સામગ્રીઓનું કોષ્ટક
આ લેખમાં હું બતાવીશ કે તમે Outlook 365 - 2007 થી એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં સંપર્કોને ઝડપથી કેવી રીતે નિકાસ કરી શકો છો. સૌપ્રથમ હું બિલ્ડ-ઇન આઉટલુક ઇમ્પોર્ટ / એક્સપોર્ટ ફંક્શનનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે સમજાવીશ, અને તે પછી અમે કસ્ટમ કોન્ટેક્ટ્સ વ્યુ બનાવીશું અને તેને એક્સેલ ફાઇલમાં કૉપિ/પેસ્ટ કરીશું.
આપણા બધાને જરૂર છે. આઉટલુક એડ્રેસ બુકમાંથી એક્સેલ પર સંપર્કો નિકાસ કરવા માટે. આ કરવા માટે વિવિધ કારણો હોઈ શકે છે. તમે તમારા બધા અથવા કેટલાક સંપર્કોને અપડેટ કરવા, સંપર્કોનો બેકઅપ લેવા અથવા તમારા VIP ક્લાયન્ટ્સની સૂચિ બનાવવા માગી શકો છો જેથી કરીને તમારા વેકેશન દરમિયાન તમારા જીવનસાથી તેમની કાળજી લઈ શકે.
આજે અમે 2 સંભવિત રીતોમાં ડાઇવ કરીશું આઉટલુક સંપર્કોને એક્સેલમાં નિકાસ કરવા વિશે અને હું બતાવવા જઈ રહ્યો છું કે તમે અલગ અલગ આઉટલુક સંસ્કરણોમાં આ કેવી રીતે ઝડપથી કરી શકો છો:
ટીપ. વિપરીત કાર્ય કરવા માટે, આ લેખ મદદરૂપ થશે: એક્સેલમાંથી આઉટલુકમાં સંપર્કોને ઝડપથી કેવી રીતે આયાત કરવા.
આયાત અને નિકાસ કાર્યનો ઉપયોગ કરીને Outlook સંપર્કોને Excel પર નિકાસ કરો
The આયાત કરો /Export ફંક્શન બધા Outlook વર્ઝનમાં ઉપલબ્ધ છે. જો કે માઈક્રોસોફ્ટ તેના માટે રિબન પર થોડી જગ્યા શોધવામાં નિષ્ફળ રહી (અગાઉના વર્ઝનમાં ટૂલબાર પર) જેથી તે સરળ પહોંચની અંદર રહે. તેના બદલે, તેઓ Outlook ના દરેક નવા સંસ્કરણ સાથે આ કાર્યને વધુ ઊંડાણપૂર્વક છુપાવવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યાં હોય તેવું લાગે છે, જે રમુજી છે, કારણ કે તે ખરેખર ઉપયોગી છે.
તમે કેવી રીતે કરી શકો છો તે જાણવા માટે આ લેખ વાંચોતમારા બધા Outlook સંપર્કોની તમામ જરૂરી વિગતોને એક સમયે એક્સેલ વર્કશીટમાં ઝડપથી નિકાસ કરો.
વિવિધ આઉટલુક વર્ઝનમાં આયાત/નિકાસ કાર્ય ક્યાં શોધવું
સારું, ચાલો જોઈએ કે <1 બરાબર ક્યાં છે>આયાત/નિકાસ વિઝાર્ડ દરેક આઉટલુક વર્ઝનમાં રહે છે અને તે પછી હું તમને એક્સેલ ફાઇલમાં આઉટલુક સંપર્કોની નિકાસ દ્વારા પગલું-દર-પગલાં લઈ જઈશ.
ટીપ. તમારા સંપર્કોને એક્સેલમાં નિકાસ કરતા પહેલા, આઉટલુકમાં ડુપ્લિકેટ સંપર્કોને મર્જ કરવાનું અર્થપૂર્ણ છે
આઉટલુક 2021 - 2013 માં આયાત/નિકાસ કાર્ય
ફાઇલ ટેબ પર, <પસંદ કરો 10>ખોલો & નિકાસ > આયાત/નિકાસ : 
વૈકલ્પિક રીતે, તમે વિકલ્પો > એડવાન્સ્ડ > પર જઈને સમાન વિઝાર્ડ ખોલી શકો છો ; નિકાસ , જેમ તમે આઉટલુક 2010 માં કરો છો.
આઉટલુક 2010 માં નિકાસ કાર્ય
ફાઇલ ટેબ પર, વિકલ્પો<પસંદ કરો 11> > અદ્યતન > નિકાસ કરો : 
આઉટલુક 2007 અને આઉટલુક 2003 માં આયાત અને નિકાસ કાર્ય
ફાઇલ<11 પર ક્લિક કરો> મુખ્ય મેનુ પર અને પસંદ કરો આયાત અને નિકાસ... તે ખૂબ સરળ હતું, તે ન હતું? ;) 
આયાત/નિકાસ વિઝાર્ડનો ઉપયોગ કરીને આઉટલુક સંપર્કોને એક્સેલમાં કેવી રીતે નિકાસ કરવા
હવે તમે જાણો છો કે આયાત/નિકાસ સુવિધા ક્યાં સ્થિત છે, ચાલો નજીક જઈએ તમારી Outlook એડ્રેસ બુકમાંથી એક્સેલ સ્પ્રેડશીટમાં સંપર્કોને કેવી રીતે નિકાસ કરવા તે જુઓ. અમે આઉટલુક 2010 માં આ કરવા જઈ રહ્યા છીએ, અને જો તમે નસીબદાર છોઆ સંસ્કરણ ઇન્સ્ટોલ કરેલ છે :)
- તમારું આઉટલુક ખોલો અને ઉપરના સ્ક્રીનશોટમાં બતાવ્યા પ્રમાણે, આયાત/નિકાસ કાર્ય પર નેવિગેટ કરો. હું તમને યાદ અપાવીશ કે આઉટલુક 2010 માં તમે તેને ફાઇલ ટેબ > વિકલ્પો > એડવાન્સ્ડ પર શોધી શકો છો.
- આયાત અને નિકાસ વિઝાર્ડ નું પ્રથમ પગલું, " ફાઈલમાં નિકાસ કરો " પસંદ કરો અને પછી આગલું ક્લિક કરો.
- જો તમે તમારા Outlook સંપર્કોને Excel 2007, 2010 અથવા 2013માં નિકાસ કરવા માંગતા હોવ તો " અલ્પવિરામથી અલગ કરેલ મૂલ્યો (Windows) " પસંદ કરો અને આગલું બટન ક્લિક કરો .
જો તમે સંપર્કોને અગાઉના એક્સેલ વર્ઝનમાં નિકાસ કરવા માંગતા હો, તો પછી " Microsoft Excel 97-2003 " પસંદ કરો. નોંધ કરો કે આઉટલુક 2010 એ છેલ્લું સંસ્કરણ છે જ્યાં આ પસંદગી ઉપલબ્ધ છે, આઉટલુક 2013 માં તમારો એકમાત્ર વિકલ્પ " કોમા સેપરેટેડ વેલ્યુઝ (વિન્ડોઝ) " છે.
- નિકાસ કરવા માટે ફોલ્ડર પસંદ કરો. થી અમે અમારા Outlook સંપર્કોની નિકાસ કરી રહ્યા હોવાથી, અમે Outlook નોડ હેઠળ સંપર્કો પસંદ કરીએ છીએ, જે નીચે સ્ક્રીનશોટમાં બતાવેલ છે, અને ચાલુ રાખવા માટે આગલું ક્લિક કરો.
- સારું, તમે હમણાં જ નિકાસ કરવા માટે ડેટા પસંદ કર્યો છે અને હવે તમારે તે સ્પષ્ટ કરવાની જરૂર છે કે તમે તેને ક્યાં સાચવવા માંગો છો. નિકાસ કરેલી ફાઇલને સાચવવા માટે ગંતવ્ય ફોલ્ડર પસંદ કરવા માટે બ્રાઉઝ કરો બટનને ક્લિક કરો.
- બ્રાઉઝ કરો સંવાદમાં, " ફાઇલનું નામ " ફીલ્ડમાં નિકાસ કરેલી ફાઇલ માટે નામ લખો અને ઓકે ક્લિક કરો.
- ક્લિક કરવાથી ઓકે બટન તમને પાછલી વિન્ડોમાં લાવશે અને તમે ચાલુ રાખવા માટે આગલું ક્લિક કરશો.
- સિદ્ધાંતમાં, આ તમારું અંતિમ પગલું હોઈ શકે છે, એટલે કે જો તમે હમણાં સમાપ્ત કરો બટનને ક્લિક કર્યું હોય. જો કે, આ તમારા Outlook સંપર્કોના સંપૂર્ણપણે તમામ ક્ષેત્રોને નિકાસ કરશે. તેમાંથી ઘણા ફીલ્ડમાં સરકારી ID નંબર અથવા કાર ફોન જેવી અનિવાર્ય માહિતી હોય છે, અને તે તમારી એક્સેલ ફાઇલને બિનજરૂરી વિગતો સાથે અવ્યવસ્થિત કરી શકે છે. અને જો તમારા Outlook સંપર્કોમાં આવી વિગતો ન હોય તો પણ, ખાલી કૉલમ્સ હજુ પણ Excel સ્પ્રેડશીટમાં બનાવવામાં આવશે (એકસાથે 92 કૉલમ!).
ઉપરોક્ત જોતાં, તમને ખરેખર જરૂર હોય તેવા ફીલ્ડની જ નિકાસ કરવી અર્થપૂર્ણ છે. આ કરવા માટે, મેપ કસ્ટમ ફીલ્ડ્સ બટનને ક્લિક કરો.
- " મેપ કસ્ટમ ફીલ્ડ્સ " સંવાદ વિન્ડોમાં, જમણી તકતી પરના ડિફોલ્ટ નકશાને દૂર કરવા માટે પ્રથમ નકશો સાફ કરો બટન પર ક્લિક કરો અને પછી ડાબી તકતીમાંથી જરૂરી ક્ષેત્રોને ખેંચો.
તમે પસંદ કરેલા ફીલ્ડ્સને તેમના ક્રમને ફરીથી ગોઠવવા માટે જમણી તકતીમાં ઉપર અને નીચે તરફ ખેંચી શકો છો. જો તમે આકસ્મિક રીતે અનિચ્છનીય ફીલ્ડ ઉમેર્યું હોય, તો તમે તેને ખાલી ખેંચીને દૂર કરી શકો છો, એટલે કે જમણી તકતીમાંથી ડાબી તરફ.
જ્યારે તમે પૂર્ણ કરી લો, ત્યારે ઓકે બટનને ક્લિક કરો. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે તમારા ક્લાયંટની સૂચિ નિકાસ કરવા માંગો છો, તો તમારી સેટિંગ્સ નીચેના સ્ક્રીનશૉટને મળતી આવે છે, જ્યાં ફક્ત વ્યવસાય સંબંધિત ફીલ્ડ પસંદ કરવામાં આવ્યા છે.
- ઓકે ક્લિક કરવાથી તમને પાછલી વિન્ડો પર પાછા લાવશો (પગલા 7 થી) અને તમે સમાપ્ત કરો બટન પર ક્લિક કરશો.
બસ! તમારા બધા Outlook સંપર્કો .csv ફાઇલમાં નિકાસ કરવામાં આવે છે અને હવે તમે તેને સમીક્ષા અને સંપાદન માટે Excel માં ખોલી શકો છો.
કોપી/પેસ્ટ કરીને Outlook માંથી એક્સેલમાં સંપર્કો કેવી રીતે નિકાસ કરવા
કોઈ "કૉપી/પેસ્ટ" ને નવોદિતો માર્ગ કહી શકે છે, જે અદ્યતન વપરાશકર્તાઓ અને ગુરુઓ માટે યોગ્ય નથી. અલબત્ત, તેમાં સત્યતાનો દાણો છે, પરંતુ આ ચોક્કસ કિસ્સામાં નહીં :) વાસ્તવમાં, અમે હમણાં જ ચર્ચા કરી છે તે આયાત અને નિકાસ વિઝાર્ડની તુલનામાં કૉપિ/પેસ્ટ કરીને સંપર્કોની નિકાસ કરવાના ઘણા ફાયદા છે.
<0 સૌપ્રથમ , આ એક દ્રશ્ય માર્ગ છે, એટલે કે તમે જે જુઓ છો તે જ તમે મેળવો છો, જેથી તમે નિકાસ કર્યા પછી તમારી એક્સેલ ફાઇલમાં કોઈપણ અનપેક્ષિત કૉલમ અથવા એન્ટ્રીઓ જોઈ શકશો નહીં. બીજું , આયાત અને નિકાસ વિઝાર્ડ તમને મોટાભાગની નિકાસ કરવા દે છે, પરંતુ તમામ ક્ષેત્રો નહીં. ત્રીજે સ્થાને , ફીલ્ડ્સનું મેપિંગ અને તેમના ક્રમને ફરીથી ગોઠવવું પણ ખૂબ જ બોજારૂપ હોઈ શકે છે, ખાસ કરીને જો તમે ઘણા ક્ષેત્રો પસંદ કરી રહ્યાં હોવ અને તે વિન્ડોની સ્ક્રોલની ઉપર, દૃશ્યમાન ક્ષેત્રની અંદર ફિટ ન હોય.બધી રીતે, આઉટલુક સંપર્કોને મેન્યુઅલી કૉપિ અને પેસ્ટ કરવા એ બિલ્ડ-ઇન ઇમ્પોર્ટ/નિકાસ ફંક્શનનો ઝડપી અને વધુ અનુકૂળ વિકલ્પ હોઈ શકે છે. આ અભિગમ બધા Outlook સંસ્કરણો સાથે કામ કરે છે અને તમે તેનો ઉપયોગ તમારા સંપર્કોને કોઈપણ પર નિકાસ કરવા માટે કરી શકો છોઑફિસ એપ્લિકેશન જ્યાં કૉપિ/પેસ્ટ કામ કરે છે, માત્ર એક્સેલ જ નહીં.
તમે એક કસ્ટમ વ્યૂ બનાવીને પ્રારંભ કરો છો જે તમે નિકાસ કરવા માગો છો તે સંપર્કોના ફીલ્ડને પ્રદર્શિત કરે છે.
- આઉટલુકમાં 2013 અને આઉટલુક 2010 , સંપર્કો પર સ્વિચ કરો અને હોમ ટેબ પર, વર્તમાન દૃશ્ય જૂથમાં, ફોન પર ક્લિક કરો કોષ્ટક દૃશ્ય પ્રદર્શિત કરવા માટેનું ચિહ્ન.
આઉટલુક 2007 માં, તમે જુઓ > વર્તમાન દૃશ્ય > ફોન સૂચિ પર જાઓ.
આઉટલુક 2003 માં, તે લગભગ સમાન છે: જુઓ > ગોઠવો > વર્તમાન દૃશ્ય > ફોન સૂચિ .
- હવે આપણે નિકાસ કરવા માગીએ છીએ તે ફીલ્ડ પસંદ કરવાની જરૂર છે. આ કરવા માટે, Outlook 2010 અને 2013 માં, જુઓ ટેબ પર સ્વિચ કરો અને વ્યવસ્થા જૂથમાં કૉલમ્સ ઉમેરો બટનને ક્લિક કરો.
આઉટલુક 2007 માં, જુઓ > વર્તમાન દૃશ્ય > વર્તમાન દૃશ્યને કસ્ટમાઇઝ કરો... અને ક્ષેત્રો બટનને ક્લિક કરો.
આઉટલુક 2003 માં, ક્ષેત્રો બટન જુઓ > હેઠળ છે. દ્વારા ગોઠવો > કસ્ટમાઇઝ…
- " કૉલમ્સ બતાવો "" સંવાદમાં, પસંદ કરવા માટે ડાબી તકતીમાં જરૂરી ફીલ્ડ પર ક્લિક કરો તેને અને પછી તેને જમણી તકતીમાં ઉમેરવા માટે ઉમેરો બટનને ક્લિક કરો કે જેમાં તમારા કસ્ટમ વ્યુમાં બતાવવા માટેના ફીલ્ડ્સ છે.
ડિફૉલ્ટ રૂપે, માત્ર વારંવાર ફીલ્ડ્સ પ્રદર્શિત થાય છે, જો તમે વધુ ફીલ્ડ જોઈએ છે, " ઉપલબ્ધ પસંદ કરો હેઠળ ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ ખોલો " માંથી કૉલમ્સ અને બધા સંપર્ક ક્ષેત્રો પસંદ કરો.
જો તમે તમારા કસ્ટમ વ્યૂમાં કૉલમનો ક્રમ બદલવા માંગતા હો, તો તમે જમણી તકતી પર ખસેડવા માંગતા હો તે ક્ષેત્ર પસંદ કરો અને ક્યાં તો ઉપર ખસેડો અથવા નીચે ખસેડો બટન પર ક્લિક કરો.
જ્યારે તમે બધા ઇચ્છિત ફીલ્ડ ઉમેર્યા હોય અને કૉલમનો ક્રમ તમારી પસંદ પ્રમાણે સેટ કરો, ત્યારે ઓકે<ક્લિક કરો. 2> ફેરફારોને સાચવવા માટે.
ટીપ: વૈકલ્પિક સંપર્કો વ્યૂ બનાવવાની વૈકલ્પિક રીત એ છે કે ફીલ્ડ નામોની પંક્તિ પર ગમે ત્યાં જમણું ક્લિક કરો અને ફીલ્ડ પસંદકર્તા પસંદ કરો.
તે પછી તમે ખાલી સ્ક્રીનશૉટમાં બતાવ્યા પ્રમાણે, ફીલ્ડ્સના નામોની પંક્તિમાં તમને જોઈતા ફીલ્ડ્સને ખેંચો.
વોઇલા! અમે કસ્ટમ કોન્ટેક્ટ્સ વ્યૂ બનાવ્યો છે, જે વાસ્તવમાં મુખ્ય ભાગ હતો. કાર્ય. તમારા માટે શું કરવાનું બાકી છે તે છે સંપર્કોની વિગતોની નકલ કરવા અને તેને એક્સેલ દસ્તાવેજમાં પેસ્ટ કરવા માટે થોડા શોર્ટકટ દબાવો.
- CTRL દબાવો બધા સંપર્કો પસંદ કરવા માટે +A અને પછી ક્લિપબોર્ડ પર કૉપિ કરવા માટે CTRL+C.
- નવું એક્સેલ ખોલો પ્રીડશીટ અને સેલ પસંદ કરો A1 અથવા કોઈપણ અન્ય સેલ કે જેને તમે તમારા ટેબલનો 1મો સેલ બનવા માંગો છો. કોષ પર જમણું ક્લિક કરો અને સંદર્ભ મેનૂમાંથી પેસ્ટ કરો પસંદ કરો અથવા કૉપિ કરેલા સંપર્કોને પેસ્ટ કરવા માટે CTRL+V દબાવો.
- તમારી એક્સેલ શીટ સાચવો અને પરિણામોનો આનંદ લો :)
આ રીતે તમે એક્સેલ વર્કશીટમાં Outlook સંપર્કોની નિકાસ કરો છો. કંઈ અઘરું નથી, ખરું ને? જો તમારી પાસે કોઈ પ્રશ્નો હોય, અથવાવધુ સારી રીત જાણો, મને ટિપ્પણી કરવામાં અચકાશો નહીં. વાંચવા બદલ આભાર!
