U ovom ću članku pokazati kako možete brzo izvesti kontakte iz programa Outlook 365 - 2007 u Excel proračunsku tablicu. Prvo ću objasniti kako koristiti ugrađenu funkciju uvoza/izvoza programa Outlook, a nakon toga ćemo izraditi prilagođeni prikaz kontakata i kopirati/zalijepiti ga u Excel datoteku.

Svi mi trebamo za izvoz kontakata iz Outlook adresara u Excel s vremena na vrijeme. Za to mogu postojati različiti razlozi. Možda biste željeli ažurirati sve ili neke od svojih kontakata, sigurnosno kopirati kontakte ili napraviti popis svojih VIP klijenata kako bi se vaš partner mogao brinuti o njima tijekom vašeg odmora.

Danas ćemo zaroniti u 2 moguća načina izvoza Outlook kontakata u Excel i pokazat ću vam kako to možete brzo učiniti u različitim verzijama Outlooka:

Savjet. Za obavljanje suprotnog zadatka, ovaj članak će biti od pomoći: Kako brzo uvesti kontakte u Outlook iz Excela.

Izvezite Outlook kontakte u Excel pomoću funkcije Uvoz i izvoz

Uvoz /Export funkcija dostupna je u svim verzijama programa Outlook. Međutim, Microsoft nije uspio pronaći malo mjesta za njega na vrpci (niti na alatnoj traci u ranijim verzijama) kako bi bio nadohvat ruke. Umjesto toga, čini se da ovu funkciju pokušavaju sakriti sve dublje sa svakom novom verzijom Outlooka, što je smiješno, jer je stvarno korisna.

Pročitajte ovaj članak da biste saznali kako možetebrzo izvezite sve potrebne pojedinosti svih vaših Outlook kontakata u Excel radni list odjednom.

Gdje pronaći funkciju uvoza/izvoza u različitim verzijama Outlooka

Pa, da vidimo gdje se točno <1 Čarobnjak>Import/Export nalazi se u svakoj verziji Outlooka i nakon toga ću vas provesti korak po korak kroz izvoz Outlook kontakata u Excel datoteku.

Savjet. Prije izvoza kontakata u Excel, ima smisla spojiti duplicirane kontakte u programu Outlook

Funkcija uvoza/izvoza u programu Outlook 2021 - 2013

Na kartici Datoteka odaberite Otvori & Izvoz > Uvoz/Izvoz :

Alternativno, možete otvoriti istog čarobnjaka odlaskom na Opcije > Napredno > ; Izvoz , kao što radite u programu Outlook 2010.

Funkcija izvoza u programu Outlook 2010

Na kartici Datoteka odaberite Opcije > Napredno > Izvoz :

Funkcija uvoza i izvoza u programu Outlook 2007 i Outlook 2003

Kliknite Datoteka na glavnom izborniku i odaberite Uvoz i izvoz... Bilo je prilično jednostavno, zar ne? ;)

Kako izvoziti Outlook kontakte u Excel pomoću čarobnjaka za uvoz/izvoz

Sada kada znate gdje se nalazi značajka Uvoz/izvoz , idemo pobliže pogledajte kako izvesti kontakte iz Outlook adresara u Excel proračunsku tablicu. Učinit ćemo to u programu Outlook 2010, a vi ste sretni ako to učiniteimate instaliranu ovu verziju :)

1. Otvorite svoj Outlook i idite na funkciju Uvoz/Izvoz , kao što je prikazano na gornjim snimkama zaslona. Podsjetit ću vas da ga u programu Outlook 2010 možete pronaći na kartici Datoteka > Opcije > Napredno .
2. Na prvom koraku Čarobnjaka za uvoz i izvoz odaberite " Izvezi u datoteku ", a zatim kliknite Dalje .
3. Odaberite " Vrijednosti odvojene zarezima (Windows) " ako želite izvesti svoje Outlook kontakte u Excel 2007, 2010 ili 2013 i kliknite gumb Dalje .

   Ako želite izvesti kontakte u starije verzije programa Excel, odaberite " Microsoft Excel 97-2003 ". Imajte na umu da je Outlook 2010 zadnja verzija u kojoj je ovaj izbor dostupan, u Outlooku 2013 vaša jedina opcija je " Vrijednosti odvojene zarezima (Windows) ".

4. Odaberite mapu za izvoz iz. Budući da izvozimo naše Outlook kontakte, odabiremo Kontakti pod Outlook čvorom, kao što je prikazano na snimci zaslona u nastavku, i kliknemo Dalje za nastavak.
5. Pa, upravo ste odabrali podatke za izvoz i sada morate odrediti gdje ih želite spremiti. Pritisnite gumb Pregledaj za odabir odredišne ​​mape u koju ćete spremiti izvezenu datoteku.
6. U dijaloškom okviru Pregledaj upišite naziv za izvezenu datoteku u polje " Naziv datoteke " i kliknite U redu .
7. Klikom naGumb OK vratit će vas na prethodni prozor i kliknite Dalje za nastavak.
8. U teoriji, ovo bi mogao biti vaš posljednji korak, tj. ako ste sada kliknuli gumb Završi . Međutim, ovo bi izvezlo apsolutno sva polja vaših Outlook kontakata. Mnoga od tih polja sadrže nebitne podatke kao što su službeni identifikacijski broj ili telefon za automobil, a mogu samo zatrpati vašu Excel datoteku suvišnim detaljima. Čak i ako vaši Outlook kontakti ne sadrže takve pojedinosti, u proračunskoj tablici programa Excel i dalje bi se stvarali prazni stupci (ukupno 92 stupca!).

   S obzirom na gore navedeno, ima smisla izvoziti samo ona polja koja stvarno trebate. Da biste to učinili, kliknite gumb Mapiraj prilagođena polja .

9. U dijaloškom prozoru " Map Custom fields " najprije kliknite gumb Clear Map kako biste uklonili zadanu kartu u desnom oknu i zatim povucite potrebna polja iz lijevog okna.

   Također možete povući odabrana polja unutar desnog okna prema gore i dolje da promijenite njihov redoslijed. Ako ste slučajno dodali neželjeno polje, možete ga ukloniti jednostavnim povlačenjem natrag, tj. iz desnog okna u lijevo.

   Kada ste gotovi, kliknite gumb U redu . Na primjer, ako želite izvesti popis svojih klijenata, vaše postavke mogu nalikovati snimci zaslona u nastavku, gdje su odabrana samo polja povezana s poslovanjem.

10. Klik na U redu vratit će vas na prethodni prozor (od koraka 7) i kliknuti gumb Završi .

To je to! Svi vaši Outlook kontakti izvoze se u .csv datoteku i sada je možete otvoriti u Excelu za pregled i uređivanje.

Kako izvesti kontakte iz Outlooka u Excel kopiranjem/lijepljenjem

Netko može nazvati "copy/paste" načinom za početnike, koji nije prikladan za napredne korisnike i gurue. Naravno, postoji zrno istine u tome, ali ne u ovom konkretnom slučaju :) Zapravo, izvoz kontakata kopiranjem / lijepljenjem ima nekoliko prednosti u usporedbi s čarobnjakom za uvoz i izvoz o kojem smo upravo govorili.

Prvo , ovo je vizualni način , tj. ono što vidite to i dobijete, tako da ne biste vidjeli nikakve neočekivane stupce ili unose u svojoj Excel datoteci nakon izvoza. Drugo , čarobnjak za uvoz i izvoz omogućuje izvoz većine, ali ne svih polja . Treće , mapiranje polja i ponovno uređivanje njihovog redoslijeda također bi moglo biti prilično opterećujuće, posebno ako birate mnogo polja i ona ne stanu unutar vidljivog, iznad pomicanja, područja prozora.

Sve u svemu, ručno kopiranje i lijepljenje Outlook kontakata može biti brža i praktičnija alternativa ugrađenoj funkciji uvoza/izvoza. Ovaj pristup radi sa svim verzijama Outlooka i možete ga koristiti za izvoz kontakata u bilo kojuOffice aplikacija u kojoj funkcionira kopiranje/lijepljenje, a ne samo Excel.

Počinjete stvaranjem prilagođenog prikaza koji prikazuje polja kontakata koje želite izvesti.

1. U Outlooku 2013 i Outlook 2010 , prijeđite na Kontakti i na kartici Početna, u grupi Trenutni prikaz kliknite Telefon ikona za prikaz tabličnog prikaza.

   U Outlook 2007 idete na Prikaz > Trenutni prikaz > Popis telefona .

   U Outlook 2003 , gotovo je isto: Prikaži > Rasporedi po > Trenutni prikaz > Phone List .

2. Sada moramo odabrati polja koja želimo izvesti. Da biste to učinili, u programu Outlook 2010 i 2013 prijeđite na karticu Prikaz i kliknite gumb Dodaj stupce u grupi Raspored .

   U Outlook 2007 idite na Prikaz > Trenutni prikaz > Prilagodi trenutni prikaz... i kliknite gumb Polja .

   U programu Outlook 2003 , gumb Polja je pod Prikaz > Rasporedi po > Prilagodi…

3. U dijaloškom okviru " Prikaži stupce " kliknite na potrebno polje u lijevom oknu za odabir a zatim kliknite gumb Dodaj da biste ga dodali desnom oknu koje sadrži polja koja će biti prikazana u vašem prilagođenom prikazu.

   Prema zadanim postavkama prikazuju se samo česta polja, ako želite više polja, otvorite padajući popis pod " Odaberi dostupnostupci iz " i odaberite Sva polja kontakta .

   Ako želite promijeniti redoslijed stupaca u prilagođenom prikazu, odaberite polje koje želite premjestiti u desnom oknu i kliknite gumb Pomakni gore ili Pomakni dolje .

   Kada dodate sva željena polja i postavite redoslijed stupaca po želji, kliknite U redu za spremanje promjena.

   Savjet: Alternativni način stvaranja prilagođenog prikaza kontakata je desni klik bilo gdje na retku naziva polja i odabir Birača polja.

   Nakon toga jednostavno povucite polja koja su vam potrebna na željeno mjesto u redu naziva polja, kao što je prikazano na snimci zaslona.

   Voila! Stvorili smo prilagođeni prikaz kontakata, koji je zapravo bio glavni dio Ono što vam preostaje je pritisnuti nekoliko prečaca da kopirate podatke o kontaktima i zalijepite ih u Excel dokument.

4. Pritisnite CTRL +A za odabir svih kontakata, a zatim CTRL+C za kopiranje u međuspremnik.
5. Otvorite novi Excel s preadsheet i odaberite ćeliju A1 ili bilo koju drugu ćeliju za koju želite da bude prva ćelija vaše tablice. Desnom tipkom miša kliknite ćeliju i odaberite Zalijepi iz kontekstnog izbornika ili pritisnite CTRL+V da zalijepite kopirane kontakte.
6. Spremite svoj Excel list i uživajte u rezultatima :)

Tako izvozite Outlook kontakte u Excel radni list. Ništa teško, zar ne? Ako imate pitanja, odnznam bolji način, ne ustručavajte se ostaviti mi komentar. Hvala na čitanju!