Pada artikel ini saya akan menunjukkan bagaimana Anda dapat dengan cepat mengekspor kontak dari Outlook 365 - 2007 ke spreadsheet Excel. Pertama saya akan menjelaskan cara menggunakan fungsi Impor / Ekspor Outlook bawaan, dan setelah itu kita akan membuat tampilan kontak khusus dan menyalin / menempelkannya ke file Excel.

Kita semua perlu mengekspor kontak dari buku alamat Outlook ke Excel sesekali. Mungkin ada berbagai alasan untuk melakukan ini. Anda mungkin ingin memperbarui semua atau beberapa kontak Anda, mencadangkan kontak, atau membuat daftar klien VIP Anda sehingga mitra Anda dapat merawat mereka selama liburan Anda.

Hari ini kita akan menyelami 2 kemungkinan cara mengekspor kontak Outlook ke Excel dan saya akan menunjukkan bagaimana Anda dapat dengan cepat melakukan ini di versi Outlook yang berbeda:

Tip. Untuk melakukan tugas yang berlawanan, artikel ini akan membantu: Cara cepat mengimpor kontak ke Outlook dari Excel.

Ekspor kontak Outlook ke Excel menggunakan fungsi Impor dan Ekspor

The Impor/Ekspor Namun Microsoft gagal menemukan sedikit ruang untuk itu pada pita (atau pada toolbar di versi sebelumnya) sehingga mudah dijangkau. Sebaliknya, mereka tampaknya telah mencoba menyembunyikan fungsi ini lebih dalam dan lebih dalam dengan setiap versi baru Outlook, yang lucu, karena itu benar-benar berguna.

Baca artikel ini untuk mempelajari bagaimana Anda dapat dengan cepat mengekspor semua detail yang diperlukan dari semua kontak Outlook Anda ke lembar kerja Excel sekaligus.

Di mana menemukan fungsi Impor/Ekspor di versi Outlook yang berbeda

Nah, mari kita lihat di mana tepatnya Impor/Ekspor wizard berada di setiap versi Outlook dan setelah itu saya akan memandu Anda langkah demi langkah melalui mengekspor kontak Outlook ke file Excel.

Tip. Sebelum mengekspor kontak Anda ke Excel, masuk akal untuk menggabungkan kontak duplikat di Outlook

Fungsi Impor / Ekspor di Outlook 2021 - 2013

Pada Berkas tab, pilih Buka &; Ekspor > Impor/Ekspor :

Atau, Anda bisa membuka wizard yang sama dengan membuka Opsi > Lanjutan > Ekspor seperti yang Anda lakukan di Outlook 2010.

Fungsi ekspor di Outlook 2010

Pada Berkas tab, pilih Opsi > Lanjutan > Ekspor :

Fungsi Impor dan Ekspor di Outlook 2007 dan Outlook 2003

Klik Berkas pada menu utama dan pilih Impor dan Ekspor... Itu cukup mudah, bukan? ;)

Cara mengekspor kontak Outlook ke Excel menggunakan wizard Impor / Ekspor

Sekarang Anda tahu di mana Impor/Ekspor fitur ini berada, mari kita lihat lebih dekat cara mengekspor kontak dari buku alamat Outlook Anda ke spreadsheet Excel. Kami akan melakukan ini di Outlook 2010, dan beruntunglah Anda jika Anda menginstal versi ini :)

1. Buka Outlook Anda dan arahkan ke Impor/Ekspor seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar di atas. Saya akan mengingatkan Anda bahwa di Outlook 2010 Anda dapat menemukannya di Berkas tab> Opsi > Lanjutan .
2. Pada langkah pertama dari Wisaya Impor dan Ekspor , pilih " Ekspor ke file " dan kemudian klik Berikutnya .
3. Pilih " Nilai Terpisah Koma (Windows) " jika Anda ingin mengekspor kontak Outlook Anda ke Excel 2007, 2010 atau 2013 dan klik tombol Berikutnya tombol.

   Jika Anda ingin mengekspor kontak ke versi Excel terdahulu, maka pilih " Microsoft Excel 97-2003 "Perhatikan bahwa Outlook 2010 adalah versi terakhir di mana pilihan ini tersedia, di Outlook 2013 satu-satunya pilihan Anda adalah " Nilai yang Dipisahkan Koma (Windows) ".

4. Pilih folder yang akan diekspor. Karena kita mengekspor kontak Outlook, kita memilih Kontak di bawah Outlook node, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah, dan klik Berikutnya untuk melanjutkan.
5. Nah, Anda baru saja memilih data untuk diekspor dan sekarang Anda perlu menentukan di mana Anda ingin menyimpannya. Klik tombol Jelajahi untuk memilih folder tujuan untuk menyimpan file yang diekspor.
6. Dalam Jelajahi dialog, ketikkan nama untuk file yang diekspor di " Nama berkas " bidang dan klik OK .
7. Mengklik OK akan membawa Anda kembali ke jendela sebelumnya dan Anda klik Berikutnya untuk melanjutkan.
8. Secara teori, ini mungkin merupakan langkah terakhir Anda, yaitu, jika Anda mengklik tombol Selesai Namun, ini akan mengekspor semua bidang kontak Outlook Anda secara mutlak. Banyak dari bidang tersebut berisi informasi yang tidak penting seperti nomor ID Pemerintah atau Telepon Mobil, dan mereka mungkin hanya mengacaukan file Excel Anda dengan detail yang berlebihan. Dan bahkan jika kontak Outlook Anda tidak berisi detail seperti itu, kolom kosong masih akan dibuat dalam spreadsheet Excel (92 kolomsama sekali!).

   Mengingat hal di atas, masuk akal untuk mengekspor hanya bidang-bidang yang benar-benar Anda perlukan. Untuk melakukan ini, klik tombol Memetakan Bidang Kustom tombol.

9. Dalam " Memetakan Bidang khusus " jendela dialog, pertama klik Peta yang Jelas untuk menghapus peta default pada panel kanan dan kemudian seret bidang yang diperlukan dari panel kiri.

   Anda juga bisa menyeret bidang yang dipilih di dalam panel kanan ke atas dan ke bawah untuk mengatur ulang urutannya. Jika Anda secara tidak sengaja menambahkan bidang yang tidak diinginkan, Anda bisa menghapusnya hanya dengan menyeretnya kembali, yaitu, dari panel kanan ke kiri.

   Setelah selesai, klik tombol OK Misalnya, jika Anda ingin mengekspor daftar klien Anda, pengaturan Anda mungkin menyerupai tangkapan layar di bawah ini, di mana hanya bidang terkait bisnis yang dipilih.

10. Mengklik OK akan membawa Anda kembali ke jendela sebelumnya (dari langkah 7) dan Anda mengklik tombol Selesai tombol.

Semua kontak Outlook Anda diekspor ke file .csv dan sekarang Anda bisa membukanya di Excel untuk meninjau dan mengedit.

Cara mengekspor kontak dari Outlook ke Excel dengan menyalin / menempel

Seseorang mungkin menyebut "salin / tempel" sebagai cara pemula, tidak cocok untuk pengguna tingkat lanjut dan ahli. Tentu saja, ada sebutir kebenaran di dalamnya, tetapi tidak dalam kasus khusus ini :) Faktanya, mengekspor kontak dengan menyalin / menempel memiliki beberapa keuntungan dibandingkan dengan wizard Impor dan Ekspor yang baru saja kita bahas.

Pertama , ini adalah cara visual yaitu apa yang Anda lihat adalah apa yang Anda dapatkan, sehingga Anda tidak akan melihat kolom atau entri yang tidak diharapkan dalam file Excel Anda setelah mengekspor. Kedua , wizard Impor dan Ekspor memungkinkan Anda mengekspor sebagian besar, tetapi tidak semua bidang . Ketiga , memetakan bidang dan mengatur ulang urutannya mungkin juga cukup memberatkan, khususnya jika Anda memilih banyak bidang dan bidang-bidang tersebut tidak muat dalam area jendela yang terlihat, di atas scroll.

Secara keseluruhan, menyalin dan menempelkan kontak Outlook secara manual mungkin merupakan alternatif yang lebih cepat dan lebih nyaman daripada fungsi Impor / Ekspor bawaan. Pendekatan ini berfungsi dengan semua versi Outlook dan Anda dapat menggunakannya untuk mengekspor kontak Anda ke aplikasi Office apa pun yang berfungsi salin / tempel, bukan hanya Excel.

Anda mulai dengan membuat tampilan kustom yang menampilkan bidang kontak yang ingin Anda ekspor.

1. Dalam Outlook 2013 dan Outlook 2010 , beralih ke Kontak dan pada tab Home, di bagian Tampilan Saat Ini kelompok, klik tombol Telepon untuk menampilkan tampilan tabel.

   Dalam Outlook 2007 , Anda pergi ke Lihat > Tampilan Saat Ini > Daftar Telepon .

   Dalam Outlook 2003 , hampir sama: Lihat > Diatur oleh > Tampilan Saat Ini > Daftar Telepon .

2. Sekarang kita perlu memilih bidang yang ingin kita ekspor. Untuk melakukan ini, di Outlook 2010 dan 2013, beralihlah ke Lihat dan klik tab Tambahkan Kolom tombol di Pengaturan kelompok.

   Dalam Outlook 2007 , pergi ke Lihat > Tampilan Saat Ini > Sesuaikan Tampilan Saat Ini... dan klik tombol Bidang tombol.

   Dalam Outlook 2003 , yang Bidang tombol berada di bawah Lihat > Diatur oleh > Sesuaikan...

3. Dalam " Tampilkan Kolom "" dialog, klik bidang yang diperlukan di panel kiri untuk memilihnya dan kemudian klik tombol Tambahkan untuk menambahkannya ke panel kanan yang berisi bidang yang akan ditampilkan dalam tampilan kustom Anda.

   Secara default, hanya bidang yang sering ditampilkan, jika Anda ingin lebih banyak bidang, buka daftar drop-down di bawah " Pilih kolom yang tersedia dari " dan pilih Semua bidang Kontak .

   Jika Anda ingin mengubah urutan kolom dalam tampilan kustom Anda, pilih bidang yang ingin Anda pindahkan pada panel kanan dan klik salah satu dari keduanya Naik atau Pindah ke bawah tombol.

   Setelah Anda menambahkan semua bidang yang diinginkan dan mengatur urutan kolom sesuai keinginan Anda, klik OK untuk menyimpan perubahan.

   Tip: Cara alternatif untuk membuat tampilan kontak kustom adalah dengan klik kanan di mana saja pada baris nama bidang dan pilih Field Chooser.

   Setelah itu, Anda cukup menyeret bidang yang Anda perlukan ke tempat yang Anda inginkan di deretan nama bidang, seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar.

   Voila! Kita telah menciptakan tampilan kontak kustom, yang sebenarnya merupakan bagian utama dari pekerjaan. Yang tersisa untuk Anda lakukan adalah menekan beberapa pintasan untuk menyalin detail kontak dan menempelkannya ke dokumen Excel.

4. Tekan CTRL+A untuk memilih semua kontak dan kemudian CTRL+C untuk menyalinnya ke clipboard.
5. Buka spreadsheet Excel baru dan pilih sel A1 atau sel lain yang ingin Anda jadikan sel pertama tabel Anda. Klik kanan sel tersebut dan pilih Tempel dari menu konteks, atau tekan CTRL+V untuk menempelkan kontak yang disalin.
6. Simpan lembar Excel Anda dan nikmati hasilnya :)

Begitulah cara Anda mengekspor kontak Outlook ke lembar kerja Excel. Tidak ada yang sulit, bukan? Jika Anda memiliki pertanyaan, atau tahu cara yang lebih baik, jangan ragu untuk memberi saya komentar. Terima kasih telah membaca!