En aquest article us mostraré com podeu exportar ràpidament contactes des de l'Outlook 365 - 2007 a un full de càlcul d'Excel. Primer explicaré com utilitzar la funció integrada d'importació/exportació d'Outlook, i després crearem una vista de contactes personalitzada i la copiarem/enganxarem en un fitxer Excel.

Tots ho necessitem. per exportar contactes de la llibreta d'adreces d'Outlook a Excel de tant en tant. Hi pot haver diverses raons per fer-ho. És possible que vulgueu actualitzar tots o alguns dels vostres contactes, fer una còpia de seguretat dels contactes o fer una llista dels vostres clients VIP perquè la vostra parella pugui tenir cura d'ells durant les vostres vacances.

Avui ens endinsarem en dues maneres possibles. d'exportar contactes d'Outlook a Excel i us mostraré com podeu fer-ho ràpidament en diferents versions d'Outlook:

Consell. Per dur a terme una tasca oposada, aquest article serà útil: Com importar ràpidament contactes a l'Outlook des d'Excel.

Exportar els contactes de l'Outlook a Excel mitjançant la funció Importar i Exportar

La Importació La funció /Export està disponible a totes les versions d'Outlook. No obstant això, Microsoft no va trobar poc espai per a la cinta (ni a la barra d'eines en versions anteriors) de manera que estigués fàcilment accessible. En canvi, sembla que han intentat amagar aquesta funció cada cop més profundament amb cada nova versió d'Outlook, la qual cosa és divertit, perquè és molt útil.

Llegiu aquest article per saber com podeuexporteu ràpidament tots els detalls necessaris de tots els vostres contactes d'Outlook a un full de treball d'Excel alhora.

On trobar la funció d'importació/exportació en diferents versions d'Outlook

Bé, anem a veure on és exactament el <1 L'assistent>Importa/Exporta es troba a cada versió d'Outlook i després us guiaré pas a pas per exportar els contactes d'Outlook a un fitxer Excel.

Consell. Abans d'exportar els vostres contactes a Excel, té sentit combinar els contactes duplicats a l'Outlook

Funció d'importació/exportació a l'Outlook 2021 - 2013

A la pestanya Fitxer , trieu Obre & Exporta > Importa/Exporta :

Com a alternativa, pots obrir el mateix assistent anant a Opcions > Avançat > ; Exporta , com ho feu a Outlook 2010.

Funció d'exportació a Outlook 2010

A la pestanya Fitxer , trieu Opcions > Avançat > Exporta :

Funció d'importació i exportació a Outlook 2007 i Outlook 2003

Feu clic a Fitxer al menú principal i trieu Importa i exporta... Va ser bastant fàcil, no? ;)

Com exportar contactes d'Outlook a Excel mitjançant l'auxiliar d'importació/exportació

Ara que ja sabeu on es troba la funció Importar/Exportar , tinguem una visió més propera. mireu com exportar contactes de la vostra llibreta d'adreces d'Outlook a un full de càlcul d'Excel. Ho farem a l'Outlook 2010, i si ho teniu sorttens aquesta versió instal·lada :)

1. Obre l'Outlook i navega a la funció Importa/Exporta , tal com es mostra a les captures de pantalla anteriors. Us recordaré que a Outlook 2010 el podeu trobar a la pestanya Fitxer > Opcions > Avançat .
2. A la primer pas de l' Auxiliar d'importació i exportació , trieu " Exporta a un fitxer " i feu clic a Següent .
3. Seleccioneu " Valors separats per comes (Windows) " si voleu exportar els vostres contactes d'Outlook a Excel 2007, 2010 o 2013 i feu clic al botó Següent .

   Si voleu exportar els contactes a versions anteriors d'Excel, seleccioneu " Microsoft Excel 97-2003 ". Tingueu en compte que Outlook 2010 és l'última versió on aquesta opció està disponible, a Outlook 2013 la vostra única opció és " Valors separats per comes (Windows) ".

4. Seleccioneu la carpeta per exportar des de. Com que estem exportant els nostres contactes d'Outlook, triem Contactes al node Outlook , tal com es mostra a la captura de pantalla següent, i feu clic a Següent per continuar.
5. Bé, acabeu de triar les dades per exportar i ara heu d'especificar on les voleu desar. Feu clic al botó Navega per seleccionar una carpeta de destinació on desar el fitxer exportat.
6. Al diàleg Examina , escriviu un nom per al fitxer exportat al camp " Nom del fitxer " i feu clic a D'acord .
7. Feu clic aEl botó D'acord us tornarà a la finestra anterior i feu clic a Següent per continuar.
8. En teoria, aquest podria ser el vostre pas final, és a dir, si feu clic al botó Finalitza ara mateix. Tanmateix, això exportaria absolutament tots els camps dels vostres contactes d'Outlook. Molts d'aquests camps contenen informació no essencial, com ara el número d'identificació del govern o el telèfon del cotxe, i només poden desordenar el vostre fitxer Excel amb detalls redundants. I fins i tot si els vostres contactes d'Outlook no contenen aquests detalls, les columnes buides encara es crearan en un full de càlcul d'Excel (92 columnes en total!).

   Tenint en compte l'anterior, té sentit exportar només els camps que realment necessiteu. Per fer-ho, feu clic al botó Mapa de camps personalitzats .

9. A la finestra de diàleg " Mapa de camps personalitzats ", primer feu clic al botó Esborra el mapa per eliminar el mapa predeterminat del panell dret i després arrossegueu els camps necessaris des del panell esquerre.

   També podeu arrossegar els camps seleccionats dins del panell dret cap amunt i cap avall per reordenar-ne l'ordre. Si heu afegit accidentalment un camp no desitjat, podeu eliminar-lo arrossegant-lo cap enrere, és a dir, des del panell dret cap a l'esquerra.

   Quan hàgiu acabat, feu clic al botó D'acord . Per exemple, si voleu exportar una llista dels vostres clients, la vostra configuració pot semblar a la captura de pantalla següent, on només es seleccionen els camps relacionats amb l'empresa.

10. Si feu clic a D'acord , us tornarà a la finestra anterior (des del pas 7) i feu clic al botó Finalitza .

Això és! Tots els vostres contactes d'Outlook s'exporten a un fitxer .csv i ara podeu obrir-lo a Excel per revisar-los i editar-los.

Com exportar contactes d'Outlook a Excel copiant/enganxant

Algú pot anomenar "copiar / enganxar" una manera novata, no apta per a usuaris avançats i gurus. Per descomptat, hi ha una mica de veritat, però no en aquest cas concret :) De fet, exportar contactes copiant/enganxant té diversos avantatges en comparació amb l'assistent d'importació i exportació que acabem de comentar.

En primer lloc , aquesta és una forma visual , és a dir, el que veieu és el que obteniu, de manera que no veureu cap columna o entrada inesperada al vostre fitxer Excel després de l'exportació. En segon lloc , l'assistent d'importació i exportació us permet exportar la majoria, però no tots els camps . En tercer lloc , mapejar els camps i reordenar-ne l'ordre també pot ser força pesat, sobretot si trieu molts camps i no encaixen a l'àrea visible, a sobre del desplaçament, de la finestra.

En conjunt, copiar i enganxar els contactes d'Outlook manualment pot ser una alternativa més ràpida i còmoda a la funció d'importació/exportació integrada. Aquest enfocament funciona amb totes les versions d'Outlook i podeu utilitzar-lo per exportar els vostres contactes a qualsevolAplicació d'oficina on funciona copiar i enganxar, no només Excel.

Comenceu creant una vista personalitzada que mostri els camps dels contactes que voleu exportar.

1. A Outlook. 2013 i Outlook 2010 , canvieu a Contactes i, a la pestanya Inici, al grup Vista actual , feu clic al Telèfon . icona per mostrar una vista de taula.

   A Outlook 2007 , aneu a Visualització > Visualització actual > Llista de telèfons .

   A Outlook 2003 , és gairebé el mateix: Visualització > Ordenar per > Vista actual > Llista de telèfons .

2. Ara hem de triar els camps que volem exportar. Per fer-ho, a l'Outlook 2010 i 2013, canvieu a la pestanya Visualització i feu clic al botó Afegeix columnes al grup Arranjament .

   A Outlook 2007 , aneu a Visualització > Visualització actual > Personalitza la vista actual... i feu clic al botó Camps .

   A Outlook 2003 , el botó Camps es troba a Visualitza > Organitza per > Personalitza...

3. Al diàleg " Mostra les columnes "", ​​feu clic al camp necessari al panell esquerre per seleccionar i després feu clic al botó Afegeix per afegir-lo al panell dret que conté els camps que es mostraran a la vostra vista personalitzada.

   Per defecte, només es mostren els camps amb freqüència, si voleu més camps, obriu la llista desplegable a " Seleccioneu disponiblecolumnes de " i trieu Tots els camps de contacte .

   Si voleu canviar l'ordre de les columnes a la vostra vista personalitzada, seleccioneu el camp que voleu moure al panell dret i feu clic al botó Mou amunt o Mou avall .

   Quan hàgiu afegit tots els camps desitjats i hàgiu establert l'ordre de les columnes al vostre gust, feu clic a D'acord per desar els canvis.

   Consell: una manera alternativa de crear una visualització de contactes personalitzada és fer clic amb el botó dret a qualsevol lloc de la fila de noms de camp i triar Selector de camps.

   Després, simplement arrossegueu els camps que necessiteu fins on vulgueu a la fila de noms dels camps, tal com es mostra a la captura de pantalla.

   Va! Hem creat una vista de contactes personalitzada, que en realitat era la part principal de El que et queda per fer és prémer un parell de dreceres per copiar els detalls dels contactes i enganxar-los en un document d'Excel.

4. Premeu CTRL +A per seleccionar tots els contactes i després CTRL+C per copiar-los al porta-retalls.
5. Obre un nou Excel s Preadsheet i seleccioneu la cel·la A1 o qualsevol altra cel·la que vulgueu que sigui la 1a cel·la de la vostra taula. Feu clic amb el botó dret a la cel·la i trieu Enganxa al menú contextual o premeu CTRL+V per enganxar els contactes copiats.
6. Deseu el vostre full d'Excel i gaudiu dels resultats :)

Així és com exporteu els contactes d'Outlook a un full de treball d'Excel. Res difícil, oi? Si tens alguna pregunta, oConeixeu una millor manera, no dubteu a deixar-me un comentari. Gràcies per llegir!