In dit artikel zal ik laten zien hoe u snel contacten kunt exporteren van Outlook 365 - 2007 naar een Excel-spreadsheet. Eerst zal ik uitleggen hoe u de ingebouwde Outlook Import / Export functie kunt gebruiken, en daarna zullen we een aangepaste contactenweergave maken en deze kopiëren / plakken naar een Excel-bestand.

Ieder van ons moet af en toe contacten exporteren van het Outlook-adresboek naar Excel. Er kunnen verschillende redenen zijn om dit te doen. Misschien wilt u alle of sommige van uw contacten bijwerken, een back-up maken van de contacten of een lijst maken van uw VIP-klanten zodat uw partner voor hen kan zorgen tijdens uw vakantie.

Vandaag duiken we in 2 mogelijke manieren om Outlook-contacten te exporteren naar Excel en ik laat zien hoe je dit snel kunt doen in verschillende Outlook-versies:

Tip. Om een tegenovergestelde taak uit te voeren, zal dit artikel nuttig zijn: Hoe snel contactpersonen importeren naar Outlook vanuit Excel.

Outlook-contacten exporteren naar Excel met de functie Importeren en exporteren

De Importeren/exporteren De functie is beschikbaar in alle Outlook-versies, maar Microsoft is er niet in geslaagd er weinig ruimte voor te vinden op het lint (noch op de werkbalk in eerdere versies) zodat hij binnen handbereik zou zijn. In plaats daarvan lijken ze te hebben geprobeerd deze functie bij elke nieuwe versie van Outlook dieper en dieper te verbergen, wat grappig is, want hij is echt nuttig.

Lees dit artikel om te leren hoe u snel alle benodigde details van al uw Outlook-contactpersonen in één keer naar een Excel-werkblad kunt exporteren.

Waar vind ik de import-/exportfunctie in verschillende Outlook-versies?

Nou, laten we eens kijken waar precies de Importeren/exporteren wizard in elke Outlook-versie en daarna zal ik u stap voor stap begeleiden bij het exporteren van Outlook-contactpersonen naar een Excel-bestand.

Tip. Voordat u uw contacten naar Excel exporteert, is het zinvol om dubbele contacten in Outlook samen te voegen.

Import-/exportfunctie in Outlook 2021 - 2013

Op de Bestand tabblad, kies Openen en exporteren > Importeren/exporteren :

U kunt dezelfde wizard ook openen door te gaan naar Opties > Geavanceerd > Export zoals in Outlook 2010.

Exportfunctie in Outlook 2010

Op de Bestand tabblad, kies Opties > Geavanceerd > Export :

Import- en exportfunctie in Outlook 2007 en Outlook 2003

Klik op Bestand in het hoofdmenu en kies Import en Export... Het was vrij gemakkelijk, nietwaar?)

Outlook-contactpersonen exporteren naar Excel met de wizard Importeren/Exporteren

Nu je weet waar de Importeren/exporteren functie zit, laten we eens kijken hoe je contactpersonen uit je Outlook-adresboek kunt exporteren naar een Excel-spreadsheet. We gaan dit doen in Outlook 2010, en gelukkig ben jij als je deze versie geïnstalleerd hebt :)

1. Open uw Outlook en navigeer naar de Importeren/exporteren functie, zoals getoond in de screenshots hierboven. Ik herinner u eraan dat u in Outlook 2010 het kunt vinden op de Bestand tab> Opties > Geavanceerd .
2. Op de eerste stap van de Wizard importeren en exporteren kies " Exporteren naar een bestand " en klik dan op Volgende .
3. Selecteer " Komma gescheiden waarden (Windows) " als u uw Outlook-contactpersonen wilt exporteren naar Excel 2007, 2010 of 2013 en klik op de knop Volgende knop.

   Als u de contactpersonen wilt exporteren naar eerdere Excel-versies, selecteer dan " Microsoft Excel 97-2003 "Merk op dat Outlook 2010 de laatste versie is waar deze keuze beschikbaar is, in Outlook 2013 is je enige optie " Komma-gescheiden waarden (Windows) ".

4. Selecteer de map waaruit u wilt exporteren. Aangezien we onze Outlook-contacten exporteren, kiezen we voor Contacten onder de Outlook knooppunt, zoals in de onderstaande schermafbeelding, en klik op Volgende om door te gaan.
5. Goed, u hebt zojuist de te exporteren gegevens gekozen en nu moet u aangeven waar u ze wilt opslaan. Klik op de knop Bladeren op om een bestemmingsmap te selecteren waarin het geëxporteerde bestand moet worden opgeslagen.
6. In de Bladeren op dialoogvenster, typ een naam voor het geëxporteerde bestand in de " Bestandsnaam " veld en klik op OK .
7. Klikken op de OK knop brengt u terug naar het vorige venster en klikt u op Volgende om door te gaan.
8. In theorie zou dit uw laatste stap kunnen zijn, d.w.z. als u de Afwerking Dit zou echter absoluut alle velden van uw Outlook-contactpersonen exporteren. Veel van die velden bevatten onbelangrijke informatie zoals het ID-nummer van de overheid of de autotelefoon, en ze kunnen uw Excel-bestand alleen maar vervuilen met overbodige details. En zelfs als uw Outlook-contactpersonen dergelijke details niet bevatten, zouden er nog steeds lege kolommen worden gemaakt in een Excel-spreadsheet (92 kolommenhelemaal!).

   Gezien het bovenstaande is het zinvol om alleen die velden te exporteren die u echt nodig hebt. Om dit te doen, klikt u op de knop Kaart aangepaste velden knop.

9. In de " Kaart Aangepaste velden " dialoogvenster, klik eerst op de Duidelijke kaart knop om de standaardkaart in het rechterdeelvenster te verwijderen en sleep vervolgens de benodigde velden uit het linkerdeelvenster.

   U kunt de geselecteerde velden in het rechterdeelvenster ook naar boven en beneden slepen om hun volgorde te wijzigen. Als u per ongeluk een ongewenst veld hebt toegevoegd, kunt u het verwijderen door het eenvoudigweg terug te slepen, d.w.z. van het rechterdeelvenster naar links.

   Als u klaar bent, klikt u op de OK Als u bijvoorbeeld een lijst van uw klanten wilt exporteren, kunnen uw instellingen lijken op de onderstaande schermafbeelding, waarin alleen de bedrijfsgerelateerde velden zijn geselecteerd.

   Zie ook: Hoe het scherm in Excel verticaal en horizontaal te splitsen
10. Klikken op OK brengt u terug naar het vorige venster (vanaf stap 7) en klikt u op de Afwerking knop.

Dat is het! Al uw Outlook-contacten zijn geëxporteerd naar een .csv-bestand en nu kunt u het openen in Excel om het te bekijken en te bewerken.

Hoe contactpersonen exporteren van Outlook naar Excel door kopiëren/plakken

Iemand kan "kopiëren / plakken" een newbie manier noemen, niet geschikt voor geavanceerde gebruikers en goeroes. Natuurlijk zit daar een kern van waarheid in, maar niet in dit specifieke geval :) In feite heeft het exporteren van contacten door kopiëren / plakken verschillende voordelen ten opzichte van de Import en Export wizard die we zojuist hebben besproken.

Ten eerste is dit een visuele manier d.w.z. wat u ziet is wat u krijgt, dus u ziet geen onverwachte kolommen of vermeldingen in uw Excel-bestand na het exporteren. Ten tweede Met de wizard Importeren en Exporteren kunt u de meeste dingen exporteren, maar niet alle velden . Ten derde Het in kaart brengen van de velden en het herschikken van hun volgorde kan ook behoorlijk lastig zijn, vooral als u veel velden kiest en die niet passen binnen het zichtbare, boven de scroll-zone gelegen deel van het venster.

Al met al kan het handmatig kopiëren en plakken van Outlook-contacten een sneller en handiger alternatief zijn voor de ingebouwde import-/exportfunctie. Deze aanpak werkt met alle Outlook-versies en u kunt het gebruiken om uw contactpersonen te exporteren naar elke Office-toepassing waar kopiëren/plakken werkt, niet alleen naar Excel.

U begint met het maken van een aangepaste weergave die de velden van de contactpersonen weergeeft die u wilt exporteren.

1. In Outlook 2013 en Outlook 2010 schakel over naar Contacten en op het tabblad Home, in de Huidige weergave groep, klik op de Telefoon pictogram om een tabelweergave weer te geven.

   In Outlook 2007 ga je naar Bekijk > Huidige weergave > Telefoonlijst .

   In Outlook 2003 is het bijna hetzelfde: Bekijk > Schikken door > Huidige weergave > Telefoonlijst .

2. Nu moeten we de velden kiezen die we willen exporteren. Ga hiervoor in Outlook 2010 en 2013 naar het menu Bekijk tabblad en klik op de Kolommen toevoegen knop in de Regeling groep.

   In Outlook 2007 ga naar Bekijk > Huidige weergave > Huidige weergave aanpassen... en klik op de Velden knop.

   In Outlook 2003 de Velden knop is onder Bekijk > Schikken door > Aanpassen...

3. In de " Kolommen tonen "" dialoogvenster, klik op het benodigde veld in het linkerdeelvenster om het te selecteren en klik vervolgens op de knop Toevoegen knop om het toe te voegen aan het rechterdeelvenster dat de velden bevat die moeten worden getoond in uw aangepaste weergave.

   Standaard worden alleen de vaak voorkomende velden weergegeven, als u meer velden wilt, opent u de keuzelijst onder " Selecteer beschikbare kolommen uit " en kies Alle contactpersonen .

   Als u de volgorde van de kolommen in uw aangepaste weergave wilt wijzigen, selecteert u het veld dat u wilt verplaatsen in het rechterdeelvenster en klikt u op ofwel Omhoog. of Naar beneden. knop.

   Wanneer u alle gewenste velden hebt toegevoegd en de volgorde van de kolommen naar wens hebt ingesteld, klikt u op OK om de wijzigingen op te slaan.

   Tip: Een alternatieve manier om een aangepaste contactpersonenweergave te maken is door met de rechtermuisknop ergens op de rij veldnamen te klikken en Veldkiezer te kiezen.

   Daarna sleep je gewoon de velden die je nodig hebt naar de plaats in de rij met veldnamen, zoals in de schermafbeelding.

   Voila! We hebben een aangepaste contactpersonenweergave gemaakt, wat eigenlijk het belangrijkste deel van het werk was. Wat u nog moet doen, is op een paar sneltoetsen drukken om de gegevens van de contactpersonen te kopiëren en ze in een Excel-document te plakken.

4. Druk op CTRL+A om alle contacten te selecteren en vervolgens op CTRL+C om ze naar het klembord te kopiëren.
5. Open een nieuw Excel-spreadsheet en selecteer cel A1 of een andere cel die je als 1e cel van je tabel wilt hebben. Klik met de rechtermuisknop op de cel en kies Plakken uit het contextmenu, of druk op CTRL+V om de gekopieerde contacten te plakken.
6. Sla uw Excel-sheet op en geniet van de resultaten :)

Zo exporteer je Outlook-contacten naar een Excel-werkblad. Niets moeilijks, toch? Als je vragen hebt, of een betere manier weet, aarzel dan niet om me een reactie te sturen. Bedankt voor het lezen!