या लेखात तुम्ही Outlook 365 - 2007 मधून एक्सेल स्प्रेडशीटवर संपर्क कसे द्रुतपणे निर्यात करू शकता हे मी दाखवणार आहे. प्रथम मी बिल्ड-इन आउटलुक इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट फंक्शन कसे वापरायचे ते समजावून सांगेन आणि त्यानंतर आम्ही कस्टम कॉन्टॅक्ट व्ह्यू तयार करू आणि एक्सेल फाईलमध्ये कॉपी/पेस्ट करू.

आपल्या सर्वांना आवश्यक आहे. आउटलुक अॅड्रेस बुकमधून एक्सेलमध्ये संपर्क निर्यात करण्यासाठी. असे करण्याची विविध कारणे असू शकतात. तुम्हाला तुमचे सर्व किंवा काही संपर्क अपडेट करायचे आहेत, संपर्कांचा बॅकअप घ्यायचा आहे किंवा तुमच्या VIP क्लायंटची यादी बनवायची आहे जेणेकरून तुमचा जोडीदार तुमच्या सुट्टीत त्यांची काळजी घेऊ शकेल.

आज आम्ही 2 संभाव्य मार्गांमध्ये जाऊ आउटलुक कॉन्टॅक्ट्स एक्सेलमध्ये एक्सपोर्ट करणे आणि मी हे दाखवणार आहे की तुम्ही हे वेगवेगळ्या आउटलुक आवृत्त्यांमध्ये कसे करू शकता:

टीप. विरुद्ध कार्य करण्यासाठी, हा लेख उपयुक्त ठरेल: Excel वरून Outlook मध्ये संपर्क द्रुतपणे कसे आयात करावे.

Import and Export फंक्शन वापरून Outlook संपर्क एक्सेलमध्ये निर्यात करा

The इम्पोर्ट /Export फंक्शन सर्व Outlook आवृत्त्यांमध्ये उपलब्ध आहे. तथापि, मायक्रोसॉफ्ट रिबनवर (किंवा पूर्वीच्या आवृत्त्यांमधील टूलबारवर) यासाठी कमी जागा शोधण्यात अयशस्वी ठरले जेणेकरून ते सहज पोहोचू शकेल. त्याऐवजी, ते Outlook च्या प्रत्येक नवीन आवृत्तीसह हे कार्य अधिक खोलवर लपविण्याचा प्रयत्न करत असल्याचे दिसते, जे मजेदार आहे, कारण ते खरोखर उपयुक्त आहे.

तुम्ही कसे करू शकता हे जाणून घेण्यासाठी हा लेख वाचातुमच्या सर्व Outlook संपर्कांचे सर्व आवश्यक तपशील एका वेळी एक्सेल वर्कशीटवर एक्सपोर्ट करा.

वेगवेगळ्या आउटलुक आवृत्त्यांमध्ये आयात/निर्यात फंक्शन कुठे शोधायचे

ठीक आहे, नक्की कुठे आहे ते पाहूया आयात/निर्यात विझार्ड प्रत्येक आउटलुक आवृत्तीमध्ये राहतो आणि त्यानंतर मी तुम्हाला Outlook संपर्क एक्सेल फाइलमध्ये एक्सपोर्ट करण्यासाठी चरण-दर-चरण मार्गदर्शन करेन.

टीप. तुमचे संपर्क एक्सेलमध्ये निर्यात करण्यापूर्वी, आउटलुकमध्ये डुप्लिकेट संपर्क विलीन करणे अर्थपूर्ण आहे

आउटलुक 2021 - 2013 मध्ये आयात/निर्यात कार्य

फाइल टॅबवर, निवडा उघडा & निर्यात > आयात/निर्यात :

पर्यायी, तुम्ही पर्याय > प्रगत > वर जाऊन समान विझार्ड उघडू शकता ; निर्यात करा , जसे तुम्ही Outlook 2010 मध्ये करता.

Outlook 2010 मधील Export function

फाइल टॅबवर, पर्याय<निवडा 11> > प्रगत > निर्यात :

आउटलुक 2007 आणि आउटलुक 2003 मध्ये आयात आणि निर्यात कार्य

फाइल<11 वर क्लिक करा> मुख्य मेनूवर आणि निवडा आयात आणि निर्यात... हे खूपच सोपे होते, नाही का? ;)

इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट विझार्ड वापरून Outlook संपर्क एक्सेलमध्ये कसे एक्सपोर्ट करायचे

आता तुम्हाला माहिती आहे की आयात/निर्यात वैशिष्ट्य कुठे आहे, चला जवळून पाहूया तुमच्या Outlook अॅड्रेस बुकमधून एक्सेल स्प्रेडशीटमध्ये संपर्क कसे निर्यात करायचे ते पहा. आम्ही हे आउटलुक 2010 मध्ये करणार आहोत आणि जर तुम्ही भाग्यवान आहातही आवृत्ती इन्स्टॉल करा :)

1. तुमचे Outlook उघडा आणि वरील स्क्रीनशॉटमध्ये दाखवल्याप्रमाणे आयात/निर्यात फंक्शनवर नेव्हिगेट करा. मी तुम्हाला आठवण करून देतो की आउटलुक 2010 मध्ये तुम्ही ते फाइल टॅबवर शोधू शकता > पर्याय > प्रगत .
2. वर आयात आणि निर्यात विझार्ड ची पहिली पायरी, " फाइलवर निर्यात करा " निवडा आणि नंतर पुढील क्लिक करा.
3. तुम्हाला तुमचे Outlook संपर्क एक्सेल 2007, 2010 किंवा 2013 मध्ये एक्सपोर्ट करायचे असल्यास " कॉमा सेपरेटेड व्हॅल्यूज (विंडोज) " निवडा आणि पुढील बटणावर क्लिक करा. .

   तुम्हाला पूर्वीच्या एक्सेल आवृत्त्यांमध्ये संपर्क निर्यात करायचे असल्यास, " Microsoft Excel 97-2003 " निवडा. लक्षात घ्या की Outlook 2010 ही शेवटची आवृत्ती आहे जिथे ही निवड उपलब्ध आहे, Outlook 2013 मध्ये तुमचा एकमेव पर्याय " Comma Separated Values ​​(Windows) " आहे.

4. निर्यात करण्यासाठी फोल्डर निवडा. पासून आम्‍ही आमचे Outlook संपर्क निर्यात करत असल्‍याने, खालील स्‍क्रीनशॉटमध्‍ये दर्शविल्‍याप्रमाणे, आम्‍ही Outlook नोड अंतर्गत संपर्क निवडतो आणि पुढे सुरू ठेवण्‍यासाठी पुढील वर क्लिक करतो.
5. बरं, तुम्ही नुकताच एक्सपोर्ट करण्यासाठी डेटा निवडला आहे आणि आता तुम्हाला ते कुठे सेव्ह करायचे आहे ते नमूद करणे आवश्यक आहे. निर्यात केलेली फाइल जतन करण्यासाठी गंतव्य फोल्डर निवडण्यासाठी ब्राउझ करा बटणावर क्लिक करा.
6. ब्राउझ करा डायलॉगमध्ये, " फाइलचे नाव " फील्डमध्ये एक्सपोर्ट केलेल्या फाइलसाठी नाव टाइप करा आणि ओके क्लिक करा.
7. क्लिक करून ठीक आहे बटण तुम्हाला मागील विंडोवर परत आणेल आणि तुम्ही सुरू ठेवण्यासाठी पुढील क्लिक करा.
8. सिद्धांतानुसार, ही तुमची अंतिम पायरी असू शकते, म्हणजे तुम्ही आत्ताच समाप्त बटणावर क्लिक केले असेल. तथापि, हे आपल्या Outlook संपर्कांची पूर्णपणे सर्व फील्ड निर्यात करेल. यापैकी बर्‍याच फील्डमध्‍ये सरकारी आयडी नंबर किंवा कार फोन यांसारखी अत्यावश्यक माहिती असते आणि ती तुमच्‍या एक्‍सेल फाईलला अनावश्यक तपशिलांसह गोंधळात टाकू शकतात. आणि जरी तुमच्या आउटलुक संपर्कांमध्ये असे तपशील नसले तरीही, एक्सेल स्प्रेडशीटमध्ये रिक्त स्तंभ तयार केले जातील (एकूण 92 स्तंभ!).

   वरील दिल्यास, आपल्याला खरोखर आवश्यक असलेल्या फील्डची निर्यात करणे अर्थपूर्ण आहे. हे करण्यासाठी, सानुकूल फील्ड नकाशा बटणावर क्लिक करा.

9. " नकाशा सानुकूल फील्ड " संवाद विंडोमध्ये, उजव्या उपखंडावरील डीफॉल्ट नकाशा काढण्यासाठी प्रथम नकाशा साफ करा बटणावर क्लिक करा आणि नंतर आवश्यक फील्ड डाव्या उपखंडातून ड्रॅग करा.

   तुम्ही निवडलेल्या फील्ड्सना उजव्या उपखंडात वर आणि खालच्या दिशेने ड्रॅग करून त्यांचा क्रम पुन्हा व्यवस्थित करू शकता. जर तुम्ही चुकून नको असलेले फील्ड जोडले असेल, तर तुम्ही ते फक्त मागे ड्रॅग करून काढू शकता, म्हणजे उजव्या उपखंडातून डावीकडे.

   तुमचे पूर्ण झाल्यावर, ठीक आहे बटणावर क्लिक करा. उदाहरणार्थ, तुम्ही तुमच्या क्लायंटची सूची निर्यात करू इच्छित असल्यास, तुमची सेटिंग्ज खालील स्क्रीनशॉट सारखी असू शकतात, जिथे फक्त व्यवसायाशी संबंधित फील्ड निवडल्या जातात.

10. ठीक आहे क्लिक केल्याने तुम्हाला मागील विंडोवर परत येईल (चरण 7 वरून) आणि तुम्ही समाप्त बटण क्लिक कराल.

बस! तुमचे सर्व Outlook संपर्क .csv फाईलमध्ये निर्यात केले जातात आणि आता तुम्ही ते पुनरावलोकन आणि संपादनासाठी Excel मध्ये उघडू शकता.

कॉपी/पेस्ट करून Outlook वरून Excel मध्ये संपर्क कसे निर्यात करायचे

कोणीतरी प्रगत वापरकर्ते आणि गुरूंसाठी योग्य नसलेल्या नवशिक्या मार्गाला "कॉपी/पेस्ट" म्हणू शकते. अर्थात, त्यात सत्यता आहे, परंतु या विशिष्ट प्रकरणात नाही :) खरेतर, आम्ही नुकतीच चर्चा केलेल्या आयात आणि निर्यात विझार्डच्या तुलनेत कॉपी / पेस्ट करून संपर्क निर्यात करण्याचे अनेक फायदे आहेत.

एकूणच, Outlook संपर्क मॅन्युअली कॉपी आणि पेस्ट करणे बिल्ड-इन इंपोर्ट/एक्सपोर्ट फंक्शनसाठी एक जलद आणि अधिक सोयीस्कर पर्याय असू शकतो. हा दृष्टिकोन सर्व आउटलुक आवृत्त्यांसह कार्य करतो आणि आपण ते कोणत्याही आपल्या संपर्कांना निर्यात करण्यासाठी वापरू शकताऑफिस ऍप्लिकेशन जेथे कॉपी/पेस्ट कार्य करते, फक्त Excel नाही.

तुम्ही एक सानुकूल दृश्य तयार करून प्रारंभ करू शकता जे तुम्हाला निर्यात करू इच्छित असलेल्या संपर्कांची फील्ड प्रदर्शित करते.

1. आउटलुकमध्ये 2013 आणि आउटलुक 2010 , संपर्क वर स्विच करा आणि होम टॅबवर, वर्तमान दृश्य गटामध्ये, फोन क्लिक करा टेबल दृश्य प्रदर्शित करण्यासाठी चिन्ह.

   आउटलुक 2007 मध्ये, तुम्ही पहा > वर्तमान दृश्य > फोन सूची .

   वर जा.

   Outlook 2003 मध्ये, ते जवळजवळ सारखेच आहे: पहा > यानुसार व्यवस्था करा > वर्तमान दृश्य > फोन सूची .

2. आता आम्हाला निर्यात करायची फील्ड निवडायची आहे. हे करण्यासाठी, Outlook 2010 आणि 2013 मध्ये, दृश्य टॅबवर स्विच करा आणि व्यवस्था गटातील स्तंभ जोडा बटणावर क्लिक करा.

   Outlook 2007 मध्ये, दृश्य > वर्तमान दृश्य > वर्तमान दृश्य सानुकूलित करा... वर जा आणि फील्ड्स बटणावर क्लिक करा.

   आउटलुक 2003 मध्ये, फील्ड्स बटण पहा > अंतर्गत आहे. > सानुकूलित करा…

3. " स्तंभ दर्शवा " संवादामध्ये, निवडण्यासाठी डाव्या उपखंडातील आवश्यक फील्डवर क्लिक करा. ते आणि नंतर उजव्या उपखंडात जोडण्यासाठी जोडा बटण क्लिक करा ज्यात तुमच्या सानुकूल दृश्यात दर्शविल्या जाणार्‍या फील्ड आहेत.

   डिफॉल्टनुसार, फक्त वारंवार फील्ड प्रदर्शित केली जातात, जर तुम्ही अधिक फील्ड हवी असल्यास, " उपलब्ध निवडा अंतर्गत ड्रॉप-डाउन सूची उघडा " मधील स्तंभ आणि सर्व संपर्क फील्ड निवडा.

   तुम्हाला तुमच्या सानुकूल दृश्यातील स्तंभांचा क्रम बदलायचा असल्यास, तुम्हाला उजव्या उपखंडावर हलवायचे असलेले फील्ड निवडा आणि वर हलवा किंवा खाली हलवा बटण क्लिक करा.

   जेव्हा तुम्ही सर्व इच्छित फील्ड जोडता आणि तुमच्या आवडीनुसार स्तंभांचा क्रम सेट करता, तेव्हा ठीक आहे<वर क्लिक करा. 2> बदल जतन करण्यासाठी.

   टीप: सानुकूल संपर्क दृश्य तयार करण्याचा पर्यायी मार्ग म्हणजे फील्ड नावांच्या पंक्तीवर कुठेही उजवे क्लिक करणे आणि फील्ड निवडकर्ता निवडा.

   त्यानंतर तुम्ही फक्त स्क्रीनशॉटमध्ये दाखवल्याप्रमाणे फील्डच्या नावांच्या पंक्तीमध्ये तुम्हाला हवी असलेली फील्ड्स जिथे हवी आहेत तिथे ड्रॅग करा.

   व्होइला! आम्ही एक सानुकूल संपर्क दृश्य तयार केले आहे, जे प्रत्यक्षात मुख्य भाग होते. काम. तुमच्यासाठी संपर्कांचे तपशील कॉपी करण्यासाठी दोन शॉर्टकट दाबा आणि ते Excel दस्तऐवजात पेस्ट करा.

4. CTRL दाबा सर्व संपर्क निवडण्यासाठी +A आणि नंतर क्लिपबोर्डवर कॉपी करण्यासाठी CTRL+C.
5. नवीन एक्सेल उघडा प्रीडशीट आणि सेल निवडा A1 किंवा इतर कोणताही सेल जो तुम्हाला तुमच्या टेबलचा 1 ला सेल बनवायचा आहे. सेलवर उजवे क्लिक करा आणि संदर्भ मेनूमधून पेस्ट करा निवडा किंवा कॉपी केलेले संपर्क पेस्ट करण्यासाठी CTRL+V दाबा.
6. तुमचे एक्सेल शीट सेव्ह करा आणि परिणामांचा आनंद घ्या :)

अशा प्रकारे तुम्ही Outlook संपर्क एक्सेल वर्कशीटमध्ये निर्यात करता. काहीही अवघड नाही, आहे का? तुम्हाला काही प्रश्न असल्यास, किंवाएक चांगला मार्ग माहित आहे, मला टिप्पणी देण्यास अजिबात संकोच करू नका. वाचल्याबद्दल धन्यवाद!