত ক্ষেত্র রপ্তানি করবে। এই ক্ষেত্রগুলির মধ্যে অনেকগুলিতে সরকারি আইডি নম্বর বা গাড়ির ফোনের মতো অপ্রয়োজনীয় তথ্য রয়েছে এবং সেগুলি কেবল অপ্রয়োজনীয় বিবরণ সহ আপনার এক্সেল ফাইলকে বিশৃঙ্খল করতে পারে। এবং এমনকি যদি আপনার আউটলুক পরিচিতিগুলিতে এই জাতীয় বিবরণ না থাকে, তবুও খালি কলামগুলি একটি এক্সেল স্প্রেডশীটে তৈরি করা হবে (সম্পূর্ণ 92 কলাম!)
উপরের দেওয়া, শুধুমাত্র সেই ক্ষেত্রগুলিকে রপ্তানি করা বোধগম্য হয় যা আপনার সত্যিই প্রয়োজন। এটি করার জন্য, ম্যাপ কাস্টম ক্ষেত্র বোতামে ক্লিক করুন।
- " মানচিত্র কাস্টম ক্ষেত্র " ডায়ালগ উইন্ডোতে, প্রথমে ডান ফলকে ডিফল্ট মানচিত্রটি সরাতে ম্যাপ সাফ করুন বোতামে ক্লিক করুন এবং তারপর বাম ফলক থেকে প্রয়োজনীয় ক্ষেত্র টেনে আনুন।
এছাড়াও আপনি নির্বাচিত ক্ষেত্রগুলিকে ডান ফলকের মধ্যে টেনে আনতে পারেন তাদের ক্রম পুনর্বিন্যাস করতে উপরের দিকে এবং নীচের দিকে। আপনি যদি ভুলবশত একটি অবাঞ্ছিত ক্ষেত্র যোগ করে থাকেন, তাহলে আপনি এটিকে আবার টেনে সরিয়ে নিতে পারেন, যেমন ডান ফলক থেকে বাম দিকে৷
আপনার হয়ে গেলে, ঠিক আছে বোতামে ক্লিক করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার ক্লায়েন্টদের একটি তালিকা রপ্তানি করতে চান, আপনার সেটিংস নীচের স্ক্রিনশটের মতো হতে পারে, যেখানে শুধুমাত্র ব্যবসা সম্পর্কিত ক্ষেত্রগুলি নির্বাচন করা হয়েছে৷
- ঠিক আছে ক্লিক করা আপনাকে পূর্ববর্তী উইন্ডোতে ফিরিয়ে আনবে (ধাপ 7 থেকে) এবং আপনি সমাপ্ত করুন বোতামে ক্লিক করুন।
এটাই! আপনার সমস্ত Outlook পরিচিতিগুলি একটি .csv ফাইলে রপ্তানি করা হয়েছে এবং এখন আপনি পর্যালোচনা এবং সম্পাদনা করার জন্য এটিকে Excel এ খুলতে পারেন৷
কপি/পেস্ট করে Outlook থেকে Excel এ পরিচিতিগুলি কীভাবে রপ্তানি করবেন
কেউ "কপি/পেস্ট" একটি নবাগত উপায় বলতে পারে, উন্নত ব্যবহারকারী এবং গুরুদের জন্য উপযুক্ত নয়৷ অবশ্যই, এতে সত্যের একটি দানা আছে, তবে এই বিশেষ ক্ষেত্রে নয় :) আসলে, আমরা এইমাত্র আলোচনা করেছি এমন আমদানি এবং রপ্তানি উইজার্ডের তুলনায় কপি/পেস্ট করে পরিচিতিগুলি রপ্তানির বেশ কিছু সুবিধা রয়েছে৷
<0 প্রথমে , এটি হল একটি ভিজ্যুয়াল উপায় , অর্থাৎ আপনি যা দেখেন তাই আপনি যা পান তাই আপনি এক্সপোর্ট করার পরে আপনার এক্সেল ফাইলে কোনো অপ্রত্যাশিত কলাম বা এন্ট্রি দেখতে পাবেন না। দ্বিতীয়ভাবে , আমদানি এবং রপ্তানি উইজার্ড আপনাকে সর্বাধিক রপ্তানি করতে দেয়, কিন্তু সমস্ত ক্ষেত্র নয় । তৃতীয়ত , ক্ষেত্রগুলি ম্যাপ করা এবং তাদের ক্রম পুনর্বিন্যাস করাও বেশ ভারসাম্যপূর্ণ হতে পারে বিশেষ করে যদি আপনি অনেকগুলি ক্ষেত্র চয়ন করেন এবং সেগুলি দৃশ্যমান, স্ক্রলের উপরে, উইন্ডোর ক্ষেত্রের মধ্যে খাপ খায় না৷সব মিলিয়ে, আউটলুক পরিচিতিগুলিকে ম্যানুয়ালি অনুলিপি করা এবং আটকানো বিল্ড-ইন আমদানি/রপ্তানি ফাংশনের একটি দ্রুত এবং আরও সুবিধাজনক বিকল্প হতে পারে। এই পদ্ধতিটি সমস্ত আউটলুক সংস্করণের সাথে কাজ করে এবং আপনি এটিকে আপনার পরিচিতিগুলিকে রপ্তানি করতে ব্যবহার করতে পারেনঅফিস অ্যাপ্লিকেশন যেখানে কপি/পেস্ট কাজ করে, শুধু এক্সেল নয়।
আপনি একটি কাস্টম ভিউ তৈরি করে শুরু করেন যা আপনি যে পরিচিতিগুলির ক্ষেত্রগুলি রপ্তানি করতে চান তা প্রদর্শন করে।
- আউটলুকে 2013 এবং আউটলুক 2010 , পরিচিতি এ স্যুইচ করুন এবং হোম ট্যাবে, বর্তমান দৃশ্য গ্রুপে, ফোন ক্লিক করুন একটি টেবিল ভিউ প্রদর্শনের জন্য আইকন।
আউটলুক 2007 -এ, আপনি ভিউ > বর্তমান ভিউ > ফোন তালিকা এ যান।
আউটলুক 2003 -এ, এটি প্রায় একই: দেখুন > বিন্যাস করুন > বর্তমান দৃশ্য > ফোন তালিকা ।
- এখন আমরা যে ক্ষেত্রগুলি রপ্তানি করতে চাই তা বেছে নিতে হবে। এটি করার জন্য, Outlook 2010 এবং 2013-এ, ভিউ ট্যাবে স্যুইচ করুন এবং অ্যারেঞ্জমেন্ট গ্রুপে কলাম যোগ করুন বোতামে ক্লিক করুন।
আউটলুক 2007 এ, ভিউ > বর্তমান ভিউ > বর্তমান দৃশ্য কাস্টমাইজ করুন... এবং ক্ষেত্রগুলি বোতামটি ক্লিক করুন।
আউটলুক 2003 -এ, ক্ষেত্র বোতামটি দেখুন > এর অধীনে রয়েছে। দ্বারা সাজান > কাস্টমাইজ করুন…
- " কলাম দেখান "" ডায়ালগে, নির্বাচন করতে বাম ফলকের প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে ক্লিক করুন এটি এবং তারপর যোগ করুন বোতামটি ক্লিক করুন যাতে এটি আপনার কাস্টম ভিউতে দেখানোর জন্য ক্ষেত্রগুলি ধারণ করে। আরও ক্ষেত্র চাই, " উপলভ্য নির্বাচন করুন" এর অধীনে ড্রপ-ডাউন তালিকা খুলুন " থেকে কলাম এবং সমস্ত পরিচিতি ক্ষেত্র বেছে নিন।
আপনি যদি আপনার কাস্টম ভিউতে কলামের ক্রম পরিবর্তন করতে চান, তাহলে ডান ফলকে আপনি যে ক্ষেত্রটি সরাতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং হয় উপরে সরান বা নিচে সরান বোতামে ক্লিক করুন।
যখন আপনি সমস্ত পছন্দসই ক্ষেত্র যোগ করবেন এবং আপনার পছন্দ অনুযায়ী কলামের ক্রম সেট করবেন, তখন ঠিক আছে<এ ক্লিক করুন। 2> পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে৷
টিপ: একটি কাস্টম পরিচিতি দৃশ্য তৈরি করার একটি বিকল্প উপায় হল ক্ষেত্রের নামের সারিতে যে কোনও জায়গায় ডান ক্লিক করুন এবং ক্ষেত্র চয়নকারী নির্বাচন করুন৷
এর পরে আপনি কেবল ফিল্ডের নামের সারিতে আপনার প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রগুলিকে টেনে আনুন, যেমনটি স্ক্রিনশটে দেখানো হয়েছে৷
ভয়েলা! আমরা একটি কাস্টম পরিচিতি দৃশ্য তৈরি করেছি, যা আসলে এর প্রধান অংশ ছিল কাজটি। আপনার জন্য যা করার বাকি আছে তা হল পরিচিতিগুলির বিবরণ কপি করতে এবং একটি এক্সেল ডকুমেন্টে পেস্ট করতে কয়েকটি শর্টকাট টিপুন।
এভাবে আপনি একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটে Outlook পরিচিতি রপ্তানি করেন। কিছুই কঠিন, তাই না? যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে, বাএকটি ভাল উপায় জানেন, আমাকে একটি মন্তব্য ড্রপ করতে দ্বিধা করবেন না. পড়ার জন্য ধন্যবাদ!
