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En este artículo voy a mostrar cómo se puede exportar rápidamente los contactos de Outlook 365 - 2007 a una hoja de cálculo Excel. En primer lugar voy a explicar cómo utilizar el construido en Outlook Importar / Exportar función, y después de que vamos a crear una vista de contactos personalizados y copiar / pegar a un archivo de Excel.
Todos necesitamos exportar contactos de la libreta de direcciones de Outlook a Excel de vez en cuando. Puede haber varias razones para hacerlo. Puede que quieras actualizar todos o algunos de tus contactos, hacer una copia de seguridad de los contactos o hacer una lista de tus clientes VIP para que tu pareja pueda ocuparse de ellos durante tus vacaciones.
Hoy nos sumergiremos en 2 posibles formas de exportar contactos de Outlook a Excel y voy a mostrar cómo puedes hacerlo rápidamente en diferentes versiones de Outlook:
Sugerencia. Para realizar una tarea opuesta, este artículo le será útil: Cómo importar rápidamente contactos a Outlook desde Excel.
Exportar contactos de Outlook a Excel mediante la función Importar y Exportar
En Importación y exportación está disponible en todas las versiones de Outlook. Sin embargo, Microsoft no ha sabido encontrarle sitio en la cinta de opciones (ni en la barra de herramientas en versiones anteriores) para que estuviera al alcance de la mano. En lugar de eso, parece que han intentado ocultar esta función cada vez más con cada nueva versión de Outlook, lo cual es curioso, porque es realmente útil.
Lee este artículo para aprender cómo puedes exportar rápidamente todos los detalles necesarios de todos tus contactos de Outlook a una hoja de cálculo de Excel a la vez.
Dónde encontrar la función Importar/Exportar en las distintas versiones de Outlook
Bueno, vamos a ver dónde exactamente el Importación y exportación en cada versión de Outlook y, a continuación, te guiaré paso a paso para exportar los contactos de Outlook a un archivo de Excel.
Sugerencia: antes de exportar los contactos a Excel, conviene fusionar los contactos duplicados en Outlook.
Función de importación y exportación en Outlook 2021 - 2013
En el Archivo seleccione Abrir y Exportar > Importación y exportación : 
Alternativamente, puede abrir el mismo asistente yendo a Opciones > Avanzado > Exportar como en Outlook 2010.
Función de exportación en Outlook 2010
En el Archivo seleccione Opciones > Avanzado > Exportar : 
Función de importación y exportación en Outlook 2007 y Outlook 2003
Haga clic en Archivo en el menú principal y seleccione Importación y exportación... Fue bastante fácil, ¿no? ;) 
Cómo exportar contactos de Outlook a Excel mediante el asistente de importación/exportación
Ahora que ya sabe dónde está el Importación y exportación función se encuentra, vamos a echar un vistazo más de cerca cómo exportar contactos de la libreta de direcciones de Outlook a una hoja de cálculo Excel. Vamos a hacer esto en Outlook 2010, y la suerte de que si usted tiene esta versión instalada :)
- Abra su Outlook y navegue hasta Importación y exportación como se muestra en las capturas de pantalla anteriores. Te recuerdo que en Outlook 2010 puedes encontrarla en la pestaña Archivo tab> Opciones > Avanzado .
- En el primer paso del Asistente de importación y exportación seleccione " Exportar a un archivo "y haga clic en Siguiente .
- Seleccione " Valores separados por comas (Windows) " si desea exportar sus contactos de Outlook a Excel 2007, 2010 o 2013 y haga clic en el botón Siguiente botón.
Si desea exportar los contactos a versiones anteriores de Excel, seleccione " Microsoft Excel 97-2003 "Tenga en cuenta que Outlook 2010 es la última versión en la que esta opción está disponible, en Outlook 2013 su única opción es " Valores separados por comas (Windows) ".
- Seleccione la carpeta desde la que desea exportar. Como estamos exportando nuestros contactos de Outlook, elegimos Contactos bajo el Outlook como se muestra en la siguiente captura de pantalla, y haga clic en Siguiente para continuar.
- Acaba de elegir los datos que desea exportar y ahora debe especificar dónde desea guardarlos. Haga clic en el botón Visite para seleccionar una carpeta de destino en la que guardar el archivo exportado.
- En el Visite escriba un nombre para el archivo exportado en el campo " Nombre del archivo "y haga clic en OK .
- Al hacer clic en el botón OK le devolverá a la ventana anterior y haga clic en Siguiente para continuar.
- En teoría, este podría ser su paso final, es decir, si ha pulsado el botón Acabado Sin embargo, esto exportaría absolutamente todos los campos de sus contactos de Outlook. Muchos de esos campos contienen información no esencial, como el número de identificación del Gobierno o el teléfono del coche, y sólo pueden abarrotar su archivo de Excel con detalles redundantes. E incluso si sus contactos de Outlook no contienen tales detalles, se seguirían creando columnas vacías en una hoja de cálculo de Excel (92 columnas).
Teniendo en cuenta lo anterior, tiene sentido exportar sólo aquellos campos que realmente necesite. Para ello, haga clic en el botón Mapa de campos personalizados botón.
- En el " Mapa Campos personalizados "pulse primero el botón Mapa claro para eliminar el mapa predeterminado del panel derecho y, a continuación, arrastre los campos necesarios desde el panel izquierdo.
También puede arrastrar los campos seleccionados dentro del panel derecho hacia arriba y hacia abajo para reorganizar su orden. Si ha añadido accidentalmente un campo no deseado, puede eliminarlo simplemente arrastrándolo hacia atrás, es decir, del panel derecho al izquierdo.
Cuando haya terminado, pulse el botón OK Por ejemplo, si desea exportar una lista de sus clientes, la configuración puede parecerse a la siguiente captura de pantalla, en la que sólo se seleccionan los campos relacionados con la empresa.
- Haciendo clic en OK le devolverá a la ventana anterior (del paso 7) y haga clic en el botón Acabado botón.
Todos tus contactos de Outlook se exportan a un archivo .csv y ahora puedes abrirlo en Excel para revisarlo y editarlo.
Cómo exportar contactos de Outlook a Excel copiando / pegando
Alguien podría decir que "copiar / pegar" es una forma para novatos, no apta para usuarios avanzados y gurús. Por supuesto, hay una pizca de verdad en ello, pero no en este caso concreto :) De hecho, exportar contactos copiando / pegando tiene varias ventajas en comparación con el asistente de Importación y Exportación que acabamos de comentar.
En primer lugar , este es un forma visual es decir, lo que ves es lo que obtienes, por lo que no aparecerán columnas o entradas inesperadas en tu archivo Excel tras la exportación. En segundo lugar El asistente de Importación y Exportación te permite exportar la mayoría, pero no todos los campos . En tercer lugar Además, mapear los campos y reorganizar su orden puede resultar bastante pesado, sobre todo si elige muchos campos y no caben en el área visible de la ventana, por encima del desplazamiento.
En definitiva, copiar y pegar manualmente los contactos de Outlook puede ser una alternativa más rápida y cómoda que la función integrada de importación y exportación. Este método funciona con todas las versiones de Outlook y puedes utilizarlo para exportar tus contactos a cualquier aplicación de Office en la que funcione la función de copiar y pegar, no sólo Excel.
Para empezar, cree una vista personalizada que muestre los campos de los contactos que desea exportar.
- En Perspectivas 2013 y Outlook 2010 cambie a Contactos y en la pestaña Inicio, en la sección Vista actual haga clic en el botón Teléfono para ver una tabla.
En Outlook 2007 , vaya a Ver > Vista actual > Lista de teléfonos .
En Outlook 2003 es casi lo mismo: Ver > Ordenar por > Vista actual > Lista de teléfonos .
- Ahora tenemos que elegir los campos que queremos exportar. Para ello, en Outlook 2010 y 2013, cambie a la opción Ver y haga clic en el botón Añadir columnas en el botón Disposición grupo.
En Outlook 2007 Ir a Ver > Vista actual > Personalizar la vista actual... y haga clic en el botón Campos botón.
En Outlook 2003 El Campos está en Ver > Ordenar por > Personalizar...
- En el " Mostrar columnas "haga clic en el campo necesario en el panel izquierdo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el botón Añadir para añadirlo al panel derecho que contiene los campos que se mostrarán en su vista personalizada.
Por defecto, sólo se muestran los campos frecuentes; si desea más campos, abra la lista desplegable en " Seleccione las columnas disponibles en "y seleccione Todos los campos de contacto .
Si desea cambiar el orden de las columnas en su vista personalizada, seleccione el campo que desea mover en el panel derecho y haga clic en Ascender o Baja botón.
Cuando haya añadido todos los campos deseados y configurado el orden de las columnas a su gusto, haga clic en OK para guardar los cambios.
Consejo: Una forma alternativa de crear una vista de contactos personalizada es hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la fila de nombres de campo y elegir Selector de campos.
A continuación, sólo tiene que arrastrar los campos que necesite hasta donde desee en la fila de nombres de campos, como se muestra en la captura de pantalla.
Voilà! Hemos creado una vista de contactos personalizada, que en realidad era la parte principal del trabajo. Lo que te queda por hacer es pulsar un par de atajos para copiar los datos de los contactos y pegarlos en un documento Excel.
- Pulsa CTRL+A para seleccionar todos los contactos y luego CTRL+C para copiarlos al portapapeles.
- Abra una nueva hoja de cálculo Excel y seleccione la celda A1 o cualquier otra celda que desee que sea la primera celda de la tabla. Haga clic con el botón derecho del ratón en la celda y seleccione Pegar del menú contextual, o pulsa CTRL+V para pegar los contactos copiados.
- Guarda tu hoja de Excel y disfruta de los resultados :)
Así es como se exportan los contactos de Outlook a una hoja de cálculo de Excel. Nada difícil, ¿verdad? Si tienes alguna pregunta o conoces una forma mejor, no dudes en dejarme un comentario. ¡Gracias por leer!
