Σε αυτό το άρθρο θα σας δείξω πώς μπορείτε να εξάγετε γρήγορα επαφές από το Outlook 365 - 2007 σε ένα φύλλο Excel. Πρώτα θα σας εξηγήσω πώς να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη στο Outlook λειτουργία εισαγωγής/εξαγωγής και στη συνέχεια θα δημιουργήσουμε μια προσαρμοσμένη προβολή επαφών και θα την αντιγράψουμε/επικολλήσουμε σε ένα αρχείο Excel.

Όλοι μας χρειάζεται να εξάγουμε τις επαφές από το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook στο Excel μια στο τόσο. Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για να το κάνετε αυτό. Μπορεί να θέλετε να ενημερώσετε όλες ή ορισμένες από τις επαφές σας, να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των επαφών ή να κάνετε μια λίστα με τους VIP πελάτες σας, ώστε ο συνεργάτης σας να μπορεί να τους φροντίσει κατά τη διάρκεια των διακοπών σας.

Σήμερα θα ασχοληθούμε με 2 πιθανούς τρόπους εξαγωγής επαφών του Outlook στο Excel και θα σας δείξω πώς μπορείτε να το κάνετε γρήγορα σε διαφορετικές εκδόσεις του Outlook:

Συμβουλή. Για να εκτελέσετε μια αντίθετη εργασία, αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει: Πώς να εισαγάγετε γρήγορα επαφές στο Outlook από το Excel.

Εξαγωγή επαφών του Outlook στο Excel χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εισαγωγής και εξαγωγής

Το Εισαγωγή/Εξαγωγή λειτουργία είναι διαθέσιμη σε όλες τις εκδόσεις του Outlook. Ωστόσο, η Microsoft απέτυχε να βρει λίγο χώρο γι' αυτήν στην κορδέλα (ούτε στη γραμμή εργαλείων σε προηγούμενες εκδόσεις), ώστε να είναι εύκολα προσβάσιμη. Αντίθετα, φαίνεται ότι προσπαθούν να κρύβουν αυτή τη λειτουργία όλο και πιο βαθιά με κάθε νέα έκδοση του Outlook, πράγμα που είναι αστείο, γιατί είναι πραγματικά χρήσιμη.

Διαβάστε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς μπορείτε να εξάγετε γρήγορα όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες όλων των επαφών του Outlook σε ένα φύλλο εργασίας του Excel κάθε φορά.

Πού να βρείτε τη λειτουργία εισαγωγής/εξαγωγής σε διάφορες εκδόσεις του Outlook

Λοιπόν, ας δούμε πού ακριβώς βρίσκεται η Εισαγωγή/Εξαγωγή Οδηγός βρίσκεται σε κάθε έκδοση του Outlook και μετά από αυτό θα σας καθοδηγήσω βήμα προς βήμα μέσω της εξαγωγής των επαφών του Outlook σε ένα αρχείο Excel.

Συμβουλή. Πριν από την εξαγωγή των επαφών σας στο Excel, έχει νόημα να συγχωνεύσετε τις διπλές επαφές στο Outlook

Λειτουργία εισαγωγής/εξαγωγής στο Outlook 2021 - 2013

Στο Αρχείο καρτέλα, επιλέξτε Άνοιγμα & εξαγωγή >, Εισαγωγή/Εξαγωγή :

Εναλλακτικά, μπορείτε να ανοίξετε τον ίδιο οδηγό πηγαίνοντας στη διεύθυνση Επιλογές >, Προχωρημένο >, Εξαγωγή , όπως κάνετε στο Outlook 2010.

Λειτουργία εξαγωγής στο Outlook 2010

Στο Αρχείο καρτέλα, επιλέξτε Επιλογές >, Προχωρημένο >, Εξαγωγή :

Λειτουργία εισαγωγής και εξαγωγής στο Outlook 2007 και Outlook 2003

Κάντε κλικ στο Αρχείο στο κύριο μενού και επιλέξτε Εισαγωγή και εξαγωγή... Ήταν πολύ εύκολο, έτσι δεν είναι; ;)

Πώς να εξάγετε επαφές του Outlook στο Excel χρησιμοποιώντας τον οδηγό εισαγωγής/εξαγωγής

Τώρα που ξέρετε πού βρίσκεται το Εισαγωγή/Εξαγωγή χαρακτηριστικό βρίσκεται, ας δούμε αναλυτικότερα πώς μπορείτε να εξάγετε επαφές από το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook σε ένα φύλλο Excel. Θα το κάνουμε αυτό στο Outlook 2010, και είστε τυχεροί αν έχετε εγκαταστήσει αυτή την έκδοση :)

1. Ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στο Εισαγωγή/Εξαγωγή λειτουργία, όπως φαίνεται στα παραπάνω στιγμιότυπα οθόνης. Θα σας υπενθυμίσω ότι στο Outlook 2010 μπορείτε να τη βρείτε στην επιλογή Αρχείο tab>, Επιλογές >, Προχωρημένο .
2. Στο πρώτο βήμα του Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής , επιλέξτε " Εξαγωγή σε αρχείο " και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο .
3. Επιλέξτε " Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα (Windows) " αν θέλετε να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel 2007, 2010 ή 2013 και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο κουμπί.

   Εάν θέλετε να εξάγετε τις επαφές σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, τότε επιλέξτε " Microsoft Excel 97-2003 ". Σημειώστε ότι το Outlook 2010 είναι η τελευταία έκδοση όπου αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη, στο Outlook 2013 η μόνη σας επιλογή είναι " Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα (Windows) ".

4. Επιλέξτε το φάκελο από τον οποίο θα γίνει η εξαγωγή. Δεδομένου ότι εξάγουμε τις επαφές μας στο Outlook, επιλέγουμε Επαφές στο πλαίσιο του Outlook κόμβο, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε.
5. Λοιπόν, μόλις επιλέξατε τα δεδομένα προς εξαγωγή και τώρα πρέπει να καθορίσετε πού θέλετε να τα αποθηκεύσετε. Κάντε κλικ στο κουμπί Περιήγηση στο για να επιλέξετε ένα φάκελο προορισμού για την αποθήκευση του εξαγόμενου αρχείου.
6. Στο Περιήγηση στο πληκτρολογήστε ένα όνομα για το εξαγόμενο αρχείο στο πεδίο " Όνομα αρχείου " και κάντε κλικ στο κουμπί OK .
7. Κάνοντας κλικ στο OK θα σας φέρει πίσω στο προηγούμενο παράθυρο και κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε.
8. Θεωρητικά, αυτό θα μπορούσε να είναι το τελικό βήμα, δηλαδή αν κάνατε κλικ στο κουμπί Τέλος Ωστόσο, αυτό θα εξήγαγε απολύτως όλα τα πεδία των επαφών σας στο Outlook. Πολλά από αυτά τα πεδία περιέχουν περιττές πληροφορίες, όπως αριθμό κυβερνητικής ταυτότητας ή τηλέφωνο αυτοκινήτου, και μπορεί απλώς να γεμίσουν το αρχείο σας στο Excel με περιττές λεπτομέρειες. Και ακόμη και αν οι επαφές σας στο Outlook δεν περιέχουν τέτοιες λεπτομέρειες, θα δημιουργηθούν κενές στήλες σε ένα φύλλο Excel (92 στήλεςσυνολικά!).

   Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, είναι λογικό να εξάγετε μόνο τα πεδία που πραγματικά χρειάζεστε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη κουμπί.

9. Στο " Χάρτης Προσαρμοσμένα πεδία ", κάντε πρώτα κλικ στο παράθυρο διαλόγου Καθαρός χάρτης για να αφαιρέσετε τον προεπιλεγμένο χάρτη στο δεξί παράθυρο και, στη συνέχεια, σύρετε τα απαιτούμενα πεδία από το αριστερό παράθυρο.

   Μπορείτε επίσης να σύρετε τα επιλεγμένα πεδία μέσα στο δεξί παράθυρο προς τα πάνω και προς τα κάτω για να αλλάξετε τη σειρά τους. Εάν προσθέσατε κατά λάθος ένα ανεπιθύμητο πεδίο, μπορείτε να το αφαιρέσετε απλά σύροντάς το πίσω, δηλαδή από το δεξί παράθυρο προς τα αριστερά.

   Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK Για παράδειγμα, αν θέλετε να εξάγετε μια λίστα με τους πελάτες σας, οι ρυθμίσεις σας μπορεί να μοιάζουν με το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, όπου είναι επιλεγμένα μόνο τα πεδία που σχετίζονται με την επιχείρηση.

10. Κάνοντας κλικ στο OK θα επιστρέψετε στο προηγούμενο παράθυρο (από το βήμα 7) και θα κάνετε κλικ στο κουμπί Τέλος κουμπί.

Αυτό είναι όλο! Όλες οι επαφές του Outlook εξάγονται σε αρχείο .csv και τώρα μπορείτε να το ανοίξετε στο Excel για να το αναθεωρήσετε και να το επεξεργαστείτε.

Πώς να εξάγετε επαφές από το Outlook στο Excel με αντιγραφή / επικόλληση

Κάποιος μπορεί να αποκαλέσει την "αντιγραφή/επικόλληση" ως έναν τρόπο για αρχάριους, ακατάλληλο για προχωρημένους χρήστες και γκουρού. Φυσικά, υπάρχει μια δόση αλήθειας σε αυτό, αλλά όχι στη συγκεκριμένη περίπτωση :) Στην πραγματικότητα, η εξαγωγή επαφών με αντιγραφή/επικόλληση έχει αρκετά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με τον οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής που μόλις συζητήσαμε.

Πρώτον , αυτό είναι ένα οπτικός τρόπος , δηλαδή αυτό που βλέπετε είναι αυτό που παίρνετε, οπότε δεν θα δείτε απροσδόκητες στήλες ή καταχωρήσεις στο αρχείο Excel μετά την εξαγωγή. Δεύτερον , ο οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής σας επιτρέπει να εξάγετε τα περισσότερα, αλλά όχι όλα τα πεδία . Τρίτον , η αντιστοίχιση των πεδίων και η αναδιάταξη της σειράς τους μπορεί επίσης να είναι αρκετά επαχθής, ειδικά αν επιλέγετε πολλά πεδία και δεν χωράνε στην ορατή, πάνω από την κύλιση, περιοχή του παραθύρου.

Συνολικά, η αντιγραφή και επικόλληση των επαφών του Outlook με το χέρι μπορεί να είναι μια ταχύτερη και πιο βολική εναλλακτική λύση στην ενσωματωμένη λειτουργία εισαγωγής/εξαγωγής. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί με όλες τις εκδόσεις του Outlook και μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να εξάγετε τις επαφές σας σε οποιαδήποτε εφαρμογή του Office όπου λειτουργεί η αντιγραφή/επικόλληση, όχι μόνο στο Excel.

Ξεκινάτε δημιουργώντας μια προσαρμοσμένη προβολή που εμφανίζει τα πεδία των επαφών που θέλετε να εξαγάγετε.

1. Στο Outlook 2013 και Outlook 2010 , αλλάξτε σε Επαφές και στην καρτέλα Home, στην περιοχή Τρέχουσα άποψη ομάδα, κάντε κλικ στο Τηλέφωνο για να εμφανίσετε μια προβολή πίνακα.

   Στο Outlook 2007 , πηγαίνετε στο Προβολή >, Τρέχουσα άποψη >, Κατάλογος τηλεφώνων .

   Στο Outlook 2003 , είναι σχεδόν το ίδιο: Προβολή >, Τακτοποιήστε με >, Τρέχουσα άποψη >, Κατάλογος τηλεφώνων .

2. Τώρα πρέπει να επιλέξουμε τα πεδία που θέλουμε να εξάγουμε. Για να το κάνουμε αυτό, στο Outlook 2010 και 2013, μεταβείτε στην επιλογή Προβολή και κάντε κλικ στην καρτέλα Προσθήκη στηλών στο κουμπί Διαρρύθμιση ομάδα.

   Στο Outlook 2007 , πηγαίνετε στο Προβολή >, Τρέχουσα άποψη >, Προσαρμογή τρέχουσας προβολής... και κάντε κλικ στο Πεδία κουμπί.

   Στο Outlook 2003 , το Πεδία είναι κάτω από το κουμπί Προβολή >, Τακτοποιήστε με >, Προσαρμογή...

3. Στο " Εμφάνιση στηλών "", κάντε κλικ στο απαραίτητο πεδίο στο αριστερό παράθυρο για να το επιλέξετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προσθέστε για να το προσθέσετε στο δεξί παράθυρο που περιέχει τα πεδία που θα εμφανίζονται στην προσαρμοσμένη προβολή σας.

   Από προεπιλογή, εμφανίζονται μόνο τα συχνά πεδία, αν θέλετε περισσότερα πεδία, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το " Επιλέξτε τις διαθέσιμες στήλες από " και επιλέξτε Όλα τα πεδία επικοινωνίας .

   Αν θέλετε να αλλάξετε τη σειρά των στηλών στην προσαρμοσμένη προβολή σας, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να μετακινήσετε στο δεξί παράθυρο και κάντε κλικ είτε στο Προχωρήστε προς τα πάνω ή Μετακινηθείτε προς τα κάτω κουμπί.

   Όταν προσθέσετε όλα τα επιθυμητά πεδία και ρυθμίσετε τη σειρά των στηλών όπως θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

   Συμβουλή: Ένας εναλλακτικός τρόπος δημιουργίας μιας προσαρμοσμένης προβολής επαφών είναι να κάνετε δεξί κλικ οπουδήποτε στη σειρά με τα ονόματα πεδίων και να επιλέξετε Επιλογή πεδίου.

   Στη συνέχεια, απλά σύρετε τα πεδία που χρειάζεστε στο σημείο που τα θέλετε στη σειρά με τα ονόματα των πεδίων, όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης.

   Voila! Δημιουργήσαμε μια προσαρμοσμένη προβολή επαφών, η οποία ήταν στην πραγματικότητα το κύριο μέρος της εργασίας. Αυτό που απομένει να κάνετε είναι να πατήσετε μερικές συντομεύσεις για να αντιγράψετε τα στοιχεία των επαφών και να τα επικολλήσετε σε ένα έγγραφο του Excel.

4. Πατήστε CTRL+A για να επιλέξετε όλες τις επαφές και, στη συνέχεια, CTRL+C για να τις αντιγράψετε στο πρόχειρο.
5. Ανοίξτε ένα νέο φύλλο Excel και επιλέξτε το κελί A1 ή οποιοδήποτε άλλο κελί που θέλετε να είναι το 1ο κελί του πίνακα σας. Κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε Επικόλληση από το μενού περιβάλλοντος ή πατήστε CTRL+V για να επικολλήσετε τις επαφές που αντιγράψατε.
6. Αποθηκεύστε το φύλλο Excel και απολαύστε τα αποτελέσματα :)

Έτσι εξάγετε τις επαφές του Outlook σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Τίποτα δύσκολο, έτσι δεν είναι; Αν έχετε ερωτήσεις ή γνωρίζετε έναν καλύτερο τρόπο, μη διστάσετε να μου στείλετε ένα σχόλιο. Ευχαριστώ για την ανάγνωση!