Í þessari grein mun ég sýna hvernig þú getur fljótt flutt tengiliði úr Outlook 365 - 2007 yfir í Excel töflureikni. Fyrst mun ég útskýra hvernig á að nota innbyggðu Outlook Import / Export aðgerðina, og eftir það munum við búa til sérsniðna tengiliðaskjá og afrita / líma það í Excel skrá.

Við þurfum öll til að flytja tengiliði úr Outlook heimilisfangaskránni yfir í Excel af og til. Það geta verið ýmsar ástæður fyrir því. Þú gætir viljað uppfæra alla eða suma tengiliðina þína, taka öryggisafrit af tengiliðunum eða búa til lista yfir VIP viðskiptavini þína svo að félagi þinn geti séð um þá í fríinu þínu.

Í dag munum við kafa í 2 mögulegar leiðir af útflutningi Outlook tengiliða í Excel og ég ætla að sýna hvernig þú getur gert þetta fljótt í mismunandi Outlook útgáfum:

Ábending. Til að framkvæma öfugt verkefni mun þessi grein vera gagnleg: Hvernig á að flytja inn tengiliði fljótt í Outlook úr Excel.

Flytja út Outlook tengiliði í Excel með því að nota inn- og útflutningsaðgerðina

The Innflutningur /Export aðgerðin er fáanleg í öllum Outlook útgáfum. Hins vegar tókst Microsoft ekki að finna lítið pláss fyrir það á borði (né á tækjastikunni í fyrri útgáfum) þannig að það væri innan seilingar. Þess í stað virðast þeir hafa verið að reyna að fela þessa aðgerð dýpra og dýpra með hverri nýrri útgáfu af Outlook, sem er fyndið, því það er mjög gagnlegt.

Lestu þessa grein til að læra hvernig þú geturFlyttu fljótt út allar nauðsynlegar upplýsingar um alla Outlook tengiliðina þína í Excel vinnublað í einu.

Hvar á að finna innflutnings-/útflutningsaðgerðina í mismunandi Outlook útgáfum

Jæja, við skulum sjá hvar nákvæmlega Innflutnings-/útflutningshjálp er í hverri Outlook útgáfu og eftir það mun ég leiðbeina þér skref fyrir skref í gegnum útflutning Outlook tengiliða í Excel skrá.

Ábending. Áður en tengiliðir eru fluttir út í Excel er skynsamlegt að sameina tvítekna tengiliði í Outlook

Innflutnings-/útflutningsaðgerð í Outlook 2021 - 2013

Á flipanum Skrá velurðu Opna & Flytja út > Innflutningur/útflutningur :

Að öðrum kosti geturðu opnað sömu töframann með því að fara í Valkostir > Ítarlegt > ; Flytja út , eins og þú gerir í Outlook 2010.

Útflutningsaðgerð í Outlook 2010

Á flipanum Skrá skaltu velja Valkostir > Advanced > Export :

Innflutnings- og útflutningsaðgerð í Outlook 2007 og Outlook 2003

Smelltu á Skrá á aðalvalmyndinni og veldu Import and Export... Það var frekar auðvelt, var það ekki? ;)

Hvernig á að flytja Outlook tengiliði yfir í Excel með því að nota inn-/útflutningshjálpina

Nú þegar þú veist hvar Innflutningur/útflutningur eiginleikinn er staðsettur, skulum við hafa nánari upplýsingar skoðaðu hvernig á að flytja tengiliði úr Outlook heimilisfangaskránni þinni yfir í Excel töflureikni. Við ætlum að gera þetta í Outlook 2010, og þú ert heppinn ef þúhafa þessa útgáfu uppsetta :)

1. Opnaðu Outlook og farðu í Import/Export aðgerðina, eins og sýnt er á skjámyndunum hér að ofan. Ég minni á að í Outlook 2010 er hægt að finna það á flipanum Skrá > Valkostir > Ítarlegt .
2. Á fyrsta skrefið í Innflutnings- og útflutningshjálpinni , veldu " Flytja út í skrá " og smelltu síðan á Næsta .
3. Veldu " Comma Separated Values ​​(Windows) " ef þú vilt flytja Outlook tengiliðina þína yfir í Excel 2007, 2010 eða 2013 og smelltu á hnappinn Next .

   Ef þú vilt flytja tengiliðina út í eldri Excel útgáfur skaltu velja " Microsoft Excel 97-2003 ". Athugaðu að Outlook 2010 er síðasta útgáfan þar sem þetta val er í boði, í Outlook 2013 er eini valkosturinn " Comma Separated Values ​​(Windows) ".

4. Veldu möppuna til að flytja út frá. Þar sem við erum að flytja út Outlook tengiliði okkar veljum við Tengiliðir undir Outlook hnútnum, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan, og smellum á Næsta til að halda áfram.
5. Jæja, þú ert nýbúinn að velja gögnin til að flytja út og nú þarftu að tilgreina hvar þú vilt vista þau. Smelltu á hnappinn Browse til að velja áfangamöppu til að vista útfluttu skrána í.
6. Í glugganum Browse skaltu slá inn heiti fyrir útfluttu skrána í reitinn " Skráarnafn " og smella á OK .
7. Með því að smella á OK hnappurinn færir þig aftur í fyrri glugga og þú smellir á Næsta til að halda áfram.
8. Fræðilega séð gæti þetta verið lokaskrefið þitt, þ.e.a.s. ef þú smelltir á Ljúka hnappinn núna. Hins vegar myndi þetta flytja algerlega alla reiti Outlook tengiliða þinna. Margir af þessum reitum innihalda ónauðsynlegar upplýsingar eins og ríkiskennitölu eða bílasíma, og þeir gætu aðeins fyllt Excel skrána þína með óþarfa upplýsingum. Og jafnvel þótt Outlook tengiliðir þínir innihaldi ekki slíkar upplýsingar, myndu tómir dálkar samt vera búnir til í Excel töflureikni (92 dálkar samtals!).

   Miðað við ofangreint er skynsamlegt að flytja aðeins út þá reiti sem þú raunverulega þarfnast. Til að gera þetta skaltu smella á hnappinn Korta sérsniðna reiti .

9. Í glugganum " Sérsniðnir kortareitir " skaltu fyrst smella á Hreinsa kort hnappinn til að fjarlægja sjálfgefið kort á hægri glugganum og dragðu síðan nauðsynlega reiti frá vinstri glugganum.

   Þú getur líka dregið valda reiti innan hægri gluggans upp og niður til að endurraða röð þeirra. Ef þú hefur óvart bætt við óæskilegum reit geturðu fjarlægt hann með því einfaldlega að draga hann til baka, þ.e.a.s. frá hægri glugganum til vinstri.

   Þegar þú ert búinn skaltu smella á OK hnappinn. Til dæmis, ef þú vilt flytja út lista yfir viðskiptavini þína, gætu stillingarnar þínar líkst skjámyndinni hér að neðan, þar sem aðeins viðskiptatengdir reitir eru valdir.

10. Ef þú smellir á Í lagi færðu þig aftur í fyrri glugga (frá skrefi 7) og þú smellir á hnappinn Ljúka .

Það er það! Allir Outlook tengiliðir þínir eru fluttir út í .csv skrá og nú geturðu opnað hana í Excel til að skoða og breyta.

Hvernig á að flytja tengiliði úr Outlook yfir í Excel með því að afrita / líma

Einhver getur kallað "copy/paste" á nýliða hátt, hentar ekki háþróuðum notendum og sérfræðingum. Auðvitað er sannleikskorn í því, en ekki í þessu tiltekna tilviki :) Reyndar hefur það að flytja út tengiliði með því að afrita / líma nokkra kosti samanborið við innflutnings- og útflutningshjálpina sem við vorum að ræða um.

Í fyrsta lagi er þetta sjónræn leið , þ.e. það sem þú sérð er það sem þú færð, svo þú myndir ekki sjá neina óvænta dálka eða færslur í Excel skránni þinni eftir útflutning. Í öðru lagi gerir innflutnings- og útflutningshjálpin þér kleift að flytja flesta, en ekki alla reitina . Í þriðja lagi gæti kortlagning reitanna og endurskipuleggja röð þeirra einnig verið nokkuð íþyngjandi, sérstaklega ef þú ert að velja marga reiti og þeir passa ekki innan sýnilega, fyrir ofan flettu, svæði gluggans.

Allt í allt, að afrita og líma Outlook tengiliði handvirkt gæti verið hraðari og þægilegri valkostur við innbyggðu inn-/útflutningsaðgerðina. Þessi aðferð virkar með öllum Outlook útgáfum og þú getur notað hana til að flytja tengiliðina þína út í hvaða sem erSkrifstofuforrit þar sem copy/paste virkar, ekki bara Excel.

Þú byrjar á því að búa til sérsniðna sýn sem sýnir reiti tengiliða sem þú vilt flytja út.

1. Í Outlook 2013 og Outlook 2010 , skiptu yfir í Tengiliðir og á flipanum Heim, í hópnum Núverandi sýn , smelltu á Sími táknið til að sýna töflusýn.

   Í Outlook 2007 ferðu í Skoða > Núverandi sýn > Símalisti .

   Í Outlook 2003 er það nánast það sama: Skoða > Raða eftir > Núverandi sýn > Símalisti .

2. Nú þurfum við að velja reiti sem við viljum flytja út. Til að gera þetta, í Outlook 2010 og 2013, skiptu yfir í flipann Skoða og smelltu á hnappinn Bæta við dálkum í hópnum Röðun .

   Í Outlook 2007 , farðu í Skoða > Núverandi sýn > Sérsníða núverandi sýn... og smelltu á Fields hnappinn.

   Í Outlook 2003 er Fields hnappurinn undir View > Raða eftir > Sérsníða...

3. Í " Sýna dálka "" smelltu á reitinn sem þarf í vinstri glugganum til að velja það og smelltu síðan á hnappinn Bæta við til að bæta því við hægri rúðuna sem inniheldur reitina sem á að sýna á sérsniðnu skjánum þínum.

   Sjálfgefið er að aðeins þeir reiti sem oft eru sýndir, ef þú viltu fleiri reiti skaltu opna fellilistann undir " Veldu tiltæktdálka úr " og veldu Allir tengiliðareitir .

   Ef þú vilt breyta röð dálka í sérsniðnu skjánum þínum skaltu velja reitinn sem þú vilt færa á hægri gluggann og smelltu annaðhvort Færa upp eða Færa niður hnappinn.

   Þegar þú bættir við öllum reitunum sem þú vilt og stillir röð dálka eins og þú vilt skaltu smella á Í lagi til að vista breytingarnar.

   Ábending: Önnur leið til að búa til sérsniðna tengiliðayfirlit er að hægrismella hvar sem er á röðinni af reitnöfnum og velja Reitavali.

   Eftir það einfaldlega dragðu reitina sem þú þarft þangað sem þú vilt hafa þá í röðinni af heitum reita, eins og sést á skjámyndinni.

   Voila! Við höfum búið til sérsniðna tengiliðayfirlit, sem var í raun aðalhlutinn af verkið. Það sem er eftir fyrir þig að gera er að ýta á nokkra flýtivísa til að afrita upplýsingar tengiliða og líma þær í Excel skjal.

4. Ýttu á CTRL +A til að velja alla tengiliðina og síðan CTRL+C til að afrita þá á klemmuspjald.
5. Opnaðu nýtt Excel s. forblað og veldu reit A1 eða einhvern annan reit sem þú vilt vera 1. reit töflunnar þinnar. Hægri smelltu á reitinn og veldu Líma í samhengisvalmyndinni, eða ýttu á CTRL+V til að líma afrituðu tengiliðina.
6. Vistaðu Excel blaðið þitt og njóttu niðurstöðunnar :)

Þannig flytur þú Outlook tengiliði í Excel vinnublað. Ekkert erfitt, er það? Ef þú hefur einhverjar spurningar, eðaveistu um betri leið, ekki hika við að senda mér athugasemd. Takk fyrir að lesa!