ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีส่งออกผู้ติดต่อจาก Outlook 365 - 2007 ไปยังสเปรดชีต Excel ได้อย่างรวดเร็ว ก่อนอื่นฉันจะอธิบายวิธีใช้ฟังก์ชันนำเข้า / ส่งออกในตัวของ Outlook และหลังจากนั้นเราจะสร้างมุมมองผู้ติดต่อที่กำหนดเองและคัดลอก / วางลงในไฟล์ Excel

เราทุกคนต้องการ เพื่อส่งออกผู้ติดต่อจากสมุดรายชื่อ Outlook ไปยัง Excel เป็นครั้งคราว อาจมีเหตุผลหลายประการในการทำเช่นนี้ คุณอาจต้องการอัปเดตรายชื่อติดต่อทั้งหมดหรือบางส่วน สำรองข้อมูลรายชื่อติดต่อ หรือสร้างรายชื่อลูกค้า VIP ของคุณเพื่อให้คู่ของคุณสามารถดูแลพวกเขาในช่วงวันหยุดของคุณ

วันนี้เราจะเจาะลึกใน 2 วิธีที่เป็นไปได้ ในการส่งออกผู้ติดต่อ Outlook ไปยัง Excel และฉันจะแสดงวิธีดำเนินการนี้อย่างรวดเร็วใน Outlook เวอร์ชันต่างๆ:

เคล็ดลับ หากต้องการทำงานตรงข้าม บทความนี้จะมีประโยชน์: วิธีนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook จาก Excel อย่างรวดเร็ว

ส่งออกผู้ติดต่อ Outlook ไปยัง Excel โดยใช้ฟังก์ชันนำเข้าและส่งออก

ตัวเลือก นำเข้า ฟังก์ชัน /Export มีอยู่ใน Outlook ทุกเวอร์ชัน อย่างไรก็ตาม Microsoft ไม่สามารถหาพื้นที่เล็กๆ บน Ribbon ได้ (หรือบนแถบเครื่องมือในเวอร์ชันก่อนหน้า) เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย ดูเหมือนว่าพวกเขาพยายามซ่อนฟังก์ชันนี้ให้ลึกขึ้นเรื่อยๆ ใน Outlook เวอร์ชันใหม่แต่ละเวอร์ชัน ซึ่งน่าตลกเพราะมีประโยชน์จริงๆ

อ่านบทความนี้เพื่อเรียนรู้วิธีส่งออกรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดของผู้ติดต่อ Outlook ทั้งหมดไปยังแผ่นงาน Excel อย่างรวดเร็ว

ตำแหน่งที่จะค้นหาฟังก์ชันนำเข้า/ส่งออกใน Outlook เวอร์ชันต่างๆ

เรามาดูกันว่า <1 ตัวช่วยสร้าง>นำเข้า/ส่งออก อยู่ใน Outlook แต่ละเวอร์ชัน และหลังจากนั้น ฉันจะแนะนำคุณทีละขั้นตอนผ่านการส่งออกที่ติดต่อ Outlook เป็นไฟล์ Excel

เคล็ดลับ ก่อนส่งออกผู้ติดต่อของคุณไปยัง Excel คุณควรรวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

ฟังก์ชันนำเข้า/ส่งออกใน Outlook 2021 - 2013

ในแท็บ ไฟล์ เลือก เปิด & ส่งออก > นำเข้า/ส่งออก :

หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถเปิดตัวช่วยสร้างเดียวกันได้โดยไปที่ ตัวเลือก > ขั้นสูง > ; ส่งออก เช่นเดียวกับที่คุณทำใน Outlook 2010

ส่งออกฟังก์ชันใน Outlook 2010

บนแท็บ ไฟล์ เลือก ตัวเลือก > ขั้นสูง > ส่งออก :

ฟังก์ชันนำเข้าและส่งออกใน Outlook 2007 และ Outlook 2003

คลิก ไฟล์ บนเมนูหลักแล้วเลือก นำเข้าและส่งออก... มันค่อนข้างง่ายใช่ไหม ;)

วิธีส่งออกที่ติดต่อ Outlook ไปยัง Excel โดยใช้ตัวช่วยนำเข้า/ส่งออก

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าคุณลักษณะ นำเข้า/ส่งออก อยู่ที่ใด เรามาดูรายละเอียดกันดีกว่า ดูวิธีส่งออกผู้ติดต่อจากสมุดที่อยู่ Outlook ของคุณไปยังสเปรดชีต Excel เราจะทำสิ่งนี้ใน Outlook 2010 และถ้าคุณโชคดีติดตั้งเวอร์ชันนี้แล้ว :)

1. เปิด Outlook ของคุณและไปที่ฟังก์ชัน นำเข้า/ส่งออก ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน ฉันจะเตือนคุณว่าใน Outlook 2010 คุณสามารถค้นหาได้ในแท็บ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง
2. บน ขั้นตอนแรกของ ตัวช่วยนำเข้าและส่งออก เลือก " ส่งออกเป็นไฟล์ " จากนั้นคลิก ถัดไป
3. เลือก " ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (Windows) " หากคุณต้องการส่งออกที่ติดต่อ Outlook ของคุณเป็น Excel 2007, 2010 หรือ 2013 และคลิกปุ่ม ถัดไป .

   หากคุณต้องการส่งออกผู้ติดต่อไปยัง Excel เวอร์ชันก่อนหน้า ให้เลือก " Microsoft Excel 97-2003 " โปรดทราบว่า Outlook 2010 เป็นเวอร์ชันล่าสุดที่มีตัวเลือกนี้ ใน Outlook 2013 ตัวเลือกเดียวของคุณคือ " ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (Windows) "

4. เลือกโฟลเดอร์ที่จะส่งออก จาก. เนื่องจากเรากำลังส่งออกผู้ติดต่อใน Outlook เราจึงเลือก ผู้ติดต่อ ภายใต้โหนด Outlook ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง และคลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
5. คุณเพิ่งเลือกข้อมูลที่จะส่งออก และตอนนี้คุณต้องระบุตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึก คลิกปุ่ม เรียกดู เพื่อเลือกโฟลเดอร์ปลายทางเพื่อบันทึกไฟล์ที่ส่งออก
6. ในกล่องโต้ตอบ เรียกดู พิมพ์ชื่อสำหรับไฟล์ที่ส่งออกในช่อง " ชื่อไฟล์ " แล้วคลิก ตกลง
7. คลิกปุ่ม ตกลง จะนำคุณกลับไปยังหน้าต่างก่อนหน้า และคุณคลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
8. ในทางทฤษฎี นี่อาจเป็นขั้นตอนสุดท้ายของคุณ เช่น หากคุณคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น ในตอนนี้ อย่างไรก็ตาม การดำเนินการนี้จะส่งออกฟิลด์ทั้งหมดของผู้ติดต่อใน Outlook ของคุณอย่างแน่นอน ช่องเหล่านี้จำนวนมากมีข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น หมายเลขประจำตัวประชาชนหรือโทรศัพท์ในรถ และอาจทำให้ไฟล์ Excel ของคุณยุ่งเหยิงด้วยรายละเอียดที่ซ้ำซ้อน และแม้ว่าผู้ติดต่อ Outlook ของคุณจะไม่มีรายละเอียดดังกล่าว คอลัมน์ว่างจะยังคงถูกสร้างขึ้นในสเปรดชีต Excel (มีทั้งหมด 92 คอลัมน์!)

   จากข้อมูลข้างต้น คุณควรส่งออกเฉพาะฟิลด์ที่คุณต้องการจริงๆ เท่านั้น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่ม แมปฟิลด์ที่กำหนดเอง

9. ในหน้าต่างโต้ตอบ " แมปฟิลด์ที่กำหนดเอง " ขั้นแรกให้คลิกปุ่ม ล้างแผนที่ เพื่อลบแผนที่เริ่มต้นในบานหน้าต่างด้านขวาและ จากนั้นลากฟิลด์ที่ต้องการจากบานหน้าต่างด้านซ้าย

   คุณยังสามารถลากฟิลด์ที่เลือกภายในบานหน้าต่างด้านขวาขึ้นและลงเพื่อจัดเรียงใหม่ หากคุณเพิ่มฟิลด์ที่ไม่ต้องการโดยไม่ตั้งใจ คุณสามารถลบออกได้โดยเพียงแค่ลากกลับ เช่น จากบานหน้าต่างด้านขวาไปทางซ้าย

   เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม ตกลง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการส่งออกรายชื่อลูกค้าของคุณ การตั้งค่าของคุณอาจคล้ายกับภาพหน้าจอด้านล่าง ซึ่งเลือกเฉพาะฟิลด์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเท่านั้น

10. การคลิก ตกลง จะนำคุณกลับไปที่หน้าต่างก่อนหน้า (จากขั้นตอนที่ 7) และคุณคลิกปุ่ม เสร็จสิ้น

นั่นแหละ! ที่ติดต่อ Outlook ทั้งหมดของคุณจะถูกส่งออกเป็นไฟล์ .csv และตอนนี้คุณสามารถเปิดใน Excel เพื่อตรวจทานและแก้ไข

วิธีส่งออกที่ติดต่อจาก Outlook ไปยัง Excel โดยการคัดลอก/วาง

ใครบางคน อาจเรียกว่าการ "คัดลอก / วาง" เป็นแนวทางของมือใหม่ ไม่เหมาะสำหรับผู้ใช้ขั้นสูงและกูรู แน่นอนว่ามีความจริงอยู่บ้าง แต่ไม่ใช่ในกรณีนี้ :) อันที่จริง การส่งออกผู้ติดต่อโดยการคัดลอก/วางมีข้อดีหลายประการเมื่อเทียบกับตัวช่วยนำเข้าและส่งออกที่เราเพิ่งพูดถึง

ประการแรก นี่คือ วิธีแสดงภาพ นั่นคือสิ่งที่คุณเห็นคือสิ่งที่คุณได้รับ ดังนั้นคุณจะไม่เห็นคอลัมน์หรือรายการที่ไม่คาดคิดในไฟล์ Excel ของคุณหลังจากส่งออก อย่างที่สอง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกช่วยให้คุณส่งออกได้มากที่สุด แต่ไม่ใช่ทุกฟิลด์ ประการที่สาม การแมปฟิลด์และการจัดลำดับใหม่อาจค่อนข้างยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเลือกฟิลด์จำนวนมาก และฟิลด์เหล่านี้ไม่พอดีกับพื้นที่ที่มองเห็นได้ เหนือแถบเลื่อนของหน้าต่าง

สรุปแล้ว การคัดลอกและวางผู้ติดต่อ Outlook ด้วยตนเองอาจเป็นทางเลือกที่สะดวกและรวดเร็วกว่าสำหรับฟังก์ชันนำเข้า/ส่งออกในตัว วิธีการนี้ใช้ได้กับ Outlook ทุกรุ่น และคุณสามารถใช้เพื่อส่งออกที่ติดต่อของคุณไปที่ใดก็ได้แอปพลิเคชัน Office ที่คัดลอก/วางได้ ไม่ใช่แค่ Excel เท่านั้น

คุณเริ่มต้นด้วยการสร้างมุมมองแบบกำหนดเองที่แสดงฟิลด์ของผู้ติดต่อที่คุณต้องการส่งออก

1. ใน Outlook 2013 และ Outlook 2010 ให้สลับไปที่ ผู้ติดต่อ และบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมองปัจจุบัน ให้คลิก โทรศัพท์ ไอคอนเพื่อแสดงมุมมองตาราง

   ใน Outlook 2007 ให้ไปที่ ดู > มุมมองปัจจุบัน > รายการโทรศัพท์ .

   ใน Outlook 2003 เกือบจะเหมือนกัน: มุมมอง > จัดเรียงตาม > มุมมองปัจจุบัน > รายการโทรศัพท์ .

   ดูสิ่งนี้ด้วย: เพิ่มแถวใน Google ชีต ลบ ตรึง หรือปลดล็อกบรรทัด
2. ตอนนี้เราต้องเลือกฟิลด์ที่เราต้องการส่งออก เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ใน Outlook 2010 และ 2013 ให้เปลี่ยนไปที่แท็บ ดู แล้วคลิกปุ่ม เพิ่มคอลัมน์ ในกลุ่ม จัดเรียง

   ใน Outlook 2007 ให้ไปที่ มุมมอง > มุมมองปัจจุบัน > ปรับแต่งมุมมองปัจจุบัน... และ คลิกปุ่ม ฟิลด์

   ใน Outlook 2003 ปุ่ม ฟิลด์ อยู่ใต้ ดู > จัดเรียงตาม > ปรับแต่ง...

3. ในกล่องโต้ตอบ " แสดงคอลัมน์ "" ให้คลิกฟิลด์ที่จำเป็นในบานหน้าต่างด้านซ้ายเพื่อเลือก จากนั้นคลิกปุ่ม เพิ่ม เพื่อเพิ่มลงในบานหน้าต่างด้านขวาที่มีฟิลด์ที่จะแสดงในมุมมองแบบกำหนดเองของคุณ

   ตามค่าเริ่มต้น เฉพาะฟิลด์ที่ใช้บ่อยเท่านั้นที่จะแสดง หากคุณ ต้องการฟิลด์เพิ่มเติม เปิดรายการดรอปดาวน์ภายใต้ " เลือกที่มีคอลัมน์จาก " และเลือก ฟิลด์ผู้ติดต่อทั้งหมด

   ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนลำดับของคอลัมน์ในมุมมองที่กำหนดเอง ให้เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการย้ายในบานหน้าต่างด้านขวาและ คลิกปุ่ม เลื่อนขึ้น หรือ เลื่อนลง

   เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์ที่ต้องการทั้งหมดและตั้งค่าลำดับของคอลัมน์ตามที่คุณต้องการ ให้คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

   เคล็ดลับ: อีกทางเลือกหนึ่งในการสร้างมุมมองผู้ติดต่อแบบกำหนดเองคือการคลิกขวาที่ใดก็ได้บนแถวของชื่อฟิลด์ และเลือกตัวเลือกฟิลด์

   หลังจากนั้น คุณเพียงแค่ ลากฟิลด์ที่คุณต้องการไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการในแถวของชื่อฟิลด์ตามที่แสดงในภาพหน้าจอ

   Voila! เราได้สร้างมุมมองผู้ติดต่อแบบกำหนดเอง ซึ่งจริง ๆ แล้วเป็นส่วนหลักของ งาน ที่เหลือให้คุณทำคือกดปุ่มลัดสองสามปุ่มเพื่อคัดลอกรายละเอียดของผู้ติดต่อและวางลงในเอกสาร Excel

4. กด CTRL +A เพื่อเลือกผู้ติดต่อทั้งหมด จากนั้น CTRL+C เพื่อคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด
5. เปิด Excel ใหม่ preadsheet และเลือกเซลล์ A1 หรือเซลล์อื่นๆ ที่คุณต้องการให้เป็นเซลล์ที่ 1 ของตาราง คลิกขวาที่เซลล์และเลือก วาง จากเมนูบริบท หรือกด CTRL+V เพื่อวางรายชื่อที่คัดลอก
6. บันทึกแผ่นงาน Excel ของคุณและเพลิดเพลินกับผลลัพธ์ :)

นั่นคือวิธีที่คุณส่งออกที่ติดต่อ Outlook ไปยังแผ่นงาน Excel ไม่มีอะไรยากใช่ไหม หากคุณมีคำถามใด ๆ หรือรู้วิธีที่ดีกว่า อย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็น ขอบคุณที่อ่าน!