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इस लेख में मैं दिखाऊंगा कि कैसे आप आउटलुक 365 - 2007 से एक्सेल स्प्रेडशीट में संपर्कों को जल्दी से निर्यात कर सकते हैं। पहले मैं समझाऊंगा कि बिल्ड-इन आउटलुक इम्पोर्ट / एक्सपोर्ट फंक्शन का उपयोग कैसे करें, और उसके बाद हम एक कस्टम कॉन्टैक्ट व्यू बनाएंगे और इसे एक्सेल फाइल में कॉपी / पेस्ट करेंगे।
हम सभी की जरूरत है समय-समय पर आउटलुक एड्रेस बुक से एक्सेल में संपर्क निर्यात करने के लिए। ऐसा करने के विभिन्न कारण हो सकते हैं। हो सकता है कि आप अपने सभी या कुछ संपर्कों को अपडेट करना चाहें, संपर्कों का बैकअप लेना चाहें या अपने वीआईपी ग्राहकों की एक सूची बनाना चाहें ताकि आपका साथी आपकी छुट्टियों के दौरान उनकी देखभाल कर सके।
आज हम 2 संभावित तरीकों में गोता लगाएंगे आउटलुक कॉन्टैक्ट्स को एक्सेल में एक्सपोर्ट करना और मैं यह दिखाने जा रहा हूं कि आप आउटलुक के अलग-अलग वर्जन में इसे कैसे जल्दी से कर सकते हैं:
टिप। एक विपरीत कार्य करने के लिए, यह लेख मददगार होगा: एक्सेल से आउटलुक में संपर्कों को जल्दी से कैसे आयात करें। /Export फ़ंक्शन सभी आउटलुक संस्करणों में उपलब्ध है। हालाँकि Microsoft इसके लिए रिबन (न ही पिछले संस्करणों में टूलबार पर) के लिए बहुत कम जगह खोजने में विफल रहा, ताकि यह आसान पहुंच के भीतर हो। इसके बजाय, ऐसा लगता है कि वे आउटलुक के प्रत्येक नए संस्करण के साथ इस कार्यप्रणाली को गहराई से और गहराई से छिपाने की कोशिश कर रहे हैं, जो हास्यास्पद है, क्योंकि यह वास्तव में उपयोगी है।
यह जानने के लिए यह लेख पढ़ें कि आप कैसे कर सकते हैंएक समय में अपने सभी आउटलुक संपर्कों के सभी आवश्यक विवरणों को एक एक्सेल वर्कशीट में निर्यात करें।>आयात/निर्यात विज़ार्ड प्रत्येक आउटलुक संस्करण में रहता है और उसके बाद मैं आपको आउटलुक संपर्कों को एक एक्सेल फ़ाइल में निर्यात करने के माध्यम से चरण-दर-चरण चलूंगा।
युक्ति। अपने संपर्कों को एक्सेल में निर्यात करने से पहले, आउटलुक में डुप्लिकेट संपर्कों को मर्ज करना समझ में आता है
आउटलुक 2021 - 2013 में आयात/निर्यात फ़ंक्शन
फ़ाइल टैब पर, <चुनें 10>खोलें और; निर्यात > आयात/निर्यात : 
वैकल्पिक रूप से, आप विकल्प > उन्नत > पर जाकर वही विज़ार्ड खोल सकते हैं ; निर्यात करें , जैसा कि आप आउटलुक 2010 में करते हैं। 11> > उन्नत > निर्यात : 
आउटलुक 2007 और आउटलुक 2003 में आयात और निर्यात समारोह
क्लिक करें फ़ाइल मुख्य मेनू पर और आयात और निर्यात... चुनें यह बहुत आसान था, है ना? ;) 
आयात/निर्यात विज़ार्ड का उपयोग करके आउटलुक संपर्कों को एक्सेल में कैसे निर्यात करें
अब जब आप जानते हैं कि आयात/निर्यात सुविधा कहाँ स्थित है, तो आइए करीब से देखें अपनी आउटलुक एड्रेस बुक से एक्सेल स्प्रेडशीट में कॉन्टैक्ट्स को एक्सपोर्ट करने का तरीका देखें। हम Outlook 2010 में ऐसा करने जा रहे हैं, और आप भाग्यशाली हैं यदि आपइस संस्करण को स्थापित करें :)
- अपना आउटलुक खोलें और आयात/निर्यात फ़ंक्शन पर नेविगेट करें, जैसा कि ऊपर स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है। मैं आपको याद दिला दूं कि Outlook 2010 में आप इसे फ़ाइल टैब > विकल्प > उन्नत .
- पर खोज सकते हैं आयात और निर्यात विज़ार्ड का पहला चरण, " फ़ाइल में निर्यात करें " चुनें और फिर अगला क्लिक करें।
- यदि आप अपने Outlook संपर्कों को Excel 2007, 2010 या 2013 में निर्यात करना चाहते हैं, तो " कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (Windows) " चुनें और अगला बटन पर क्लिक करें .
यदि आप संपर्कों को पुराने Excel संस्करणों में निर्यात करना चाहते हैं, तो " Microsoft Excel 97-2003 " चुनें। ध्यान दें कि Outlook 2010 अंतिम संस्करण है जहां यह विकल्प उपलब्ध है, Outlook 2013 में आपका एकमात्र विकल्प " कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़ (Windows) " है।
- निर्यात करने के लिए फ़ोल्डर का चयन करें से। चूंकि हम अपने आउटलुक संपर्कों को निर्यात कर रहे हैं, हम आउटलुक नोड के तहत संपर्क चुनते हैं, जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, और जारी रखने के लिए अगला पर क्लिक करें।
- ठीक है, आपने निर्यात करने के लिए अभी-अभी डेटा चुना है और अब आपको यह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है कि आप उन्हें कहाँ सहेजना चाहते हैं। निर्यात की गई फ़ाइल को सहेजने के लिए गंतव्य फ़ोल्डर का चयन करने के लिए ब्राउज़ करें बटन पर क्लिक करें।
- ब्राउज संवाद में, " फ़ाइल का नाम " फ़ील्ड में निर्यात की गई फ़ाइल के लिए एक नाम टाइप करें और ठीक पर क्लिक करें।
- क्लिक करके ओके बटन आपको पिछली विंडो पर वापस लाएगा और आप जारी रखने के लिए अगला क्लिक करें।
- सैद्धांतिक रूप से, यह आपका अंतिम चरण हो सकता है, यानी यदि आपने अभी समाप्त करें बटन क्लिक किया है। हालांकि, यह आपके आउटलुक संपर्कों के बिल्कुल सभी क्षेत्रों को निर्यात करेगा। उन क्षेत्रों में से कई में सरकारी आईडी नंबर या कार फोन जैसी अनावश्यक जानकारी होती है, और वे केवल आपकी एक्सेल फाइल को अनावश्यक विवरण के साथ अव्यवस्थित कर सकते हैं। और भले ही आपके आउटलुक कॉन्टैक्ट्स में इस तरह के विवरण न हों, फिर भी एक्सेल स्प्रेडशीट में खाली कॉलम बनाए जाएंगे (कुल मिलाकर 92 कॉलम!)
उपर्युक्त को देखते हुए, यह केवल उन क्षेत्रों को निर्यात करने के लिए समझ में आता है जिनकी आपको वास्तव में आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, कस्टम फ़ील्ड मैप करें बटन पर क्लिक करें।
- " मानचित्र कस्टम फ़ील्ड्स " डायलॉग विंडो में, दाएँ फलक पर डिफ़ॉल्ट मानचित्र को हटाने के लिए सबसे पहले मानचित्र साफ़ करें बटन पर क्लिक करें और फिर आवश्यक फ़ील्ड को बाएँ फलक से खींचें।
आप दाएँ फलक में चयनित फ़ील्ड को उनके क्रम को पुनर्व्यवस्थित करने के लिए ऊपर और नीचे की ओर भी खींच सकते हैं। यदि आपने गलती से कोई अवांछित फ़ील्ड जोड़ दी है, तो आप इसे वापस खींच कर हटा सकते हैं, यानी दाएँ फलक से बाईं ओर।
जब आप कर लें, तो ठीक बटन पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने ग्राहकों की सूची निर्यात करना चाहते हैं, तो आपकी सेटिंग्स नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट के समान हो सकती हैं, जहाँ केवल व्यवसाय से संबंधित फ़ील्ड का चयन किया जाता है।
- ठीक क्लिक करने से आप पिछली विंडो पर वापस आ जाएंगे (चरण 7 से) और आप समाप्त करें बटन पर क्लिक करें।
बस! आपके सभी आउटलुक संपर्क एक .csv फ़ाइल में निर्यात किए जाते हैं और अब आप इसे एक्सेल में समीक्षा और संपादन के लिए खोल सकते हैं।
कॉपी/पेस्ट करके आउटलुक से एक्सेल में संपर्क कैसे निर्यात करें
कोई नौसिखिया तरीके से "कॉपी/पेस्ट" कह सकते हैं, जो उन्नत उपयोगकर्ताओं और गुरुओं के लिए उपयुक्त नहीं है। बेशक, इसमें सच्चाई का एक दाना है, लेकिन इस विशेष मामले में नहीं :) वास्तव में, कॉपी/पेस्ट करके संपर्कों को निर्यात करने के आयात और निर्यात विज़ार्ड की तुलना में कई फायदे हैं जिनकी हमने अभी चर्चा की है।
<0 सबसे पहले , यह एक विज़ुअल तरीका है , यानी आप जो देखते हैं वही आपको मिलता है, इसलिए निर्यात करने के बाद आपको अपनी एक्सेल फ़ाइल में कोई अप्रत्याशित कॉलम या प्रविष्टियाँ नहीं दिखेंगी। दूसरी बात , आयात और निर्यात विज़ार्ड आपको अधिकतर निर्यात करने देता है, लेकिन सभी फ़ील्ड नहीं । तीसरा , फील्ड्स की मैपिंग करना और उनके क्रम को फिर से व्यवस्थित करना भी काफी बोझिल हो सकता है, खासकर यदि आप कई फील्ड्स चुन रहे हैं और वे विंडो के स्क्रॉल के ऊपर दिखाई देने वाले क्षेत्र में फिट नहीं होते हैं।कुल मिलाकर, आउटलुक कॉन्टैक्ट्स को मैन्युअल रूप से कॉपी और पेस्ट करना बिल्ट-इन इम्पोर्ट/एक्सपोर्ट फंक्शन का एक तेज और अधिक सुविधाजनक विकल्प हो सकता है। यह दृष्टिकोण सभी आउटलुक संस्करणों के साथ काम करता है और आप इसका उपयोग अपने संपर्कों को किसी को भी निर्यात करने के लिए कर सकते हैंऑफिस एप्लिकेशन जहां कॉपी / पेस्ट काम करता है, न कि केवल एक्सेल।
आप एक कस्टम व्यू बनाकर शुरू करते हैं जो उन संपर्कों के फ़ील्ड को प्रदर्शित करता है जिन्हें आप निर्यात करना चाहते हैं।
- आउटलुक में 2013 और आउटलुक 2010 , संपर्क पर स्विच करें और होम टैब पर, वर्तमान दृश्य समूह में, फ़ोन क्लिक करें तालिका दृश्य प्रदर्शित करने के लिए आइकन।
आउटलुक 2007 में, आप देखें > वर्तमान दृश्य > फोन सूची
पर जाएं।आउटलुक 2003 में, यह लगभग समान है: देखें > व्यवस्थित करें > वर्तमान दृश्य > फोन सूची ।
यह सभी देखें: एक्सेल गतिशील सरणियाँ, कार्य और सूत्र - अब हमें उन क्षेत्रों को चुनने की आवश्यकता है जिन्हें हम निर्यात करना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, आउटलुक 2010 और 2013 में, दृश्य टैब पर स्विच करें और व्यवस्था समूह में कॉलम जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
आउटलुक 2007 में, देखें > वर्तमान दृश्य > वर्तमान दृश्य को अनुकूलित करें... पर जाएं और फ़ील्ड्स बटन पर क्लिक करें।
आउटलुक 2003 में, फ़ील्ड्स बटन दृश्य > के अंतर्गत है द्वारा व्यवस्थित करें > कस्टमाइज़ करें...
- " कॉलम दिखाएँ "" संवाद में, चयन करने के लिए बाएँ फलक में आवश्यक फ़ील्ड पर क्लिक करें इसे और फिर इसे दाएँ फलक में जोड़ने के लिए जोड़ें बटन पर क्लिक करें जिसमें आपके कस्टम व्यू में दिखाए जाने वाले फ़ील्ड शामिल हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, केवल अक्सर फ़ील्ड प्रदर्शित होते हैं, यदि आप अधिक फ़ील्ड चाहते हैं, तो " उपलब्ध चुनें" के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन सूची खोलेंकॉलम " से चुनें और सभी संपर्क फ़ील्ड चुनें।
यदि आप अपने कस्टम व्यू में कॉलम के क्रम को बदलना चाहते हैं, तो उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप दाएँ फलक पर ले जाना चाहते हैं और या तो ऊपर ले जाएँ या नीचे ले जाएँ बटन पर क्लिक करें।
जब आप सभी वांछित फ़ील्ड जोड़ते हैं और कॉलम का क्रम अपनी पसंद के अनुसार सेट करते हैं, तो ठीक<क्लिक करें 2> परिवर्तनों को सहेजने के लिए।
युक्ति: एक कस्टम संपर्क दृश्य बनाने का एक वैकल्पिक तरीका फ़ील्ड नामों की पंक्ति पर कहीं भी राइट क्लिक करना और फ़ील्ड चयनकर्ता चुनना है।
उसके बाद आप बस जैसा कि स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, फ़ील्ड्स को उन फ़ील्ड्स के नामों की पंक्ति में खींचें जहाँ आप उन्हें चाहते हैं।
वोइला! हमने एक कस्टम संपर्क दृश्य बनाया है, जो वास्तव में इसका मुख्य भाग था काम। आपको जो करना है वह संपर्कों के विवरण की प्रतिलिपि बनाने और उन्हें एक्सेल दस्तावेज़ में पेस्ट करने के लिए कुछ शॉर्टकट दबाएं।
इस तरह आप आउटलुक कॉन्टैक्ट्स को एक्सेल वर्कशीट में एक्सपोर्ट करते हैं। कुछ भी मुश्किल नहीं है, है ना? यदि आपके कोई प्रश्न हैं, याएक बेहतर तरीका पता है, मुझे एक टिप्पणी छोड़ने में संकोच न करें। पढ़ने के लिए धन्यवाद!
