Mục lục
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách xuất danh bạ từ Outlook 365 - 2007 sang bảng tính Excel một cách nhanh chóng. Trước tiên, tôi sẽ giải thích cách sử dụng chức năng Nhập/Xuất tích hợp trong Outlook, sau đó chúng ta sẽ tạo chế độ xem danh bạ tùy chỉnh và sao chép/dán nó vào tệp Excel.
Tất cả chúng ta đều cần để thỉnh thoảng xuất danh bạ từ sổ địa chỉ Outlook sang Excel. Có thể có nhiều lý do để làm điều này. Bạn có thể muốn cập nhật tất cả hoặc một số địa chỉ liên hệ của mình, sao lưu địa chỉ liên hệ hoặc lập danh sách khách hàng VIP để đối tác của bạn có thể chăm sóc họ trong kỳ nghỉ của bạn.
Hôm nay chúng ta sẽ đi sâu vào 2 cách khả thi xuất danh bạ Outlook sang Excel và tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện việc này một cách nhanh chóng trong các phiên bản Outlook khác nhau:
Mẹo. Để thực hiện một nhiệm vụ ngược lại, bài viết này sẽ hữu ích: Cách nhập nhanh danh bạ vào Outlook từ Excel.
Xuất danh bạ Outlook sang Excel bằng chức năng Nhập và Xuất
Việc Nhập /Export chức năng có sẵn trong tất cả các phiên bản Outlook. Tuy nhiên, Microsoft đã không tìm được ít chỗ cho nó trên dải băng (cũng như trên thanh công cụ trong các phiên bản trước) để nó có thể dễ dàng tiếp cận. Thay vào đó, có vẻ như họ đang cố gắng che giấu chức năng này ngày càng sâu hơn với mỗi phiên bản mới của Outlook, điều này thật buồn cười vì nó thực sự hữu ích.
Hãy đọc bài viết này để tìm hiểu cách bạn có thểnhanh chóng xuất tất cả các chi tiết cần thiết của tất cả các liên hệ Outlook của bạn sang trang tính Excel cùng một lúc.
Tìm chức năng Nhập/Xuất ở đâu trong các phiên bản Outlook khác nhau
Chà, hãy xem chính xác vị trí của <1 Trình hướng dẫn>Nhập/Xuất nằm trong mỗi phiên bản Outlook và sau đó tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách xuất danh bạ Outlook thành tệp Excel.
Mẹo. Trước khi xuất các liên hệ của bạn sang Excel, bạn nên hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong Outlook
Chức năng Nhập/Xuất trong Outlook 2021 - 2013
Trên tab Tệp , chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất : 
Ngoài ra, bạn có thể mở cùng một trình hướng dẫn bằng cách đi tới Tùy chọn > Nâng cao > ; Xuất , giống như bạn làm trong Outlook 2010.
Chức năng xuất trong Outlook 2010
Trên tab Tệp , chọn Tùy chọn > Nâng cao > Xuất : 
Chức năng Nhập và Xuất trong Outlook 2007 và Outlook 2003
Nhấp vào Tệp trên menu chính và chọn Nhập và Xuất... Khá dễ phải không? ;) 
Cách xuất danh bạ Outlook sang Excel bằng trình hướng dẫn Nhập/Xuất
Bây giờ bạn đã biết vị trí của tính năng Nhập/Xuất , hãy tìm hiểu kỹ hơn xem cách xuất danh bạ từ sổ địa chỉ Outlook của bạn sang bảng tính Excel. Chúng tôi sẽ thực hiện điều này trong Outlook 2010 và bạn thật may mắn nếu bạnđã cài đặt phiên bản này :)
- Mở Outlook của bạn và điều hướng đến chức năng Nhập/Xuất , như minh họa trong ảnh chụp màn hình ở trên. Tôi xin nhắc bạn rằng trong Outlook 2010, bạn có thể tìm thấy nó trên tab Tệp > Tùy chọn > Nâng cao .
- Trên bước đầu tiên của Trình hướng dẫn Nhập và Xuất , chọn " Xuất sang tệp " rồi nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn " Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows) " nếu bạn muốn xuất danh bạ Outlook của mình sang Excel 2007, 2010 hoặc 2013 và nhấp vào nút Tiếp theo .
Nếu bạn muốn xuất danh bạ sang các phiên bản Excel cũ hơn, hãy chọn " Microsoft Excel 97-2003 ". Lưu ý rằng Outlook 2010 là phiên bản cuối cùng có lựa chọn này, trong Outlook 2013, tùy chọn duy nhất của bạn là " Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows) ".
- Chọn thư mục để xuất từ. Vì chúng tôi đang xuất danh bạ Outlook của mình nên chúng tôi chọn Danh bạ trong nút Outlook , như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới và nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.
- Chà, bạn vừa chọn dữ liệu để xuất và bây giờ bạn cần chỉ định nơi bạn muốn lưu chúng. Nhấp vào nút Duyệt qua để chọn thư mục đích để lưu tệp đã xuất vào.
- Trong hộp thoại Duyệt qua , hãy nhập tên cho tệp đã xuất trong trường " Tên tệp " và nhấp vào OK .
- Nhấp vàoNút OK sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ trước đó và bạn nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.
- Về lý thuyết, đây có thể là bước cuối cùng của bạn, tức là nếu bạn nhấp vào nút Hoàn tất ngay bây giờ. Tuy nhiên, điều này sẽ xuất hoàn toàn tất cả các trường trong danh bạ Outlook của bạn. Nhiều trường trong số đó chứa thông tin không cần thiết như số ID Chính phủ hoặc Số điện thoại Xe hơi và chúng chỉ có thể làm lộn xộn tệp Excel của bạn với các chi tiết dư thừa. Và ngay cả khi các liên hệ Outlook của bạn không chứa các chi tiết như vậy, thì các cột trống vẫn sẽ được tạo trong bảng tính Excel (tổng cộng 92 cột!).
Với những điều trên, bạn chỉ nên xuất những trường mà bạn thực sự cần. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Ánh xạ trường tùy chỉnh .
- Trong cửa sổ hộp thoại " Bản đồ trường tùy chỉnh ", trước tiên hãy nhấp vào nút Xóa bản đồ để xóa bản đồ mặc định ở ngăn bên phải và sau đó kéo các trường cần thiết từ khung bên trái.
Bạn cũng có thể kéo các trường đã chọn trong ngăn bên phải lên trên và xuống dưới để sắp xếp lại thứ tự của chúng. Nếu bạn đã vô tình thêm một trường không mong muốn, bạn có thể xóa trường đó bằng cách kéo trường đó trở lại, tức là từ ngăn bên phải sang bên trái.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK . Ví dụ: nếu bạn muốn xuất danh sách khách hàng của mình, cài đặt của bạn có thể giống với ảnh chụp màn hình bên dưới, trong đó chỉ các trường liên quan đến kinh doanh được chọn.
- Nhấp vào OK sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ trước đó (từ bước 7) và bạn nhấp vào nút Hoàn tất .
Vậy đó! Tất cả danh bạ Outlook của bạn được xuất sang tệp .csv và giờ đây, bạn có thể mở tệp đó trong Excel để xem lại và chỉnh sửa.
Cách xuất danh bạ từ Outlook sang Excel bằng cách sao chép/dán
Ai đó có thể gọi "sao chép / dán" là một cách dành cho người mới, không phù hợp với người dùng nâng cao và chuyên gia. Tất nhiên, có một phần sự thật trong đó, nhưng không phải trong trường hợp cụ thể này :) Trên thực tế, xuất danh bạ bằng cách sao chép / dán có một số lợi thế so với trình hướng dẫn Nhập và Xuất mà chúng ta vừa thảo luận.
Đầu tiên , đây là cách trực quan , tức là những gì bạn thấy là những gì bạn nhận được, vì vậy bạn sẽ không thấy bất kỳ cột hoặc mục không mong muốn nào trong tệp Excel của mình sau khi xuất. Thứ hai , trình hướng dẫn Nhập và Xuất cho phép bạn xuất hầu hết chứ không phải tất cả các trường . Thứ ba , ánh xạ các trường và sắp xếp lại thứ tự của chúng cũng có thể khá nặng nề, đặc biệt nếu bạn đang chọn nhiều trường và chúng không vừa với khu vực hiển thị, phía trên cuộn, của cửa sổ.
Nói chung, sao chép và dán danh bạ Outlook theo cách thủ công có thể là một giải pháp thay thế nhanh hơn và thuận tiện hơn cho chức năng Nhập/Xuất tích hợp sẵn. Cách tiếp cận này hoạt động với tất cả các phiên bản Outlook và bạn có thể sử dụng nó để xuất danh bạ của mình sang bất kỳỨng dụng Office nơi sao chép/dán hoạt động, không chỉ Excel.
Bạn bắt đầu bằng cách tạo chế độ xem tùy chỉnh hiển thị các trường của liên hệ mà bạn muốn xuất.
- Trong Outlook 2013 và Outlook 2010 , chuyển sang Danh bạ và trên tab Trang chủ, trong nhóm Chế độ xem hiện tại , hãy nhấp vào Điện thoại biểu tượng để hiển thị chế độ xem bảng.
Trong Outlook 2007 , bạn đi tới Chế độ xem > Chế độ xem hiện tại > Danh sách điện thoại .
Trong Outlook 2003 , gần như giống nhau: Chế độ xem > Sắp xếp theo > Chế độ xem hiện tại > Danh sách điện thoại .
- Bây giờ, chúng ta cần chọn các trường muốn xuất. Để thực hiện việc này, trong Outlook 2010 và 2013, hãy chuyển sang tab Chế độ xem và nhấp vào nút Thêm cột trong nhóm Sắp xếp .
Trong Outlook 2007 , đi tới Chế độ xem > Chế độ xem hiện tại > Tùy chỉnh chế độ xem hiện tại... và nhấp vào nút Trường .
Trong Outlook 2003 , nút Trường nằm dưới Chế độ xem > Sắp xếp theo > Tùy chỉnh…
- Trong hộp thoại " Hiển thị cột "", nhấp vào trường cần thiết trong ngăn bên trái để chọn nó và sau đó nhấp vào nút Thêm để thêm nó vào ngăn bên phải chứa các trường sẽ được hiển thị trong chế độ xem tùy chỉnh của bạn.
Theo mặc định, chỉ các trường thường xuyên được hiển thị, nếu bạn muốn có nhiều trường hơn, hãy mở danh sách thả xuống bên dưới " Chọn có sẵncột từ " và chọn Tất cả các trường Liên hệ .
Nếu bạn muốn thay đổi thứ tự các cột trong chế độ xem tùy chỉnh của mình, hãy chọn trường bạn muốn di chuyển trên ngăn bên phải và nhấp vào nút Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống .
Khi bạn đã thêm tất cả các trường mong muốn và đặt thứ tự các cột theo ý thích của mình, hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi.
Mẹo: Một cách khác để tạo chế độ xem danh bạ tùy chỉnh là nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên hàng tên trường và chọn Bộ chọn trường.
Sau đó, bạn chỉ cần kéo các trường bạn cần đến nơi bạn muốn trong hàng tên của các trường, như minh họa trong ảnh chụp màn hình.
Tuyệt vời! Chúng tôi đã tạo chế độ xem danh bạ tùy chỉnh, đây thực sự là phần chính của công việc. Việc còn lại của bạn là nhấn một vài phím tắt để sao chép chi tiết của các liên hệ và dán chúng vào tài liệu Excel.
- Nhấn CTRL +A để chọn tất cả các địa chỉ liên hệ rồi CTRL+C để sao chép chúng vào khay nhớ tạm.
- Mở Excel s mới bảng tính sẵn và chọn ô A1 hoặc bất kỳ ô nào khác mà bạn muốn làm ô đầu tiên trong bảng của mình. Nhấp chuột phải vào ô và chọn Dán từ menu ngữ cảnh hoặc nhấn CTRL+V để dán các liên hệ đã sao chép.
- Lưu trang tính Excel của bạn và tận hưởng kết quả :)
Đó là cách bạn xuất danh bạ Outlook sang trang tính Excel. Không có gì khó phải không nào? Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hoặcbiết một cách tốt hơn, đừng ngần ngại gửi cho tôi một bình luận. Cảm ơn vì đã đọc!
