سأوضح في هذه المقالة كيف يمكنك تصدير جهات الاتصال بسرعة من Outlook 365 - 2007 إلى جدول بيانات Excel. سأشرح أولاً كيفية استخدام وظيفة الاستيراد / التصدير المضمنة في Outlook ، وبعد ذلك سننشئ عرض جهات اتصال مخصص ونسخه / لصقه في ملف Excel.

كل منا بحاجة لتصدير جهات الاتصال من دفتر عناوين Outlook إلى Excel من حين لآخر. قد تكون هناك أسباب مختلفة للقيام بذلك. قد ترغب في تحديث جميع جهات الاتصال الخاصة بك أو بعضها ، أو الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جهات الاتصال أو إنشاء قائمة بعملاء VIP حتى يتمكن شريكك من الاعتناء بهم أثناء عطلتك.

اليوم سنتعمق في طريقتين محتملتين لتصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel وسأوضح كيف يمكنك القيام بذلك بسرعة في إصدارات Outlook المختلفة:

نصيحة. لأداء مهمة معاكسة ، ستكون هذه المقالة مفيدة: كيفية استيراد جهات الاتصال بسرعة إلى Outlook من Excel.

تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel باستخدام وظيفة الاستيراد والتصدير

استيراد / تصدير وظيفة متاحة في جميع إصدارات Outlook. ومع ذلك ، فشلت Microsoft في العثور على مساحة صغيرة لها على الشريط (ولا على شريط الأدوات في الإصدارات السابقة) بحيث يكون في متناول اليد. بدلاً من ذلك ، يبدو أنهم كانوا يحاولون إخفاء هذه الوظيفة بشكل أعمق وأعمق مع كل إصدار جديد من Outlook ، وهو أمر مضحك ، لأنه مفيد حقًا.

اقرأ هذه المقالة لتتعلم كيف يمكنك ذلك.قم بتصدير جميع التفاصيل المطلوبة لجميع جهات اتصال Outlook الخاصة بك بسرعة إلى ورقة عمل Excel في وقت واحد.

أين تجد وظيفة الاستيراد / التصدير في إصدارات Outlook المختلفة

حسنًا ، دعنا نرى بالضبط أين معالج الاستيراد / التصدير موجود في كل إصدار من إصدارات Outlook وبعد ذلك سأوجهك خطوة بخطوة من خلال تصدير جهات اتصال Outlook إلى ملف Excel.

نصيحة. قبل تصدير جهات الاتصال الخاصة بك إلى Excel ، من المنطقي دمج جهات الاتصال المكررة في Outlook

وظيفة الاستيراد / التصدير في Outlook 2021 - 2013

في علامة التبويب ملف ، اختر فتح & أمبير ؛ تصدير & gt؛ استيراد / تصدير :

بدلاً من ذلك ، يمكنك فتح نفس المعالج بالانتقال إلى خيارات & gt؛ خيارات متقدمة & gt ؛ تصدير ، كما تفعل في Outlook 2010.

وظيفة التصدير في Outlook 2010

في علامة التبويب ملف ، اختر خيارات & gt؛ متقدم & gt؛ تصدير :

وظيفة الاستيراد والتصدير في Outlook 2007 و Outlook 2003

انقر فوق ملف في القائمة الرئيسية واختر استيراد وتصدير ... كان الأمر سهلاً للغاية ، أليس كذلك؟ ؛)

كيفية تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel باستخدام معالج الاستيراد / التصدير

الآن بعد أن عرفت مكان وجود ميزة استيراد / تصدير ، دعنا نقترب انظر في كيفية تصدير جهات الاتصال من دفتر عناوين Outlook الخاص بك إلى جدول بيانات Excel. سنفعل ذلك في Outlook 2010 ، وستكون محظوظًا إذا كنتقم بتثبيت هذا الإصدار :)

1. افتح Outlook وانتقل إلى وظيفة استيراد / تصدير ، كما هو موضح في لقطات الشاشة أعلاه. سأذكرك أنه في Outlook 2010 يمكنك العثور عليه في علامة التبويب ملف & gt؛ خيارات & gt؛ خيارات متقدمة .
2. في الخطوة الأولى في معالج الاستيراد والتصدير ، اختر " تصدير إلى ملف " ثم انقر فوق التالي .
3. حدد " قيم مفصولة بفواصل (Windows) " إذا كنت تريد تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel 2007 أو 2010 أو 2013 وانقر فوق الزر التالي .

   إذا كنت تريد تصدير جهات الاتصال إلى إصدارات Excel السابقة ، فحدد " Microsoft Excel 97-2003 ". لاحظ أن Outlook 2010 هو الإصدار الأخير الذي يتوفر فيه هذا الخيار ، في Outlook 2013 الخيار الوحيد لديك هو " قيم مفصولة بفواصل (Windows) ".

4. حدد المجلد المراد تصديره من. نظرًا لأننا نقوم بتصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بنا ، فإننا نختار جهات الاتصال ضمن عقدة Outlook ، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه ، ثم انقر فوق التالي للمتابعة.
5. حسنًا ، لقد اخترت للتو البيانات المراد تصديرها والآن تحتاج إلى تحديد المكان الذي تريد حفظها فيه. انقر فوق الزر استعراض لتحديد مجلد وجهة لحفظ الملف الذي تم تصديره إليه.
6. في مربع الحوار استعراض ، اكتب اسمًا للملف المُصدَّر في الحقل " اسم الملف " وانقر فوق موافق .
7. النقر فوق ملفسيعيدك الزر موافق إلى النافذة السابقة وتنقر فوق التالي للمتابعة.
8. من الناحية النظرية ، قد تكون هذه هي خطوتك الأخيرة ، أي إذا قمت بالنقر فوق الزر إنهاء الآن. ومع ذلك ، سيؤدي هذا إلى تصدير جميع حقول جهات اتصال Outlook الخاصة بك تمامًا. تحتوي العديد من هذه الحقول على معلومات غير أساسية مثل رقم الهوية الحكومية أو هاتف السيارة ، وقد تؤدي فقط إلى تشويش ملف Excel بتفاصيل زائدة عن الحاجة. وحتى إذا كانت جهات اتصال Outlook الخاصة بك لا تحتوي على مثل هذه التفاصيل ، فسيظل يتم إنشاء أعمدة فارغة في جدول بيانات Excel (92 عمودًا تمامًا!).

   بالنظر إلى ما سبق ، من المنطقي تصدير الحقول التي تحتاجها حقًا فقط. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر تعيين الحقول المخصصة .

9. في نافذة الحوار " تعيين الحقول المخصصة " ، انقر أولاً فوق الزر مسح الخريطة لإزالة الخريطة الافتراضية في الجزء الأيمن و ثم اسحب الحقول المطلوبة من الجزء الأيمن.

   يمكنك أيضًا سحب الحقول المحددة داخل الجزء الأيمن لأعلى ولأسفل لإعادة ترتيبها. إذا أضفت حقلاً غير مرغوب فيه بطريق الخطأ ، فيمكنك إزالته ببساطة عن طريق سحبه مرة أخرى ، أي من الجزء الأيمن إلى اليسار.

   عند الانتهاء ، انقر فوق الزر موافق . على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في تصدير قائمة بعملائك ، فقد تشبه إعداداتك لقطة الشاشة أدناه ، حيث يتم تحديد الحقول المتعلقة بالعمل فقط.

10. النقر فوق موافق سيعيدك إلى النافذة السابقة (من الخطوة 7) وتنقر فوق الزر إنهاء .

هذا كل شيء! يتم تصدير جميع جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى ملف .csv والآن يمكنك فتحه في Excel للمراجعة والتحرير.

كيفية تصدير جهات الاتصال من Outlook إلى Excel عن طريق نسخ / لصق

شخص ما قد يطلق على "نسخ / لصق" طريقة مبتدئ ، غير مناسبة للمستخدمين المتقدمين والمعلمين. بالطبع ، هناك قدر من الحقيقة في ذلك ، ولكن ليس في هذه الحالة بالذات :) في الواقع ، فإن تصدير جهات الاتصال عن طريق النسخ / اللصق له مزايا عديدة مقارنة بمعالج الاستيراد والتصدير الذي ناقشناه للتو.

أولاً ، هذه طريقة مرئية ، أي ما تراه هو ما تحصل عليه ، لذلك لن ترى أي أعمدة أو إدخالات غير متوقعة في ملف Excel بعد التصدير. ثانيًا ، يتيح لك معالج الاستيراد والتصدير تصدير معظم الحقول ولكن ليس كل الحقول . ثالثًا ، قد يكون تعيين الحقول وإعادة ترتيب ترتيبها مرهقًا جدًا خاصةً إذا كنت تختار العديد من الحقول ولا تتناسب مع المنطقة المرئية أعلى التمرير من النافذة.

بشكل عام ، قد يكون نسخ جهات اتصال Outlook ولصقها يدويًا بديلاً أسرع وأكثر ملاءمة لوظيفة الاستيراد / التصدير المضمنة. يعمل هذا الأسلوب مع جميع إصدارات Outlook ويمكنك استخدامه لتصدير جهات الاتصال الخاصة بك إلى أي منهاتطبيق Office حيث يعمل النسخ / اللصق ، وليس Excel فقط.

تبدأ بإنشاء طريقة عرض مخصصة تعرض حقول جهات الاتصال التي تريد تصديرها.

1. في Outlook 2013 و Outlook 2010 ، قم بالتبديل إلى جهات الاتصال وفي علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في مجموعة العرض الحالي ، انقر فوق الهاتف رمز لعرض طريقة عرض الجدول.

   في Outlook 2007 ، تذهب إلى عرض & gt؛ العرض الحالي & gt؛ قائمة الهاتف .

   أنظر أيضا: كيفية تخصيص أو إيقاف التصحيح التلقائي في Excel

   في Outlook 2003 ، يكون هو نفسه تقريبًا: عرض & gt؛ ترتيب حسب & gt؛ العرض الحالي & gt؛ قائمة الهاتف .

2. الآن نحن بحاجة إلى اختيار الحقول التي نريد تصديرها. للقيام بذلك ، في Outlook 2010 و 2013 ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب عرض وانقر فوق الزر إضافة أعمدة في المجموعة ترتيب .

   في Outlook 2007 ، انتقل إلى عرض & gt؛ العرض الحالي & gt؛ تخصيص العرض الحالي ... و انقر فوق الزر الحقول .

   في Outlook 2003 ، يكون الزر الحقول ضمن عرض & gt؛ ترتيب حسب & gt؛ تخصيص…

   أنظر أيضا: كيفية حفظ مخطط Excel كصورة (png ، jpg ، bmp) ، نسخ إلى Word & amp؛ عرض تقديمي
3. في مربع الحوار " إظهار الأعمدة " "، انقر فوق الحقل المطلوب في الجزء الأيمن لتحديد ثم انقر فوق الزر إضافة لإضافته إلى الجزء الأيمن الذي يحتوي على الحقول التي سيتم عرضها في طريقة العرض المخصصة.

   افتراضيًا ، يتم عرض الحقول المتكررة فقط ، إذا كنت تريد المزيد من الحقول ، افتح القائمة المنسدلة تحت " حدد المتاحةأعمدة من "واختر كافة حقول جهات الاتصال .

   إذا كنت تريد تغيير ترتيب الأعمدة في طريقة العرض المخصصة الخاصة بك ، فحدد الحقل الذي تريد نقله في الجزء الأيمن ثم انقر فوق الزر تحريك لأعلى أو تحريك لأسفل .

   عند إضافة جميع الحقول المطلوبة وتعيين ترتيب الأعمدة حسب رغبتك ، انقر فوق موافق لحفظ التغييرات.

   نصيحة: هناك طريقة بديلة لإنشاء عرض جهات اتصال مخصص وهي النقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على صف أسماء الحقول واختيار منتقي الحقول.

   بعد ذلك يمكنك ببساطة اسحب الحقول التي تريدها إلى المكان الذي تريده في صف أسماء الحقول ، كما هو موضح في لقطة الشاشة.

   Voila! لقد أنشأنا عرضًا مخصصًا لجهات الاتصال ، والذي كان في الواقع الجزء الرئيسي من العمل. ما تبقى لك هو الضغط على اثنين من الاختصارات لنسخ تفاصيل جهات الاتصال ولصقها في مستند Excel.

4. اضغط CTRL + A لتحديد جميع جهات الاتصال ثم CTRL + C لنسخها إلى الحافظة.
5. افتح ملف Excel جديدًا preadsheet وحدد الخلية A1 أو أي خلية أخرى تريد أن تكون الخلية الأولى في الجدول الخاص بك. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية واختر لصق من قائمة السياق ، أو اضغط على CTRL + V للصق جهات الاتصال المنسوخة.
6. احفظ ورقة Excel واستمتع بالنتائج :)

هذه هي الطريقة التي يتم بها تصدير جهات اتصال Outlook إلى ورقة عمل Excel. لا شيء صعب ، أليس كذلك؟ إذا كان لديك أي أسئلة ، أوتعرف طريقة أفضل ، لا تتردد في مراسلتي. شكرا على القراءة!