Бұл мақалада мен контактілерді Outlook 365 - 2007 бағдарламасынан Excel электрондық кестесіне қалай жылдам экспорттауға болатындығын көрсетемін. Алдымен мен кірістірілген Outlook Import/Export функциясын қалай пайдалану керектігін түсіндіремін, содан кейін біз реттелетін контактілер көрінісін жасаймыз және оны Excel файлына көшіреміз/қойамыз.

Барлығымызға қажет. контактілерді Outlook мекенжай кітабынан Excel бағдарламасына бір рет экспорттау үшін. Мұны істеудің әртүрлі себептері болуы мүмкін. Сіз барлық немесе кейбір контактілерді жаңартып, контактілердің сақтық көшірмесін жасағыңыз немесе серіктесіңіз демалыс кезінде оларға қамқорлық жасай алатындай VIP клиенттеріңіздің тізімін жасағыңыз келуі мүмкін.

Бүгін біз 2 ықтимал жолды қарастырамыз. Outlook контактілерін Excel бағдарламасына экспорттау және мен мұны әртүрлі Outlook нұсқаларында қалай жылдам орындауға болатынын көрсетемін:

Кеңес. Қарама-қарсы тапсырманы орындау үшін бұл мақала пайдалы болады: Excel бағдарламасынан Outlook бағдарламасына контактілерді қалай жылдам импорттау керек.

Импорттау және экспорттау функциясын пайдаланып Outlook контактілерін Excel бағдарламасына экспорттау

Импорттау /Export функциясы Outlook бағдарламасының барлық нұсқаларында қол жетімді. Алайда Microsoft оған оңай қол жеткізу үшін таспада (алдыңғы нұсқалардағы құралдар тақтасында да) аз орын таба алмады. Оның орнына олар Outlook бағдарламасының әрбір жаңа нұсқасымен бұл функцияны тереңірек және тереңірек жасыруға тырысқан сияқты, бұл күлкілі, себебі бұл шынымен пайдалы.

Осы мақаланы оқып шығыңыз.Барлық Outlook контактілерінің барлық қажетті мәліметтерін бір уақытта Excel жұмыс парағына жылдам экспорттаңыз.

Әртүрлі Outlook нұсқаларында Импорттау/Экспорттау функциясын қайдан табуға болады

Ал, <1 нақты қай жерде екенін көрейік>Импорттау/Экспорттау шебері әрбір Outlook нұсқасында болады, содан кейін мен сізге Outlook контактілерін Excel файлына экспорттау арқылы қадам-қадаммен таныстырамын.

Кеңес. Контактілерді Excel бағдарламасына экспорттамас бұрын Outlook бағдарламасында қайталанатын контактілерді біріктіру мағынасы бар

Outlook 2021 - 2013 бағдарламасындағы импорттау/экспорттау функциясы

Файл қойындысында <тармағын таңдаңыз. 10>Ашу & Экспорт > Импорт/Экспорт :

Балама ретінде, Параметрлер > Кеңейтілген > тармағына өту арқылы бірдей шеберді ашуға болады. ; Экспорттау , Outlook 2010 бағдарламасындағы сияқты.

Outlook 2010 бағдарламасындағы экспорттау функциясы

Файл қойындысында Параметрлер<тармағын таңдаңыз. 11> > Кеңейтілген > Экспорттау :

Outlook 2007 және Outlook 2003 нұсқаларында импорттау және экспорттау функциясы

Файл<11 түймесін басыңыз> негізгі мәзірден Импорттау және экспорттау... тармағын таңдаңыз, бұл өте оңай болды, солай емес пе? ;)

Импорттау/Экспорттау шебері арқылы Outlook контактілерін Excel бағдарламасына қалай экспорттау керек

Енді Импорт/Экспорт мүмкіндігінің қай жерде орналасқанын білетін болсаңыз, жақынырақ танысайық. Outlook мекенжай кітабынан Excel электрондық кестесіне контактілерді экспорттау жолын қараңыз. Біз мұны Outlook 2010 бағдарламасында жасайтын боламыз, егер сіз бақыттысызосы нұсқаны орнатыңыз :)

1. Outlook бағдарламасын ашыңыз және жоғарыдағы скриншоттарда көрсетілгендей Импорт/Экспорт функциясына өтіңіз. Outlook 2010 бағдарламасында оны Файл қойындысында > Параметрлер > Қосымша арқылы табуға болатынын еске саламын.
2. Импорттау және экспорттау шеберінің бірінші қадамы, " Файлға экспорттау " опциясын таңдап, Келесі түймесін басыңыз.
3. Outlook контактілерін Excel 2007, 2010 немесе 2013 бағдарламаларына экспорттағыңыз келсе, " Үтірмен бөлінген мәндер (Windows) " тармағын таңдап, Келесі түймесін басыңыз. .

   Егер контактілерді бұрынғы Excel нұсқаларына экспорттағыңыз келсе, " Microsoft Excel 97-2003 " таңдаңыз. Outlook 2010 бұл таңдау қолжетімді соңғы нұсқасы екенін ескеріңіз, Outlook 2013 бағдарламасында сіздің жалғыз опцияңыз « Үтірмен бөлінген мәндер (Windows) ».

4. Экспорттау үшін қалтаны таңдаңыз. бастап. Біз Outlook контактілерін экспорттап жатқандықтан, төмендегі скриншотта көрсетілгендей Outlook түйінінің астынан Контактілер таңдаймыз және жалғастыру үшін Келесі түймесін басыңыз.
5. Ал, сіз экспортталатын деректерді жаңа ғана таңдадыңыз және енді оларды қайда сақтағыңыз келетінін көрсетуіңіз керек. Экспортталған файлды сақтау үшін тағайындалған қалтаны таңдау үшін Шолу түймесін басыңыз.
6. Шолу тілқатысу терезесінде " Файл атауы " өрісіне экспортталған файлдың атын енгізіп, Жарайды түймесін басыңыз.
7. Басу OK түймесі сізді алдыңғы терезеге қайтарады және жалғастыру үшін Келесі түймесін басыңыз.
8. Теорияда бұл сіздің соңғы қадамыңыз болуы мүмкін, яғни дәл қазір Аяқтау түймесін басқан болсаңыз. Дегенмен, бұл Outlook контактілерінің барлық өрістерін экспорттайды. Бұл өрістердің көпшілігінде мемлекеттік идентификатор нөмірі немесе көлік телефоны сияқты маңызды емес ақпарат бар және олар тек Excel файлыңызды артық мәліметтермен толтыруы мүмкін. Тіпті Outlook контактілерінде мұндай мәліметтер болмаса да, Excel электрондық кестесінде бос бағандар әлі де жасалады (барлығы 92 баған!).

   Жоғарыда айтылғандарды ескере отырып, сізге шынымен қажет өрістерді ғана экспорттау мағынасы бар. Ол үшін Таңдамалы өрістерді картаға түсіру түймесін басыңыз.

9. " Картаның теңшелетін өрістері " диалогтық терезесінде алдымен оң жақ тақтадағы әдепкі картаны жою үшін Картаны тазалау түймесін басыңыз және содан кейін сол жақ тақтадан қажетті өрістерді сүйреңіз.

   Сонымен қатар оң жақ тақтадағы таңдалған өрістерді олардың ретін қайта реттеу үшін жоғары және төмен сүйреуге болады. Қажетсіз өрісті кездейсоқ қоссаңыз, оны жай ғана артқа, яғни оң жақ тақтадан солға сүйреп апару арқылы жоюға болады.

   Аяқтаған кезде OK түймесін басыңыз. Мысалы, клиенттердің тізімін экспорттағыңыз келсе, параметрлеріңіз тек бизнеске қатысты өрістер таңдалған төмендегі скриншотқа ұқсауы мүмкін.

10. OK түймесін басу сізді алдыңғы терезеге қайтарады (7-қадамнан бастап) және сіз Аяқтау түймесін басасыз.

Болды! Барлық Outlook контактілері .csv файлына экспортталады және енді оны қарап шығу және өңдеу үшін Excel бағдарламасында аша аласыз.

Контактілерді Outlook бағдарламасынан Excel бағдарламасына көшіру/қою арқылы экспорттау жолы

Біреу «көшіру/қоюды» жаңадан бастаған әдіс деп атауы мүмкін, ол озық пайдаланушылар мен гуруларға жарамсыз. Әрине, бұл жерде шындықтың дәні бар, бірақ бұл нақты жағдайда емес :) Шын мәнінде, көшіру/қою арқылы контактілерді экспорттау біз жаңа ғана талқылаған Импорттау және экспорттау шеберімен салыстырғанда бірнеше артықшылықтарға ие.

Біріншіден , бұл визуалды жол , яғни сіз көрген нәрсе - сіз алатын нәрсе, сондықтан экспорттаудан кейін Excel файлында күтпеген бағандарды немесе жазбаларды көрмейсіз. Екіншіден , Импорттау және экспорттау шебері бірақ барлық өрістерді емес, көпшілігін экспорттауға мүмкіндік береді. Үшіншіден , өрістерді салыстыру және олардың ретін қайта реттеу де өте ауыр болуы мүмкін, әсіресе көптеген өрістерді таңдасаңыз және олар терезенің көрінетін, айналдырудың үстіндегі аймағына сәйкес келмесе.

Жалпы, Outlook контактілерін қолмен көшіру және қою кірістірілген Импорттау/Экспорттау функциясына жылдамырақ және ыңғайлырақ балама болуы мүмкін. Бұл тәсіл барлық Outlook нұсқаларымен жұмыс істейді және оны контактілерді кез келгеніне экспорттау үшін пайдалануға боладыТек Excel емес, көшіру/қою жұмыс істейтін Office қолданбасы.

Экспорттағыңыз келетін контактілердің өрістерін көрсететін реттелетін көріністі жасау арқылы бастайсыз.

1. Outlook бағдарламасында 2013 және Outlook 2010 , Контактілер опциясына ауысыңыз және Ағымдағы көрініс тобындағы Басты қойындысында Телефон түймесін басыңыз. кесте көрінісін көрсету үшін белгішесі.

   Outlook 2007 бағдарламасында Көру > Ағымдағы көрініс > Телефондар тізімі бөліміне өтесіз.

   Outlook 2003 -де бұл дерлік бірдей: Көру > Орындау > Ағымдағы көрініс > Телефон тізімі .

2. Енді экспортталатын өрістерді таңдауымыз керек. Мұны істеу үшін Outlook 2010 және 2013 нұсқаларында Көру қойындысына ауысып, Реттеу тобындағы Бағандарды қосу түймесін басыңыз.

   Outlook 2007 ішінде Көрініс > Ағымдағы көрініс > Ағымдағы көріністі теңшеу... және Өрістер түймесін басыңыз.

   Outlook 2003 бағдарламасында Өріс түймесі Көру > астында орналасқан. Реттеу > Теңшеу...

3. " Бағандарды көрсету "" диалогтық терезесінде таңдау үшін сол жақ аумақта қажетті өрісті басыңыз. оны теңшелетін көріністе көрсетілетін өрістерді қамтитын оң жақ тақтаға қосу үшін Қосу түймесін басыңыз.

   Әдепкі бойынша, егер сіз көбірек өрістер қажет болса, « Қолжетімді таңдау» астындағы ашылмалы тізімді ашыңызбағандар » және Барлық контакті өрістері таңдаңыз.

   Егер теңшелетін көріністегі бағандардың ретін өзгерткіңіз келсе, оң жақ тақтада жылжытқыңыз келетін өрісті таңдаңыз және Жоғары жылжыту немесе Төмен жылжыту түймесін басыңыз.

   Барлық қажетті өрістерді қосқанда және бағандардың ретін қалауыңыз бойынша орнатқанда, Жарайды<түймесін басыңыз. 2> өзгертулерді сақтау үшін.

   Кеңес: Теңшелетін контактілер көрінісін жасаудың балама жолы – өріс атаулары жолының кез келген жерін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Өріс таңдау құралын таңдау.

   Одан кейін жай ғана скриншотта көрсетілгендей өрістердің атауларының қатарында қажетті өрістерді қалаған жерге сүйреңіз.

   Иә! Біз пайдаланушы контактілер көрінісін жасадық, ол шын мәнінде Контактілердің мәліметтерін көшіріп, Excel құжатына қою үшін бірнеше пернелер тіркесімін басу керек.

4. CTRL пернесін басыңыз. +A барлық контактілерді таңдау үшін, содан кейін оларды алмасу буферіне көшіру үшін CTRL+C пернелер тіркесімін басыңыз.
5. Жаңа Excel файлын ашу алдын ала кестені таңдап, A1 ұяшығын немесе кестенің 1-ші ұяшығы болғыңыз келетін кез келген басқа ұяшықты таңдаңыз. Ұяшықты тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік мәзірден Қою пәрменін таңдаңыз немесе көшірілген контактілерді қою үшін CTRL+V пернелер тіркесімін басыңыз.
6. Excel парағын сақтаңыз және нәтижелерден ләззат алыңыз :)

Осылай Outlook контактілерін Excel жұмыс парағына экспорттайсыз. Ештеңе қиын емес, солай ма? Сұрақтарыңыз болса, немесежақсырақ жолды біліңіз, маған түсініктеме қалдырудан тартынбаңыз. Оқығаныңызға рахмет!